SCENARII DE MUTUALISATION

1. SCENARII DE MUTUALISATION ACCOMPAGNEMENT DE L’ELABORATION DU CONTRAT D’OBJECTIFS DE L’UMS DE LA MSHet des fonctions qui lui sont rattachées

2. Sommaire de la présentation 1 - Rappel des étapes et du champs de l’intervention 2 - État existant – état désiré 3 - Les fonctions de soutien à la recherche : des visions à partager 4 - Le transfert des fonctions à l’UMS 5 - Évolution des postes 6 - MSH, Gouvernance et management 7 - A suivre

3.       Les étapes de l’intervention 1- Entretien avec les pilotes recueil informations 3 – Réunion des directeurs d’unité – cohésion et vision 5 – Réunion des personnels d’appui – démarche et cohésion 7 – Réalisation et diffusion de la synthèse des informations collectées 9 – Réunion des directeurs d’unités scénarii et évaluation ( ( ( ( ( Février 2007 9 mai 2007 30 mai 2007 ( ( ( ( ( 4 – entretiens individuels avec les directeurs – inventaire et spécificités 6 – Entretiens individuels avec les personnel d’appui compétences et souhaits 2 - Entretiens avec la direction – validation du cadre et des objectifs 8 – Réunion des personnels d’appui – fonction, niveau de performance et dimensionnement 10 – Restitution aux directions des résultats

4. Le champs de l’intervention est celui de la MSH composé de ses 7 laboratoires, La mutualisation porte sur les 6 fonctions suivantes : Documentation Secrétariat d’édition (hors édition électronique) Communication, valorisation de la recherche, Gestion de contrat, Informatique, Traduction Le but de l’UMS est d’apporter flexibilité et pérennité de ces fonctions de soutien à la recherche. Le champs de l’intervention

5. Un état de l’existant a permis préalablement de: Différencier les fonctions mutualisables de celles qui sont spécifiques aux laboratoires, Caractériser les personnels aux fonctions mutualisables, De mettre en évidence les forces et faiblesses des laboratoires. cf. document « synthèse9mai » L’état existant

6. Le travail en comité des directeurs a permis de dessiner une UMS à septembre 2009 : Avec des locaux à St Jean d’Anjely capables d’accueillir 5 laboratoires sur 7 et une bibliothèque… Des effectifs ad hoc permettant de dégager les chercheurs de fonctions de soutien à la recherche, Une dynamique favorisant le transdisciplinaire L’état désiré

7. Ceux-ci nous conduisent à faire quelques constats: La communication interne (entre catégories de personnels et entre laboratoires) est déficiente, La « problématique » de la mutualisation comme le projet MSH ne sont pas évalués de la même manière suivant les laboratoires, les personnels, L’UMS ne peut soutenir un labo contre son gré, néanmoins elle n’a pas une fonction de « pompier »… Le travail en groupe ad hoc permet d’identifier, de partager les problèmes et de trouver les meilleures solutions (commission documentation, groupe communication…). Aussi nous vous proposons une vision à partager de la mutualisation : Les travaux de groupe directeurs et ITA-IATOSet les entretiens individuels

8. LES FONCTIONS DE SOUTIEN A LA RECHERCHE : Un équilibre à trouver Ex : base de données documentaires, informatique de recherche Ex: organisation séminaire, Édition actes de colloques… Les fonctions transversales sont transdisciplinaires. Via la mutualisation elles sont systématiquement professionnalisées (personnel du métier) afin d’en optimiser les performances (rapport coût/qualité/délai). Les fonctions de proximité visent à apporter un environnement « confortable » propice au travail des chercheurs. Les fonctions spécialisées visent un appui direct et technique au processus de recherche.

9. LES FONCTIONS DE SOUTIEN A LA RECHERCHE :Des compétences et des motivations à partager - Les compétences en poste à l’UMS sont clairement mutualisées. - Les compétences en poste dans les labos doivent faire l’objet d’une mobilisation spécifique (nous pensons à H.ANDRES (communication), M.CLATOT (édition), C.KALFA (gestion de contrat), A.JOUVENEZ (informatique). - Les autres compétences se font connaître via le réseau interne MSH Nicecomposé des secrétaires de laboratoire.

10. Délégation totale (maîtrise d’œuvre): Collaboration directe avec les chercheurs et le cas échéant transfert d’un budget prévisionnel. Délégation partielle (sous-traitance): Coopération à convenir avec le secrétariat de l’unité et les chercheurs. Délégation définitive (transfert): La fonction est définitivement assurée par l’UMS. Délégation occasionnelle (appui ou conseil): La fonction n’est assurée qu’à l’occasion d’un projet. LES FONCTIONS DE SOUTIEN A LA RECHERCHE :des modalités de délégation à négocier

11. Matrice de délégation de fonction

12. Compte tenu des différences entre les labos (discipline, taille, besoin de soutien…), la mutualisation conduit pour chacun à : Un planning de délégation de fonction des négociations des engagements … SPECIFIQUES! Car globalement le programme pour l’UMS peut s’établir comme suit : LES FONCTIONS DE SOUTIEN A LA RECHERCHE :Une approche ajustée à chaque labo

13. Les démarches de transfert des fonctions à l’UMS Etat Désiré : DOC: Une bibliothèque MSH opérationnelle. Une politique commune en documentation électronique EDIT: Un pôle édition servant 5 labos, en position d’associer les ressources Cepam et Urmis COM/VR : Communication interne MSH rôdée, supports grands événements+ web et conseil stratégie com. GEST-CONT : 100% contrat MSH + ANR + support labos INF : 100%du parc sous CRI – conseil et interface. TRAD : Anglais / contrat de sous-traitance MSH Etat Présent : DOC: la commission travaille, lance une enquête/labos et rencontre DPI EDIT: mutualisation en vue sur MSH Carlone COM/VR: échec poste GEST-CONT : besoins à évaluer Urmis-LPEQ INF: insatisfaction éparse TRAD: pas de prestation Enquête, Négociation parties prenantes, préparation emménagement Prise en charge BCL,CRHI,CMMC avant le déménagement, étude des modalités de coopération avec Cepam+Urmis Mise en place d’une communication interne MSH Enquête besoins labos et modalités de coopération Enquête besoins URMIS, LPEQ, appui, formation et création de poste Négociation prise en charge des parcs par le CRI, politique déploiement informatique Étude des besoins quantitatifs et qualitatifs  09/07 09/08 09/09 09/10

14. Évolution des postes UMS et Labos 2009 - 2010: Postes UMS : 13/16 +2BU MGT : 1 GEST: 3 (+ 1AI) EDIT : 1 / +2,5 DOC : 4 (1IE+3 )+2BU COM : 2 / +0,5 INF : 1 AI ou IE TRAD : 1 2008 - 2009: Postes UMS : 7 MGT : 1 GEST: 2 (+ 1AI) EDIT : 1 COM : 2 DOC : 1 IE 2007 - 2008: Postes UMS : 5 MGT : 1 IR GEST: 1 T EDIT : 1 IE COM : 2 (+1IE) Etat Présent : Postes UMS : 2 GEST: 1 AJT COM : 1 AI Postes labos : 16 ETP GEST : 4 ETP DOC : 6 ETP EDIT : 4 ETP INF : 1 ETP COM : 1 ETP TRAD : 0 ETP Postes labos : 13 GEST : 4 ETP DOC : 5 ETP EDIT : 2,5 ETP INF : 1 ETP COM : 0,5 ETP TRAD : 0 ETP Postes labos : 12 GEST : 3 ETP DOC : 5 ETP EDIT : 2,5 ETP INF : 1 ETP COM : 0,5 ETP TRAD : 0 ETP Postes labos : 5/2 GEST : 2 ETP DOC : 0 ETP EDIT : 2,5 ETP/ 0 INF : O ETP COM : 0,5/ 0 ETP TRAD : 0 ETP 09/07 09/08 09/09 09/10

15. Au-delà d’une structure, créer un esprit MSH 2 1

16. Le comité directeur assure la gouvernance qui conditionne l’existence et définit l’identité de la MSH. Le comité directeur oriente la construction d’une MSH transdisciplinaire et d’une UMS dans le respect des laboratoires qui la composent. Il est responsable de la mise en œuvre de la politique de la MSH et des moyens associés. Gouvernance

17. Il est indispensable, Le rôle du Secrétaire Général est déterminant dans le processus de mutualisation et de construction de la MSH… à terme dans son fonctionnement. Si le SG n’est pas là en septembre qui va jouer son rôle ? des directeurs de labos prennent des missions, externalisation (chargé de mission, prestataire…). … Management

18. Rendre compte rapidement aux administrations de tutelle et aux personnels ITA-IATOS, Collectivement et immédiatement, se mobiliser autour du pourvoi du poste de SG et des suivants, Par laboratoire, préparer le plan de délégation de fonction pour le dernier trimestre, Acter le mode de management en septembre 2007 pour construire l’équipe UMS… Pour…suivre…le tempo