UGOVORI ZA NABAVU USLUGA

1. UGOVORI ZA NABAVU USLUGA Zagreb, 13. studeni 2008.

2. Teme • Izrada opisa poslova za ugovore za nabavu usluga • Izrada proračuna

3. Izrada opisa poslova • Za izradu opisa poslova koristi se obrazac koji je objavljen na EuropeAid-ovoj web stranici: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/documents/execution/services/b8annexiitor_en.doc 1.2 Contracting authority • za sve decentralizirane projekte za program IPA komponenta I i IIIc ugovaratelj je “Središnja agencija za financiranje i ugovaranje”.

4. Izrada opisa poslova 1.3 Relevant country background • Kratki općeniti podaci o Hrvatskoj, uključiti informacije koje su važne za projekt 1.4 Current state of affairs in the relevant sector • Podaci o stanju u sektoru u kojem se provodi projekt Izvješće Europske komisije o napretku RH  Nacionalni programa za pridruživanje EU  drugi relevantni domaći i strani izvori (npr. Izvješća o radu, strateški dokumenti i sl.)

5. Izrada opisa poslova 1.5 Related programmes and other donor activities • Ostali projekti institucije financirani putem CARDS, PHARE i IPA programa, ili putem bilateralne suradnje, a koji su relevantni za projekt 2.1 Overall objective • Dugoročni, širi cilj koji nije moguće postići provedbom projekta, ali kojemu će uspješna provedba projekta pridonijeti – kopirati iz sažetka projekta (project fiche) ili operativnog programa

6. Izrada opisa poslova 2.2 Purpose • Vezana je direktno uz projekt – ono što se želi postići provedbom projekta 2.3 Results to be achieved by the consultant • Rezultati moraju proizlaziti iz aktivnosti, te veza među njima mora biti jasna • Uvijek prvo definirajte aktivnosti, jer ako su one dobro definirane, rezultate će biti jednostavno razraditi

7. Izrada opisa poslova 3.1 Assumptions underlying the project intervention • Pretpostavke koje moraju biti zadovoljene kako bi projekt bio uspješno proveden 3.2 Risks • Rizici za koje se može predvidjeti da će utjecati na uspješnu provedbu projekta • Mogu biti negativno izražene pretpostavke, npr. pretpostavka: „Staff willing to be trained and acquire new skills“, može biti preformulirana u rizik: „Staff not willing to be trained and not willing to acquire new skills“

8. Izrada opisa poslova 4.1.1 Project description • Kratki opis projekta 4.1.2 Geographical area to be covered • Zemljopisno područje na kojem će biti proveden projekt (područje određenog grada, županije ili čitave Hrvatske) 4.1.3 Target groups • Ciljane skupine koje će biti uključene u provedbu projekta – „direktni” korisnici

9. Izrada opisa poslova 4.2 Detailed activities • Detaljan opis aktivnosti koje će biti provedene tijekom projekta. Po mogućnosti brojčano iskazati (npr. 2 treninga od 3 dana za 15 osoba) i grupirati u faze (ukoliko su kronološki poredane) ili u tematske grupe/komponente. Na osnovu aktivnosti se izrađuje okvirni proračun projekta i sporedni troškovi (”incidental expenditure“) • Prije definiranja aktivnosti potrebno je definirati ”inception phase“ (početnu fazu u provedbi projekta) čije je trajanje otprilike između 4 i 8 tjedana (uglavnom tekst vezan uz uspostavljanje ureda konzultanta, prikupljanje informacija od korisnika i sl.)

10. Izrada opisa poslova 4.3.1 Responsible body • Standardni tekst koji opisuje ulogu SAFU (projektnog menadžera) u provedbi projekta 4.3.2 Management structure • Uglavnom se opisuje struktura Upravljačkog odbora (institucije koje bi trebale biti uključene u Upravljački odbor/Steering Committee) i njegova uloga, te uloga ”project partnera“ ili krajnjeg korisnika u provedbi projekta (pružanje logističke potpore, uloga JPP-a i sl.) 4.3.3 Facilities to be provided by the Contracting Authority and/or other parties • Tekst o uvjetima koje bi trebali osigurati krajnji korisnici projekta vezano uz radni prostor za stručnjake, telefonske linije, računala i sl.

11. Izrada opisa poslova 5.1 Location • Navesti lokaciju gdje će biti glavna baza projekta, kao i ostale lokacije na kojima će raditi stručnjaci 5.2 Commencement date & period of execution • Okvirni datum početka provedbe projekta, te dužina trajanja projekta iskazana u mjesecima

12. Izrada opisa poslova 6.1.1 Key experts • Za svakog stručnjaka potrebno je odrediti broj radnih dana tijekom provedbe projekta. Uzmite u obzir da 1 radni dan za ključnog stručnjaka iznosi između 700 i 900 € (ovisno o godinama staža, području rada). Putni troškovi (međunarodni letovi) za sve stručnjake pokrivaju se iz njihovih ”fee rates“ (dakle u ovih 700 – 900 € po danu), lokalna putovanja unutar zemlje tijekom provedbe projekta uračunavaju se u ”incidental expenditure“ • Potrebno je navesti postotak radnog vremena koji stručnjaci moraju provesti u Hrvatskoj (najmanje 80%)

13. Izrada opisa poslova 6.1.1 Key experts • Pod stavkom ”Qualification and skills“ izbjegavajte frazu ”University degree in relevant discipline“, pošto je relevantno područje ponekad vrlo teško definirati. Također treba izbjegavati formulacije npr. “University degree in economy or equivalent” • U stavci ”General professional experience“ potrebno je navesti koliko godina općeg profesionalnog iskustva stručnjak mora imati, dok u stavci ”Specific professional experience“ treba opisati ona iskustva koja će biti direktno vezana uz provedbu projekta • Dobra formulacija “preferably 10 years experience…but a minimum of 5 years required“

14. Izrada opisa poslova 6.1.2Other experts • Navesti minimalni broj predviđenih radnih dana za sve stručnjake koji se ne smatraju “ključnima” za provedbu projekta • Navesti okvirno zahtjeve za ostale stručnjake ukoliko ih je već moguće predvidjeti • Nije dozvoljeno izričito tražiti lokalne stručnjake

15. Izrada opisa poslova 6.1.3 Support staff & backstopping • Potrebno je navesti da troškovi vezani uz backstopping i pomoćno osoblje moraju biti uračunati u fee rates stručnjaka 6.2 Office accommodation • Standardni tekst već unaprijed zadan u obrascu, vezano uz radni prostor – navesti ukoliko se očekuje od konzultanata da sami osiguraju radni prostor 6.3 Facilities to be provided by the Consultant • Standardni tekst. Opisuje koju vrstu podrške konzultantska tvrtka mora pružiti svojim stručnjacima tijekom rada na projektu. • Potrebno je specificirati koji troškovi će biti plaćeni iz fee rates stručnjaka (backstopping, local support staff, potrošni uredski materijal i sl.)

16. Izrada opisa poslova 6.4 Equipment • Standardni tekst kojim se zabranjuje kupovina opreme putem ugovora vezanih uz nabavu usluga 6.5 Incidental expenditure • Svi sporedni troškovi koji trebaju biti plaćeni iz proračuna projekta • Naznačuje se samo ukupna suma za ovu vrstu troškova • Potrebno je nabrojati što će sve biti pokriveno iz ove stavke (npr. iznajmljivanje dvorana za treninge, tiskanje materijala, studijska putovanja, putovanja stručnjaka unutar zemlje i sl) • Troškovi moraju biti utemeljeni na aktivnostima iz točke 4.2.

17. Izrada opisa poslova 6.5 Incidental expenditure • Sporedni troškovi se razrađuju u posebnoj tabeli u kojoj se razrađuje proračun projekta – ova tabela nije sastavni dio opisa poslova i služi samo kao orijentacijski okvir 6.6Expenditure verification • Sredstva koja moraju biti osigurana za reviziju projekta, obično do 3% ukupnog iznosa ugovora

18. Izrada opisa poslova 7.1 Reporting requirements • Instrukcije vezane uz rokove u kojim je potrebno predati međuizvješća i konačno izvješće (interim i final reports) – standardni tekst iz obrasca – sva ostala izvješća (mjesečna, tromjesečna i sl.) navode se pod točkom 4.2 7.2 Submission & approval of progress reports • Navodi se koliko kopija izvješća je potrebno dostaviti i kome, te tko odobrava izvješća 8.1 Definition of indicators • Indikatori mogu biti kvantitativni (količinski) ili kvalitativni (opisni) • U oba slučaja moraju biti SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound) • Moguće je dodati i klauzulu po kojoj će dodatni indikatori biti određeni tijekom početne faze projekta u suradnji sa stručnjacima

19. Izrada opisa poslova 8.2 Special requirements • Navode se samo u slučajevima kada je projekt direktno povezan s drugim projektom (npr. nabava robe koja se naručuje putem drugog projekta), ovdje se dodatno objašnjava veza između dva projekta

20. HVALA NA PAŽNJI! PITANJA?