Pengelolaan Proyek Sistem Informasi

1. PengelolaanProyekSistemInformasi NegosiasidanKontrak

2. Outline • Negosiasi • Kontrak • Peninjauan Proposal

3. Negosiasi • Bentukinteraksisosialsaatpihak-pihakyang terlibatberusahauntuksalingmenyelesaikantujuan yang berbedadanbertentangan • Suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi formal

4. Negosiasi • Filosofi “semuaorangmenang” menjadidasardarisetiapnegosiasi • Mempertimbangkansetiapaspeknegosiasidarisudutpandangpadapihak lain danpihaknegosiator

5. Negosiasi • Kuncisuksesdarinegosiasiadalahmengetahuifakta yang sebenarnya • Hal pertamadan yang terpenting, mengetahuiproduk yang akandijualataudibeli

6. Negosiasi • 2 Hal sebelum memulai negosiasi : • Apa yang sepenuhnyaandainginkanuntukperjanjian? • Apa yang akanandaberikan?

7. Negosiasi • BilaAndapenjual, hal yang akandinegosiasikanadalahharga, ketahuiharga minimum yang akandiminta • JikaAndapembeli, ketahuihargamaksimum yang akandibayarkan. Hal inijugamembantujikaAndamengetahuikebutuhanlawanAnda, inidikatakandenganfleksibilitas

8. Negosiasi • Taktik - taktikyang umumdigunakan • Taktikakanmembantuuntukmelihatpermasalahansebenarnya yang sedangdiperdebatkandimejaperundinganjugadapatmembantuuntukmelihatdanmelindungidiridarikebohongannegosiator

9. Negosiasi • Mengeryit(The Wince) • TaktikinidikenaljugadenganistilahTerkejut(Flinch) merupakanreaksinegatifterhadaptawaranseseorang. Dengankata lain, bertindakterkejutsaatnegosiasi yang diadakanpihaknegosiatorberjalandengankeinginanpihaklain • Berdiam ( The Silence ) • JikaAndatidakmenyukaiapakataseseorang, ataujikaAndabarusajamembuattawarandanAndasedangmenunggujawaban, diambisamenjadipilihanterbaikAnda. Kebanyakanorangtidakbisabertahandalamkesunyianpanjang ( "Dead Air Time"). MerekamenjaditidaknyamanjikatidakadapercakapanuntukmengisikekosonganantaraAndadanpihak lain. Biasanya, pihak lain akanmerespondengankonsesiataumemberikankelonggaran

10. Negosiasi • Ikan Haring Merah(Red Herring) • IstilahinidiambildarikompetisituadiInggris, BerburuRubah(Fox Hunting Competition). Dalamkompetisiini, timlawanakanmenyeretdanmembauijejakrubahkearah lain denganikansehingga, anjinglawanakanterkecohdankehilanganjejak. Samahalnyasaatnegosiatormembawaisulain kemejaperundinganuntukmengalihkanperhatiandariisuutamabahasan • Ultimatum (The Ultimatum) • Penggunaan ultimatum kadang-kadangefektifsebagaitaktikpembukadalamnegosiasi. Namun, suatusaatdalamsebuahnegosiasi yang panjangsaatAndamerasaAndaperlumenggunakantaktikini

11. Negosiasi • BerjalanKeluar ( Walking Out ) • Padabeberapasituasi, berjalankeluardapatdigunakansebagaistrategiuntukmemberikantekananpadapihak lain • KemampuanuntukMengatakan "Tidak" (The Ability to Say "No") • Sebuahtaktikmemegangperansangatpentingdalamsegalamacamstrateginegosiasidancaramenyampaikannyasecaratepat. Pertamadan paling dasaruntukmempelajaritaktikiniadalahbahwaapa pun bilamengatakan 'tidak' secaralangsung, diterjemahkanolehpihak lain sebagai 'ya'

12. Negosiasi • Tigahal yang dinegosiasikandalamproyek software • Hal yang paling seringdinegosiasikanadalahharga, tetapilamanyaproyekdanfungsiproyekdapatjugadinegosiasikan

13. Negosiasi • Sepertikatapepatah, “Andaakanmendapatkan yang murah, cepatataubagus: pilihduahal” • Andadapatmenghematuangdenganmengambilwaktu yang lebih lama. Atauapabilahargaterlalumahal, perhitungkanmenawardengankelengkapan yang lebihsedikit • murah + cepat => kurangbagus • murah + bagus => kurangcepat • cepat + bagus => kurangmurah

14. Negosiasi • Anda memperoleh apa yang Anda bayar • Jikaandamembeliproduk, berhati-hatilahdengantawar-menawartimproyek yang terlalurendah, ataumenerimatawaranmurah yang tidakbiasanya

15. Negosiasi • Contohkasus: • Perusahaan ABC menawarkan tender keluaruntukkebutuhan software. Merekamenerima 2 tawaran: • Pertamadari Smart Software Co. (SSC). SSC mempunyaiperkiraanakuratdanmenawarkanharga $200 untukdilaksanakandalam 12 bulan • Kedua, tawarandari Unscrupulous Software Co. (USC). Merekamenawarkan $100 untukjangkawaktu 6 bulan • Mencobamenghematbiaya, perusahaan ABC tentusajamenerima USC

16. Negosiasi • Enambulankemudiansetelahpembayaran $100 kepada USC, kejadianberikutiniterjadi: • ABC : Benarkah sistem akan diantar hari ini? • USC : Kamimempunyaikabarburuk. • ABC : Kabarburukapa? • USC : Sayang sekali, kami telah menghabiskan $100, tetapikamibaru menyelesaikan hanya setengah dari sistem yang tertulis. Anda punya dua pilihan berikankami $100 lagi (ataumungkinlebih), atauambilsajasetengahsistemAnda. • ABC : Tetapi kita mempunyai kontrak! • USC : Sayaharusmenggaji programmer saya, jikatidakmerekaakanberhenti. Jikaandatidakmembayarsaya, sayaakandinyatakanbangkrut. Silakankirimsuratke Brazil

17. Kontrak • Bagian-bagianKontrak (Items To Be Contracted) • Dalamtambahanuntukharga, tanggalpengirimandancarapengiriman, kontrakinidapattermasukdalamhal-haldankondisi lain sepertireproduksi, hargabertahan (price holding), lisensiataugaransi • Bilakerusakandari software dapatmenyebabkantidakhidupatausituasikritis lain, pertanggungjawabandaripenulisharusdiklarifikasikan

18. Kontrak • Jikaperkiraandidasarkanpada input verbal dari user, “escape clause” harusdiikutsertakan. Anjurantimproyekinibergunauntukkeluardarikesalahaninformasi • Tanggungjawab user, sepertimenyediakaninformasi yang akuratdantepatwaktu, ataumelakukanbeberapapekerjaansepertidokumentasi, jugaharusditulis

19. Kontrak • KontrakHargaTetap (The Fixed Price (FP) Contract) • Inimerupakantipeumumdarikontrak. Di dalamkontrak FP, timproyekmengajukanharga total padaawalproyek. Bagaimanapunjugatimproyekharusmemperkirakanrisikodidalamkontrak FP. Gunakankontrak FP hanyajikaAndadapatmemperhitungkanrisikodanharganya. • Kontrak FP sangat tepat bila : • Andayakinbahwatidakakanterjadipergantianutama. • Andaakanbekerjadengan software danproduk hardware yang andaketahui. • Andamemilikikomunikasi yang baikdengan user

20. Kontrak • KontrakHargaTambahan (The Cost Plus (CP) Contract) • Apabilarisikoterlalutinggidalammenentukanhargatetap, timproyekdapatmemilihkontrak CP. Padakontrak CP, timproyekmenerimagajidalamjumlahtetap per-hariatau per-jam ditambahongkos-ongkos. Biasanyaperusahaantidakmembuatjanjiuntukberapa lama merekamembuatkontrak • Kontrak CP sangat tepat bila: • Anda merasa bahwa pergantian utama akan terjadi (RD tidak ada atau kebutuhan lain tidak jelas) • Andabekerjadengantidakmengetahuisistemoperasi, paket software atau hardware, atauAndamempunyaiperalatanpengembangankhususuntukmenulis, seperti simulator, tesdasar, dsb. • Komunikasi yang kurangbaikantaraAndadan user • Aktifitasutamanyaberorientasipadamanusia, contohnya interview

21. Kontrak • KondisidanSyarat (Terms and Conditions) • Jikaandamenjalanikontrak CP, yakinkanbahwakondisidanpersyaratanjelas • Masukkansemuasyaratdankondisi – aspekhukumdaricara yang Andainginkanuntukbekerjadenganklien. IniakanmemeberikanperlindunganbagiAndadanklien, danmenghindarikesulitan yang akandatang • Hal-hal yang berkaitandenganhukumharusdiklarifikasiseawalmungkin yang dapatmeliputiisu-isupembayaran, hakciptauntuksumberdayadandokumentasi, utang, jaminan, danmasalah-masalah yang berhubungandengan hardware dan software yang disediakanolehpabrik

22. Kontrak • Walaupunhubunganantaratimproyekdan user sangatdekatharusadasesuatu yang bersifatresmi, pernyataantertulismenjelaskanlayanan yang akandisediakanolehtimproyek • Inidapatdijadikansuratperjanjian (letter of intent) atau proposal resmi. Garisbawahiinidanandaakanterhindardaripercekcokan yang tidakpernahberakhir

23. Peninjauan Proposal • User dapatmengembalikan proposal yang telahditerimadengan “sedikit” perubahan-perubahan • Masalah harga dapat dinegosiasikan kembali • Jangan memulai pekerjaan sampai seluruh persetujuan selesai • AkanlebihmenguntungkanAndauntukmembiarkan user mengetahuikondisi-kondisidanpersyaratansebelummenulis proposal