FORMATION DES OFFICIELS DE CLUB 2009/2010

1. FORMATION DES OFFICIELS DE CLUB 2009/2010 Secrétaire de club: un poste-clé Commission Développement et Vitalité des Clubs Formation .

2. 1 - LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE 2 - GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNÉE 3 - R.M.E (Rapport Mensuel d’Effectif) par internet

3. 1 - LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE

4. organisation ponctualité communication 4 Février 2009

5. Le Secrétaire est le conseiller et le soutien du Président • Il effectue les tâches sous la responsabilité du Président et en collaboration avec le Trésorier • Son rôle essentiel est de veiller à la bonne marche administrative du club

6. Le Secrétaire aide le Président dans la conception et la réalisation du calendrier-dépliant du club. Conseiller et soutien du Président • Le Secrétaire participe à l’élaboration de l’ordre du jour des réunions, en liaison avec le Président et, si possible, le diffuse avant la réunion.

7. Conseiller et soutien du Président • Le Secrétaire aide le Président à élaborer le DOCUMENT PRÉPARATOIRE A LA VISITE DU GOUVERNEUR (doc téléchargeable sur le site du District) • Le Secrétaire aide le Président à la rédaction le LIVRE BLANC et le LIVRE BLANC INTERNATIONAL (FORMULAIRE A1) (également téléchargeable sur le site du District)

8. Calendrier dépliant du Club

9. Le Secrétaire établit ou met à jour un fichier individuel complet des membres du club. Ce fichier débute par le formulaire ME6, proposition d’affiliation. Il comprend également : adresse exacte, n° de téléphone, date de naissance, e-mail, situation professionnelle et familiale numéros de membre Oak Brook et France (D M) les fonctions assurées dans le Lionisme Calendrier dépliant du Club

10. ME 6 Document restant au Club

11. Calendrier dépliant du Club • Le Secrétaire collabore à l’élaboration du calendrier : • dates des actions nationales, visite du Gouverneur, du Président de Zone, du Président de Région et dates des Comités Consultatifs de Zone • dates des Congrès, Conventions Nationale et Internationale • dates des actions et manifestations du club • dates de formation des nouveaux Bureaux • dates des réunions statutaires, Assemblées Générales et Conseils d’Administration

12. Ordre du Jour des Réunions • Le Secrétaire, en liaison avec le Président, établit l’ordre du jour des réunions • Il envoie les convocations pour les réunions de club, de Bureau, de Conseil d’administration • Il envoie les convocations aux 2 (ou plus) Assemblées Générales, établit les feuilles d’émargement • L’envoi peut se faire par courrier ou par e-mail, par l’intermédiaire du Bulletin de club ou le CR de réunion.

13. Quelles réunions ? Réunions du BUREAU Réunions du CONSEIL D’ADMINISTRATION Réunions des MEMBRES en ASSEMBLEES GENERALES Réunions des MEMBRES en REUNIONS STATUTAIRES Comités consultatifs de Zone (CCZ) Congrès

14. Exécution des tâchessous la responsabilité du Président

15. Veiller à la bonne marche administrative du Club • LE SECRÉTAIRE DOIT VEILLER A CE QUE LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR SOIT SIGNÉ PAR TOUS LES MEMBRES ET MIS A JOUR (si nécessaire) • IL DOIT DÉTENIR LES STATUTS DU CLUB ET EFFECTUER LES MISES A JOUR (si nécessaire) En 2004-2005 les clubs ont du adopter les « nouveaux » statuts et règlement intérieur (statuts-types sur le site du District).

16. Veiller à la bonne marche administrative du Club • LE SECRÉTAIRE DOIT REMPLIR TOUS LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS • EN RESPECTANT LES DÉLAIS Ce n’est pas parce qu’il n’y a pas de mouvement dans le mois qu’il ne faut pas effectuer le RME.

17. Structure administrative du Lions Clubs POURQUOI ACCOMPLIR CES TÂCHES ?

18. Le club fait partie d’une association internationale, dont le siège social est à Oak Brook aux USA. Le club fait partie du District Multiple 103, dont le siège social est rue Saint-Jacques, à Paris.

19. Le club fait partie du District Centre-Sud dont le siège est 26 rue Smith LYON (2°) derrière la gare de Perrache 15 Districts en France Le club est soumis à la loi française : Loi 1901 sur les associations Le club doit, pour toute manifestation présentant un risque, faire une déclaration d’assurance

20. L.C.I. Oak-Brook Pdt internal + Board 200 pays, 42.000 clubs 1.350.000 membres 7 Régions PR 10 à 20 Clubs REGION D.M. 103 France Rue St Jacques, Paris Conseil des Gouveurs 15 Districts, 1.250 clubs 30.000 membres 19 Zones PZ 4 à 8 Clubs ZONE Club Pdt + Bureau 10 à 60 membres District Centre-Sud Rue Smith, Lyon Gouverneur + Cabinet 103 clubs, 2.900membres

21. A- Lions Clubs International 1- Oak Brook doit avoir connaissance des membres du Bureau. Après l’A.G. de Printemps, le nouveau Bureau doit être porté dans la base de données du site internet du D.M. La liaison D.M. Oak-Brook s’éffectue automatiquement chaque nuit.

22. A- Lions Clubs International 2- Oak Brook tient un fichier des membres de chaque club. Le RME est envoyé, via internet, au Secrétariat Général du DM qui le retransmet, via internet, à Oak Brook. Il doit comprendre toutes les informations demandées.

23. B- District Multiple 103 France 1- Le DM tient un fichier des membres Lions de France. Le RME est envoyé rue St Jacques, par internet. Le Formulaire Unique de Mise à Jour (FUMJ) n’est plus à remplir lors de l’arrivée d’un nouveau membre.

24. B- District Multiple 103 France 2- La mise à jour de l’annuaire se fait maintenant par internet. Il n’est plus nécessaire d’envoyer le BDS3 en avril. Par contre il faut indiquer le nouveau Bureau dès qu’il est connu après l’AG de printemps. Chaque membre a la possibilité de tenir à jour les informations le concernant, sur le site du D.M.

25. C- Secrétariat du District • Le District tient un fichier de ses membres à partir le la base de données du D.M. Il appartient au Secrétaire de vérifier la liste et les coordonnées des membres du club dans la base de données du D.M.

26. D- Le Club est une association Loi 1901 • Le nouveau Bureau est à déclarer à laPréfecture du siège social du club, et au service du protocole de la ville, dès tenue de l’Assemblée Générale de printemps et avant le 30 juin. • La Préfecture délivre une déclaration de conformité, document à produire lors de la visite du Gouverneur dans le club. Elle permet d'obtenir chéquiers + signatures à la banque pour le Trésorier et le Président.

27. D- Le Club est une association Loi 1901 • En cours d’année, dans les trois mois, toute modification des statuts (extrait du PV de l’AG) et tout changement de siège. Ces modifications sont à déclarer en Préfecture également et la déclaration est alors payante du fait de la parution dans un Journal Officiel d’annonces

28. Rappel Bureau et Conseil Administration PRESIDENT SECRETAIRE BUREAU TRESORIER CHEF DU PROTOCOLE PDT EXTENSION-EFFECTIFS VICE - PRESIDENTS 4 ADMINISTRATEURS ANCIENS GOUVERNEURS GOUVERNEUR PRESIDENT FONDATEUR Les ADMINISTRATEURS sont ELUS, au cours d ’une ASSEMBLEE GENERALE, selon les MODALITES du REGLEMENT INTERIEUR (Club)

29. Déclaration pour assurer les manifestations Le DM103 France a souscrit, pour tous les clubs Lions, un contrat comportant 3 garanties • la responsabilité civile générale • des indemnités contractuelles en cas d’accident • la protection juridique (auprès du groupe Montcalm Assurances) Documents sur le site du District, page de la Commission « Statuts – Assurances »

30. 2 – GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNEE

31. Guide du travail sur une année • Les tâches selon leur périodicité • Comment transmettre ou recevoir les informations ou documents ? • Les principaux documents

32. Les tâches à accomplir pendant une année • 2 fois par mois : Les réunions statutaires du club • Convoquer les participants • Les informer de l’ordre du jour

33. Les réunions de club : établir le compte-rendu (avec le relevé des présents, absents, excusés) à envoyer à chaque membre (courrier ou mail) à envoyer au Président de Zone (courrier ou mail) à archiver(papier sur l’année, puis informatique) Ne pas oublier d’établir également le compte-rendu des Conseils d’Administration (1 par trimestre) Les tâches à accomplir pendant une année Il n’est pas utile d’adresser copie des CR de réunions aux Gouverneur, Secrétaire de District, Maison des Lions.

34. 1 fois par mois, établir le R M E par internet en renseignant toutes les cases …….. Les tâches à accomplir pendant une année • 2 fois par an (minimum), établir le compte-rendu des Assemblées Générales Les archiver dans le « Registre de l’Association » • 2 fois par an,établir le Tableau de bord des effectifs : ventilation des membres du club selon l’âge et les catégories socio-professionnelles, au 31 décembre 2009 et au 30 juin 2010.

35. Les tâches à accomplir pendant une année Réunions en ASSEMBLEE GENERALE Assemblées Générales Ordinaires = 2 par an Assemblées Générales Extraordinaires

36. AG d’automne, avant le 30 septembre 2009 approuve le rapport d’activité de l’année écoulée décide de l’affectation de l’excédent des fonds du compte de fonctionnement approuve les comptes de l’exercice écoulé donne le quitus au Président sortant renouvelle ou change le contrôleur aux comptes. les Assemblées Générales

37. les Assemblées Générales • AG de printemps, avant le 15 mars 2010 • élit les membres du Conseil d’Administration de l’année suivante • élit le nouveau membre à la Commission Extension des effectifs • vote le budget de l’année suivante, ce qui permet de fixer le montant de la cotisation à recouvrer le 1er juillet

38. Elle est composée de 3 membres élus à bulletin secret Le membre élu : 1ère année : membre de la Commission 2ème année : vice-Président 3ème année : Président Le Président de la Commission fait, de droit, partie du Conseil d’Administration Commission extension des Effectifs(pour info) Très important

39. 1 fois par an, établir La déclaration à la Préfecture du nouveau Bureau. La déclaration du nouveau Bureau sur le site internet du D.M. Le formulaire PU101, destiné à Oak Brook, indiquant le nouveau Bureau, n’est plus nécessaire. Les tâches à accomplir pendant une année

40. 1 fois par an, établir Le Livre Blanc de l’année écoulée, avant le 30 juin : synthèse de la vie sociale du club Il est conseillé de remplir Le Livre Blanc, au cours de l’année, régulièrement pour en simplifier sa rédaction annuelle. Les tâches à accomplir pendant une année Créez une Fiche Action Sociale à remplir à chaque AS, la rédaction du Livre Blanc sera très rapide. • Le Rapport Annuel d’activités : ce formulaire A1, destiné à Oak Brook, est une synthèse du Livre Blanc

41. Exemple de Fiche Action Sociale à remplir pour chaque action

42. Les tâches à accomplir pendant une année Livre blanc Au niveau de chaque District, au Niveau National et International, une synthèse de tous les Livres Blancs est faite. Elle permet de présenter un bilan (financier et heures de don de soi) des actions réalisées par l ’ensemble des Lions. Outil de communication

43. 1 fois par an, demander La récompense 100% Président La demande de récompense, décidée par Oak Brook, est à envoyer au District Les récompenses 100% Secrétaire et 100% Trésorier sont demandées par le Président. La demande est à envoyer au Président de Zone qui transmet au District. Les tâches à accomplir pendant une année

44. de manière ponctuelle Les tâches à accomplir pendant une année • Demander les chevrons d’ancienneté (au DM) les clés de parrainage, les distinctions Melvin Jones • adresser un courrier d'information aux clubs de la Zone (minimum), 30 jours avant l'intronisation d'un nouveau membre • Commander les fournitures nécessaires au club

45. Garder les Archives • Quels registres ? REGISTRE SPECIAL • Modifications apportées aux statuts • Changements de bureau • Changement de siège social • Récépissés des déclarations en préfecture OBLIGATOIRE Sous peine de sanctions pénales et de dissolution de l’association

46. Garder les Archives AUTRES REGISTRES • Procès-verbaux de réunions de bureau • Procès-verbaux de réunions du Conseil d’administration • Procès-verbaux de réunion des Assemblées Générales • Procès-verbaux des réunions statutaires • Liste des officiels • Liste des responsables des commissions • Fichier des membres (par poste), • etc…

48. Comment transmettreourecevoirles informations et documents ?

49. Sur papier imprimé, en utilisant les services de la poste, ou la remise de la main à la main Comment transmettre ou recevoirles informations et documents ? • Par Internet

50. Envoyer des informations, recevoir des informations, Communiquer Que permet facilement internet ? PR, PZ, District, DM, autre Lion Le Lion