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Curso de Procedimientos Administrativos de Secretaría Administrativa

SECRETARIA ADMINISTRATIVA ADQUISICIONES. http://a.uaslp.mx/PRCSAD14. Curso de Procedimientos Administrativos de Secretaría Administrativa. Inventarios. Transferencias Internas. DEFINICIÓN Son aquellos movimientos de bienes que se hacen dentro de una Sub Unidad Organizacional.

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Curso de Procedimientos Administrativos de Secretaría Administrativa

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  1. SECRETARIA ADMINISTRATIVA ADQUISICIONES http://a.uaslp.mx/PRCSAD14 Curso de Procedimientos Administrativos de Secretaría Administrativa

  2. Inventarios Transferencias Internas • DEFINICIÓN • Son aquellos movimientos de bienes que se hacen dentro de una Sub Unidad Organizacional. • PROCEDIMIENTO • Dar de alta las áreas y subáreas de la SUO en el módulo de bienes muebles (MBM). • Realizar la transferencia interna en el MBM. • Transferir el bien físicamente.

  3. Alta de áreas Inventarios

  4. Alta de áreas Inventarios

  5. Alta de áreas Inventarios

  6. Alta de subáreas Inventarios

  7. Alta de subáreas Inventarios

  8. Alta de subáreas Inventarios

  9. Transferencias Internas Inventarios

  10. Inventarios Transferencias Internas

  11. Subresguardo Inventarios

  12. Transferencias Externas Inventarios • DEFINICIÓN • Son los cambios de ubicación de los bienes, entre Unidades Administrativas. • PROCEDIMIENTO • Enviar oficio a la Secretaría Administrativa, solicitando la transferencia externa. • Solicitar la transferencia de inventario en el MBM. • Esperar a que se autorice en el MBM, ya que se emitirá un nuevo resguardo y etiqueta con el nuevo responsable. • Mover físicamente el bien transferido.

  13. Inventarios Transferencias Externas

  14. Transferencias Externas Inventarios

  15. Transferencias al Almacén de Bajas Baja de Bienes Muebles • DEFINICIÓN • Son aquellos bienes que ya no tienen utilidad dentro de la SUO (bajas). • PROCEDIMIENTO • Solicitar por oficio a la Secretaría Administrativa, la transferencia al almacén de bajas. • Solicitar la transferencia al almacén de bajas, a través del MBM. • Esperar respuesta por parte del área de bajas para agendar la recolección de los bienes.

  16. Transferencias al Almacén de Bajas Baja de Bienes Muebles

  17. Transferencias al Almacén de Bajas Baja de Bienes Muebles

  18. Transferencias al Almacén de Bajas Baja de Bienes Muebles

  19. Baja de Bienes Muebles La Secretaria Administrativa autoriza la baja La dependencia solicita la baja de bienes

  20. Baja de Bienes Muebles En la fecha acordada, se retiran los bienes Se programa fecha con la dependencia solicitante.

  21. Baja de Bienes Muebles Se confirma la baja en el sistema Se realiza el traslado y almacenamiento

  22. Definiciones: Caja Chica • Se considera al Fondo Revolvente como una fuente de pago cuyo fin es el de sufragar solamente algunos conceptos catalogados como gastos menores o contingentes http://www.isaf.gob.mx/compendio/Estatal/Otros/fondo_revolvente_2005.pdf • Importe o monto que en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectiva. Dicho monto es definido y autorizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. http://www.definicion.org/fondo-revolvente

  23. Definiciones: Caja Chica • Importe o monto que en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectiva http://www.eco-finanzas.com/diccionario/F/FONDO_REVOLVENTE.htm • El Fondo revolvente es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión normal y programada de pagos. http://app.jalisco.gob.mx/PortalTransparencia.nsf/TodosWeb/582D1F4ADE19DB78862573A8008331DD/$FILE/REGLAMENTO%20DEL%20FONDO%20REVOLVENTE.pdf

  24. Objetivo: Caja Chica • La utilización de estos fondos solo debe implementarse por razones de agilidad y costos, cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y que por su naturaleza no ameritan ser previstos para su cancelación mediante la emisión de cheques, el monto deberá de ser determinado de acuerdo a las necesidades de cada SUO.

  25. Consideraciones para el reembolso: Los documentos comprobatorios de gastos que se adjuntan a la rendición de cuentas, deberán cumplir con los siguientes requisitos técnicos: Serán en original Completamente legibles Sin enmendaduras, ni borrones, ni uso de corrector El concepto del gasto será completamente específico. La documentación que ampare los gastos efectuados mediante el Fondo de caja chica, al momento de ser presentada a trámite, no deberá tener una antigüedad mayor a 30 días contados a partir de la fecha de emisión de la factura Caja Chica

  26. Consideraciones para el reembolso: Cuando se haya ejercido el 50% del monto establecido. El gasto no debe de exceder del monto autorizado. Los reembolsos deberán de efectuarse de ser posible en el mes al que correspondan los comprobantes. Gastos urgentes y no previsibles, así como aquellos que por su naturaleza no pueden ser gestionados vía crédito, además de los que por su costo no es conveniente adquirirlos vía orden de compra. Caja Chica

  27. Servicio de Mantenimiento y Construcción INTRODUCCION El Servicio de Mantenimiento se encarga de mantener en óptimo estado de funcionamiento las instalaciones de la Universidad. Evitando que se interrumpa la actividad docente, investigadora y de gestión de la Universidad y manteniendo las instalaciones, los edificios, los espacios y áreas verdes en armonía con la normativa vigente.

  28. Servicio de Mantenimiento y Construcción IMPORTANCIA DEL MANTENIMIENTO El desempeño de la universidad estará en la calidad de mantenimiento por lo cual, es de suma importancia tener una visión a futuro, planificar y programar el mantenimiento para cubrir toda el área en el tiempo, ya sea a mediano o largo plazo y además reducir costos de repuestos y materiales para un mejor desempeño.

  29. Servicio de Mantenimiento y Construcción CLASIFICACION DEL MANTENIMIENTO • MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Atiende a la reparación de los elementos constructivos y de las instalaciones cuando se produce un fallo de cualquiera de estas partes. • MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Trata de anticiparse a la aparición de averías, efectuando revisiones de forma cíclica y programada. De este modo evitamos futuros fallos en los sistemas constructivos y de instalaciones. • MODIFICACION O MEJORA DE ELEMENTOS CONSTRUCTIVOS E INSTALACIONES: Realiza obras de modificación de espacios e instalaciones, para adaptar los sistemas constructivos a las necesidades de los usuarios

  30. Servicio de Mantenimiento y Construcción VENTAJAS DEL MANTENIMIENTO Al aplicar el mantenimiento eficiente y correctamente, en forma general que garantice el BUEN FUNCIONAMIENTO y mantener los espacios operables.

  31. Servicio de Mantenimiento y Construcción AREAS DE SERVICIO Se cuenta con los siguientes servicios: • Mantenimiento eléctrico y construcción. • Áreas: Herrería, Cerrajería, Carpintería, Plomería, Vidriería, Albañilería, Electricidad y Jardinería y recolección de basura. • Servicio de apoyo: traslado de mobiliario, montaje y armado de mamparas y otros.

  32. Servicio de Mantenimiento y Construcción MANTENIMIENTO ELECTRICO Y CONSTRUCCIÓN SOLICITUD SUPERVISOR HABILIT. TRAB. TALLERES JEFE DEPTO. TICKET DIAGNOSTICO (MEDIDAS Y MATERIAL) ENTREGA DE TRABAJO ADMON. TEL. PROCESO ELABORACION ORDEN DE TRABAJO EMERG. ENCARGADO DE AREA SOLICITUD DE MATERIAL CERRAR ORDEN ADMINISTRACION PROPORCIONA DEPTO. COMPRAS

  33. Servicio de Mantenimiento y Construcción JARDINERIA Y RECOLECCION DE BASURA SOLICITUD AREAS COMUNES JEFE DEPTO. TIRADERO PEÑSCO TICKET MANT. JARDINERIA ADMON. RECOLECCION DE BASURA TEL. 40 KM EMERG. ENCARGADO DE AREA BOLSAS ESC. PROGRAMA DEPTO. SELECCION AREA COMUN

  34. Servicio de Mantenimiento y Construcción AREAS DE LIMPIEZA ZONA UNIVERSITARIA

  35. Servicio de Mantenimiento y Construcción HORARIO SEMANAL DE LIMPIEZA: AREAS COMUNES ZONA UNIVERSITARIA

  36. Servicio de Mantenimiento y Construcción RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria. • MARTES • Instituto de Física • Fac. Enfermería • Físico Matemáticas • Fac. Ingeniería • Fac. Hábitat • Fac. Química • Instituto de Geología • Fac. Estomatología • Biblioteca Biomédica • LUNES • Fac. Enfermería • Fac. Ingeniería • D.U.I Zona Universitaria • Fac. Hábitat • Fac. Ciencias • Biblioteca de Área C.I.C.T.D • Centro de Salud Universitario • Fac. Estomatología • Finanzas, C.U.A.T.E y Anexos

  37. Servicio de Mantenimiento y Construcción RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria. • JUEVES • Instituto de Física • Fac. Enfermería • Físico Matemáticas • Fac. Ingeniería • Fac. Hábitat • Fac. Química • Instituto de Geología • Fac. Estomatología • Biblioteca Biomédica • MIERCOLES • Fac. Enfermería • Fac. Ingeniería • D.U.I. Zona Universitaria • Fac. Hábitat • Fac. Ciencias • Biblioteca de Área C.I.C.T.D • Centro de Salud Universitario • Fac. Estomatología • Finanzas, C.A.T.E Y Anexos

  38. Servicio de Mantenimiento y Construcción RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria. • SABADO • Instituto de Física • Fac. Enfermería • Físico matemáticas • Fac. Ingeniaría • Fac. Hábitat • Fac. Química • Fac. Estomatología • VIERNES • Fac. Enfermería • Fac. Ingeniería • D.U.I Zona Universitaria • Fac. Hábitat • Fac. Ciencias • Biblioteca de Área C.I.C.T.D • Centro de Salud Universitario • Fac. Estomatología • Finanzas, C.U.T.E. y Anexos

  39. Servicio de Mantenimiento y Construcción RUTA EXTERNA (TC-6124-E) • LUNES • Torre Administrativa • Ciencia de la Comunicación • I.I.C.O • Tienda Universitaria • Fac. Medicina • Posgrado Comercio • Posgrado Derecho • Unidad Posgrado • Metalurgia • C.Y.A.C.Y.T • Bicentenario • Fac. Economía • Clínica Mario García (Morales) • MARTES • Torre Administrativa • Fac. Psicología • Unidad Deportiva • Clínica Psicología • Clínica USIS (Palmar) • Zonas Desérticas • Talleres

  40. Servicio de Mantenimiento y Construcción RUTA EXTERNA (TC-6124-E) • JUEVES • Torre Administrativa • Ciencias de la Comunicación • I.I.C.O • Posgrado Comercio • Posgrado Derecho • Unidad de posgrado • Metalurgista • C.Y.A.C.Y.T • Bicentenario • Fac. Economía • Clínica Mario García (Morales) • MIERCOLES • Torre Administrativa • Tienda Universitaria • Fac. Medicina • Archivo General (c/15 días)

  41. Servicio de Mantenimiento y Construcción RUTA EXTERNA (TC-6124-E) • SABADO • Centro de Idiomas • Edificio Central • Fac. Comercio • Fac. Derecho • D.U.I. Centro • Centro de Idiomas Infantil • Biblioteca Comercio • VIERNES • Torre Administrativa • Tienda Universitaria • Fac. Medicina • Fac. Psicología

  42. Servicio de Mantenimiento y Construcción SERVICIO DE APOYO SOLICITUD ARMADO O MONTAJE JEFE DEPTO. TICKET PROGRAM. PERSONAL Y VEHICULOS ADMON. TRASLADO REGRESAR MOB. TEL. ENCARGADO DE AREA CARPINTEROS ALBAÑILES HERREROS ETC RECORRIDO ESTIBAR ESTACIONAM. CARGA/DESCARGA

  43. Servicio de Limpieza y Gasolina Servicio de Limpieza

  44. Servicio de asignación de Gasolina Bitácora de Rendimiento

  45. http://a.uaslp.mx/PRCSAD14

  46. GRACIASMayo 2014

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