Erasmus Programı nedir?

1. T.C. MALTEPE ÜNİVERSİTESİULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİLLP-ERASMUS PROGRAMI KOORDİNATÖRLÜĞÜYENİDEN YAPILANMA TOPLANTISI I Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

2. Erasmus Programı nedir? Yükseköğretim öğrencilerinin/öğretim elemanlarının/idari personelin AB ülkelerinde eğitim almasını/ ders vermesini kapsayan bir akademik değişim programıdır. AB Eğitim ve Gençlik Programları Hayat Boyu Öğrenme Programı (LLP) Erasmus • Öğrenci Öğrenim • Öğrenci Staj • Öğretim Elemanı Ders verme • Öğretim Elemanı ve İdari Personel Eğitim Alma Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

3. AMAÇ BOLOGNA SÜRECİ 1- Yükseköğretimin kalitesini arttırmak 2- İşbirliğini teşvik etmek 3- Akademik tanınma, şeffaflık 4- Kültürlerarası iletişimi güçlendirmek Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

4. KOORDİNASYON AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı Ulusal Ajans Uluslararası İlişkiler Birimi LLP-Erasmus Kurum Koordinatörlüğü LLP-Erasmus Kurum Koordinatörü Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Erasmus Koordinatörleri Bölüm/Anabilim Dalı/Program (BİRİM) Erasmus Koordinatörleri Öğrencilerimiz / Akademik ve İdari Personelimiz Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

5. ULUSLARARASI İLİŞKİLER BİRİMİ LLP-ERASMUS KURUM KOORDİNATÖRLÜĞÜ • Erasmus Öğrenim Hareketliliği/İkili Anlaşmalar • Erasmus Personel Hareketliliği • Erasmus Staj Hareketliliği • Erasmus Gelen Öğrenci • Giden öğrenci Dil Hazırlık Programı • Bütçe İşlemleri • İdari İşlemlerin Takibi • Ulusal Ajansla İlişkiler ve Raporlama Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

6. ÜNİVERSİTEMİZ LLP-ERASMUS PROGRAM KURUM KOORDİNATÖRLÜĞÜ İŞLEYİŞ VE GÖREV ŞEMASI Rektör Prof. Dr. Kemal KÖYMEN Rektör Yardımcısı Uluslararası İlişkiler Prof. Dr. İhsan YILMAZ LLP-Erasmus Programı Kurum Koordinatörlüğü • Birim Erasmus Koordinatörleri Koordinasyonu • Erasmus Programının AB Komisyonu Usullerince Yürütülmesi • Bologna Komisyonu ile birlikte çalışma • Akademik İşbirliklerimiz/anlaşmalarımız • AB projeleri LLP-Erasmus Programı Kurum Koordinatörü Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN Gelen Öğrenci Danışmanı Gelen Personel Danışmanı Hibe Muhasebesi Burçin O’SULLIVAN Giden Öğrenci Danışmanı Giden Personel Danışmanı Erasmus Kulübü Organizasyon Desteği Gökhan BAKAR Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

7. LLP-Erasmus Kurum Koordinatörlüğü Bünyesinde Arşivlenmiş Olan Gelen/giden Öğrenci Dosyalarında Tespit Edilmiş Eksiklerin Tamamlanması ile İlgili Çalışmalar Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

8. FAKÜLTE/ENSTİTÜ/YÜKSEKOKUL BÖLÜM/ANABİLİM DALI/PROGRAM ERASMUS (BİRİM) KOORDİNATÖRLERİNİN GÖREV TANIMI VE ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ İÇİN YAPILMASI GEREKENLER • Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Erasmus Koordinatörleri • Bölüm/Anabilim Dalı/ Program (BİRİM) Erasmus Koordinatörleri Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

9. Bölüm/Anabilim Dalı/ Program (BİRİM) Erasmus Koordinatörlerinin Yürütmesi Gereken Çalışmalar • İkili Anlaşma (BilateralAgreement) lar yapmak • Erasmus Programı İle Giden Öğrenciler İle İlgili Yapması Gerekenler • Erasmus Programı İle Gelen Öğrenciler İle İlgili Yapması Gerekenler Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

10. İkili Anlaşma (BilateralAgreement) • İkili Anlaşma ancak Erasmus Üniversite Beyannamesi (EÜB) Sahibi Üniversiteler ile yapılabilir. • İkili Anlaşma Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Erasmus koordinatörleri ile Birim Erasmus Koordinatörlerince yapılabileceği gibi öğretim üyeleri tarafından da bağlı oldukları birim koordinatörünün ve Bölüm/Anabilim dalı/Program başkanının bilgisi dâhilinde gerçekleştirilebilir. • Uluslararası İlişkiler Birimi Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne yurtdışından gelmiş olan İkili Anlaşma teklifleri kurum koordinatörlüğünce değerlendirilerek işleme konulabilir. • İkili Anlaşma LIFELONG LEARNING PROGRAMME ERASMUS BILATERAL AGREEMENTFormu kullanılarak yapılmalıdır. ( http://llp-erasmus.maltepe.edu.tr/node/218) Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

11. Üzerinde mutabakata varılmış olan İkili Anlaşma 2 nüsha halinde Birim Erasmus Koordinatörlerince hazırlanarak imzalanmak üzere kurum koordinatörlüğüne iletilir. • Birim Erasmus Koordinatörlerinden Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne gönderilen İkili Anlaşma Kurum Koordinatörü tarafından imzalanır. • İkili Anlaşmanın iki (2) nüshası da Uluslararası İlişkiler Birimi tarafından ortak üniversiteye posta/kargo yolu ile gönderilir. • Ortak üniversite tarafından da imzalanmış İkili Anlaşma nüshalarından bir (1) tanesi üniversitemiz Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne ulaştırılır ve burada dosyalanır. • Taraflarca imzalanmış İkili Anlaşmanın bir örneği Üniversitemiz Birim Erasmus Koordinatörlerince Erasmus Kurum Koordinatörlüğünden temin edilmelidir. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

12. İkili Anlaşma Yapılırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar • İkili Anlaşma yapan Birim Erasmus koordinatörü anlaşmada hem üniversitemizin hem de ortak üniversitenin eğitim dilini mutlaka belirtmelidir. • Anlaşma sırasında ortak üniversitenin Akademik takviminin incelenmesi Birim Erasmus Koordinatörünün konu ile ilgili bilgi sahibi olması açısından önemlidir. • Değişim düzeyi (önlisans, lisans, yüksek lisans, doktora) anlaşma üzerinde anlaşmanın kapsamının netleşmesi adına mutlaka belirtilmelidir. • Karşı kurumun ders içerikleri mutlaka anlaşma YAPILMADAN ÖNCEincelenmeli, olası denklik sorunu yaşanma ihtimali ortadan kaldırılmış olarak anlaşma kesinleştirilmelidir. Anlaşma bir kez sonuçlandırıldıktan sonra ortak üniversitede öğrencinin alacağı tüm derslerin toplam AKTS kredisi değerinde üniversitemizde denklik verileceği anlaşmayı yapan Birimimiz tarafından kabul edilmiş sayılır. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

13. Gerekirse İkili Anlaşma’dan yararlanılacak yarıyıllar önceden belirlenebilir. Ancak bu bilginin Uluslararası İlişkiler Birimi Erasmus Kurum Koordinatörlüğü ile paylaşılması ve anlaşma üzerinde yer alması gerekmektedir. • Öğrenciler her yıl başvuru tarihlerinden önce mevcut İkili Anlaşmalar hakkında Birim Koordinatörlerince bilgilendirilmelidir (eğitim dili, geçerli olduğu yarıyıl/yarıyıllar, ortak üniversitenin akademik takvimi vb.). • Diğer öğretim üyeleri İkili Anlaşma yaparken Birim koordinatörüne ve bölüm başkanına bilgi vermelidir. Anlaşmanın kesinleşme ve imzalanma aşamasında Birim koordinatöründen destek almalıdır. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

14. LIFELONG LEARNING PROGRAMME ERASMUS BILATERAL AGREEMENT Formu kullanılarak hazırlanmış olan İkili Anlaşma Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne iletilmeli, kurum koordinatörlüğü tarafından imzalandığından, ortak üniversiteye gönderildiğinden emin olmalı, anlaşmanın taraflar tarafından imzalanmış, onaylanmış halinden bir kopya birimine temin etmelidir. (Örnek İkili anlaşma üniversitemiz web sitesi International Office sekmesinden temin edilebilir: http://llp-erasmus.maltepe.edu.tr/node/218 ) Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

15. Erasmus Koordinatörlerinin Erasmus Programı İle Giden Öğrenciler İle İlgili Yapması Gerekenler Öğrenci Seçiminden sonra • Öğrencinin internetten doldurup Uluslararası İlişkiler Birimi Erasmus Koordinatörlüğüne vermek üzere dökümünü aldığı başvuru belgesini (öğrenci staj için başvuruyorsa stajın bölüme uygunluğunu kontrol ederek) imzalar. • Öğrenci ismini öğrencinin gideceği kuruma bildirir. • Vize için davetiyeyi isteyerek (üzerinde eğitimin başlangıç-bitiş tarihlerinin de belirtilmiş olduğu), başvuru ve ikamet formlarının doldurulmasına destek verir. • Gidilecek kurumdan açılması planlanan derslere ait AKTS kredili listeyi ister. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

16. Ders denkliğinin Birim Denklik Komisyonu tarafından yapılarak Tanınma Belgesi’nin (Recognition Sheet) (3 kopya-ıslak imzalı) hazırlanmasını ve Uluslararası İlişkiler Birimi’ne iletilmesini koordine eder. Bu aşama da dikkat edilmesi gereken en önemli konu öğrencinin yurtdışında alacağı her bir AKTS kredisinin (ki 1 yarıyıl için giden öğrencinin 30 AKTS kredisi alması için gereken düzenleme yapılmalıdır) üniversitemizde sayılması gerekliliğidir ki bu nedenle alacağı herhangi bir dersin denkliğinin verilmeme olasılığı bulunmamaktadır. Zira ortak üniversite ile anlaşma yapılırken derslerin ve içeriklerinin incelendiği ve Birimce uygun bulunduğu, bu sebeple de anlaşma kesinleştiği/imzalandığı kabul edilmektedir. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

17. Ders Denkliği yapılırken ortak üniversite ders AKTS leri ile üniversitemiz AKTS leri arasında farklar bulunabilir. Dersler denkleştirilemediği durumlarda öğrencinin üniversitemizdeki dönemine ortak üniversitede geçirdiği dönemi denkleme yoluna gidilebilir. Önemli olan değişim döneminde aldığı AKTS kredilerinin tamamını tanımaktır. • Öğrenim Anlaşmasını (Learning Agreement) öğrenci ile birlikte hazırlar (3 kopya-ıslak imzalı). • Hazırlanan söz konusu belgelerin öğrenci tarafından Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne iletildiğinden ve onaylandığından emin olur. • Hazırlanan dokümanlarda Kurum Koordinatörlüğünün isteyeceği olası değişikliklerin gerçekleştirilmesini sağlar. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

18. Erasmus kurum koordinatörlüğünün istediği ve öğrencinin gidişi için gerekli olan diğer evrakları öğrencinin temin etmesini sağlar. Söz konusu evraklar ERASMUS ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ KONTROL LİSTESİ nde yer almaktadır ve Kurum koordinatörlüğünden temin edilebileceği gibi üniversitemiz web sitesinden de erişilebilir. (http://llp-erasmus.maltepe.edu.tr/ogrenci-ogrenim-hareketliligi-icin-gerekli-belgeler ) • Evrakların üzerinde gerekli imza ve mühürlerin tam olduğundan emin olmalıdır. • Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Bölüm/Program/Anabilim Dalı’ndan Erasmus kapsamında öğrenim ya da staj yapmaya hak kazanmış olmakla birlikte bundan vazgeçmiş olan öğrenciler var ise Kurum koordinatörlüğüne konu ile ilgili bilgi verir ve söz konusu öğrenci (ler) nin feragat belgesi hazırlayıp en geç 15 gün içinde Kurum Koordinatörlüğüne teslim etmelerini sağlar. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

19. DEĞİŞİM BAŞLADIKTAN SONRA • Birim Erasmus Koordinatörü Öğrenci ile tüm değişim döneminde iletişim halinde olmalıdır. • Öğrencinin değişiklik yaptığı durumda yeni ders programının bir dönemde 30 AKTS kredisi olacak şekilde düzenlenmesini sağlamalıdır. • Öğrenci derslerinde değişiklik yaptığı takdirde Öğrenim Anlaşmasına değişimi işlemesi ve bunu hem ortak üniversiteye hem de üniversitemiz kurum koordinatörlüğüne imzalatarak mühürletmesini sağlamalıdır. • Öğrenim Anlaşmasında değişiklik olması halinde Tanınma Belgesi'nin Birim Denklik komisyonunca tekrar düzenlenmesini (ıslak imzalı 3 kopya ) sağlamalıdır. • Düzenlenen yeni Tanınma Belgesini Uluslararası İlişkiler Birimi Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne iletmelidir. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

20. DEĞİŞİM BİTTİKTEN SONRA • Öğrencinin değişim dönemine ait Transkriptini aldığından ve Kurum Koordinatörlüğüne aslını teslim ettiğinden emin olmalıdır. • Transkriptin bir kopyasını alarak Transkriptte yer alan dersler ile Öğrenim Anlaşması ve Tanınma Belgesindeki dersleri kontrol etmeli ve olası tutarsızlığın giderilmesini sağlamalıdır. • Öğrencinin geçtiği derslerin denkliğinin Birim Denklik komisyonunca yapılmasını sağlar. Unutulmamalıdır ki; öğrencinin başarılı olduğu tüm derslerin toplam AKTS kredisi değerinde denklik verilmelidir. Dersleri derslere eşleştirmenin mümkün olmadığı durumlarda dönemi döneme eşleştirerek öğrencinin harcadığı emeğin karşılığını alması sağlanmalıdır. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

21. Hazırlanan Denklik Belgesinin bir kopyasını da Kurum koodinatörlüğüne aktarmak koşuluyla öğrenci işlerine ileterek öğrencinin transkriptine işlenmesini sağlar. • Değişim dönemi derslerinin de işlenmiş olduğu son transkripti Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne iletir. • Öğrenciden gittiği üniversite ve koşulları ile ilgili bilgi alması sonraki dönemlerde gidecek öğrencilere verilecek destek açısından yararlıdır. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

22. Erasmus Programı İle Gelen Öğrenciler İle İlgili • Erasmus öğrencilerinin alabileceği dersleri planlanmalı ve kodlarıyla birlikte Uluslararası İlişkiler Birimi Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne de iletmelidir. • Öğrencilerin Öğrenim belgelerini takip etmeli ve imzalayarak Kurum Koordinatörlüğüne göndermelidir. • Öğrencilerin derslere katılımını, ders içeriklerinden ve işleyişinden memnuniyetlerini takip etmeli, olası sorunları kurum koordinatörlüğü ile paylaşarak çözmeye çalışmalıdır. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

23. Giden Öğrenci ve Öğretim Elemanı Sayılarımızı Arttırmaya Yönelik Çalışmalar • Yeni İkili Anlaşmalar yapılmalı • Öğrencilerle birebir iletişim ve teşvik • Öğrencileri bilgilendirme • Erasmus Dil sınavı için hazırlık kursları Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

24. Denklik Komisyonu DENKLİK KOMİSYONU BAŞKANI ÜYE ÜYE • Denklik Komisyonunun Başkanı Dekan/Müdür ya da Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Erasmus Koordinatörü olmak üzere 2 adet üyesi olması gerektiği öngörülmektedir. Söz konusu üyeler öğretim üyesi olmak koşuluyla Birim Erasmus Koordinatörlerinden ya da Bölüm Başkanlarından seçilebilir. Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012

25. Toplantımıza gösterdiğiniz ilgi ve katılımınız için Koordinatörlüğümüz adına teşekkür ederim… Yrd. Doç. Dr. Pınar ENGİNCAN/19.01.2012