410 likes | 734 Views
PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI. IF020 – 3 SKS. PERTEMUAN - 4. PERENCANAAN MANAJEMEN WAKTU PROYEK. KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK. PENUTUPAN PROYEK. PENGAWASAN PROYEK. PELAKSANAAN PROYEK. PERENCANAAN PROYEK. BAHASAN. MEMULAI PROYEK. LAHIRNYA PROYEK. WAKTU. PIRANTI
E N D
PENGELOLAAN PROYEKSISTEM INFORMASI IF020 – 3 SKS
PERTEMUAN - 4 PERENCANAAN MANAJEMEN WAKTU PROYEK PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK BAHASAN MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
PIRANTI & TEKNIK MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK KEBU-TUHAN & HARAP-AN STAKE-HOLDER MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK PROYEK BERHASIL MANAJM SDM PROYEK MANAJM KOMUNI- KASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK MANAJM PEMBE- LIAN PROYEK 9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi) BAHASAN PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
BAHASAN • Manajemen waktu • Mendefinisikan kegiatan • Mengurutkan kegiatan • Estimasi sumber daya • Estimasi durasi • Menyusun jadwal PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MANAJEMEN WAKTU PROYEK • Menjamin proyek selesai tepat waktu • Proyek yang tidak selesai tepat waktu mendapat penalti dari pemberi kerja PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
Proses-proses dalam manajemen waktu proyek Mendefinisikan kegiatan P E R E N C A N A A N Mengurutkan kegiatan Mengestimasi sumberdaya kegiatan Mengestimasi durasi kegiatan Menyusun jadwal Mengendalikan jadwal PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
PROSES 1: MENDEFINISIKAN KEGIATAN • Deskripsi: Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan tertentu yang diperlukan untuk menghasilkan berbagai serahan (deliverables) proyek sesuai persyaratan PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENDEFINISIKAN KEGIATAN • Pendefinisian kegiatan dilakukan dengan memperhatikan masukan: • Ketersediaan pendukung • Kebijakan; prosedur; pedoman yang berlaku • Pernyataan cakupan proyek • W.B.S dan penjelasannya • Rencana manajemen proyek • Dapat dilakukan dengan piranti/teknik: • menerapkan dekomposisi • menggunakan template bekas proyek lain PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENDEFINISIKAN KEGIATAN Hasil proses mendefinisikan kegiatan berupa: • Daftar kegiatan • Atribut kegiatan seperti: • Daftar milestone • kegiatan selanjutnya, • hubungan logikal, • leads & lags, • kebutuhan sumber daya, • dll • identitas, • deskripsi, • kendala, • asumsi • prasyarat, PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
PROSES 2 : MENGURUTKAN KEGIATAN Deskripsi: Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan proyek Ketergantungan terjadi karena : • Alami / mandatori Misal: pemrograman dilakukan setelah rancangan jadi • Ditetapkan oleh tim proyek Misal: perancangan dilakukan setelah hasil analisis disetujui steering committee untuk mencegah rugi • Ketergantungan pada pihak luar Misal:instalasi setelah penerimaan barang PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENGURUTKAN KEGIATAN • Pengurutan dilakukan dengan memperhatikan masukan : • Pernyataan cakupan proyek • Daftar kegiatan dengan atributnya • Daftar milestone • Teknik pemodelan urutan: • PDM (precedence diagramming method) • ADM (arrow diagramming method) • Penentuan sifat ketergantungan • Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harus menunggu beberapa waktu setelah prasyaratnya selesai) PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
A B A B A B A B P D MPRECEDENCE DIAGRAMMING METHOD • Kegiatan digambarkan dengan kotak, • Panah antar kotak mewakili ketergantungan • Finish-to-start A selesai, baru B dimulai • Finish-to-finish A selesai, baru B bisa selesai • Start-to-start A mulai, baru B boleh dimulai • Start-to-finish A mulai, baru B boleh selesai • Umumnya dipakai kebutuhan finish to start PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
ES EF Nama keg d LF LS P D M d = durasikegiatan ES = earliest start time = waktuterawalkegiatandapatdimulai EF = earliest finish = waktuterawalkegiatandapatdiselesaikan LS = latest start = bataswaktu paling lambatkegiatandimulaitanpaberakibatterlambatnyaproyekselesai LF = latest finish = bataswaktu paling lambatkegiatanselesaitanpaberakibatterlambatnyaproyekselesai PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
Nama kegiatan n1 n2 d n1 n2 A D MARROW DIAGRAMMING METHOD Disebut juga AOA = activities on arrow, kegiatan digambarkan dengan anak panah n1 dan n2 adalah nomor simpul (node); n1 < n2 d = durasi kegiatan Kegiatansemu (bukankegiatan yang sebenarnya) digambarkanuntukkeperluanmenunjukkanprasyarat; durasinya = 0 PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
ADM 4 C D 0 9 5 5 7 F 2 2 A 8 E 6 B 1 3 20 4 • Lintasan (jalur) kritis: A E • Masa proyek = 8 + 20 = 28 • Lintasan A C D F maupun B E tidak kritis karena waktunya kurang dari 28 PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
SOAL Diketahuiproyekdengankegiatansepertipadatabel. Buatlah : • Gantt chart • Diagram jaringan dg ADM • Diagram jaringan dg PDM • Tentukanlintasankritisnya • Berapawaktutersingkatuntukmelaksanakanproyek? PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
Gantt chart 0 5 10 15 20 25 PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
Diagram jaringan dengan ADM C 2 5 6 A E 7 3 1 6 B F 10 5 D 3 4 8 PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
0 3 3 9 18 25 A 3 C 6 E 7 12 18 25 9 12 18 0 10 10 18 18 23 B 10 D 8 F 5 10 18 25 0 10 20 Diagram jaringan dengan PDM Tinjauan berbagai lintasan: ACE= 3+6+7= 16 BDE= 10+8+7= 25 BDF= 10+8+5= 23 Lintasan kritis = B D E (lintasan terlama) Proyek paling cepat selesai dalam 10+8+7 = 25 minggu PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
PROSES 3: MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Sumber daya proyek: • personil • peralatan • material (langsung & tak langsung) Perlu estimasi kuantitas untuk menyusun & mengontrol anggaran biaya PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Pertanyaan penting dalam perencanaan: • Seberapa tingkat kesulitan kegiatan dalam proyek? • Apa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yang akan mempengaruhi sumber daya? • Apa pernah ada proyek sejenis? Ada kejadian historis apa? Bagaimana ditangani? • Adakah & cukupkah: SDM, alat, material yg mampu? • Apa perlu outsourcing sebagian pekerjaan? Ataukah ambil tenaga baru? • Apa ada kebijakan yang bakal berpengaruh pada ketersediaan sumber daya? PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Dalam mengestimasi kebutuhan sumber daya, hal-hal berikut perlu sebagai masukan : 1 Faktor-faktor lingkungan organisasional seperti budaya, prasarana, SDM, dll 2 Prosedur organisasi dan aturan-aturannya (aset proses organisasional) 3 Daftar kegiatan dan atributnya 4 Deskripsi ketersediaan sumberdaya Jumlah; jenis kekhususan; waktu tersedianya. 5 Rencana manajemen proyek PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Estimasi sumber daya ini dapat dilakukan dengan: • Menggunakan pendapat / kebijakan ahli (internal atau konsultan luar) • Teknik analisis alternatif, seperti: curah pendapat (brainstorming) • Mengambil data-data yang dipublikasi • Menggunakan P/L manajemen proyek • Estimasi dengan pendekatan dari bawah ke atas • Dekomposisikan kegiatan yang ada pada jadwal; • Estimasikan kebutuhan masing-masing rincian; • Agregasikan seluruh kebutuhan sumberdaya PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Hasil estimasi sumber daya berupa: 1 Kebutuhan sumberdaya • Penjelasan tentang jenis dan jumlah sumberdaya untuk setiap elemen dalam WBS • Sumberdaya akan didapat dari akuisisi staf atau dari luar (sewa/kontrak) 2 Kalender sumber daya (kapan butuh apa) 3 Atribut / data tentang kegiatan 4 Struktur rinci sumberdaya (RBS, resource breakdown structure) PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
PROSES 4: MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Deskripsi: Mengestimasi waktu realistik untuk menyelesaikan suatu kegiatan, dengan sudah memperhitungkan semua faktor yang berdampak terhadap waktu proyek, seperti: • Elapsed time • Hari kerja dalam seminggu PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Estimasi durasi kegiatan perlu memperhatikanmasukan: • Faktor lingkungan organisasi • Prosedur organisasi dan aturan-aturannya • Pernyataan cakupan proyek • Daftar kegiatan dan atributnya • Kebutuhan dan waktu tersedianya sumber daya • Rencana manajemen proyek (resiko; estimasi biaya) PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Estimasi durasi kegiatan dapat dilakukan dengan teknik / piranti: • Pendapat / kebijakan ahli • Estimasi berdasarkan analogi (top-down) . Ini hanya bila kegiatan benar-benar mirip dengan proyek terdahulu; dilakukan oleh personil yang menguasai persoalannya. • Simulasi, misalnya dengan menggunakan probabilitas • Analisa cadangan waktu PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN PIRANTI DAN TEKNIK (LANJ) • Analisa dengan durasi optimistis, pesimistis, dan yang paling mungkin. Durasi = (O + 4 M + P)/6 O = durasi optimis M = durtasi yang kemungkinannya tertinggi P = durasi pesimis PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
Sumber: PMBOK PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Hasil proses mengestimasi durasi kegiatan adalah: • Estimasi durasi kegiatan • Daftar kegiatan yang mutakhir beserta atributnya, seperti: • identitas, • kode, • deskripsi, • kendala, • prasyarat, • kegiatan selanjutnya, • hubungan logikal, • leads & lags, • kebutuhan sumber daya, • dll PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
PROSES 5: MENYUSUN JADWAL • Deskripsi: Menetapkan jadwal realistis proyek dengan melakukan analisa terhadap: • urutan kegiatan, • durasi kegiatan, • kebutuhan sumberdaya kegiatan, dan • kendala penjadwalan yang ada. • Digunakan untuk memonitor kemajuan proyek dari aspek waktu PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENYUSUN JADWAL Penyusunan jadwal dilakukan dengan memperhatikan masukan : • Ketentuan dan aturan organisasi (aset proses organisasi) • Cakupan proyek • Daftar kegiatan dan atributnya • Diagram jaringan kegiatan proyek (ADM; PDM) • Kebutuhan & deskripsi tersedianya sumberdaya • Estimasi durasi kegiatan • Rencana manajemen proyek (resiko) PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENYUSUN JADWAL Penyusunan jadwal dilakukan antara lain dengan teknik: • Analisis jaringan kegiatan • CPM • Pemampatan jadwal (percepatan): • Crashing (meningkatkan biaya) • Fast tracking (kegiatan serial dijadikan paralel sebagian) • Analisis skenario what-if • Pengaturan leads dan lags • Perangkat lunak manajemen proyek • Model-model penjadwalan PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
Schedule Development Tools & Techniques PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
MENYUSUN JADWAL Hasil kegiatan penyusunan jadwal: • Jadwal proyek • Diagram jaringan kegiatan • Diagram batang (bar chart) • Milestone chart • Kalender proyek • Rencana manajemen jadwal (ada dalam rencana manajemen proyek) • Data model jadwal (a.l jadwal optimis; jadwal pesimis) • Permintaan perubahan • Kebutuhan sumberdaya yang mutakhir PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
RENCANA WAKTU PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
JADWAL (KALENDER) PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS
TUGAS • Tentukan urutan kegiatan pada WBS anda • Tentukan kebutuhan sumber daya dan perkirakan (estimasikan) durasi kegiatan tersebut • Hasil pekerjaan anda akan jadi materi praktek SAATNYA DISKUSI PENGELOLAAN PROYEK S.I. - IF020 - 3 SKS