Ewa Halska

1. Kontrola zarządcza w szkole/placówce V Kongres Zarządzania Oświatą, 22-24.09.2010www.oskko.edu.pl/kongres/ Ewa Halska

2. Kontrola zarządcza obejmuje swoim zakresem wszystkie aspekty działalności jednostki. Podstawowym elementem kontroli zarządczej jest odpowiedzialność każdego kierownika jednostki za wdrożenie i monitorowanie takich elementów kontroli zarządczej, aby jednostka osiągała wyznaczone jej cele w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. V Kongres Zarządzania Oświatą, 22-24.09.2010 www.oskko.edu.pl/kongres/

3. Zgodnie z art. 69 nowej ustawy o finansach publicznych zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków:   1)   ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej, zwanego dalej "ministrem kierującym działem", z zastrzeżeniem ust. 2;   2)   wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego;   3)   kierownika jednostki. Komentarz: Jak wynika z przytoczonego wyżej przepisu dyrektor jest odpowiedzialny za funkcjonowanie I poziomu kontroli zarządczejw kierowanej przez niego szkole lub placówce.

4. Odpowiedzialność dyrektora szkoły lub placówki oświatowej - uofp • Zadania dyrektora • zorganizowanie systemu kontroli zarządczej w szkole, • wyznaczenie osób do nadzoru nad systemem kontroli, • wyznaczenie pracowników do wykonywania kontroli, • wprowadzenie do użytku wewnętrznego zasad kontroli zarządczej, • monitorowanie oraz ocena systemu. • Zgodnie z nowelizacją ustawy dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 1114 ze zm.), niewypełnienie lub niewłaściwa realizacja obowiązków w zakresie kontroli zarządczej objęta jest odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

5. Delikt finansowy • dopuszczenie do uszczuplenia wpływównależnych Skarbowi Państwa, jednostce samorządu terytorialnego lub innej jednostce sektora finansów publicznych wskutek zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakresie kontroli zarządczej(art. 5 ust. 2), • dopuszczenie do dokonania wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w rocznym planie finansowym jednostkiwskutek zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakresie kontroli zarządczej(art. 11 ust. 2), • dopuszczenie do niewykonania zobowiązania jednostki, którego termin płatności upłynął, wskutek zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakresie kontroli zarządczej(art. 16 ust. 2), • dopuszczenie do popełnienia naruszenia dyscypliny finansów publicznych, związanego z udzieleniem zamówienia publicznegowskutek zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakresie kontroli zarządczej(art. 17 ust. 7), • dopuszczenie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych do popełnienia naruszenia dyscypliny finansów publicznych związanego z udzieleniem koncesji na roboty budowlane lub usługi, wskutek zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakresie kontroli zarządczej(art. 17a ust. 5).

6. Cele kontroli zarządczej - rozdział 6 ustawy o fp Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:   1)   zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,   2)   skuteczności i efektywności działania,   3)   wiarygodności sprawozdań,   4)   ochrony zasobów, 5)   przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,   6)   efektywności i skuteczności przepływu informacji,   7)   zarządzania ryzykiem. art. 68 ust. 2

7. Kontrola wewnętrzna w szkole/placówce • kontrola prowadzona przez dyrektora na mocy ustawy o systemie oświaty dookreślona w rozporządzeniu o nadzorze pedagogicznym, • kontrola zarządcza prowadzona na mocy ustawy o finansach publicznych.

8. Przykład – pamiętaj, nie gotowiec! • Zarządzenie Nr .......... • Dyrektora ……… w ………… z dnia .......... w sprawie ustalenia form i zasad kontroli wewnętrznej. • § 1 • Na podstawie § … Statutu Szkoły………….. ustalam formę i zasady kontroli wewnętrznej. • § 2 • Kontrolę wewnętrzną realizowaną w szkole stanowi: • Kontrola zarządcza – prowadzona na podstawie art. 53 w zw. z art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240 ze zm.), • Nadzór pedagogiczny – sprawowany na podstawie § 20 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia7 października 2009r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz. U. Nr 168, poz. 1324). • § 3 • 1. Zasady i tryb prowadzenia kontroli wymienionej w § 2 ust. 1 określają zasady kontroli zarządczej wprowadzone odrębnym zarządzeniem. • 2. Szczegółowe zasady oraz tryb sprawowania nadzoru pedagogicznego określa plan nadzoru pedagogicznego opracowywany na każdy rok szkolny. • 3. Zobowiązuję pracowników do zapoznania się z wymienionymi w ust. 1 i 2 dokumentami, potwierdzenia faktu podpisem oraz stosowania przyjętych w nich uregulowań.

9. § 4 • 1. Zobowiązuję osoby upoważnione do prowadzenia kontroli wewnętrznej na podstawie wymienionych w § 3 dokumentów do niezwłocznego przekładania na piśmie: • 1) informacji o wszelkich nieprawidłowościach, stwierdzonych podczas sprawowanej kontroli bieżącej, • 2) sprawozdań półrocznych z przeprowadzonych zgodnie z planem kontroli okresowych, • 3) wniosków pokontrolnych. • 2. Zobowiązuję osoby sprawujące kontrolę wewnętrzną do składania wniosków ukierunkowanych nastałepodnoszenie jakości pracy Szkoły poprzez podnoszenie sprawności organizacyjnej i eliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości. • § 5 • W przypadku wystąpienia konieczności zlecenia kontroli doraźnej pracownikowi niewymienionemu w zasadach kontroli zarządczej – do jej przeprowadzenia zostanie wydane upoważnienie na piśmie. • § 6 • Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. • …………………………………..……… ………………………………………………………………. • miejscowość i data podpis dyrektora

10. O czym warto pamiętać: Regulamin (procedura, instrukcja) kontroli zarządczej jest dokumentem ustalającym organizację zakres i obowiązki. Nie należy w nim opisywać definicji, ogólnych zasad i metod kontroli lecz konkretne rozwiązania obowiązujące w szkole/placówce uwzględniające potrzeby oraz rodzaj i specyfikę działalności danej szkoły czy placówki. Regulamin kontroli zarządczej można wprowadzić zarządzeniem i zobowiązać pracowników do zapoznania się z jego zapisami. Kontrola prowadzona w szkole/placówce powinna być dokumentowana np. w księdze kontroli wewnętrznej. Regulamin powinien uwzględniać: Zakres i zadania kontroli Organizację kontroli zawierającą: - zakres kontroli funkcjonowania komórek organizacyjnych/stanowisk – w przypadku szkoły mogą to być np.: biblioteka, pomieszczenia administracyjne, dydaktyczne i gospodarcze, ale także gospodarka składnikami majątku, - przedmiot czynności kontrolnych w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Rodzaje dokumentów, w tym badanych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

11. Przepisy oraz wytyczne przydatne przy tworzeniu systemu kontroli • Ustawa o finansach publicznych - ( Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz.1240 ze zm.) • ustawy m.in. : o rachunkowości, prawo zamówień publicznych, o pracownikach samorządowych, o systemie oświaty, Karta Nauczyciela oraz przepisy wykonawcze do ustaw oraz wytyczne: • Standardy kontroli zarządczej ogłoszone w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF, Nr 15, poz. 84): A - środowisko wewnętrzne, B - cele i zarządzanie ryzykiem, C - mechanizmy kontroli, D - informacja i komunikacja, E - monitorowanie i ocena. Wytyczne do samooceny kontroli finansowej w jednostce sektora finansów publicznych z maja 2007r opublikowane na stronie MF www.mf.gov.pl/index.php?const=7&dzial=290&wysw=4&sub=sub3

12. Przykładowe obszary podlegające kontroli zarządczej V Kongres Zarządzania Oświatą, 22-24.09.2010 www.oskko.edu.pl/kongres/ organizacja prawna szkoły, efektywność zarządzania zasobami ludzkimi, gospodarowanie finansami i mieniem z uwzględnieniem ZFŚS szeroko pojęta problematyka BHP.

13. Przykładowe zagadnienia kontroli Realizacja zadań (dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych) zgodnie z zatwierdzonym projektem organizacji szkoły, kierunkami pracy i statutem. Realizacja wszystkich zadań przez pracowników zgodnie z ich zakresami czynności. Realizacja nałożonych na pracowników zadań dodatkowych. Przestrzeganie dyscypliny pracy przez wszystkich pracowników. Realizacja uchwał Rady Pedagogicznej. Polityka kadrowa i prowadzenie spraw w zakresie uprawnień pracowników i obowiązków pracodawcy (zatrudnienie, wynagrodzenie, dokumentacja, ZFŚS). Kontrola przed zagrożeniami. Gospodarka finansowa zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym szkoły. Ustalenia kierunków wydatkowania i pozyskiwania środków finansowych budżetowychipozabudżetowych. Prowadzenie dokumentacji księgowej. Prowadzenie w szkole zamówień publicznych.

14. Przykład – pamiętaj, nie gotowiec! Zarządzenie Nr .......... Dyrektora ……………………… w ………… z dnia .......... w sprawie ustalenia zasad i funkcjonowania kontroli zarządczej w Szkole…………  Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze. zm.) zarządzam, co następuje:  § 1  Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych w Szkole dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.  § 2  Kontrola zarządcza przeprowadzana jest w celu zapewnienia zgodności działalności z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.

15. § 3 • 1. Formy organizacyjne kontroli zarządczej: • 1) samokontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy (do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy), • 2) kontrola sprawowana z urzędu przez pracowników sprawujących funkcje kierownicze. • 2. Osoby zobowiązane do prowadzenia kontroli zarządczej: • 1) dyrektor szkoły, • 2) wicedyrektor szkoły, • 3) referent ds. uczniów/sekretarz szkoły, • 4) księgowy szkoły, • 5) kierownik gospodarczy, • 6) specjalista ds. kadr, • 7) inspektor BHP, • 8) higienistka szkolna, • 9) inni pracownicy lub komisje kontrolne powołane przez dyrektora dla prowadzenia doraźnych kontroli. • 3. Zadania kontrolne wykonywane przez poszczególnych pracowników są określone w imiennych zakresach czynności, imiennych upoważnieniach oraz przepisach wewnętrznych wprowadzonych odrębnymi zarządzeniami, w szczególności w zakresie: • polityki rachunkowości, • instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, • polityce ochrony danych osobowych, • ……….. • ………..

16.  § 4 1. Wyniki kontroli zarządczej umożliwiają ocenę: 1) stopnia i form realizacji statutowych zadań szkoły, 2) prawidłowości realizacji zadań przez poszczególne stanowiska szkoły, 3) prawidłowości realizacji zadań przez poszczególnych pracowników. 2. Wyniki kontroli zarządczej stanowią podstawę podejmowania decyzji w sprawach: 1) stosowania systemu wyróżnień i kar, 2) ustalania wysokości premii i dodatków motywacyjnych, 3) przyznawania nagród za szczególne osiągnięcia w pracy, 4) typowania pracowników do odznaczeń, 5) przeszeregowania pracowników, 6) modyfikacji działań doskonalących funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej. 3. Działalność kontrolna w zakresie nadzoru pedagogicznego prowadzona jest niezależnie od działań wynikających z realizacji planu nadzoru. 4. Potwierdzeniem prowadzenia kontroli dokumentów jest wpisanie daty i czytelny podpis osoby kontrolującej w poddanej kontroli dokumentacji.

17. 5. W przypadku ujawnienia podczas kontroli nieprawidłowości przebiegu operacji gospodarczych i finansowych oraz związanych z nimi dokumentami osoba kontrolująca obowiązana jest przedsięwziąć, w ramach kompetencji, niezbędne środki zmierzające do usunięcia wykrytych nieprawidłowości lub powiadomić niezwłocznie dyrektora. • 6. W przypadku ujawnienia podczas kontroli nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa, osoba kontrolująca obowiązana jest powiadomić niezwłocznie dyrektora szkoły oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód tego czynu. • 7. Osoby pełniące funkcje kierownicze obowiązane są: • 1) realizować plan kontroli zarządczej na I i II semestr roku szkolnego, • 2) przedstawić dyrektorowi wnioski i uwagi prowadzonej działalności kontrolnej, • 3) opracować wnioski dotyczące nagradzania, wyróżniania i karania pracowników w oparciu o udokumentowane wyniki przeprowadzonych kontroli. • 8. Dokumentację kontroli zarządczej stanowi w szczególności: • 1) książka kontroli wewnętrznej, • 2) notatka lub protokół z przeprowadzonej kontroli. • § 5 • Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. • ……………….………………………. • Data i podpis dyrektora • Załącznik: • Plan i harmonogram kontroli zarządczej

19. V Kongres Zarządzania Oświatą, 22-24.09.2010 www.oskko.edu.pl/kongres/

20. Dziękuję ewa.halska@oskko.edu.pl V Kongres Zarządzania Oświatą, 22-24.09.2010 www.oskko.edu.pl/kongres/