Menuju Implementasi E-Government yang Efektif

1. Menuju Implementasi E-Government yang Efektif Lukito Edi Nugroho

2. Ir. Lukito Edi Nugroho, M.Sc., Ph.Dlukito@mti.ugm.ac.id, 0811 259276 • Pendidikan • S1: Teknik Elektro, UGM (1989) • S2: Computer Science, James Cook University (1995) • S3: Comp.Sci. & Soft. Eng., Monash University (2002) • Pekerjaan • Dosen Jurusan Teknik Elektro UGM (1990 – skrg) • Direktur Magister Teknologi Informasi UGM (2002 – 2007) • Direktur Utama PT Gamatechno Indonesia (2003 – skrg) • Sekretaris Jurusan Teknik Elektro UGM (2003 – skrg) • Pengalaman • Perintis program S2 Chief Information Officer (CIO) di UGM • Team leader penyusun blueprint TI di PT Perkebunan Negara III • Narasumber untuk program-program pengembangan TI di beberapa perguruan tinggi • Penulis beberapa artikel tentang e-government di media

3. Agenda

4. E-Government (World Bank) “government-owned or operated systems of information and communications technologies (ICTs) that transform relations with citizens, the private sector and/or other government agencies so as to promote citizen empowerment, improve service delivery, strengthen accountability, increase transparency, or improve government efficiency” • Peningkatan-peningkatan: • Pemberdayaan masyarakat • Pelayanan publik • Transparansi dan akuntabilitas • Efisiensi penyelenggaraan pemerintahan • Pemanfaatan TIK • Transformation relasi

5. E-Government • Pemberdayaan masyarakat • Pelayanan publik • Transparansi dan akuntabilitas • Efisiensi penyelenggaraan pemerintahan Hubungan (relasi) yang lebih efektif, harmonis, dan akuntabel Pengembangan sarana dan infrastruktur TI

6. Peran TIK Dalam E-Government Automasi tugas-tugas Integrasi proses dan sumber daya Cara-cara baru Tatanan dan budaya TIK

7. Peran TIK: Automasi Pemakai melaksanakan tugas-tugasnya secara manual Komputer membantu pemakai melaksanakan tugas-tugasnya

8. Peran TIK: Automasi Pembuatan dokumen-dokumen kerja Kalkulasi data numeris (keuangan, hasil survey, sensus, dsb) Pemrosesan informasi (laporan-laporan terpadu, ringkasan eksekutif) Pemasukan, penyimpanan, organisasi, dan pencarian data dalam jumlah besar (pegawai, aset, keuangan, dsb) Desain grafis dan visual (presentasi, desain arsitektur, gambar kerja, dsb) Transfer dan pengiriman data (secara elektronis) Pemantauan dan evaluasi real-time (gunung api, longsor)

9. Peran TIK: Integrator Sistem Pelayanan Satu Atap • Banyak unit • Kewenangan yang • berbeda-beda • Proses birokrasi • yang berlainan • Banyak data Pemakai melihatnya sebagai satu layanan

10. Integrasi: Pemakaian Data Bersama Dinas Sosial Penanganan bencana Dinas Kependudukan Dinas Kimpraswil Data kependudukan Data prasarana fisik & fasum Penanganan KLB Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Data kesehatan

11. Integrasi: Komunikasi Antar Aplikasi Sistem dan aplikasi dengan platform (hardware, sistem operasi, dan software) yang berbeda-beda Isu pokok: kebutuhan untuk saling berkomunikasi tanpa harus mengetahui aspek internal dan memaksakan kesamaan platform

12. Teknologi Integrasi Aplikasi client tidak harus sama dengan aplikasi server. Untuk mengkomunikasikan keduanya tidak perlu harus mengetahui detil desain internal masing-masing. akses server (service implementation) client X interface Y Z implementasi layanan

13. Isu-Isu Dalam Integrasi Hak akses (siapa boleh mengakses apa) Keamanan sistem Format data Kepemilikan dan kewenangan terhadap data Koordinasi dan kesepakatan dalam integrasi

14. Diskusi & Role Playing Apa keuntungan dari integrasi informasi ? Potensi ancaman apa yang mungkin muncul ? Bagaimana cara menanggulanginya ?

15. Perencanaan TIK If you fail to plan, you plan to fail Efek dari kegagalan dalam perencanaan adalah tidak tercapainya fungsi TIK sebagai pendukung tugas/kegiatan, malah menjadi beban & pemborosan.

16. Tahapan Perencanaan TIK mencerminkan peran strategis TIK dalam mencapai tujuan organisasi dasar bagi perencanaan program- program TIK implementasi cara-cara pencapaian tujuan TIK cara untuk mengetahui keberhasilan pencapaian tujuan untuk keperluan evaluasi dan pemantauan

17. Prinsip-Prinsip Desain Program TIK Efektifitas – menuju pada sasaran pencapaian tujuan  spesifikasi harus jelas Efisiensi – sumber dana yang tersedia selalu tidak tak terbatas  alokasi yang optimal Kontinuitas – umumnya program-program TIK saling terkait  konsistensi urutan implementasi program Keberlanjutan – terutama terkait dengan program-program berjangka panjang  kepastian anggaran dan sumber daya lainnya

18. Prinsip-Prinsip Implementasi Program • TIK sebagai pendukung, bukan tujuan • Jangan sampai terjebak oleh tujuan semu • Perhatikan realitas yang ada • Kondisi sosial ekonomi masyarakat dan nilai-nilai yang berkembang di dalamnya • Partisipasi masyarakat dalam program-program TIK • Menumbuhkan rasa ikut memiliki • Perhatikan kesederhanaan dan kemudahan • Kesederhanaan akan menumbuhkan partisipasi

19. Penahapan Mulai menarik partisipasi masyarakat Pemakaian sehari-hari oleh masy. Perubahan budaya, nilai, dan perilaku Introduksi ke masyarakat Sosialisasi, Unit khusus Respons yang baik, Insentif bagi pemakai Layanan yang baik, Pemenuhan kebutuhan pemakai Konsistensi dan kontinuitas Contoh keberhasilan: program saluran komunikasi masyarakat melalui SMS di Pemerintah Kota Yogyakarta (SMS 2740)

20. Aspek-Aspek Implementasi (1) • Teknis dan infrastruktur: • Penyediaan perangkat keras (komputer terminal, server, dsb) • Pemasangan jaringan komputer (LAN maupun Internet) • Pengembangan aplikasi (software) sistem-sistem informasi

21. Aspek-Aspek Implementasi (2) • Perubahan prosedur-prosedur birokrasi • Perubahan tatalaksana diperlukan untuk memaksimalkan dukungan TIK • Diwujudkan dalam bentuk standard operating procedures (SOP) atau termuat dalam tupoksi SKPD • Bagi SKPD: pedoman dalam menjalankan layanan • Bagi masyarakat: pedoman dalam menggunakan layanan • Implementasi SOP: • SKPD  perlu sosialisasi, diikuti oleh penegakan • Masyarakat  perlu sosialisasi, bila perlu diikuti oleh pendampingan

22. Penyelarasan TIK & Proses Birokrasi Birokrasi yang efisien, cepat, mudah, dan akuntabel

23. Ilustrasi: Penyelarasan Proses Birokrasi Dinas X Dinas Y Dinas Z Syarat 1 Syarat 2 Syarat 3 Proses konvensional Syarat 1 Dinas X Unit Pelayanan Syarat 2 Dinas Y Proses baru berbasis TIK Syarat 3 Dinas Z

24. Ilustrasi: Sistem Perijinan Satu Atap • Kerja sama Pemkab Bantul, Asia Foundation, dan PT Gamatechno • Sist. info. perijinan satu atap • Isu-isu implementasi • Regulasi • Pembiayaan • SDM • Partisipasi masyarakat • Perubahan prosedur kerja dan tupoksi  manual ke otomatis • Kepemimpinan • Motivator • Perencanaan dan manajemen program • Teladan

25. Diskusi Terkadang muncul tumpang-tinding antara kebijakan pusat dan daerah. Bagaimana sebaiknya mengatur hubungan pemerintah pusat dan daerah dalam konteks ini ?

26. Aspek-Aspek Implementasi (3) • Pemberdayaan SDM • Operator: pemahaman tentang cara mengoperasikan aplikasi dan menjalankan prosedur-prosedur terkait • Pejabat terkait: pemahaman tentang sistem baru dalam perspektif pelayanan publik/koordinasi antar instansi • Dukungan SDM teknis: untuk melakukan pemeliharaan dan perawatan rutin

27. Diskusi Faktor SDM tidak hanya terkait dengan ketrampilan teknis saja, tetapi juga pandangan (mindset) dan sikap. Bagaimana menumbuh-kan pandangan dan sikap yang sesuai ? SDM juga terkait erat dengan budaya (kultur) di organisasi tempat ia bekerja. Bagaimana bentuk saling-pengaruhnya, dan bagaimana membangun budaya organisasi yang selaras ?

28. Aspek-Aspek Implementasi (4) • Operasional dan pemeliharaan sistem • Penjaminan tingkat pelayanan (quality of service)  konsep “pelayanan prima” • Standarisasi layanan • Monitoring dan evaluasi • Peningkatan secara berkelanjutan • Pengamanan sistem komputer • Virus dan gangguan-gangguan lain dari luar • Pengaksesan data oleh pihak-pihak yang tidak berhak • Pengamanan juga perlu dari sisi internal

29. Pelaksanaan Program Spesifikasi proyek (ToR, SPK, dsb) Pelaksanaan program perlu dipantau dan dievaluasi agar tepat sasaran Anggaran dan penggunaannya Penjadwalan Persyaratan- persyaratan administratif

30. Keberlanjutan dan Pengembangan Roadmap menuju tahap e-government selanjutnya Merujuk pada renstra TIK yang ada

31. Terima kasih