P2P binnen Rabobank: RaboShop Inzicht in, en controle over al je leveranciersuitgaven

1. P2P binnen Rabobank: RaboShopInzicht in, en controle over al je leveranciersuitgaven Nevi, 24 maart 2014 • Peter Millenaar

2. Agenda Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016 Waar staan we met Purchase-to-Pay? Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in itfor me?”

3. Rabobank Concern Inkoop levert haar bijdrage aan Visie 2016 door haar opdrachtgevers te laten excelleren met het integreren van excellente leveranciers t.b.v. de klanten Leveranciers vervullen een cruciale rol in het behalen van de bedrijfsdoelstellingen van Rabobank en in het bijzonder het concurrentievoordeel. Van de totale uitgaven van Rabobank wordt structureel ongeveer twee derde uitgegeven aan leveranciers en dit aandeel zal naar verwachting in de toekomst minimaal gelijk blijven. • Concern Inkoop draagt bij aan Visie Rabobank 2016 door middel van: • Vernieuwen en Verbinden • Samen waarde toevoegen in de keten • met leveranciersoplossingen (Waarde) • Kostenverlaging • Samen verzilveren van harde besparingen • uit nieuwe contracten (prijs) • Samen op zoek naar kostenverlagingen • (kosten) • Samen kosten wegnemen (TCO)

4. In de inkoopketen werkt RCI samen in interactie met betreffende businesspartijen • Intelligence Finance, RCI, Business Business RCI Business “defining the value” “finding the value” “gettingwhat is agreed” “Improving the value” “order & pay the value” “visualising the value”

5. P2p proces Rabobank verzilvert de activiteiten in strategisch en tactisch Inkoopproces • Intelligence Maximalisatie gebruik RaboShop

6. Rabobank heeft relatieve voorsprong op P2P (en E-invoicing) en achterstand op sourcing suites en procurementnetworks

7. Inkoop& Finance zijn in het P2P procesonlosmakelijkmet elkaarverbonden. “P2P implemented in Finance alone will have an emphasis on the finance aspects. Implemented in Procurement, it will focus on procurement and purchasing.” Bron: Purchasing Insight

8. Inhoudsopgave Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016 Waar staan we met Purchase-to-Pay? Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in itfor me?”

9. Missie van de RaboShop®“Inzicht in, en controle over al je leveranciersuitgaven1) • Een professionele virtuele marktplaats voor bestellers, producteigenaren en leveranciers… • … die borgtdatproducten en dienstenwordeningekocht op basis van afgeslotencontracten • …die inzicht in- en controle op leveranciersuitgavenbiedt • ….op een marktconforme kostenniveau, middels focus op operational excellence • Een belangrijke peiler onder de professionalisering van de inkoopfunctie binnen de Rabobank 1) Voor visuele uitwerking businessmodel RaboShop zie bijlage 1

10. Raboshop®, een volwassen webshop met meer dan een half miljard spend per jaar • Met 523 miljoen omzet in 2013 (180 mln in 2009) • Gemiddeld 4000 unieke gebruikers per maand • 600 leveranciers die via RaboShop leveren • meer dan 2.500 actieve contracten • meer dan 230.000 orderregels per jaar worden volledig elektronisch gefactureerd en betaald • financiële verplichtingen van RaboShop inkopen zijn automatisch opgenomen in de financiële rapportages van RN en LB

11. RaboShop draagtbijaan Cost, Value en Risk doelstellingen • 1 bestelportaal • Gemakkelijk bestellen en factureren • Eenduidige standaard procesgang • Inzicht in verplichtingen, kosten en uitgaven • Inzicht en controle uitnutting contracten Zakelijk bestelgemak Inzicht & Controle Value user benefits management benefits company benefits company benefits • Inkoopvolume in control door maximale contract compliance • Contract risico management • Borging MVO condities • Voldoen aan interne en externe regelgeving (w.o. Procuratie etc.) • Lagere proceskosten bestellen t/m betalen door efficiënt proces en juiste boekingsgang. • Lagere tarieven door volumebundeling • Reductie bestellingen zonder contract Risk Cost

12. RaboShop® heeftsterke ROI door gegarandeerde compliance Contractcompliance: inperkingimagoschade MVO borging besteprijs/prestatieverhouding Procescomplianceinterne- en externeregelgeving Actueelinzicht in verplichtingen en gemaaktekosten Jaarlijks3-4% besparing op de spend Verzilveringcontractbesparing Lageproceskosten (STP) Minder eigensubadministraties The Averageadditionalcostforevery dollar spentthat is not compliant to a supplier contract of agreement is 22% • Aberdeen,2009, The CFO’s view on procurement The average enterprise books 38% of the identified or negotiated savings that procurement identifies. Aberdeen, 2009, The CFO’s view on procurement Best in class enterprises display a requisition to order cycle time which is lessthanone-fourth the cycle time displayedbyallotherfirms Aberdeen, 2008, eprocurement benchmark Gartner, 2013

13. Uitrol RaboShop in organisatie: De Enable fase met accent op ordebrengenrandvoorwaardengebruik is in 2013 afgerond ENABLE (Randvoorwaarden op orde) ENCOURAGE (Stimulerengebruik) Gebruiksgemak | Verhogen gebruikers tevredenheid naar 7,0 Betrouwbaarheid| Verhogen gebruikerstevredenheid naar 7,0 ENFORCE (Verankering in inkoopbeleid)

14. Inhoudsopgave Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016 Waar staan we met Purchase-to-Pay? Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in itfor me?”

15. Encourage fase | Optimalisatie gebruik bij gelijk-blijvendegebruikerstevredenheid en continue verlaging proceskosten Gebruik |Verlagen (inkoop)kosten door verhoging gebruik ENABLE Efficiency |Verlagen Proceskosten door continuverbeteren Usability |Gelijkhoudentevreden-heid door continu verbeteren ENCOURAGE ENFORCE

16. Encourage fase | De executie verloopt via twee parallelle cycli Efficiency |Verlagen Proceskosten door continuverbeteren Gebruik |Verlagen (inkoop)kosten door verhoging gebruik Usability |Gelijkhoudentevreden-heid door continu verbeteren

17. Gebruik | Keuze voor een P2P kanaal1) is afhankelijk van de gewenste balans van contracteigenaar tussen risico-beheersing&procesefficiency Inzicht Efficiency Compliance Controle Declaraties en financiële verplichting Betaling Analyse behoefte risico en controle & procesefficiency Maverick Factuur Betaling * Terugkerende facturen Commodity groepering Strategie bepaling Factuur Contract Betaling Veronderstelde ontvangst (2-way-match) Betaling Bestelling Factuur Contract Spend analyse Commodity bepaling Leverbevestiging (3-way-match) Contract Bevestiging Factuur Bestelling Betaling 1) Hackettgroup, 2013, Insights in P2P Channelstrategy, aangepast naar Rabobank 2) Bij maverick buying is ergeenrelatietussen contract en facturen. De spend informatiewordtverrijkt om de supplier compliance inzichtelijktemaken

18. Gebruik| Deskresearch wordt d.m.v. ophalen en analyse risico controle en behoefte business partner omgezet naar strategie en uitrol gebruik RaboShop proces Stap 3: opgestelde strategie implementeren en uitvoeren Stap 2: Check deskresearch bij business partijen en bepalen strategie Stap 4: Continu verbeteren Stap 1: Deskresearch (“bollenpaat”)

19. Efficiency |Goede werking van P2P kanalen vraagt om optimalisatie processen met juiste mix Procurement & Finance belangen Uitgangspunt P2P kanaalstrategie: Bij alle kanalen (met uitzondering van Maverick) hoeft CRG FS de factuur niet meer ter accordering aan de budgethouder aan te bieden

20. Usability | Vasthouden gebruikerstevredenheid door meebewegen met aangepaste gebruikerswensen • Uitgangspunten gebruikerswensen, geadresseerd in programma Procurius: • Usability • Proces Efficiency • Rapportage • Gebruik P2P proces

21. Sturing op procesbrede key performance indicatoren randvoorwaarde voor succes