Upravljanje dokumentacijom u organima dr žavne uprave

1. Upravljanje dokumentacijom u organima državne uprave Zoran Živković Direktor programa

2. Sadržaj prezentacije Koncept eDMS rešenja………….........................................15’ 1 Struktura eDMS rešenja …………….…………................…..10’ 2 Implementacija eDMS rešenja ……………….……..…..…...10’ 3 Pitanja i odgovori ………………………...…..………….…..…. ?’ 4

3. Koncept eDMS rešenja 1 Distribucija i razmena Dokumenata (U/I delovodnici) Ostale aplikacije Saradnja među korisnic. eDMS sistema @ MS Office e-mail Skenirani pošta faks e-dokumenti Centralno arhiviranje i čuvanje dokumenata Elektronska Pošta kalendari Finansijska aplikacija Birački Spiskovi Javne nabavke (…….) Obrada dokumenata, radni tokovi i procedure (workflow) Obuhvat ulaznih, izlaznih i internih dokumenata Integracija sa ostalim aplikacijama Poslovi prijemne kancelar. Kadrovski poslovi Poslovi uprave Javna nabavka Zahtev za dečji dodatak Opštinske stipendije Uverenje o državljan. Radni postupci i procedure Zahtev za izdavanje akta Prijava početka radova Poreska dokumen. Izveštaji prema ministarst. Sednica skupštine opštine Poslovi inspektor. Akti izvršioca

4. Prednosti pri uvođenju eDMS sistema 1 POVEĆANJE STEPENA EFIKASNOSTI I PRODUKTIVNOSTI • Veća brzina distribucije i primanja dokumenata • Bolja preglednost poslovanja • Bolja podela poslova – veći učinak u poslovanja • Standardizacija poslovanja • Transparentna sledljivost dokumentacije • Koncentracija i dostupnost do informacija • Centralizacija arhive; dostupnost, čuvanje,nadzor • Olakšan rad sa strankama i donošenje odluka Efekti

5. Prednosti pri uvođenju eDMS sistema 1 • SMANJENJE TROŠKOVA POSLOVANJA • U Postupku uređivanja papira, čuvanja i • traženja – ušteda vremena • Smanjena količina papira u toku poslovanja • Smanjenje troškova u sistemu izmena i dopuna dokumenata u obradi • Manje prostora potrebno za arhivu • Manje kopiranja dokumenata Efekti

6. Platforma eDMS rešenja 2 Server dokumenata Aplikacioni server Skeniranje dokumenata Skener Windows IBM Lotus Notes Client IMiS/Scan/Scan++/OCR Linux Imis/ARC (Arhiva) Imis/Net Windows/Linux IBM Lotus Domino Server Pregled o obrada dokumenata Rad sa dokumenatima Windows Web Browser

7. Uspešna saradnja sa korisnicima u regionu… 2 • Banke • Nova Ljubljanska banka • Poštna banka Slovenije • Volksbank • Bank Austria • SKB • Banka Slovenije • Krekova banka • Abanka Vipa • Factor banka • Zadružna banka • Hypo Alpe Adria banka Advokatske kancelarije Instutucije Zastupnici i dileri automobila Brokerske kuće Državna Uprava • Predsednik R. Slovenije • Vlada, Parlament • Vladine organizacije • Ministarstva • Zavod za zdravstveno osiguranje • Upravne jedinice, opštine • 10,000 korisnika • 140 lokacija • Infrastruktura • Softverska rešenja • Privreda: • Mercator • Sava Tires, Sava d.d. • Ljubljanske Mlekarne • Intereuropa • Elektro Gorenjska • Elektro Primorska • Elektro Maribor • Debitel, SI-Mobil, M-Tel • Osiguravajuće kuće: • Slovenska Izvozna družba • Makedonska Banka za Podršku i Razvoj • Zavarovalnica Maribor • Zavarovalnica Merkur 25,000+ korisnika SRC rešenja od čega 15,000 korisnika SRC eDMS rešenja

8. Projekti eDMS na platformi eOffice 2 • Narodna Banka Srbije • SMECA • RF PIOZ,Srbija • GDS,Srbija • Ministarstvo za Transport i veze, Makedonija • Uprava Carina, Makedonija • Opština Kula, Srbija • Unicredit Banka Srbije • Nova Banka, BiH • S-Leasing, Srbija • Unicredit Lizing, Srbija • Futura Plus, Srbija • Telefonija i BeotelNet, Srbija • Lovćen osiguranje, Crna Gora • Dunav RE, Srbija • EuroPetrol i EuroGas, Srbija • Monterra, Srbija

9. Podrška rukovodstva eDMS rešenje kao deo poslovne strategije Metodologija implementacije Uslovi za uspešan projekat 3

10. Metodologija implementacije 3

11. Konsultanti Poslovni analitičari Softver developeri Administratori Struktura projektnih resursa 3 NADZORNI ODBOR PROJEKTA • Sponzor projekta • Direktor izvođača • Interni vođa projekta • Eksterni vođa projekta UPRAVLJAČKI TIM PROJEKTA • Interni vođa projekta • Eksterni vođa projekta • Rukovodioci preduzeća STRUČNI TIM PROJEKTA eDMSKlijent • Ključni korisnici • Krajnji korisnici • Stručni saradnici • Administratori

12. Analiza Trajanje projekta 3 Faze u izradi projekta Dokum. Izrada Postavka Obuka Testiranje Uvođenje Do 1 mesec Do 1 mesec Vremensko trejanje projekta 3 dana Po kor. Do 1 mesec Do 1 mesec

13. eOffice – Opštinska uprava (1/6) 3 Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija zahteva do načelnka odeljenja (automatska) Distribucija zahteva do referenta (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent • Koraci: • Prijava u sistem • Skeniranje zahteva • Unos evidencionih podataka • Automatsko arhiviranje u DMS • Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled zahteva • Izmena i dopuna evidencionih • podataka • Određivanje odgovornog • referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled dokumentacije Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje predmeta • Pregled dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje predmeta

14. eOffice – Opštinska uprava (2/6) 3 Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija Zahteva do načelnika odeljenja (automatska) Distribucija zahteva do referenta (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent Koraci: - Prijava u sistem - Skeniranje zahteva - Unos evidencionih podataka - Automatsko arhiviranje u DMS - Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled zahteva • Izmena i dopuna evidencionih • podataka • Određivanje odgovornog referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled zahteva Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje predmeta • Pregled dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje predmeta

15. eOffice – Opštinska uprava (3/6) 3 Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija zahteva do načelnika odeljenja (automatska) Dostribucija zahteva do referenata (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled zahteva • Izmena i dopuna evidenci. • podataka • Određivanje odgovornog • referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Skeniranje zahteva • Unos evidencionih podataka • Automatsko arhiviranje u DMS • Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled dokumentacije Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje predmeta • Pregled dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje predmeta

16. eOffice – Opštinska uprava (4/6) 3 Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija zahteva do načelnika odeljenja (automatska) Dostribucija zahteva do referenta (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent • Koraci: • Prijava u sistem • Skeniranje zahteva • Unos evidencionih podataka • Automatsko arhiviranje u DMS • Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled • Izmena i dopuna evidenci. • podataka • Određivanje odgovornog • referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled dokumentacije Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje predmeta • Pregled dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje predmeta

17. eOffice – Opštinska uprava(5/6) 3 Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija Ulaznih računa do primaoca (automatska) Dostribucija zahteva do referenta (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent • Koraci: • Prijava u sistem • Skeniranje zahteva • Unos evidencionih podataka • Automatsko arhiviranje u DMS • Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled zahteva • Izmena i dopuna evidenci. • podataka • Određivanje odgovornog referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled dokumentacije Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje • predmeta • Pregled • dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje

18. eOffice – Opštinska uprava (6/6) 3 Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija Ulaznih računa do primaoca (automatska) Dostribucija zahteva do referenta (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent • Koraci: • Prijava u sistem • Skeniranje zahteva • Unos evidencionih podataka • Automatsko arhiviranje u DMS • Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled zahteva • Izmena i dopuna evidenci. • podataka • Određivanje odgovornog referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled dokumentacije Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje predmeta • Pregled dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje predmeta

19. Q&A 4 zoran.zivkovic@src.co.yu