Trucs et Astuces pour OutlookExpress

1. Trucs et Astuces pour OutlookExpress OUTLOOK-EXPRESS

2. SOMMAIRE 1 - Protéger sa boîte aux lettres 2 - Expédier des messages 3 - Classer les messages 4 - Sauvegarder et réinstaller le carnet d'adresses et la messagerie 5 - Un exemple de règle de message OUTLOOK-EXPRESS

3. 1 - Protéger sa boîte aux lettres 1.1 Quelques conseils pour commencer 1.2 Configurer OE pour éviter l’ouverture automatique des messages à la réception 1.3 Enregistrer les pièces jointes avant de les ouvrir 1.4 Analyser les pièces jointes enregistrées avec l’antivirus • 1.5 Bloquer les expéditeurs indésirables OUTLOOK-EXPRESS

4. Consulter d’abord ses messages sur le site du FAI - Les messages ne sont pas chargés dans l’ordinateur puisqu’ils sont lus directement chez le FAI  pas de risque d’infection par un virus. - Eliminer les spams et les messages indésirables éventuels et ne garder que les messages dont on connaît la provenance. Réserver OE aux proches (famille, amis…) Pour tous les autres correspondants (forums, sites de vente, listes de diffusion…) utiliser une adresse « jetable » chez Yahoo, La Poste, Voila… Eviter qu’une adresse e-mail figure dans un message Il existe des robots qui analysent les pages web à la recherche des adresses pour envoyer des spams. - s’il faut donner une adresse de messagerie, écrire totoarobasefreepointfr plutôt quetoto@free.fr ; - quand on fait suivre un message par Transférer, supprimer manuellement dans le message les adresses e-mail de tous les destinataires précédents ; - utiliser plutôt le « Cci » pour les envois du même message à plusieurs destinataires : détaillé plus loin. Ne pas faire suivre les « hoax » (hoax = canular) Les hoax sont des informations fausses invérifiables propagées spontanément par les internautes : alerte virus, disparition d'enfant, promesse de bonheur etc… Ils existent avant tout sous forme de courrier électronique, et incitent l'internaute à faire suivre la nouvelle à tous ses contacts, d'où une rapide réaction en chaîne. Pour en savoir plus : http://www.hoaxkiller.fr/questce/generalites.htm Avant de retransmettre un message douteux, vérifiez si ce n’est pas un hoax sur le site : http://www.hoaxkiller.fr/ 1.1 Quelques conseils pour commencer Suite  OUTLOOK-EXPRESS

5. 1.1 Quelques conseils pour commencer(suite) Une astuce pour être alerté si votre adresse e-mail a été « piratée »(merci Guy !) : Créez une adresse « bidon » dans votre carnet d’adresses, du style testpirate@toto.toto. Si votre adresse e-mail a été captée par un « espion » pour servir de parade à l’envoi de messages indésirables aux contacts de votre carnet d’adresses, vous serez averti de la « non-délivrance » du message envoyé à ce destinataire bidon, forcément inexistant, par le message suivant : Cela prouve que votre adresse de messagerie a été utilisée à votre insu par un pirate… • Que faire ? • Prévenir vos contacts • Faire l’analyse de l’ordinateur par un anti-virus, puis par des « anti-spywares » (certains sont gratuits : Ad-Aware personnal, Spybot, a-Squared free…), pour éliminer les « espions ». OUTLOOK-EXPRESS

6. 1.2 Configurer OE pour éviter l’ouverture automatique des messages à la réception Certains virus se cachant dans une pièce jointe peuvent être déclenchés à l’ouverture du message, sans qu’il soit besoin de cliquer sur le fichier joint. Il est conseillé de désactiver le volet de visualisation : clic gauche 2 2 clic gauche clic gauche 1 Décocher 3 3 2 2 clic gauche Décocher 4 clic gauche Pour lire un message reçu : double clic dessus ou clic droit, puis Ouvrir. Le message s’ouvrira alors dans une grande fenêtre, plus facile à lire que dans le volet de visualisation. OUTLOOK-EXPRESS

7. 1.3 Enregistrer les pièces jointes avant de les ouvrir Ne jamais ouvrir une pièce jointe directement:elle peut contenir un virus… 3 3 choisir le dossierd’enregistrement choisir le dossierd’enregistrement 1 clic droit sur la pièce jointe 2 choisir le nom du fichier clic gauche 4 5 clic gauche 1.4Analyser les pièces jointes enregistrées avec l’antivirus : 1 clic droit 2 clic gauche OUTLOOK-EXPRESS

8. 1.5Bloquer les expéditeurs indésirables 1 Ouvrir la boîte de réception 2 Sélectionner le message de l’expéditeur à bloquer clic gauche 3 clic gauche 4 Suite  OUTLOOK-EXPRESS

9. au choix - clic gauche Les messages de l’expéditeur bloqué seront désormais automatiquement envoyés dans le dossier Éléments supprimés. Si un expéditeur a été bloqué par erreur : 1 clic gauche clic gauche 2 sélectionner 3 Suite  OUTLOOK-EXPRESS 3 4

10. 1 Sélectionner l’expéditeur à débloquer clic gauche 2 3 clic gauche L’expéditeur est supprimé… de la liste des bloqués. OUTLOOK-EXPRESS

11. 2 - Expédier ses messages 2.1 Les options d’envoi 2.2 Créer des groupes 2.3 Envoyer un message en Cci OUTLOOK-EXPRESS

12. 2.1 Les options d’envoi Pour accéder aux différents réglages : 1 clic gauche 2 clic gauche Suite  OUTLOOK-EXPRESS

13. 1 clic gauche 2 clic gauche pour cocher les choix 4 3 clic gauche OUTLOOK-EXPRESS

14. 2.2 Créer des groupes En réunissant plusieurs personnes derrière un nom collectif, on peut leur envoyer le même message en une seule opération : 2 méthodes pour l’étape: 1 clic gauche puis clic gauche clic gauche ou bien : Si cette icône ne figure pas, la rajouter en faisant un clic droit dans la barre d’outils et en choisissant l’option Personnaliser. Suite  OUTLOOK-EXPRESS

15. 2 clic gauche 3 clic gauche 4 Entrer le nom choisi pour le groupe 5 clic gauche Suite  OUTLOOK-EXPRESS

16. 6 Maintenir la touche Ctrl enfoncée et sélectionner les noms un par un par un clic gauche Lesnoms des membres sélectionnés apparaissent dans cette zone 7 clic gauche 8 clic gauche Suite  OUTLOOK-EXPRESS

17. Dernière étape ! clic gauche 9 Pour envoyer un message à un groupe : Dans le carnet d’adresses le groupe apparaît comme un destinataire unique OUTLOOK-EXPRESS

18. 2.3 Envoyer un message en Cci Les différentes façons de choisir les destinataires d’un nouveau message : 1 clic gauche 2 A destinataire principal du message Cc(Carbon Copy)  autres destinataires du message Cci (Carbon Copy Invisible)  destinataires "cachés" du message Cci permet d'envoyer le même message à plusieurs personnes, sans que celles-ci aient connaissance des autres destinataires. 3 OUTLOOK-EXPRESS

19. 3 - Classer les messages 3.1 Créer des dossiers personnels 3.2 Classer le courrier 3.3 Supprimer les e-mails inutiles 3.4 Enregistrer un message sur le disque dur OUTLOOK-EXPRESS

20. 3.1 Créer des dossiers personnels 1 4 clic gauche clic droit 2 2 clic gauche clic gauche 3 Donner un nom au dossier OUTLOOK-EXPRESS

21. 3.2 Classer le courrier  Manuellement : Sélectionner le message à ranger et faire un cliquer-glisser jusqu’au nom du fichier de rangement. S’il y a plusieurs messages à ranger dans le même dossier, on peut les déplacer en une seule fois : - s’ils sont consécutifs, sélectionner le 1er, appuyer sur la touche (Majuscule) et la maintenir enfoncée tout en en cliquant sur le dernier message - sinon, les sélectionner un par un en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Automatiquement : En utilisant des règles de messages Voir les sites de tutoriels à la fin. OUTLOOK-EXPRESS

22. 3.3 Supprimer les e-mails inutiles Faire glisser les messages à détruire jusqu’au dossier Éléments supprimés comme vu au 3.2 Pour vider le dossier Éléments supprimés en 3 clics: 1 clic droit 2 clic gauche 3 clic gauche OUTLOOK-EXPRESS

23. 3.4 Enregistrer un message sur le disque dur 1 Sélectionner le message par un clic gauche 2 clic gauche 3 clic gauche 4 Choisir le dossier où ranger le message Entrer le nom du fichier (par défaut c’est l’objet du message) 5 6 Clic gauche Le fichier enregistré a l’extension .eml. Quand on double-clique sur ce fichier, cela ouvre le message dans OE, avec les pièces jointes éventuelles. OUTLOOK-EXPRESS

24. 4 - Sauvegarde et réinstallation 4.1 … du carnet d’adresses 4.2 … de la messagerie Opérations indispensables avant toute réinstallation de Windows ou changement d’ordinateur NB : Il est possible aussi de sauvegarder et réinstaller automatiquement les comptes de messagerie, les papiers à lettres… Consulter les sites indiqués à la fin. OUTLOOK-EXPRESS

25. 2 clic gauche 4 3 clic gauche Sélectionner Exporter 4.1 1) Sauvegarder son carnet d’adresses 1 clic gauche Suite  OUTLOOK-EXPRESS

26. 5 Choisir le dossier d’enregistrement 6 Nommer le fichier 7 clic gauche Le fichier prend l’extension .wab clic gauche 8 OUTLOOK-EXPRESS

27. 4.1 2) Réinstaller son carnet d’adresses Refaire les opérations et de la sauvegarde, mais à l’étape choisir Importer. 1 2 3 3 4 Afficher le dossier où le fichier est enregistré 5 Sélectionner le fichier 6 clic gauche OUTLOOK-EXPRESS

28. 4.2 1) Sauvegarder sa messagerie (Boîte de réception, Boîte d’envoi, Éléments envoyés, Éléments supprimés, Brouillons ainsi que les boîtes personnelles créées, avec leur contenu) Par défaut OE stocke tous les messages et les boîtes qui les contiennent dans un dossier bien caché difficile d’accès. La méthode indiquée ici consiste à déplacer le contenu de ce dossier de stockage et à le placer dans un nouveau dossier de stockage créé dans Mes Documents par exemple. De cette façon OE stockera automatiquement les messages à ce nouvel emplacement et chaque sauvegarde de Mes Documents inclura le dossier de stockage à jour. 1ère étape : créer un nouveau dossier de stockagedans Mes Documents clic gauche 1 Sélectionner en plaçant la souris dessus 2 clic gauche 3 Suite  OUTLOOK-EXPRESS

29. 4 Renommer le dossier Par exemple : Suite  OUTLOOK-EXPRESS

30. 2ème étape : déplacer le dossier de stockagedans Mes Documents 1 clic gauche clic gauche 2 clic gauche clic gauche 3 clic gauche 4 Suite  OUTLOOK-EXPRESS

31. L’emplacement et le nom du dossier de stockage actuel apparaît (il est trop long pour tenir en entier dans la case…) clic gauche 5 Rechercher le nouveau dossier de stockage créé précédemment et le sélectionner 6 clic gauche 7 Suite  OUTLOOK-EXPRESS

32. Les différentes boîtes ( Boîte de réception, Boîte d’envoi, Éléments envoyés, Éléments supprimés, Brouillons ainsi que les boîtes personnelles créées), caractérisées par l’extension dbx, passent du dossier initial dans le dossier créé dans Mes documents. Désormais tous les nouveaux messages, reçus ou envoyés, seront stockés dans ce dossier, qui sera sauvegardé par une simple sauvegarde de Mes documents sur CD par exemple. 4.2 2) Réinstaller sa messagerie(après une réinstallation de Windows ou un changement d’ordinateur) 1) Si le dossier Mes Documents a été modifié ou vidé, faire un copier-coller dans le dossier Mes Documents du dossier « Dossier de stockage messages OE » depuis le CD de sauvegarde. 2) Modifier le dossier de stockage par défaut des messages en refaisant toutes les opérations de la 2ème étape de la sauvegarde (diapos 30 et 31). OUTLOOK-EXPRESS

33. 5 - Un exemple de règle de message 5.1 Créer une règle de message 5.2 Supprimer une règle de message Exemple : Attribuer une couleur à un contact pour mieux repérer ses messages OUTLOOK-EXPRESS

34. 1 clic gauche Sélectionner en plaçant la souris dessus 2 3 clic gauche 5.1 Créer une règle de message Pour repérer plus facilement les messages d’un contact on va modifier leur affichage, par exemple on va changer la couleur et les faire afficher en rouge. Sélectionner en plaçant la souris dessus 2 Suite  OUTLOOK-EXPRESS

35. 4 cocher 5 Utiliser l’ascenseur jusqu’àla ligne et cocher À chaque choix le cadre 3 se remplit. Les liens en bleu vont être définis dans les étapes suivantes Suite  OUTLOOK-EXPRESS

36. 6 Dans la zone 3 clic gauche sur le lien « contient des personnes » 7 clic gauche 8 Sélectionner le contact dans la liste 9 clic gauche 10 clic gauche Le contact auquel la règle va s’appliquer est inscrit dans le cadre. 11 clic gauche Suite  OUTLOOK-EXPRESS

37. clic gauche 14 La page de description de la règle s’ouvre à nouveau. Dans la zone 3 clic gauche sur le lien « couleur » 12 13 Cliquer sur la flèche pour choisir la couleur clic gauche Suite  OUTLOOK-EXPRESS clic gauche

38. La page de description de la règle s’ouvre à nouveau. La couleur choisie est inscrite dans le cadre. Sélectionner le nom par défaut et donner un nom à cette nouvelle règle. 15 Par exemple : 16 clic gauche OUTLOOK-EXPRESS

39. Le nom de la règle est inscrit dans le cadre. 17 Terminer par un clic gauche Désormais les messages reçus de Fanfan s’afficheront en rouge : OUTLOOK-EXPRESS

40. 5.2 Supprimer une règle de message Refaire les opérations et de la création. 1 2 3 4 Sélectionner la règle avec un clic gauche clic gauche 5 6 clic gauche 7 clic gauche OUTLOOK-EXPRESS

41. 6 - Pour en savoir plus... • Quelques sites didacticiels simples : • http://www.arobase.org/astuces/oe-index.htm • http://www.faqoe.com/ • http://www.pcastuces.com/pratique/internet/oe/default.htm • http://www.aidewindows.net/outlook1.php • http://bvrve.club.fr/Astuces_Michel/outlook.php • Et un excellent site expliquant clairement l’emploi de logiciels « classiques » : • http://perso.orange.fr/jesses/Docs/Tutos/OutlookExpress.htm • Sans oublier le site Infoweb17, bien sûr ! • Et pour ceux qui aiment mettre un peu de fantaisie dans leurs messages : • l’exposé de l’an dernier au format PDF OUTLOOK-EXPRESS

42. C’EST TOUT POUR AUJOURD’HUI… OUTLOOK-EXPRESS