Prof. Dr. Michael D. Mroß

1. Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW Grundlagen der ÖffentlichenBetriebswirtschaftslehreTeilbereich:Stellenbildung- Von der Aufgabenanalyse zur AufbauorganisationStudienabschnitt S 1 Prof. Dr. Michael D. Mroß

2. Begriffsbestimmungen Definition von „Aufgaben“: „Verpflichtung, Verrichtungen an bestimmten Objekten vorzunehmen“ Aufgabenanalyse Aufgaben werden aus dem Sachziel des Unternehmens abgeleitet Aufgabenanalyse zielt auf die Gliederung und Ordnung dieser Aufgaben ab Zentrale Dimensionen der Beschreibung von Aufgaben: Verrichtungen/Funktionen Objekte ÖBWL/Organisation

3. Zweck der Aufgabenanalyse • Die Aufgabenanalyse dient der systematischen Durchdringung und Erfassung der Gesamtaufgabe einer Organisationseinheit mit dem Ziel die erkannten Teilaufgaben sinnvoll zu Stellen, Abteilungen etc. zu kombinieren. ÖBWL/Organisation

4. Merkmale einer Aufgabe (leicht verändert nach: Hopp/Göbel 2004) ÖBWL/Organisation

5. Weitere Dimension der Beschreibung von Aufgaben Phase Planungsaufgaben Entscheidungsaufgaben i.e.S. Ausführungsaufgaben Kontrollaufgaben Rang Entscheidungsaufgaben i.w.S. Ausführungsaufgaben ÖBWL/Organisation

6. Aufgabenanalyse einer Stadtverwaltung (Beispiel) Aufgaben einer Stadtveraltung Analyse nach dem Kriterium … Zweckbeziehung Leistungsaufgaben Ordnungs-aufgaben Objekt Sport-angelegenheiten Jugend-angelegenheiten Sozial-angelegenheiten Phase Leistungs- planung Leistungs-durchführung Leistungs-kontrolle (verändert nach Hopp/Göbel 2004, 146) Objekt Wirtschaftliche Jugendhilfe Amtspflegschaften Verrichtung Regelung der Unterhaltszahlungen Vaterschaftsfeststellung ÖBWL/Organisation

7. Aufgabenstrukturbild Liste aller (Teil)Aufgaben in einem bestimmten Bereich (Quelle: Krüger 1992) ÖBWL/Organisation

8. Aufgabenanalyse: Möglicher Fehler ! • Die Gliederungsarten (z.B. Verrichtung oder Objekt) können im Laufe der Analyse wechseln, nicht aber innerhalb eines Gliederungspunktes. Falsch wäre: Mit Umweltpapier Objektorientiert Bereitstellen von Fotokopier- geräten Mit Normalpapier mieten Verrichtungsorientiert kaufen (verändert nach Siepmann/Siepmann 2004, 168) ÖBWL/Organisation

9. Zur Übung: „Aufgabenanalyse“ • Führen Sie am Beispiel der „Müllabfuhr“ eine Aufgabenanalyse durch, die den Analysekriterien Objekt-Verrichtung-Rang/Phase-Mittel-Zweck gerecht wird. • Stellen Sie Ihr Ergebnis graphisch dar. ÖBWL/Organisation

10. Gliederungsgrundsätze für das Aufgabenstrukturbild (Aufgabenanalyse) • Inhaltsgleichheit: Die Summe der Bestandteile eines Gliederungspunktes muss diesem insgesamt entsprechen. (Mitarbeiter = Beamte+Angestellte+Arbeiter) • Einheitlichkeit: Je Gliederungsebene ist nur eine Gliederungsart bzw. Gliederungsgesichtspunkt zu verwenden. • Gliederungstiefe vor Gliederungsbreite: Möglichst max. 7 Elemente in der Breite. ÖBWL/Organisation

11. (Schuster//Siemens 1986, 63) ÖBWL/Organisation

12. Aufgabensynthese – Bildung von Stellen, Abteilungen oder Unternehmensbereichen • Ansatzpunkt der Stellenbildung bzw. der Aufgabensynthese sind die Dimensionen der Aufgaben • Aufgabensynthese nach der Verrichtung: verrichtungs- oder funktionsorientierte Organisationsstruktur • Aufgabensynthese nach dem Objekt:objektorientierte Organisationsstruktur • Aufgabensynthese nach der Phase:Stab-Linien-Organisation • Beachte: Zur Aufgabensynthese nach Rang gibt es kein eigenes Organisationsmodell, sondern nur die Unterscheidung nach Instanzen und einfachen Stellen. • Zu einzelnen Formen der Aufbauorganisation vgl. Abschnitt „Aufbauorganisation“. ÖBWL/Organisation

13. Grundtypen organisatorischer Einheiten Stelle: kleinste organisatorische Einheit; auf eine Person bezogene Zusammenfassung von Teilaufgaben Instanz: Stelle mit Anordnungsbefugnissen gegenüber anderen Stellen Abteilung: Zusammenfassung mehrerer Stellen unter der Leitung einer Instanz ÖBWL/Organisation

14. S t e l l e Aufbau- organisation Teil- aufgabe ABTEILUNG Teil- aufgabe S t e l l e Teil- aufgabe Aufgabe S t e l l e ABTEILUNG Teil- aufgabe S t e l l e Aufgabenanalyse Aufgabensynthese Ablauf- organisation Personale Synthese Räumliche Synthese Zeitliche Synthese

15. Stellenbewertung: Begriff und Verständnis Der Begriff „Stellenbewertung“ bezeichnet den Vorgang, bei welchem bestimmt wird, welche Qualität von Arbeitsleistung erforderlich ist, um den Anforderungen einer Stelle gerecht zu werden. (nach: Klümper/Möllers/Zimmermann 2004, 163 ) ÖBWL/Organisation

16. Stelle: Kleinste organisatorische Einheit. Auf eine (abstrakte) Person zusammengefasstes Bündel von Teilaufgaben. Stellenbedarfsermittlung: Verfahren zur Feststellung des quantitativen Bedarfs an Stellen. Stellenbewertung: Untersuchung und Entscheidung darüber, welches Niveau bzw. welche Qualität von Arbeitsleistung eine Stelle erfordert. - Ziel: Entgeltfindung Stellenbesetzung: Entscheidung darüber, welche konkrete Person eine vakante Stelle übernehmen soll. ÖBWL/Organisation

17. Zwecke der Stellenbewertung • Ermittlung des Schwierigkeitsgrades, den eine bestimmte Stelle beinhaltet. • Untersuchung über die Anforderungen von Stellen, um deren Verhältnis zueinander nach Arbeitsinhalt oder den Arbeitsanforderungen festzulegen. • Bewertung der Stelle unabhängig vom Arbeitsverhalten bzw. von der Leistung einer konkreten Person (Stellenbewertung  Leistungsbewertung) ÖBWL/Organisation

18. Zur Übung • Nennen Sie bitte mögliche Vorkommnisse, die eine Bewertung einer Stelle notwendig machen. ÖBWL/Organisation

19. Mögliche Anlässe der Stellenbewertung Wesentliche Änderung einzelner Anforderungen einer vorhandenen Stelle (vgl. Genfer Schema) Einrichtung einer neuen Stelle Bewertung einer vorhandenen, aber bislang noch nicht bewerteten Stelle Wesentliche Änderung des Aufgabeninhalts einer vorhandenen Stelle ÖBWL/Organisation

20. Verfahren der Stellenbewertung - Überblick ÖBWL/Organisation (nach: Oechsler 1994, 311)

21. Durchführung der analytischen Stellenbewertung – Beispiel Rangreihenverfahren, 1.Schritt (Beispiel nach: Klümper/Möllers/Zimmermann 2004, 165ff.) ÖBWL/Organisation

22. Durchführung der analytischen Stellenbewertung – Beispiel Rangreihenverfahren, 2. Schritt ohne Gewichtung Amtleitung: 8 + 1 = 9 Feuerwehr: 2 + 8 = 10 ÖBWL/Organisation

23. Durchführung der analytischen Stellenbewertung – Beispiel Rangreihenverfahren, 2. Schritt mit Gewichtung Amtleitung: 2 • 8 + 1 = 17 Feuerwehr: 2 • 2 + 8 = 12 ÖBWL/Organisation

24. Analytische Stellenbewertung nach dem „Wertzahlverfahren“ Das Wertzahlverfahren unterscheidet sich vom Rangreihenverfahren dadurch, dass hier die Gewichtung bereits über unterschiedliche Wertbereiche von möglichen Punkten je Anforderungen berücksichtigt wird. Desto größer der Wertbereich einer Anforderungsart, desto mehr Punkte können in dieser Anforderungsart erzielt werden.

25. Summarische Stellenbewertung am Beispiel des BAT • Der BAT unterscheidet nach Vergütungsgruppen von I bis X. • Jeder VergGr. ist eine oder mehrere Beschreibung der zugrunde liegenden Anforderungen zugeordnet; so genannte Fallgruppen, die mit Richtbeispielen versehen sind. • Im Bewertungs- bzw. Eingruppierungsvorgang wird geprüft, welcher Tätigkeits- bzw. Anforderungsbeschreibung die betreffende Stelle entspricht. ÖBWL/Organisation

26. Kurz-„Check up“: Bitte entscheiden Sie, ob die nachfolgenden Fragen „wahr“ oder „falsch“ sind. • Die Stellenbewertung dient als Oberziel der Entgeltfindung. W/F • Maßgebliche Einflussgröße der Stellenbewertung stellt die individuelle Leistung des Stelleninhabers dar.W/F • Die analytische Stellenbewertung betrachtet die Anforderungen einer Stelle als Ganzes. W/F • Die Stellenbewertung nach KGSt stellt ein sogenanntes (Stufen-) Wertzahlverfahren dar. W/F • Die Punktzahl der Stellenbewertung nach KGSt gibt unmittelbar Aufschluss über die zutreffende Besoldungsgruppe. W/F ÖBWL/Organisation

27. Stelle: Kleinste organisatorische Einheit. Auf eine (abstrakte) Person zusammengefasstes Bündel von Teilaufgaben. Stellenbedarfsermittlung: Verfahren zur Feststellung des quantitativen Bedarfs an Stellen. Stellenbewertung: Untersuchung und Entscheidung darüber, welches Niveau bzw. welche Qualität von Arbeitsleistung eine Stelle erfordert. - Ziel: Entgeltfindung Stellenbesetzung: Entscheidung darüber, welche konkrete Person eine vakante Stelle übernehmen soll. ÖBWL/Organisation

28. Stellenbemessung (Personalbedarfsermittlung) • Bruttoarbeitszeit: Zeit der Anwesenheit im Betrieb. Unabhängig davon, ob de facto gearbeitet wird. (Bsp.: D.h. Incl. „Kaffeepause, Gespräch auf dem Korridor. Incl. Urlaub, Krankheit) • Nettoarbeitszeit: Zeit der tatsächlichen Arbeit (Anwesenheit  Arbeitstätigkeit). Br.Arbeitszeit abzüglich individueller Ausfall- und/oder Erholungsphasen, nicht aufgabenbezogene Handlungen. ÖBWL/Organisation

29. Maßgebliche Bruttoarbeitszeit – Notwendige Feststellungen • Ermittlung der Arbeitszeit i.d.R. in der Form „Minuten pro Tag“ • Standardjahr von 365 Tagen mit 52 Wochen. D.h. 365 Tagen abzüglich: 52 Sonntage, 52 Samstage, durchschn. 10-12 Feiertage (je nach Bundesland), Urlaubsanspruch, durchschn. Krankheit/Kur. • Ermittlung der Tage-Woche, i.d.R. 5 Tage-Woche • Ermittlung der täglichen Arbeitzeitminuten (i.d.R. 38,5 oder 40 Std./Wo.). (38,5:5 Tg. • 60 Min) = 462 Min/Tgoder (40:5 Tg. • 60) = 480 Min/Tg. • Br.Arbeitszeit = Verbleibende Tage aus 2) • 4) ÖBWL/Organisation

30. Nettoarbeitszeit (=Normalarbeitszeit) • Im Gegensatz zur Br.Arbeitszeit sind für die Nettoarbeitszeit auch Zeiten für individuelle Erholung/Ausfall zu berücksichtigen. • Diese Berücksichtigung erfolgt durch einen prozentualen Abschlag von der Bruttoarbeitszeit; in der Regel ± 10 % • Beispiel: 98000 Min • 0,9 = 88200 Min. Nettoarbeitszeit pro Jahr. (~ 1470Std.) • Hinweis: Zuweilen wird die Nettoarbeitszeit auch als „Normalarbeitszeit“ bezeichnet. • Die Richtzahlen der KGST betragen 85500 Minuten/Jahr als Nettoarbeitszeit incl. sämtlicher (!) Erholung/Ausfälle ÖBWL/Organisation

31. Analytische Verfahren • Analytische Verfahren werden in der öV wenn möglich angewendet (sinnvoll?). • Grundprinzip: PB = (mBZ x F x Z)/NAZ mBZ, mittlere Bearbeitungszeit eines Falles F, Anzahl der Fälle pro Jahr Z, Zuschlagsfaktor für analytisch nicht erfassbare Sondertätigkeiten (z.B. Teilnahme an Sitzungen) NAZ, Normalarbeitszeit eines Mitarbeiters pro Jahr. ÖBWL/Organisation

32. Bestimmungsgrößen und Schrittfolge analytischer Verfahren der Stellen- bzw. Personalbemessung, 1/3 a) Abgrenzung von Tätigkeitsarten: Identifizierung von regelmäßig anfallenden Arbeitsprozessen und Gliederung nach gleichartigen Tätigkeiten und Arbeitsvorgängen. (Bsp. An, Um- und Abmeldung von KFZ in der Zulassungsstelle) b) Ermittlung der Arbeitsmenge: Je Tätigkeitsart ist der durchschnittliche Arbeitsanfall im Jahr (Fallzahl) zu ermitteln. Jährliche Schwankungen sind zu beachten. Daten sind immer vergangenheitsbezogen. ÖBWL/Organisation

33. Bestimmungsgrößen und Schrittfolge analytischer Verfahren der Personalbemessung, 2/3 c) Feststellung der Bearbeitungszeit: Je Tätigkeitsarbeit ist die Menge und die durchschnittliche Zeit zu ermitteln, die zur Erledigung eines Falls erforderlich ist. Hier ist mit Schwankungen zu rechnen (Fälle unterscheiden sich, Mitarbeiter sind unterschiedlich etc.) Ermittlung erfolgt z.B. durch so genannte Multimomentaufnahmen. Mittelwerte sind festzulegen. ÖBWL/Organisation

34. Bestimmungsgrößen und Schrittfolge analytischer Verfahren der Personalbemessung, 3/3 • Bestimmung der Normalarbeitszeit: Personalbemessung erfolgt personenunabhängig und auf einen durchschnittlichen Stelleninhaber bezogen. Unterstellt wird eine mittlere Verfügbarkeit nach Abzug von üblichen Ausfallzeiten z.B. in Form von Jahresarbeitszeit-Minuten. • Berechnung der tatsächlichen Jahresarbeitszeit-Minuten in einem Jahr mit 365 Tagen. • Berücksichtigen: Wochenenden, Feiertage, Urlaub, Krankheit, Kur, Dienstbefreiung etc. Um schließlich von der Anwesenheitszeit auf die Arbeitszeit zu kommen, sind des weiteren Zeiten für ablaufbedingte Störung, Rüstzeiten etc. einzubeziehen. ÖBWL/Organisation

35. Übungsaufgabe zur Personalbessung, Eine Arbeitsgruppe bei der KFZ Zulassungsstelle hat folgende Arbeitsvorgänge zu bearbeiten: - Neuzulassung – Erst- und Wiedererfassung- Sammelabfertigung von Fahrzeugen Daneben fallen Tätigkeiten an, die sich aufgrund ihrer geringen Häufigkeit nur unwesentlich auswirken, insgesamt gesehen aber dennoch zu berücksichtigen sind und in einem Zuschlag erfasst werden. Es sind folgende mittlere Bearbeitungszeiten ermittelt worden a) Neuzulassung 7 Min. b) Erst- und Wiedererfassung 15 Min. c) Sammelabfertigung 5 Min. Der Zuschlagsfaktor für nichterfassbare Tätigkeiten beträgt 15%. Es liegen folgende Fallzahlen (Basis 1 Jahr) zugrunde: Neuzulassungen 72000, Erst- und Wiederzulassungen 15000, Sammelabfertigung 7244. Es ist von einer Normalleistung von 88.000 Jahresarbeitminuten je Dienstkraft auszugehen.

36. Lösungshinweise zur Übungsaufgabe-Personalbessung • PB = (mBZ x F x Z)/NAZ (siehe oben bzw. Skript) • Neuzulassung mBZ: 7 F: 72000 • Erst-Wiedererf. mBZ: 15 F: 15000 • Sammelabfert. mBZ: 5 F: 7244 PB= (7•72000+15•15000+5•7244)•1,15 88.000 PB= 10 Personen ÖBWL/Organisation