Workshop: Sponsoring & Fondswerving 15 januari 2011

1. Workshop:Sponsoring & Fondswerving 15 januari 2011 Welkom!

2. Agenda • 09.30 – 10.00 u: Ontvangst • 10.00 – 10.15 u: Inleiding en mededelingen • 10.15 – 10.30 u: Maatschappelijke stage mogelijkheden • 10.30 – 10.45 u: Presentatie door Prins Bernhard cultuur- fonds Limburg (Paul Geraets) • 10.45 – 11.30 u: Sponsoring & Fondsenwerving (Bart Lemmen) • 11.30 – 12.00 u: Subsidies EuregioRhein-Maas-Nord (Karin Thevissen, projectcoördinator) • 12.00 – 12.45 u:        Lunchpauze • 12.45 – 14.15 u:        Workshop in groepen • 14.15 – 15.00 u:        Presentaties groepen • 15.00 u         Afsluiting Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

3. Doel van vandaag • U helpen bij het ontwikkelen van sponsor & Fondsenwervingsbeleid • Aanreiken van sponsor- & fondsmogelijkheden • Delen van succesvolle ervaringen met andere verenigingen Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

4. Aanpak • Ochtend: aanleveren van informatie omtrent fondsenwerving en sponsorwerving • Middag: • Karakter van workshop in groepen van 10-12 personen. • Theorie omzetten in de praktijk en concrete projectplannen • Plannen worden gepresenteerd • Aanwezigen bepalen welk plan het beste is • N.B. Na Afloop wordt alle informatie door de LBM gebundeld en beschikbaar gesteld Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

5. Maatschappelijke Stages Limburgse Bond van Muziekgezelschappen Spreker: Bart Lemmen

6. Maatschappelijke stages Doelstelling: • Kennis maken met onbetaalde bijdrage aan samenleving • Organisaties ervaring opdoen met jongeren • Nieuw imago vrijwilligerswerk Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

7. Maatschappelijke stages Uren schooljaar 2011 - 2012 • VMBO 48 uur • HAVO 60 uur • VWO 72 uur Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

8. Maatschappelijke stages Voorwaarde deelname • Organisatie geen winst • Organisatie ervaring met vrijwilligers • Organisatie heeft geschikte activiteiten • Organisatie kan de MaS leerling begeleiding bieden • Organisatie heeft een Plan van aanpak voor de MaS Stage • Organisatie sluit contract met de MaS leerling Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

9. Maatschappelijke stages Eisen stage opdracht • Stage moet leuk zijn voor de leerling • Stage moet leerzaam zijn voor de leerling • Stage moet zinvol zijn voor organisatie, leerling en samenleving Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

10. Prins Bernhard Cultuurfonds Limburg Limburgse Bond van Muziekgezelschappen Spreker: P.L.M. Geraets, penningmeester

11. Sponsoring en fondsenwerving Limburgse Bond van Muziekgezelschappen Spreker: Bart Lemmen

12. Wat is sponsoring? • Sponsoring is een zakelijke overeenkomst tussen een vereniging (de gesponsorde) en een bedrijf, merk of persoon (de sponsor) • De sponsor stelt geld, goederen en/of diensten ter beschikking, die voor de gesponsorde een bron van inkomsten vormen of anderszins ondersteunend zijn in het uitoefenen van zijn activiteiten. Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

13. De afweging • Zijn inkomsten van fondsen/sponsoring echt nodig? • Kunnen we voldoende sponsors vinden? • Is sponsoring onderdeel van beleid? • Welke leden kunnen sponsorbeleid uitvoeren? • Is vereniging bereidt de effecten van sponsoring te accepteren? • Bestuursverantwoordelijkheid ! • Afhankelijkheid geldstromen uit sponsoring • Nakomen afspraken met sponsoren Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

14. Sponsorplan opstellen • Wie zijn wij? • Verenigingsprofiel? • Wat zijn we waard? • Het niveau van de vereniging • Het bereik van de vereniging • plaatselijk, regio, landelijk • Bekendheid van de vereniging • Aantal toeschouwers per concert / evenement • Welstand en koopkracht van de toeschouwers • Aandacht in de media • Imago vereniging Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

15. Sponsorplan opstellen (2) We hebben bepaald wat we waard zijn en nu? Doelen stellen • Waarvoor zoeken we sponsors? • Hoeveel sponsors willen we? • Welke sponsors willen we? • Hoeveel geld willen we ophalen met sponsoring? • Hoe gaan we sponsors benaderen? • Wie gaat sponsors benaderen? Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

16. Sponsorpresentatie • NAW-gegevens vereniging / contactpersoon • Oprichtingsdatum / historie (kort) • Aantal leden / jeugdleden • Verengingsniveau, ambities en doelstellingen • Concurrentiepositie t.o.v. verenigingen uit omgeving • Maatschappelijke betekenis • Wat de vereniging de sponsors te bieden heeft • Waarvoor sponsoropbrengsten worden gebruikt • Vermelding eventuele bestaande sponsors • Referenties (Comité van aanbeveling) Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

17. Sponsorpresentatie (2) Belangrijk: Een sponsor wil weten aan welk project / evenement de sponsoring wordt besteed, dit moet hij intern verantwoorden. Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

18. Sponsorwerving • Wie gaat de sponsors werven? • Profielschets van chef acquisitie: • Beschikken over tijd overdag => Arbeidsintensief • Voeling hebben met bedrijfsleven • Representatief • Netwerker die communicatief vaardig is • Slagvaardig en creatief • Planmatig werken en rapporteren • Vereniging door en door kent • De rest van de commissie: • Werving, invulling / afronden overeenkomst, administratie, effectmeting, sponsorbeheer etc. Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

19. Sponsorwerving (2) Waar te beginnen met sponsorwerving? • Binnenste schil – Warme contacten • Middelste schil – Lauwe contacten • Buitenste schil – Koude contacten Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

20. Sponsorwerving (3) • Hoe krijgen we de aandacht van sponsoren? • Stuur boeket bloemen in verenigingskleuren met 06-nr • Maak shirt van club, met daarop logo van concurrent => ‘Dit laat u toch niet gebeuren’ • Stuur een zandloper met tekst => ‘Meer tijd hebben we niet nodig’ • Stuur wekelijks een champagne dop, na 3e keer stuur je er een brief bij: ‘hopelijk iets te vieren’ Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

21. Wat kunnen we de sponsor bieden? • Communicatieve rechten • Concert aankleding, kleding, concertnaam, sponsornaam aan podium, boarding, vlaggen, banners, etc. • Associatieve rechten • Advertentie in krant, verenigingsfoto bij bedrijf etc. • Hospitaliteits rechten • Accommodatie beschikbaar stellen, verzorgen bedrijfsfeest, sponsorlounge • Netwerk rechten Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

22. Hoe afspraken vastleggen? • Sponsorcontract opstellen • Vastleggen overeengekomen bedrag, product of dienst • Duur van de overeenkomst • Tegenprestatie die vereniging levert • Evaluatiemomenten / Contactperso(o)n(en) • Ontbindende voorwaarden • Sponsorcontracten voorbeeld => downloaden of opstellen jurist/advocaat Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

23. Welke sponsoring kennen we? Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

24. Mogelijke sponsorvormen • Sponsorgradaties (hoofdsponsor, cosponsor, begunstiger etc.) • Verenigingsponsoring • Materiaalsponsoring (shirts, tassen, pupiters etc.) • Club van honderd • Vriendenclub • Bedrijvenclub / businessclub • Evenementensponsoring (concert, evenement, jubilea etc.) • Product / dienstsponsoring • Etcetera Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

25. En dan nu….. Fondsenwerving! Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

26. Wat is nodig voor fondsenwerving? • Aanvraagformulieren zijn per fonds vaak standaard • Beschrijving van activiteit / evenement • Welke doelgroep wordt bereikt • Welke inzet doet vereniging zelf • Begroting bijvoegen • Tijdig aanvragen (beslistermijn vaak per kwartaal) • PAS OP: Fondsenwerving is bewerkelijk. Lees goed de doelstellingen van het fonds en speel hier op in! Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

27. Type fondsen • Cultuurfondsen • Fondsen ter stimulering gehandicapten cultuurparticipatie • Fondsen ter stimulering jeugdparticipatie in cultuur • Fondsen ter stimulering betrokkenheid in de samenleving • Clubspecifieke fondsen • Serviceclubs (Rotary, Lions, Ronde Tafel, Junior kamer) • Zie lijst Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

28. Good practice Uit het leven van Fanfare St.Liduina Kelpen-Oler - Dhr. Tim Schmitz Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

29. Vragen? Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

30. Sponsoring en fondsenwerving is een sport Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

31. Subsidies Euregio Rhein-Maas-Nord Limburgse Bond van Muziekgezelschappen Spreker: Karin Thevissen

32. Pauze Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

33. Beleid • Onder beleid verstaan we het aangeven van de richting en de middelen waarmee we gestelde doelen willen gaan realiseren. Het Sponsor- en fondsenwervingsbeleid is in dit geval een combinatie van een aantal doelstellingen die leiden tot een aantal activiteiten. • Sponsor- en fondsenwervingsbeleid is niet een activiteit van één persoon in de vereniging, maar alle geledingen komen eraan te pas. Om het beleid te realiseren stellen we daarom een projectplan op Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

34. Projecten • Een project is een cluster van activiteiten met een duidelijke samenhang, dat in de tijd kan worden gepland en dat heldere doelen heeft. Een project wordt geleid door een projectleider. • Een projectmatige aanpak vergroot de kans op succes. Daarbij moet er aandacht zijn voor een goede balans tussen beheersing en besturing enerzijds en ruimte voor creativiteit anderzijds. Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

35. Van beleid naar doen – 1 Het Beleid vaststellen: • Wat willen we bereiken en met welke middelen willen we dat doen? • Stap 1. Doel: welke resultaten wil je bereiken? • Stap 2. Middelen: op welke wijze? Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

36. Van beleid naar doen - 2 Een projectplan bestaat uit een aantal onderdelen: • Stap 3. Planning: welke stappen zijn er en wanneer zijn die klaar? • Stap 4. Kosten: Welke financiële middelen zijn er nodig en hoe voorzien we daarin? • Stap 5. Organisatie: wie gaan het doen, wie is projectleider en wie is opdrachtgever? • Stap 6. Informatie: wie wordt waarover, op welke wijze geïnformeerd? Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

37. Van beleid naar doen - 3 Daarnaast moet er aandacht zijn voor uitvoering: • Stap 7. Monitoren: hoe gaan we de voortgang volgen? • Stap 8. Succesfactoren: welke factoren zijn bepalend voor het succes en hoe zorgen we dat die factoren aanwezig zijn? • Stap 9. Risico’s: welke risico’s loop je en hoe kun je die afdekken? Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

38. Werkinstructie - 1 • Spreek eerst een rolverdeling af: wie is gespreksleider, wie houdt de discussie bij op flipchart en wie presenteert? • Kies een project dat de kern vormt van het te plan (bv. Concert, aanschaf uniformen, reis etc.) • Formuleer doelen die je met dit beleid wilt bereiken en de middelen (stap 1 en 2). Omschrijf deze zo concreet mogelijk. • Werk deze doelen dan uit in de verschillende onderdelen van het projectplan (stappen 3 t/m 6) • Bespreek vervolgens de praktische aspecten (stappen 7 t/m 9). • Zet het resultaat op een flipchart, zodat je dit na afloop kunt presenteren aan de andere aanwezigen (presentatie van 3 minuten). Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

39. Werkinstructie - 2 Tijdsindeling Ga globaal uit van de volgende indeling: • 5 minuten: Lezen van de opdracht • 5 minuten: Voorstelrondje en afspreken rolverdeling • 5 minuten: Afspreken welk project de kern gaat vormen van het beleid • 45 minuten: Uitwerken van het complete plan (stappen 1 t/m 9) • 10 minuten: Voorbereiden presentatie op 1 flipchart. Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

40. Werkinstructie – 3 • Groepssamenstelling op basis van nummer in map. • Ruimtes / tafels zijn genummerd • Facilitators: • Bart Lemmen – Wim Leunissen – Peter Deriks – Bas Thomissen • Zij komen langs en helpen bij problemen; spreek hen aan bij vragen! • Na afloop 3 min. Presentatie per project. • Alle aanwezigen stemmen Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

41. Zaalindeling • Groepen 1+2+3: Bart Lemmen • Groepen 4+5+6: Peter Deriks • Groepen 7+8+9: Wim Leunissen • Groepen 10+11+12: Bas Thomissen • Zaal 1: Groepen 1 t/m 6 • Zaal 2: Groepen 7 t/m 10 • Zaal 3: Groepen 11 t/m 12 Limburgse Bond van Muziekgezelschappen

42. Afsluiting Bedankt voor uw aandacht Limburgse Bond van Muziekgezelschappen Winnaars hebben een plan, verliezers excuses!

43. Presentatie workshops Limburgse Bond van Muziekgezelschappen