Jeroen Windey – Kenniscentrum Vlaamse Steden Leuven, 12 mei 2009

2. Studiedag‘Het autonome gemeentebedrijf (AGB) in het lokaal cultuur-, jeugd-, sport- en toerismebeleid’Beheersovereenkomsten Jeroen Windey – Kenniscentrum Vlaamse Steden Leuven, 12 mei 2009

3. Opbouw presentatie • Aanleiding • Gemeentedecreet van 15 juli 2005 • Theorie • Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement • Praktijk • Opstellen beheersovereenkomst

4. Opbouw presentatie • Aanleiding • Gemeentedecreet van 15 juli 2005 • Theorie • Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement • Praktijk • Opstellen beheersovereenkomst

5. Gemeentedecreet 15 juli 2005 • Titel VII De gemeentelijke verzelfstandigde agentschappen (art. 221-247) • I.v.m. beheersovereenkomst • IVA: art. 223 • AGB: art. 235 • EVAP: art. 247

7. Opbouw presentatie • Aanleiding • Gemeentedecreet van 15 juli 2005 • Theorie • Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement • Praktijk • Opstellen beheersovereenkomst

8. Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement • Verzelfstandiging van publieke taken: autonomie versus sturing • Eigen beheer • Delegatie / budgethouderschap • Interne verzelfstandiging • Publiekrechtelijke externe verzelfstandiging • Privaatrechtelijke externe verzelfstandiging • Meer autonomie inzake middelen – flexibiliteit • Minder sturing op operationele details • Meer sturing op strategische resultaten • Meer prikkels voor performantie

9. Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement Letting managers manage (meer beheersautonomie) AND Making managers manage (sturen op resultaten en prikkels) LEADS TO Better performance (betere resultaten) Autonomisering, Responsabilisering en Contractualisering

10. Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement • Verschillende soorten sturing • Inputgerichte sturing door directe instructies, beperkende regels en voorafgaande goedkeuring • Resultaatsgerichte sturing (ev. via beheersovereenkomsten) • Sturing via vertegenwoordigers in beheersorganen of benoeming/evaluatie leidende ambtenaar • Sturing via financiële middelen • Sturing via contacten (formeel en informeel)

11. Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement • Voordelen ‘contracten’ • Geeft vorm aan sturing, beheersing en verantwoording van agentschappen • Verzoent politiek primaat met responsabilisering beleidsuitvoerders • Duidelijkere afbakening verantwoordelijkheden • Grotere zekerheid continuïteit van middelen • Lange termijngerichtheid voor alle actoren • Meer resultaatsgericht, kostenbewust en klantengericht • Betere samenwerking en dialoog • Betere informatie-uitwisseling en verantwoording

12. Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement • Verschillende soorten ‘contracten’ • Taakstelling bij budgethouderschap • Beheersovereenkomst met hoofd van IVA • Beheersovereenkomst met RvB van AGB • Samenwerkingsovereenkomst met privaatrechtelijke EVA

13. Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement • Zes scenario’s • Beheersoptie • ‘Doelstellingen zonder indicatoren’-optie • Opvolgingsindicatoren-optie • Streefdoel-optie • ‘Resultaatsverbintenis op hoofdlijnen’-optie • ‘Resultaatsverbintenis op details’-optie

14. Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement • Wat zijn de ‘contractuele’ verbintenissen? • Bepaal verhouding tussen inhoud van: • beheersovereenkomst • andere documenten • Wat is de plaats van de beheersovereenkomst t.o.v. andere planningsdocumenten?

16. Opbouw presentatie • Aanleiding • Gemeentedecreet van 15 juli 2005 • Theorie • Basisprincipes verzelfstandiging & contractmanagement • Praktijk • Opstellen beheersovereenkomst

17. Opstellen van de beheersovereenkomst • Inhoud • Voorbereiding

18. Inhoud beheersovereenkomst: een sjabloon 18 • (Aanhef - Ondertekenende partijen) • Algemene bepalingen en beleidskader • Engagementen en verbintenissen • Personeelszaken • Financiële betrekkingen • Rapportering, opvolging en controle • Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling • Tussentijdse aanpassingen en opschortende voorwaarden • Specifieke bepalingen • Bijlagen Meer info: Windey, J., Verhoest, K. & De Herdt, D. De regionale steden en het gemeentedecreet, onderzoeksproject 2007-2009, Instituut voor de Overheid – K.U.Leuven

19. Inhoud beheersovereenkomst • Algemene bepalingen en beleidskader “Art. x: Beleidskader De partijen werken samen met het oog op de verwezenlijking van de beleidsdoelstellingen van de Gemeente, zoals omschreven in de beleidsnota voor de periode 2007-2012 [titel beleidsnota], en van het maatschappelijk doel van [de VE], zoals omschreven in [artikel x] van het gemeenteraadsbesluit van [datum] houdende de oprichting van [de VE].”

20. Inhoud beheersovereenkomst • Algemene bepalingen en beleidskader • Bepalingen in Gemeentedecreet beperkt • In praktijk vaak afwezig • Samenhang met andere documenten (cycli) • De looptijd van de overeenkomst is gekoppeld aan de legislatuur (kleine overlap)  Algemeen kader verhoogt de leesbaarheid

21. Inhoud beheersovereenkomst • Engagementen van VE “Art. x: Algemene opdracht van het bedrijf [Het bedrijf] wordt door de Gemeente belast met een publiekrechtelijke exploitatieopdracht van volgende sportinfrastructuur: [infrastructuur] (…) Deze exploitatieopdracht heeft betrekking op alle aspecten van de exploitatie, waaronder de plaatsing en het onderhoud van de infrastructuur, de vaststelling van de tarieven en tariefstructuren en de inning van de gelden overeenkomstig artikel 4 van de statuten van het bedrijf. (…) Het bedrijf verbindt er zich toe om alle nodige initiatieven te nemen om de haar toevertrouwde infrastructuur als een goede huisvader te beheren en te exploiteren.”

22. Inhoud beheersovereenkomst • Engagementen van VE • Kern van de BHO - zie Gemeentedecreet • In de praktijk tot hiertoe meestal vaag (SD – OD – prestaties – indicatoren – normen) • Koppeling met andere documenten (statuten, ondernemingsplan, operationeel plan)  De graad van detail bepaalt in grote mate autonomie van VE

23. Inhoud beheersovereenkomst • Engagementen van gemeente “Art. x: Terbeschikkingstelling infrastructuur De gemeente stelt volgende infrastructuur ter beschikking aan het bedrijf: [opsomming infrastructuur].” “Art. x. Financiële middelen Om de continuïteit van de openbare dienstverlening door het bedrijf voortdurend te kunnen waarborgen, kent de gemeente aan het bedrijf een werkingstoelage toe indien bij de goedkeuring van de jaarrekening een verlies blijkt. (…)” “Art. x. Logistieke middelen Het bedrijf kan voor de uitvoering van haar opdracht beroep doen op de dienstverlening en de logistieke middelen va de stedelijke diensten of na voorafgaande afspraken tussen de Gemeente en het bedrijf.”

24. Inhoud beheersovereenkomst • Engagementen van gemeente • Kern van de BHO - zie Gemeentedecreet • In de praktijk vaak hierover discussie • Vastleggen voor de hele duur van de BHO • Zie ook: • statuten • aparte titel met details financiële betrekkingen  Duidelijkheid over wederzijdse rechten en plichten

25. Inhoud beheersovereenkomst • Personeelszaken “Art. x: Personeel - Algemeen Om zijn opdracht uit te voeren, beslist het bedrijf autonoom over zijn personeelsbeleid, rekening houdend met het geldende juridische kader. De gemeente ondersteunt het bedrijf bij haar personeelsbeleid, zoals nader omschreven in onderhavig hoofdstuk. Art. x: Personeel bedrijf (…) Art. x: Gemeentepersoneel (…) Art. x. Overname personeel (…)”

26. Inhoud beheersovereenkomst • Personeelszaken • In praktijk vaak beperkte autonomie • Oppassen met verschillende personeelsstatuten • Algemeen personeelskader zoveel mogelijk in (oprichtings-)statuten  In BHO bepalingen verbonden met specifieke opdrachten of terbeschikkingstelling / overdracht i.k.v. uitvoering van BHO

27. Inhoud beheersovereenkomst • Financiële betrekkingen “Art. x. Kapitaal De Gemeente bevestigt haar inbreng in het kapitaal van het bedrijf ten belope van [x€]. Het bedrijf kan de Gemeente steeds gemotiveerd verzoeken om het saldo van het kapitaal deels of geheel te volstorten.” “Art. x: Tariefbepaling Het bedrijf bepaalt de tarieven voor het verlenen van het recht op toegang tot het gemeentelijke cultuurcentrum. (…) Het bedrijf verbindt er zich toe om het CBS in kennis te stellen van de tarieven en de tariefstructuren die zij zal toepassen voor de exploitatie van het gemeentelijk cultuurcentrum”

28. Inhoud beheersovereenkomst • Financiële betrekkingen • In praktijk vaak beperkte autonomie • Hangt samen met bevoegdheden inzake personeelszaken en infrastructuur • Algemeen financieel kader zo veel mogelijk in statuten  In BHO financiële modaliteiten met rechtstreekse weerslag op uitvoering van BHO uitklaren

29. Inhoud beheersovereenkomst • Rapportering, opvolging en controle “Art. x: Jaarlijkse rapportering Het bedrijf bezorgt het goedgekeurde ondernemingsplan, met inbegrip van een financiële meerjarenplanning binnen 20 dagen na het besluit van de raad van bestuur, aan het CBS om te worden meegedeeld aan de gemeenteraad. Vertegenwoordigers van het bedrijf zullen deze documenten desgevraagd toelichten op de bevoegde gemeenteraadscommissie. Het bedrijf bezorgt het door de raad van bestuur vastgestelde financieel verslag, met inbegrip van de jaarrekening, het activiteitenverslag en het verslag van het college van commissarissen, uiterlijk op 30 maart van het jaar dat volgt op het boekjaar, aan het CBS om te worden meegedeeld aan de gemeenteraad. Vertegenwoordigers van het bedrijf zullen deze documenten desgevraagd toelichten op de bevoegde gemeenteraadscommissie. Art. x: Tussentijdse rapportering Het bedrijf bezorgt de goedgekeurde notulen van de raad van bestuur aan de leden van het CBS en aan de gemeenteraadsleden die geen deel uitmaken van de raad van bestuur en die deze notulen wensen te ontvangen.

30. Inhoud beheersovereenkomst • Rapportering, opvolging en controle • In praktijk: • amper beleids- en beheersrelevante indicatoren • amper interne controle en externe audit • Voorkeur voor operationele autonomie met • beknopte tussentijdse rapportering op hoofdlijnen en uitgebreide eindrapportering, • ruime toezichtmogelijkheden, • interne controle en externe audit op maat

31. Inhoud beheersovereenkomst • Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling “Art. x: Overleg De partijen verbinden zich ertoe om betwistingen over de toepassing van onderhavige beheersovereenkomst in eerste instantie via overleg tussen de partijen op te lossen. Met het oog op het overleg tussen de partijen kan de Gemeente het bedrijf uitnodigen op het CBS. Het bedrijf kan tevens aan de Gemeente verzoeken om gehoord te worden door het CBS. Het bedrijf wordt bij dit overleg vertegenwoordigd door de voorzitter en/of de ondervoorzitter en de afgevaardigd bestuurder. Met het oog op een vlotte informatiedoorstroming op managementniveau, wordt de algemeen directeur van het bedrijf uitgenodigd op het directieoverleg van de Gemeente.”

32. Inhoud beheersovereenkomst • Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling • Bepalingen in Gemeentedecreet beperkt • Link met rapportering, opvolging en controle • Klemtoon op verbetering en overleg • Voorkeur voor sturing op hoofdlijnen met • lichte jaarlijkse evaluatie • Grondige evaluatie tussentijds en achteraf

33. Inhoud beheersovereenkomst • Tussentijdse aanpassingen en opschortende voorwaarden • Mogelijkheid in te spelen op: • ingrijpende wijzigingen die uitvoering BHO beïnvloeden • bevindingen evaluaties • Belang van wederzijds overleg  Werken met beheersovereenkomsten is een leerproces

34. Inhoud beheersovereenkomst • Specifieke bepalingen • Optioneel: • Bepalingen die niet onder andere titel passen • Overgangsbepalingen  Streven naar beheersovereenkomst op maat

35. Inhoud beheersovereenkomst • Bijlagen • Optioneel: • Andere beleids- en beheersdocumenten • Definities • Overzichtstabel doelstellingen (SD - OD - prestaties - indicatoren - normen)  Bijlagen moeten leesbaarheid verhogen

36. Opstellen van de beheersovereenkomst • Inhoud • Voorbereiding

37. Voorbereiding beheersovereenkomst:Aandachtspunten • Betrokkenheid sleutelactoren: creëren draagvlak • Leiding VE • Administratieve en politieke verantwoordelijken • Voldoende hoge rang • Voldoende tijd: goede voorbereiding • Duidelijke planning • Vastleggen ontmoetingen • Tijdig uitwisseling van documenten

38. Voorbereiding beheersovereenkomst:Aandachtspunten • Stap voor stap • Groeiproces • Focus op engagementen • Tussentijdse aanpassingsmogelijkheid • Intensieve samenwerking • Gemeenschappelijke voorbereiding • Openheid • Tweerichtingsverkeer

39. Voorbereiding beheersovereenkomst:Aandachtspunten • Vertrek van wat er al is • Jaarverslagen, andere rapporteringen,… • Afstemming op huidige werking • Juiste capaciteit en competenties • Eventueel aantrekken juiste expertise • Belang van opbouw ‘horizontale’ expertise • Inhoudelijke aandachtspunten • Volledigheid • Eenduidige formulering

40. Uitdagingen • Zoeken naar evenwicht in spanning tussen • Juridisch instrument vs. sturingsinstrument • Zekerheid vs. flexibiliteit • Vermindering informatie-assymmetrie vs. vertrouwen • Formalisering vs. voldoende interactie • Scheiding vs. samenwerking • Doelgerichtheid vs. coördinatie

41. Lessen Inhoud beheersovereenkomst hangt af van • graad van sturing door gemeente en mate van autonomie waarover VE beschikt • plaats in geheel van planningsdocumenten

42. Lessen Hoe omgaan met verplichtingen Gemeentedecreet? • Vertrek van bestaande documenten • Bepaal eerst zelf wat je nodig hebt • Toets pas daarna af aan Gemeentedecreet

43. Lessen Een goede beheersovereenkomst is een document dat… • leesbaar • bruikbaar • volledig • conform het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 is.

44. Tijd voor discussie?

45. Meer info • Windey, J.& Verhoest, K., Beheersovereenkomsten voor lokale besturen. Een praktische handleiding. Brussel, Politeia, 2008, 166 p. http://ecom.politeia.be/webshop/BEHEER354W-Beheersovereenkomsten_voor_lokale_besturen.html) • Opleiding contractmanagement en verzelfstandiging met focus op het schrijven van beheersovereenkomsten (http://soc.kuleuven.be/io/ned/vorming/openopleiding/ionocont.htm) • Windey, J., Verhoest, K. & De Herdt, D. De regionale steden en het gemeentedecreet, onderzoeksproject 2007-2010, Instituut voor de Overheid – K.U.Leuven (http://soc.kuleuven.be/io/ned/project/inhoud/bes24.htm) • VVSG-afwegingskader verzelfstandiging (http://www.vvsg.be/Werking_Organisatie/Verzelfstandiging/Pages/default.aspx) • jeroen.windey@kcvs.be • www.kenniscentrumvlaamsesteden.be • www.instituutvoordeoverheid.be

46. www.kenniscentrumvlaamsesteden.be