Prezentácia

1. Prezentácia Účel a prostriedky pre prezentáciu AS 2007

2. Cieľ prezentácie • Pred prezentáciou väčšina z nás premýšľa nad tým, o čom bude hovoriť a čo všetko poslucháčom povie. • Skúsení rečníci si pred prezentáciou obvykle kladú inú kľúčovú otázku: „Čohochcem svojou prezentáciou dosiahnuť?“ • Otázka „cieľa“ na začiatku prípravy prezentácie ovplyvní obsah vystúpenia a zároveň uľahčí výber podstatných informácií a argumentov pre danú skupinu poslucháčov. AS 2007

3. Cieľ prezentácie ... • Dôležité je však nie len to, • čo poslucháčom povieme, ale predovšetkým • prečo im to povieme a • kčomu chceme svojich poslucháčov doviesť. • Môžeme chcieť napríklad poslucháčov zaujať, zoznámiť s novými poznatkami, naučiť ich niečo, motivovať ich, alebo je taktiež o niečom presvedčiť. AS 2007

4. Cieľ prezentácie ... • Stanovený hlavný cieľ je nevyhnutné mať stále pred sebou a držaťsa ho ako pri príprave štruktúry prezentácie, tak aj v jej priebehu. • Niekedy robíme chyby v tom, že cieľ svojho vystúpenia hľadáme a stanovíme ažv priebehu prezentácie podľa aktuálneho vývoja a reakcií poslucháčov. • Po jej skončení si potom kladieme otázku, či bola prezentácia úspešná, ale nemáme k dispozícii nástroj, ktorým by sme zmerali výsledok nášho snaženia. AS 2007

5. Technika SMART • Pre stanovenie cieľa prezentácie môžeme využiť techniku SMART, kde počiatočné písmena (v angličtine) postihujú kľúčové charakteristikysprávnedefinovanéhocieľa: AS 2007

6. Ďalšie faktory Významnúrolu v profesionálne pripravenej a realizovanej prezentácii hrá: • dôkladná znalosťpotrieb auditória, • príprava a znalosťprostredia, • využitie moderných audiovizuálnychpomôcok a v neposlednom rade • prezentačnéskúsenosti a zručnosti rečníka a jeho • schopnosťnadviazaťkontakt s poslucháčmi. AS 2007

7. Poznáme svoje publikum ... • Ak sa pripravujeme na prezentáciu len s prihliadnutím k svojim požiadavkám a cieľom, riskujeme, že pri samotnom stretnutí s poslucháčmi zistíme, že očakávali niečo celkom iné alebo že informácie, ktoré sme si pripravili, sú pre ich prax nezaujímavé, nepraktické alebo nepochopiteľné. • Kde sa stala chyba? AS 2007

8. ... a ich potreby • Znalosť cieľovejskupiny je dôležitá nie len pre obchodne zamerané prezentácie, ale pre akýkoľvek verejný prejav, ktorým chceme auditórium skutočne osloviť. • Zistite si preto vopred aspoň základne charakteristiky svojich poslucháčov. Sú to • odborníci alebo laici, sú to • riadiacipracovníci alebo špecialisti, sú to • začiatočníci alebo skúsený v obore? • Z akého prostredia pochádzajú, čo o téme vedia a čo očakávajú? AS 2007

9. Spôsobov, ako tieto informácie získať, existuje viac ... • Nie vždy však poznáme pred prezentáciou presnú odpoveď na otázku, kto sú naši poslucháči a prečo na prezentácii prišli. • Vyplatí sa mať preto vopredpripravené úvodne otázky, ktoré sa pomôžu zorientovať, aké publikum máte pred sebou a čo očakáva AS 2007

10. O čom budeme hovoriť • Nie všetko čo o danej téme vieme, je účelné pri vystúpení odovzdať poslucháčom. • Najriskantnejšie pre prezentáciu je téma, ktorému skutočne rozumieme alebo nás veľmi zaujíma. • Príliš ľahko sa potom môže stať, že o ňom začneme dlho hovoriť len pre svoje vlastné potešenie alebo uspokojenie. AS 2007

11. Problém ... • Poslucháči to veľmi rýchlo zaregistrujú a budú sa pýtať asi takto: • „Týka sa to aj mňa?“ • „Zdá sa, že nie. Ten človek hovorí sám k sebe.“ AS 2007

12. Klasický postup • Snažme sa preto hovoriť prehľadne, jasne a v jednoduchých vetách. • Výber hlavných bodov svojho posolstva vždy porovnávajte očami cieľaprezentácie — či to, čo poslucháčom hovoríte, vás približuje k tomuto cieľu. • Klasická štruktúra úvod, stať a záver sa uplatní aj pri tvorbe prezentácie, ale musíme vedieť, akú funkciu jednotlivé časti majú a čo od nich očakávajú poslucháči. AS 2007

13. Štruktúraprezentácie ... • Okrem klasickéhočlenenia môžeme vystavať štruktúru svojej prezentácie podobne ako v televíznej reklame. • Najskôr popíšte aktuálnusituáciu, potom naznačme možnéproblémovéoblasti a navrhniteriešenie. • Rovnako ako reklama môže mať aj prezentácia cieľ predať — byť napríklad nápad, myšlienku. AS 2007

14. Úvod a záver • Zahájenie spolu so záverom patrí k najdôležitejším častiam prezentácie. • V úvode si poslucháči na základe spôsobu vystupovania, oblečenia, gest a ďalších zdanlivých maličkostí vytvárajú prvýdojem. • Väčšina rečníkov pri zahájení prezentácie bojuje s trémou, čo je úplne prirodzená fyziologická reakcia. AS 2007

15. Tréma ... • Celkom beztrémy sú len psychologicky veľmi problematický ľudia - normálny človek pociťuje trému a naučí sa s ňou zachádzať. • Jeden z najúčinnejších spôsobov, ako sa tréme brániť, znie: dobre si pripravteúvod svojej prezentácie a nebojte sa zapojiťposlucháčov. „Hoďte“ svoje obavy do publika v podobe otázok, diskusie a pod. AS 2007

16. Nepodceňujte záver • Zhrnutie, zdôraznenie kľúčových myšlienok prezentácie a výzva k následným krokom vytvorí posledný dojem — teda to, čo si poslucháči z prezentácie odnesú a často najlepšie zapamätajú. • Preto je nevyhnutné zakončiťprezentáciu dostatočne akčne a motivačne. AS 2007

17. Záver ... • Ľudia si najlepšiezapamätajú to, čo vo svojej prezentácii povieme na koniec. • V istom zmysle je preto koniec prezentácie pre účastníkov začiatkom k nejakej akcii alebo zmene. • Problém je ale v tom, že rečníci niekedy dosiahnu svojho vrcholu niekde uprostred svojej prezentácie a ku koncu potom už strácajú s účastníkmikontakt. AS 2007

18. Úspešnosť prezentácie Prvá vec, je sústrediť sa na jejúčel. • Chceme dosiahnuť nejakú akciu účastníkov? • Alebo chceme účastníkom pomôcť k lepšiemu porozumeniu určité veci? • Alebo snáď je vaším cieľom zmeniťuholpohľadu účastník s určitou problematiku? • Či chceme účastníkov len pobaviť? AS 2007

19. Účel a záver ... • Účelprezentácie by mal predurčiť to, ako a čím svoju prezentáciu zakončíme – niekedy na to zabudneme -> účastník má zmätok ... • Ak chceme donútiť účastníkov k určitej konkrétnej akcii, je treba to jasné a konkrétne premietnuť do úplného záveru prezentácie. • Pokiaľ chceme len pobaviť, mali by sa účastníci rozchádzať so smiechom a v dobrom rozpoložení. AS 2007

20. Zhrnutie ... • Druhá metóda – zhrnutie ... • na záver prezentácie podáme v hlavnýchbodochzhrnutie toho, čo sme povedali a navyše k tomu pripojíme ešte jednu vtipnú a výstižnú záverečnú vetu, ktorá sa vryje účastníkom do pamäti. "Rozdiel medzi správnym a takmer správnym slovom je niečo také ako rozdiel medzi svetlom a svetluškou." (M. Twain) AS 2007

21. Tretia metóda ... vystihuje mechanikuzáverečnýchsekúndprezentácie. • Posledné vety prezentácie musíme povedať bez akéhokoľvek listovania v písomných podkladoch. • Záverečné vety by mali zdvihnúťemocionálnu úroveň nášho kontaktu s auditóriom. • Očnýkontakt v týchto chvíľach je absolútnounutnosťou. • Mal by z nás vyžarovať optimizmus a pozitívny postoj, je dobré prísť čo najbližšie k poslucháčom. AS 2007

22. Tretia metóda ... • V žiadnom prípade nie je dobré pridávať k prezentácii nejaké dodatky. • To by mohlo jediné odviesť pozornosť poslucháčov od hlavných bodov prezentácie. • Záver prezentácie by mal obsahovať tri veci: • Stručnú rekapituláciu hlavných bodov prezentácie. • Pripomenutie účelu prezentácie. • Jednu vtipnúzáverečnúvetu, ktorá voľne nadväzuje na účel a obsah prezentácie AS 2007

23. Posledná rada ... • Neberte si záver prezentácie prílišvážne k srdcu. Niektorí rečníci sa tešia na hlasité záverečné ovácie poslucháčov a keď sa nedostavia, sú sklamaný. • Winstona Churchilla sa kedysi spýtala jedna žena: "Vzrušuje vás, pán Churchill, to, že pri každej vašej reči je sál nabitý až k prasknutiu?" • A Sir Winston odpovedal: "Je to samozrejme lichotivé, ale ja si vždy pripomeniem, že keby ma vešali, prišlo by dva krát viac ľudí." AS 2007

24. Voľba prostredia • Istotu a presvedčivosť prezentujúceho ovplyvňuje celý rada faktorov a medzi ne patrí aj znalosťprostredia - malá konferenčná miestnosť, nevhodne usporiadaná, poslucháčom bola zima (teplo), na projekcii svietilo slnko alebo cez predné rady nebolo temer nič vidieť. • Zlávoľba prostredia, miesta a času konania prezentácie môže výrazne ovplyvniť celkový dojem. • Nikdy preto nenechávajte prípravu miestnosti, kontrolufunkčnostitechnickéhovybavenia a pomôcok na poslednú chvíľu AS 2007

25. Voľba prostredia ... Pokiaľ máte možnosť výberu a zvažujete, aké prostredie pre prezentáciu zvoliť, je vhodné dopredu zvážiť klady a zápory, ktoré v sebe každá možnosť skrýva. • Prostredie pre vás domáce • Prostredie domáce pre poslucháčov • Prostredie neutrálne AS 2007

26. Prostredie pre vás domáce • Prostredie poznáte, • môžete si miestnosť upraviť dopredu podľa cieľa a zamerania prezentácie, • výhodou je dostupnétechnickézázemie aj • lepšia možnosťkomunikácie s ostatnými odborníkmi z vašej spoločnosti. AS 2007

27. Prostredie pre vás domáce • Dôležité je zaistiťnerušený a pokojný priebeh prezentácie, rovnako ako vhodné usporiadanie a vybavenie miestnosti technikou. • Počítajte aj s dlhšímčasom nevyhnutným k tomu, aby sa poslucháči mohli na nové prostredie najskôr adaptovať. • Podľausporiadania a technickéhovybavenia priestorov si poslucháči vytvárajú predstavu o fungovaní, organizácie a celkovom imagespoločnosti. AS 2007

28. Prostredie domáce pre poslucháčov • Tento variant kladie vyššienároky na organizáciu, prípravu prezentácie. Navyše vás zbavuje možnosti riešiť aktuálnu situáciu s ďalšími kolegami. • Prezentácia v prostredí klienta je však pre vás ako rečníka veľkýmzdrojominformácií, pretože môžete získať doplňujúce informácie o poslucháčoch. • Pretože sa účastníci pohybujú v známom prostredí, je ich chovanie oveľa uvoľnenejšie a reakcie spontánnejšie než v neznámom prostredí. AS 2007

29. Prostredie neutrálne • Prostredie neznáme pre vás aj poslucháčov vás stavia na „jednu loď“. • V každom prípade sa snažte zaistiť nerušený priebeh prezentácie v príjemnom prostredí. • Zaujímavé priestory, bezchybné organizačné a technické zabezpečenie a dodržanie časového scenára úspech prezentácie síce samy nezaistia, ale podporia profesionálny dojem z vášho vystúpenia. AS 2007

30. Príprava pomôcok a práca s nimi Úspech prezentácie je ovplyvnený nie len prípravou a prezentačnými zručnosťami, ale taktiež pomôckami, ktoré pri prezentácii použijete. • Väčšinu informácií prijímame zrakom. • Ak chcete svojim poslucháčom uľahčiťvnímanie oznamu a podporiť jeho zapamätanie, doplňte svoj výklad názornými vizuálnymi pomôckami — obrázkami, fotkami, grafmi, rôznymi schémami alebo trojrozmernýmimodelmi. AS 2007

31. Príprava pomôcok a práca s nimi • Vizuálnepomôcky pomáhajú ilustrovať fakty, ktoré si je možné predstaviť len s problémami a podporujú zrozumiteľnosť vášho posolstva. • Pokiaľ prezentácia obsahuje veľké množstvo číselnýchúdajov, uvádzajte ich vo vzájomných súvislostiach a znázorňujtedátagraficky. • Snažte sa poslucháčov zaujať a prekvapiť ich názornosťou skôr, než ich zahltiťdetailmi. AS 2007

32. PowerPoint • Štandardným autorským nástrojom pre prípravu prezentácií sa stal prezentačný program MS PowerPoint, ktorý umožňuje vytvoriť dynamické a graficky nápadité prezentácie. AS 2007

33. PowerPoint ... • Niekedy sa stane, že sa prezentátor nechá príliš uniesť technickými finesami a možnosťami programu — miesto názornej pomôcky pripraví pre poslucháčov prezentáciu, ktorá zo všetkého najviac pripomína lietajúci cirkus. • Na projekcii sa potom strieda obraz z počítača s videosekvenciami, všetko je v pohybe — animované — a navyše podfarbené zvukom alebo hudbou. Samotný rečník potom môže len veľmi ťažko publikum zaujať. AS 2007

34. PowerPoint... • Naopak tam, kde potrebujemeprilákať široko rozptýlené publikum (hlavne na výstavách a veľtrhoch) a odlíšiť sa od ostatných projekcií, je tento typ prezentácie veľmi pôsobivý a efektívny ... AS 2007

35. Audio vizuálna technika • Pred prezentáciou je dôležité premyslieť nie len podobu pomôcok vizuálnych, ale taktiež výber pomôcok technických. • Každá z nich má pritom svojeprednosti aj zvláštnosti v porovnaní s ostatnými a výrazne tak ovplyvní nie len spôsob vizualizácie oznamu, ale taktiež podanie prezentácie a vystupovanie rečníka. AS 2007

36. Flip–chart • alebo tabuľa sú výbornými pomocníkmi pri diskusiách, poradách alebo brainstormingu, pretože umožňujú okamžitý zápis myšlienky a sú nezávislé na usporiadaní a vybavení miestnosti. • Naopak v prípade prezentácie pre väčšie publikum je vhodnejšie využiť niektorý typ projektoru. AS 2007

37. Spätný projektor • je dnes už klasická pomôcka pri prezentácii pre stredne veľké skupiny poslucháčov. • Je vhodné si dopredu pripraviť jednotlivé fólie pomocou PC a v priebehu prezentácie ich nie len odkrývať, ale tiež na ne dokresľovať či zvýrazňovať kľúčové informácie. AS 2007

38. Dátový projektor • Ak ho použijete pri prezentácii, získate všetky výhody multimediálnych prezentácií — zobrazenie farieb, videosekvencií, znázorneniepohybu na jednotlivých snímkach a doladenie prezentácie hudbou alebo zvukovýmiefektmi. AS 2007

39. Vizualizér (dokumentovúkameru) • oceníte, ak chcete zobraziť nepriehľadné predlohy (napríklad tlačenémateriály, mapy, formuláre) či drobné trojrozmernépredmety, ktoré by inak boli viditeľné s problémami. • Táto pomôcka je veľmi obľúbená ako doplnok k projekcii z PC, pretože dodáva prezentácii nábojautenticity. AS 2007

40. Prezentujúci najdôležitejšia pomôcka • Aj keď pri svojich prezentáciách používate pomôcky, nezabúdajte, že najdôležitejším prvkom prezentácie stále zostávatevy. • Ak nie stezvyknutý pravidelne pracovať s technickými pomôckami, určite si ich používanie natrénujte. AS 2007

41. Postavenie a činnosť • Je dobré mať pod kontrolou aj také „maličkosti“, ako je dobráviditeľnosť pripravených vizuálnych pomôcok a projekcie. • Postojbokom alebo chrbtom k auditóriu pri plátne (tabuli, flip–charte) a čítanie hesiel z projekcie pôsobí neprofesionálne. • Väčšina poslucháčov očakáva viac než len komentár k zobrazovaným pomôckam — plátno ani tabuľa nie sú čítacím zariadením prezentátora. Ak budete pri prezentácii pravidelne používať pomôcky, časom sami objavíte, aký typ pomôcok vám vyhovuje. AS 2007

42. Tvorba katastrofického scenára • Predstavte si, že máte pred sebou dôležitúprezentáciu riešenie, na ktorom ste pracovali niekoľko týždňov. • V noci vás zobudí desivá predstava, že sa nepodarilo otvoriť prezentáciu na disku, zabudli ste kľúčové fakty a jeden z poslucháčov opakovane kladie nepríjemné otázky… • Upokojujete sa, že je to len sen? AS 2007

43. Vždy sa môže niečo pokaziť • Buďte preto pripravenýpred každou svojou prezentáciou (aj interného charakteru) na možné problémové a nepríjemnésituácie, skúste si zahrať hru: „Čo budem robiť, keď …“. • do druhej časti vety si doplňte situácie, ktorých sa pri prezentácii najviacobávate. Snažte sa nájsť aspoňjednoriešenie pre každú situáciu. AS 2007

44. Alternatívny variant • Pripravte si variant: • fólie miesto snímok v PowerPointe, • flip–chart miesto projektoru, • otázky k rozprúdeniu diskusie miesto monotónneho výkladu. • Samozrejme, že príprava katastrofického scenára so sebou prináša prácunavyše. • V núdzi však oceníte to, že miesto stierania studeného potu a zachraňovania situácie sa môžete s prehľadom venovať preberanej téme a v poslucháčoch zanecháte dojem profesionála. AS 2007

45. Oblečenie • Oblečenie je dôležitou súčasťouneverbálnejkomunikácie a navyše môže v určitých okamihoch dobre vybraný odev uľahčiť komunikáciu s poslucháčmi. • Preto je dôležité zvážiť taktiež to, pri akejpríležitosti a predakým publikom prezentujete. Optimálne je prispôsobiť oblečenie svojmu publiku. • Možno sa vyplatí zistiť si o účastníkoch prezentácie niektoré informácie. Napríklad, ako chodia v práci, alebo čo si pravdepodobne vezmú na seba. Vždy sa totiž hodí byť o stupienok lepšie oblečený než poslucháči. AS 2007

46. Oblečenie ... • Pokiaľ nedokážete odhadnúť, ako prídu poslucháči oblečení, bude najvhodnejšie zvoliť konzervatívnyvariant. • To na začiatok umožní postaviť si okolo seba akýsi ochranný val do doby, než viac poznáte publikum. • Pokiaľ bude priateľské a bude dobre komunikovať, môžete si postupne odložiť sako a mierne sa mu priblížiť. • V opačnom prípade si odstup zachovajte. Uvidíte, že sa tak budú lepšie zodpovedať nepríjemné otázky a poznámky AS 2007

47. Vlastná prezentácia • Pokiaľ ste si pripravili štruktúru svojej prezentácie, pomôcky a vybrali vhodné oblečenie zo svojho šatníka, čaká vás posledný krok prípravy na prezentáciu. Ten býva pre niektorých zároveň krokom najťažším — nájsť aspoň trochunadšenia pre deň D, kedy sa koná prezentácia. • Väčšina z nás vníma prezentáciu ako nutné zlo či „daň“ svojej profesie, len výnimočne niekto skutočne rád prezentuje a vystupuje na verejnosti. AS 2007

48. Vlastná prezentácia ... • Obvykle pociťujeme strach a obavy, ako to všetko dopadne. Premýšľame • o sebe (ako budeme pôsobiť a vyzerať), • o svojej prezentácii (o čom budem hovoriť) a nakoniec i • o poslucháčoch (kto tam vlastne bude). • Skúste toto poradie obrátiť a venujte sa najskôr svojim poslucháčom a pýtajte sa sami sebe, či to, čo im ponúkate, ich bude priťahovať a zaujímať. • Čím viac toho budete o poslucháčoch vedieť, tým väčšia je šanca získať u nich priaznivú odozvu. AS 2007

49. Tip 1- Kvalitná príprava • Kvalitná príprava je 60 % úspechu ... • Pri príprave prezentácií sa väčšina z nás stretáva s časovým stresom, kedy potrebujeme pripraviť a vytvoriť pomôcky pre prezentáciu (snímky, fólie, tlačenépodklady), doladiť organizačné zaistenie prezentácie a hlavne si ujasniťkľúčovébody a štruktúru svojho prejavu. • Toľko úloh a tak málo času ... AS 2007

50. Tip 1- Kvalitná príprava ... • Ak poznáte vopred dĺžku prezentácie, vynásobte tento časový údaj číslom desať a získate čas nevyhnutný pre profesionálnu prípravu prezentácie (t. j. včítane pomôcok, tlačených podkladov pre vás či účastníkov a pod.). • Skutočnosť, že na desaťminútovú prezentáciu sa je treba pripravovať najmenej hodinu a pol, vás možno zarazí, ale profesionálny rečníci potvrdia, že kvalitnápríprava je kľúčom k úspešnému vystúpeniu. AS 2007