Perinorm Vorstellung der Datenbank und ihrer neuen Funktionalitäten

1. PerinormVorstellung der Datenbankund ihrer neuen Funktionalitäten DIN-Auslegestellen-Tagung 07. Dezember 2010 hbz in Köln Beuth Verlag Daniela Trescher daniela.trescher@beuth.de

3. Was ist Perinorm? Perinorm ist eine Referenz-Datenbank zur Suche nach und Verwaltung von • Normen, • Technischen Regeln, • Rechts- und Verwaltungsvorschriften sowie • EU-Richtlinien. Perinorm umfasst Datenbanken aus 23 Ländern, sowie die Daten der europäischen und internationalen Normenorganisationen. Zur Zeit werden an die 1.500.000 Datensätze nachgewiesen; die Tendenz ist steigend, weil • die Datenbank ständig erweitert wird und • historische Datensätze auf Perinorm verbleiben.

4. Recherche in 1,5 Mio Datensätzen Litauen: LST neu

5. Direkt von den Normungsinstituten Perinorm ist dreisprachig (Deutsch, Englisch, Französisch), auf DVD und Online erhältlich. Die direkte monatliche Aktualisierung der Daten durch die Normenorganisationen garantiert aktuelle und zuverlässige Informationen.

6. Funktionsvielfalt Neben den Grundfunktionen • Suche • Anzeige • Druck • Bestellung bietet Perinorm eine Vielzahl an Zusatzfunktionen, die mit der neuen Software weiter ausgebaut wurden.

8. Die neue Software • Die neue Software ist browser-basiert. • Alle gängigen Webbrowser werden unterstützt. • Die Oberfläche ist für alle Versionen einheitlich.

9. Die Information über die verwendete Version finden Sie immer in der Fußzeile der Anwendung. Ein Tooltip zeigt außerdem an, wann die Software zuletzt aktualisiert wurde.

10. Die Suche

11. Die Suchmaske • Das Aussehen der Suchmaske bestimmen Sie. • Basis ist die vom System vorgegebene Suchmaske. • Es sind beliebig viele Suchmasken konfigurierbar, zwischen denen per Dropdown gewechselt wird. • Die Suchmaske wird im Tabreiter „Einstellungen“ konfiguriert.

12. Logininformation/Ausloggen → ← Tabreiter → ↓ Datenstand HILFE → ← Auswahl der Suchmaske ← Suchen ↓ Datenbankbereich ↓ Operatoren ← Index ↑ Navigation bis zu 56 Suchfelder ← Auswahl der Suchfelder { Filter →

13. Der Idealfall Suchen  Finden  Anzeigen  Drucken Funktioniert in der Regel nur, wenn man die Dokumentnummer kennt.

14. Datenfelder • Zur Identifikation der Dokumente • Inhaltskennzeichnende Felder • Zum Nachweis von Beziehungen • Recht • Statusinformationen • Weitere Datenfelder • Suchhilfe/Erschliessungshilfen • Verlagsdaten

15. Pflichtfelder für Perinorm-Daten • AC-Code • Dokumentnummer • Ausgabedatum • Dokumentart • Aktualisierung • Englischer Titel • ICS KlassifiKation • Zurückziehung • Ersatzvermerke • Änderungsvermerke • Internationale Übereinstimmung • Herausgeber • Bezugsquelle

16. Dokumentnummer (Pflichtfeld) Bezeichnung des Dokuments Die Schreibweise der Dokumentnummer wird vom Herausgeber der Norm bzw. der technischen Regel bestimmt. Eine Dokumentnummer besteht gewöhnlich aus einer Abkürzung des Regelwerknamens, der Zählnummer und ggf. weiteren Zusätzen wie z.B. Beiblatt, AMD oder Technical Corrigendum. Bei einigen Regelsetzern erscheint die Jahreszahl als Bestandteil der Dokumentnummer.

17. Dokumentnummernsuche Um die Suche nach Dokumentnummern zu erleichtern gibt es zwei Datenfelder für die Suche, die exakte Suche im Feld „Dokumentnummer“ - DI und die erweiterte Suche im Feld „Dokumentnummer+“ - DA. Dokumentnummer DI -Exakte Suche • Dieses Feld enthält die exakte Bezeichnung eines Dokuments bzw. der Dokumentnummer. • Eine rechtsseitige Trunkierung mit „Sternchen“ („*“) ist möglich.

18. Dokumentnummernsuche Dokumentnummer+ DA - Erweiterte Suche • Dieses Feld ermöglicht eine Suche durch Eingabe einer Dokumentnummer ohne Leerzeichen und/oder Sonderzeichen, z.B. „DINEN485“. • In diesem Feld kann auch mit einzelnen Bestandteilen der exakten Dokumentnummernbezeichnung gesucht werden wie z.B. mit der Zählnummer „9000“ oder dem Zusatz „Berichtigung“. • Dieses Feld enthält darüber hinaus auch die synonymen Bezeichnungen von Dokumentnummern als Sucheinträge, z.B. „DIN 13“, „VbF“ oder „ANSI 100“.

19. Datenänderungen alt ⇔ neu

20. Suchfunktionen • 56 Suchfelder • Suche in den Perinorm-Daten und/oder Firmendaten • Filter in der Suchmaske: • Alle Datensätze • Nur gültige Datensätze (ohne w oder h) • Nur zurückgezogene Datensätze (nur w oder h) • Ohne historische Datensätze (alle außer h) • Suche in Lesezeichen, Notizen, Profilen • Suche nach Datensätzen mit Volltexten • Verwendung Boolescher Operatoren in den Suchfeldern, zwischen den Suchfeldern und zwischen den Suchen. • Suche im Index

21. Die neuen Möglichkeiten in ……der Suche • Neue Datenfelder: Erscheinungsdatum, Einführungsbeiträge, Übergangsfristen … • Neue Dateninhalte • Freitext: in allen 56 Datenfeldern gleichzeitig suchen • Einheitliche Suchlogik für Perinorm- und Firmendaten • Nach dem AC Code suchen • Die Suche in mehreren Profilen durchführen • Suchmaske unmittelbar konfigurieren und speichern

22. Die Ergebnisliste

23. Die Ergebnisliste • Für die Ergebnisliste stehen zwei Darstellungsformen zur Verfügung: Fließtext oder Tabellenformat. • Die Felder sind variabel einstellbar. • Über eine Vorschau kann der Inhalt aller Referenzdaten des Dokuments mit angezeigt werden. • Über die Vorschau können Hyperlinks direkt aufgerufen werden. • Über das PDF-Icon wird das Dokument aufgerufen. • Die Ergebnisliste wird im Tabreiter „Einstellungen“ konfiguriert.

24. Die Filter in der Ergebnisliste Über Filter können Sie Ihr Suchergebnis verfeinern. Folgende Filter stehen zur Verfügung: • In den Ergebnissen suchen (in allen Datenfeldern des Resultats) • Klassifikation • Dokumentart • Auswahl der Daten • Aktualisierung • Ländercode

25. Die Filter in der Ergebnisliste Es können mehrere Filter kombiniert sowie beliebig aktiviert und deaktiviert werden. Der Filter „In den Ergebnissen suchen“ kann auch mit „#“ verwendet werden, um alle Treffer zu finden, die einen bestimmten Begriff nicht enthalten. Dieser Filter „In den Ergebnissen suchen“ ist beliebig oft verwendbar.

26. Funktionen in der Ergebnisliste • Das Ergebnis kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. • Die Anzahl der angezeigten Datensätze pro Seite ist einstellbar (maximal 100). • Es können Lesezeichen und Notizen vergeben, Volltexte zugeordnet und die Datensätze zu so genannten Profilen hinzugefügt werden. • Außerdem stehen die Funktionen Bestellen, Drucken, Schnelldruck und Export (Lizenz) zur Verfügung sowie – falls vorhanden – Anzeige des Volltextdokuments per Klick auf das PDF-Icon.

27. Die neuen Möglichkeiten in ……der Ergebnisliste • Filter zur Verfeinerung der Recherche-Ergebnisse • In den Ergebnissen suchen • Favoriten kennzeichnen mit einem Klick • Beliebige Datensätze mit beliebigen Dokumenten verknüpfen • Aufruf der Dokumente jetzt auch von hier aus möglich • Copy and Paste jetzt auch hier verfügbar • Schnelldruck wählen

28. Die Vollanzeige

29. Die Vollanzeige • In der Vollanzeige werden alle Felder dargestellt, die zu einem Datensatz vorhanden sind. • Es können beliebig viele individuelle Ansichtsformen gespeichert werden. Der Anwender bestimmt hierbei, welche Felder in welcher Reihenfolge angezeigt werden. • Es können Lesezeichen und Notizen vergeben, Volltexte zugeordnet und die Datensätze zu Gruppen, sogenannten Profilen, hinzugefügt werden. • Außerdem stehen die Funktionen Bestellen, Drucken, Schnelldruck und Export zur Verfügung sowie – falls vorhanden – Anzeige des Volltextdokuments zur Verfügung.

30. Die neuen Möglichkeiten in ……der Vollanzeige • Schneller Zugriff auf eigene Anzeigeformate • Notizen direkt einsehen und löschen • Eigene Benutzerdaten und geteilte Benutzerdaten sehen

31. Die Recherchemöglichkeiten- Zusammenfassung - Perinorm bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, die eigene Suche individuell zu gestalten, wenn man die Funktionen aus Suchmaske und Ergebnisliste sinnvoll kombiniert: • 56 differenzierte Suchfelder (Dokumentnummer, Ausgabedatum, Klassifikation, Suchbegriffe u. v. a. m.) • Variable Sucheinstellungen, gespeicherte Suchfragen • Freitext- und Expertensuche • Filter zur Verfeinerung der Suchergebnisse • Umfangreiche Verknüpfungsmöglichkeiten • Suche mit Wildcards (Stellvertreterzeichen) • Suche im Index und nach Sachgruppen geführte Suche

32. Der Druck • Es stehen „Druck“ und „Schnelldruck“ zur Verfügung. • Um einen Großteil der Funktionen abbilden zu können, die die alte Windows-Anwendung anbot und die ein Browser üblicherweise nicht bietet, werden die Ausdrucke über einen Umweg erzeugt. • Es wird eine PDF-Datei generiert, die man dann abspeichern und ausdrucken kann. • Für Anwender, denen es weniger um einen selbst gestalteten, sondern mehr um einen schnellen Ausdruck geht, wird zusätzlich der Schnelldruck angeboten.

33. Die Anzeige von Dokumenten

34. Mit Perinorm können verknüpft werden • Dokumente, die vom Beuth Verlag geliefert werden • Dokumente anderer Regelsetzer, wie z. B. VDE Verlag • Beliebige andere Dokumente wie z. B. Werknormen o. a.

35. Dokumente aus dem Beuth Verlag • Dokumente können perDownload bezogen und manuell mit Perinorm verknüpft werden. • Dokumente können auf CD/DVD (NormCD, Normen-Ticker) bezogen und manuell mit Perinorm verknüpft werden. • Dokumente, die im Normenabonnement bezogen werden, können auch per Online-Zugriff auf die Beuth-Volltextarchive bereit gestellt werden.

36. Onlinebezug der Dokumente • Die Dokumente liegen auf dem Server des Beuth Verlag. • Die Lizenzdatei zur Freigabe der abonnierten Volltexte liegt auf dem Perinorm Online Host. • Perinorm Online-Kunden haben direkten Zugriff. • Perinorm DVD-Kunden laden sich die Datei zur Lizenzfreigabe herunter und haben danach Zugriff auf die Dokumente. • Jeder Datensatz mit Dokument ist mit einem PDF-ICON gekennzeichnet. Der Volltext öffnet sich, wenn man in der Ergebnisliste oder in der Vollanzeige auf das Icon klickt. • Volltexte online wird nicht für Dokumente angeboten, die ausschließlich per Download bezogen werden.

37. Volltexte online Technische Voraussetzungen: • Das Adobe Plug-in “FileOpen” muss installiert sein. • Es wird eine feste IP-Adresse bzw. ein fester IP-Adressbereich benötigt. • Es muss dem Adobe Reader erlaubt sein, den Internet Explorer zu verwenden, um eine Verbindung zum Internet herzustellen.

38. Dokumente in der Perinorm • Alle Kombinationen sind möglich: • Perinorm offline mit Dokumenten offline und/oder online • Perinorm online mit Dokumenten offline und/oder online

39. Die neuen Möglichkeiten bei ……den Volltext-Dokumenten • Jeder Datensatz kann in allen Versionen der Perinorm mit beliebigen Dokumenten verknüpft werden (kein Volltexttool mehr nötig, Verwendung der control.001 nicht mehr zwingend) • Alle gängigen Formate werden unterstützt: PDF, Excel, Word usw. • Jeder Datensatz ist mit beliebig vielen Dokumenten verknüpfbar • Volltextsammlungen erlauben einen geordneten Zugriff auf die Offline-Dokumente, so dass hierfür genau definiert werden kann, welcher Anwender welche Dokumente sehen darf.

40. Die weiteren Funktionen

41. Zusatzfunktionen • Welche Funktionen in der Perinorm zur Verfügung stehen, richtet sich in der Multiuser-Umgebung danach, welche Rechte durch die Administration vergeben wurden. • Je nachdem, welche Rollen dem Anwender zugewiesen sind, stehen unter Umständen bestimmte Tabreiter gar nicht (z. B. Warenkorb) oder nur mit eingeschränktem Umfang (z. B. Benutzerdaten) zur Verfügung.

42. Die Rechtevergabe (Mehrplatz) Das Konzept sieht User und User-Gruppen vor. Die folgenden Rollen können in einer Mehrplatzversion zugewiesen werden: • Firmen-Administrator • Benutzerdaten-Administrator • Firmendaten-Administrator • Volltext-Administrator • Bestell-Berechtigung Webshop • Exportberechtigung • Nutzer mit Leserecht • Nutzer mit Leserecht+ • IP-User

43. Die Benutzerdaten

44. Die Navigation in den Benutzerdaten • Lesezeichen • Notizen • Gespeicherte Suchfragen • Profile • Firmendaten • Dokumentenvolltexte • Update Benutzerdaten • Exportierte Datensätze herunterladen • Sichern/Wiederherstellen

45. Benutzerdaten • Es können Lesezeichen, Notizen, Profile + Suchfragen gespeichert werden. • Notizen, Profile sowie Suchfragen können mit Usern geteilt werden (wenn mehrere User vorhanden sind). • Das automatische Update aktualisiert die Benutzerdaten auf Knopfdruck. • Der Alert-Service informiert die Anwender per Mail über Änderungen an den Benutzerdaten (Achtung: nur in der Internet- und Intranetversion verfügbar) • Firmendaten und Werknormen können erfasst und zusammen mit den Perinormdaten durchsucht werden.

46. Sichern/Wiederherstellen Hier werden • Migrationsdateien aus der alten Perinorm eingelesen • Sicherungsdateien erstellt • Sicherungsdateien heruntergeladen, um sie an einem „sicheren Ort“ zusätzlich zu speichern • Sicherungsdateien wieder hergestellt • Sicherungsdateien, die an einem „sicheren Ort“ gespeichert wurden, importiert.

47. Sichern/Wiederherstellen In Mehrplatzanwendungen unterscheidet man zwischen einem Firmen-Backup und einem Benutzer-Backup. Letzteres kann jeder User selbst durchführen. Das Firmen-Backup kann nur der Firmenadministrator erstellen. Sie sollten sich angewöhnen vor jedem Arbeiten mit den Benutzerdaten eine Sicherungsdatei zu erstellen, damit Sie – falls gewünscht – den ursprünglichen Zustand jederzeit wieder herstellen können.

48. Monatliche Aktualisierung Das Feld Aktualisierung gibt Auskunft darüber, welche Veränderungen es an einem Dokument oder einem Datensatz gegenüber der letzten Ausgabe von Perinorm gegeben hat. Sie können ein Update Ihrer Benutzerdaten manuell durchführen oder von der Perinorm automatisch durchführen lassen. Oder Sie legen eine Suchfrage an und lassen sich die Information über Änderungen von der Perinorm per Mail zusammenstellen und zusenden.

49. Übergreifende Aktualisierungscodes Es gelten folgende Codes für alle Datenbestände: • N Neu aufgenommen nach der letzten Ausgabe • U Unverändert seit der letzten Ausgabe • A Dokumente geändert nach der letzten Ausgabe (Veränderung im Feld "Geändert durch") • W Zurückgezogen nach der letzten Ausgabe • H Historische Dokumente (länger als einen Monat zurückgezogen) Zusätzlich gelten für Daten aus dem DIN • P Teilweiser Ersatz • R War irrtümlich zurückgezogen • I Ankündigung einer beabsichtigten Zurückziehung • F Dokument in Vorbereitung • C Datensatz geändert (kombiniert mit Datenfeld-Code)

50. Die neuen Möglichkeiten in ……den Benutzerdaten • Einfaches Erstellen/Laden von Sicherungsdateien • Eine gemeinsame Sicherung für alle Benutzerdaten • Benutzerdaten mit anderen (schreibend/lesend) teilen • Notizen mit Titel und Text versehen und diese getrennt durchsuchen • Profile untergliedern und mit Unterprofilen versehen • Mehrere Update-Prozeduren einrichten und automatisch starten lassen