30-795-00 : Logiciels ERP Séance 2

1. 30-795-00 : Logiciels ERPSéance 2 Processus d’affaires et logiciels ERP

2. Agenda Qu’est-ce qu’un système ERP Historique Évolution des systèmes ERP Processus d’affaires Méthodologie Systèmes traditionnels vs. systèmes ERP Bénéfices typiques d’un système ERP Risques et causes d’échec d’implantation ERP Positionnement des fournisseurs ERP Système ERP : SAP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

3. Qu’est-ce qu’un système ERP? • Un système ERP est un logiciel qui permet d’intégrer tous les processus d’affaires d’une compagnie. Il inclut les modules suivants : • Production • Vente et distribution • Finance • Gestion des matières • Ressources humaines • Qualité… • La nouvelle tendance est d’incorporer les activités de commerce électronique qui est connue sous le nom de ERP II

4. Qu’est-ce que ERP peut faire pour nous? • Connecte les fonctions en utilisant des données communes • Standardise les processus et les données de la compagnie • Transformeles données transactionnelles en information utile _________________________________________ Référence: ERP : Transforming the Enterprise

5. Historique • 1960 : Systèmes de comptabilité • 1970 : Systèmes MRP • 1980 : Systèmes MRP II • 1990 : Systèmes ERP • 2000 : Systèmes ERP II

6. L’évolution des systèmes de gestion MRPII SYSTÈME MRP II MODULES DE DISTRIBUTION Prise de commandes Expédition et facturation Approvisionnements Gestion des stocks MODULES MANUFACTURIERS Gestion des nomenclatures Calculs des besoins (MRP/CRP) Gestion de la production Prix de Revient MODULES FINANCIERS Grand livre Compte à recevoir Compte à payer Allication des coûts Budget

7. L’évolution des systèmes de gestion ERP SYSTÈME ERP SYSTÈME MRP II MODULES DE DISTRIBUTION Prise de commandes Expédition et facturation Approvisionnement Gestion des stocks MODULES MANUFACTURIERS Gestion des nomenclatures Calculs des besoins (MRP/CRP) Gestion de la production Prix de Revient MODULES FINANCIERS Grand livre Compte à recevoir Compte à payer Allocation des coûtsBudget MODULES COMPLÉMENTAIRES Gestion des ressources humaines ÖABC Costing ÖGestion des actifs ÖGestion de la qualité ÖGestion du Transport ÖGestion de projets ÖGestion des modif. aux produits Gestion de l’entrepôt Gestion du temps

8. L’intégration des fonctions ERP - processus d’affaires Système intégré de gestion d’entreprise (ERP) Administration et finances Ventes et distribution Planification et opérations

9. L’intégration des fonctions ERP - processus d’affaires Administration et finances Grand livre Comptes payables Comptes recevables Budget Gestion de la trésorerie Gestion des actifs Prix de revient

10. L’intégration des fonctions ERP - processus d’affaires Planification et Opérations Établissement des prévisions Planification générale de la production Planification des besoins matières Planification des besoins de capacité Gestion des stocks Nomenclatures et Gammes Gestion des Fournisseurs Achat Suivi de la Production (shop floor control)

11. L’intégration des fonctions ERP - processus d’affaires Ventes et distribution Prise de commande Commission, Rabais et Escompte Statistiques de ventes Établissement des prix EDI / Commerce électronique Gestion de l’entrepôt Expédition et Transport Retours (RMA) Facturation

12. L’intégration des processus d’affaires – Principes de base • Les transactions doivent être effectuées avec discipline et rigueur • Les fichiers maîtres doivent refléter la réalité • Fichier maître des items • Nomenclature de produits • Gamme de fabrication • Fichier maître des clients • Fichier maître des fournisseurs

13. Exemples d’intégration - Processus de planification Transactions d’inventaire Commandes planifiées Besoins réels Prise des commandes Gestion des stocks Gestion des fournisseurs Performance fournisseurs Information fournisseurs Stock en main Stats de ventes Politique de stockage Stock sécurité Délai de livraison Niveau de service Taille de lot Achats Commandes planifiées Établissement des prévisions MPS MRP Nomenclatures Réceptions planifiées Prévisions Besoins bruts Bons de travail planifiés Plan détaillé matières Production Plan sommaire matières Plan détaillé capacité Plan sommaire capacité Délai de fabrication Performance production RCCP CRP Suivi de production Gamme de fabrication

14. Exemples d’intégration - Achat/Comptes payables Quantité reçue Valeur standard Item Réception Gestion des stocks Numéro du Fournisseur Bon de réception, Facture à recevoir Valeur $$ de l ’inventaire Matériel Variance $$ Bon de commande Facture Achat Fournisseurs Comptes à payer Chèques Variance $$ Performance Prix, délai,etc. Taux de Change Devise Termes de paiement Gestion des Fournisseurs Banque

15. Exemples d’intégration - Ventes et Distribution Préférences Description Statistiques Gestion du Client Item Qte Termes de paiement Groupe Vendeur Liste de Prix % comm Prix Comissions Confirmation d ’expédition Liste de cueillette Qte Prise de Commande Gestion des Stocks Expédition Facturation Qte ATP Frais de transport Qte et date d ’expédition Expéditions a venir Planification Expédition Transport Réservation des transporteurs

16. Exemples d’intégration - Disponibilité des matières Gestion des stocks Réception • Mouvement d’inventaire • gestion de l’espace • Ajustement d’inventaire • décompte physique • décompte cyclique Réceptions de matières Matières Qté/Qualité/Localisation • Déclaration de production • backflushing • Pertes de matière Production Contrôle de la qualité / Inspection Matières allouées pour fabrication Disponibilité Planification (MRP)

17. Focus sur l’optimisation fonctionnelle I N G V E N T E P R O D S E R V I C E Organisation verticale traditionnelle

18. Problèmes typiques avec les systèmes fonctionnels • Ils génèrent des tâches sans valeur ajoutée • Ils rendent la collaboration difficile et coûteuse • Ils empêchent d’avoir une vue intégrée de la compagnie • Ils punissent le client _________________________ Référence: M. Hammer

19. Achat à Paiement Développement de produit Service à la clientèle Rapports financiers Tendance majeure: Orientation vers les processus d’entreprise Système ERP Ing. Marketinget Ventes Finance Service RH Prod.

20. Contrôle financier Contrôle des ressources Ventes Activités Pré-vente Ordre de vente Inventaire Livraison Facturat-ion client Paiement client Customer Order Production Ordre planifié MPS Ordre de Prod-uction Contrôle de prod-uction SOP MRP Achats Réqui-sition Ordre D’achat Paiement Fourniss-eur Vérifi-cation facture Sélection Fourniss-eur Récep-tion Contrôle logistique Ventes, Production, Achats, Magasins Processus d’affaires

21. L’implantation d’un système ERP - Échéancier Préparation de la conversion Conversion Acquisition, instal. équipement, logiciel Ré-ingénierie des processus Design, prog. Essai des modifications requises Revue processus d’affaires actuels Support post-conversion Validation données de base Formation de base système ERP Compléter installation Essais Revue logiciel ERP Préparation de la formation Formation des utilisateurs 6 à 12 mois

22. L’implantation d’un système ERP - Méthodologie • Acquisition et installation de l ’équipement et logiciel • Acquérir et configurer le serveur, système d ’exploitation et gestionnaire de base de données • Réaliser paramétrisation de base du logiciel pour les environnements test et production • Revue des processus d ’affaires actuels • Regrouper tous les rapports et formulaires utilisés par processus • Documenter l ’ensemble des processus d ’affaires de l ’entreprise • Formation de base sur le système ERP • Organiser une formation de base sur les concepts ERP

23. L’implantation d’un système ERP - Méthodologie • Revue du logiciel ERP • Validation des données de base • Chartes de comptes • États financiers • Numérotation des composantes et P.F. • Locations • Structure des listes de prix, promotion, commissions • Nomenclatures (BOM) • Gammes de fabrication (Routing)

24. L’implantation d’un système ERP - Méthodologie • Ré-ingénierie des processus d ’affaires • Redesign des processus en fonction des objectifs de l ’entreprise et du logiciel • Compléter analyse « Fit/Gap » • Préparation de la conversion • Configurer le logiciel (tables de références) • Définir l ’approche de conversion • Définir les risques associés

25. L’implantation d’un système ERP - Méthodologie • Design, programmation et test des modifications requises • Préparation de la formation • Développer les procédures d ’utilisation • Développer le matériel de formation • Compléter l ’installation • Acquérir et configurer les PCs pour l ’ensemble des utilisateurs • Compléter l ’installation du réseau

26. L’implantation d’un système ERP - Méthodologie • Formation des utilisateurs • Essais • Test utilisateurs • Test système • Test performance • Conversion • Coordonner la conversion • Mettre en production • Support post-conversion

27. L’implantation d’un système ERP - Méthodologie • L’implantation d’un système ERP engendre des impacts organisationnels importants • Nouveaux processus d ’affaires • Nouveau « découpage » des tâches • Qualifications additionnelles des ressources • L’utilisation d’un système ERP requiert une discipline et une rigueur à tous les niveaux de l’entreprise • Travail d’équipe • Formation (sensibilisation) des utilisateurs

28. Évolution du marché ERP • 20 • 18 • 16 • 14 • 12 • 10 ERP • 8 • 6 • 4 • 2 • 0 • 1994 • 1996 • 1998 • 2000 _________________________ Source: Advanced Manufacturing Research Inc.

29. Le quadrant ERP Challengers Leaders Source: Gartner Group SAP Oracle Habiletés D’exécution Intentia JDE OneWorld QAD IFS SCT Baan IBS PeopleSoft Marcam SSA Geac/JBA Cincom WDS Vision Complète

30. 1996 1997 SAP AG 33% 36% 37% Oracle Corp. 11% 12% 13% J.D. Edwards Inc. 7% 7% 7% PeopleSoft Inc. 6% 7% 9% Baan Co. 5% 6% 6% * Based on total company revenue Source: Advanced Manufacturing Research Inc. Parts de marché des fournisseurs ERP Market share of the five leading ERP vendors 1996-1998* 1998

31. Les bénéfices typiques d’un système ERP • Augmentation des ventes • Meilleur service à la clientèle (Meilleure visibilité à l ’entrée de commandes, respect des dates dues et des quantités à livrer) • Réduction des niveaux de stocks • Plus grande précision des prévisions de la demande • Meilleure planification

32. Les bénéfices typiques d’un système ERP • Réduction des délais • Intégration des fonctions diverses de l ’entreprise • Augmentation de la productivité de la main d’oeuvre • Moins de pénuries de matières causant des arrêts de production • Cédules de fabrication fiables • Moins de temps supplémentaire non-planifié

33. Les bénéfices typiques d’un système ERP • Réduction des frais de transport (expédition) • Meilleure planification qui permet de minimiser les transports de dernière minute • Élimination des systèmes parallèles et de l ’effort requis pour les maintenir

34. Les bénéfices typiques d’un système ERP • Ventes • Niveaux de stocks • Productivité de la main d ’oeuvre 5% 20% 10%

35. Causes d’échec des projets d’implantation ERP • Mauvaise planification du projet • Mauvaise analyse de rentabilisation • Soutien insuffisant de la haute direction • Technologie nouvelle • Incapacité des fournisseurs à respecter leurs engagements • Les meilleures ressources ne sont pas assignées au projet • Beaucoup de modifications au logiciel standard • Pas de gestion du changement _________________________ Référence: KPMG, Journal Les Affaires 26 Mai 2001

36. Échec des projets d’implantation ERP • Exemples : • Hershey Foods - SAP: Baisse des ventes de 150 M$ US • Tri Valley Growers – Oracle : coût des erreurs 20M$ • FoxMeyer – SAP : coût des erreurs 1G$ US _________________________ Référence: Computerworld.com, Journal Les Affaires 26 Mai 2001

37. Système ERP : SAP R/3 SD Sales & Distribution FI Financial Accounting WM Warehouse Mgmt. MM Materials Mgmt. CO Controlling PP Production Planning AM Fixed Assets Mgmt. R/3 Client / Server ABAP/4 PS Project System QM Quality Mgmt. OC Office & Communi- cation PM Plant Maintenance SM Service Mgmt. HR Human Resources IS Industry Solutions _________________________ Source : SAP AG

38. Exemple de cours SAP

39. mySAP.com legacy 3rd party non mySAP.com INTERNET-BUSINESS FRAMEWORK Workplace industry-specific role-based personalized drag & relate single sign- on mySAP.com components R/3 4.6 FI LO SEM HR Web browser access APO CFM B2B KM BW CRM _________________________ Source: www.mysap.com, SAP AG

40. Méthodologie d’implantation ASAP