Persönliche Zeit- und Arbeitsplanung („Zeitmanagement“)

1. Persönliche Zeit- und Arbeitsplanung („Zeitmanagement“) Mehr Zeit für das Wesentliche Klaus Heil / 11-2008

2. Persönliche Zeit- und Arbeitsplanung („Zeitmanagement“) Mehr Zeit für das Wesentliche Klaus Heil / 11-2008 Foto Günter Röser, 24.09.2008 um 18:55 Uhr

3. Foto Klaus Heil, 24.09.2008 um 18:57 Uhr

4. Was bedeutet Ihnen Zeit? • Zeit ist nicht nur Geld • Zeit ist bedeutend mehr wert als Geld • Zeit ist so etwas wie das Leben selbst! • Zeit ist unabänderlich • Zeit lässt sich nicht speichern • Zeit lässt sich nicht vermehren • Zeit lässt sich nicht übertragen • Zeit vergeht unwiderruflich mit anhaltender Gleichmäßigkeit Während Sie diese Zeilen gelesen haben, sind wieder einige Einheiten Ihrer Lebenszeit abgelaufen – unwiederbringbar!

5. Bedenken Sie: Heute beginnt der erste Tag vom Rest Ihres Lebens! Leben Sie zeitbewusst und nehmen Sie sich die Zeit für die Dinge, die Ihnen wichtig sind!

6. Was ist Zeitmanagement? Zeitmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird.

7. Der Regelkreis des Zeitmanagements Zielfindung Situationsanalyse Zielstrategien IST-SOLL-Vergleich Tagesrückschau Erfolgsmethoden Jahresplanung Tagesplanung ALPEN-Methode Tagesgestaltung Leistungskurve Prioritäten Delegation Eisenhower-Prinzip Pareto-Prinzip ABC-Analyse

9. Arbeit soll in (zu) wenig Zeitgefäße gegossen werden Das klassische Dilemma: ARBEIT Z E I T

10. Mit einer vernünftigen Zeit- und Arbeitsplanung • Übersicht über Aufgaben und Tätigkeiten behalten • die richtigen Prioritäten setzen • Zeit und Arbeit beherrschen • Stress abbauen oder sogar vermeiden • Zeitdiebe erfassen und beseitigen • zielbewusster arbeiten • Zeit für sich selbst gewinnen

11. Mögliche Ursachen für Zeitprobleme • mangelnde Zeitplanung • ungünstige Arbeitstechniken • mangelnde Arbeitsorganisation • Störungen durch Dritte • persönlicher Arbeitsstil • persönliche Schwachstellen • ungenügende Zusammenarbeit • Missachtung des Gesetzes über Lust und Unlust

13. Wege zum Ziel • Schreiben Sie Ihre Tätigkeiten und den dafür nötigen Zeitbedarf auf • täglich • über einen Zeitraum von 2 - 3 Wochen • Alternativ: Verwenden Sie eine Checkliste • Achten Sie auf eine ehrliche Selbsteinschätzung • Ergebnis ist eine Ist-Analyse • Beseitigen Sie Störfaktoren und Zeitdiebe • Planen Sie Ihren Tag, Ihre Woche, ...

14. Checkliste zur Ermittlung der Zeitdiebe Beispiel für eine Checkliste zur Erfassung der Z e i t d i e b e

15. Planen Sie Ihre eigene Arbeit Setzen Sie sich Ziele Grundlagen für Ihre Planung sind vor allem: • die Vorgaben Ihres Studienganges • die Jahrespläne (Ihre Jahrespläne!) • äußere Einflüsse • Ihre beruflichen und privaten Ziele Planung bedeutet Zeitgewinn • Erfahrungswert: 8 Minuten Planung = 1 Stunde Zeitgewinn Tagesplan = Tagesziele

16. Die Bedeutung von Zielen • Wer Ziele definiert hat • behält den Überblick • richtet auch seine unbewussten Kräfte auf sein Tun aus • konzentriert sich auf Schwerpunkte

17. Tagesplanung Eine gute Hilfe ist die ALPEN-Methode: • Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben • Länge der Aktivitäten einschätzen • Pufferzeit freihalten • Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen • Nachkontrolle - Unerledigtes übertragen Verwenden Sie einen großen Terminkalender oder ein Zeitplanbuch

19. Fehler? Keine Reserve Prof. Huss Keine stille Stunde Buchenzentrum Beispiel für einen Tagesplan Vorlesung 3,0 Kahleyß UZH Borris Telefonate 0,5 Vorlesung vorbereiten AUFGABEN 1,5 Vorlesung  A Telefonate 1,2  A 3-5  B Besprechung Meisterprüfung 1,0 Manuskript  A! Frank Geburtstag! Manuskript FoHo 2,0 Schwimmen

20. Warum schriftliche Fixierung der Tagesaufgaben ? • Nur im Kopf gespeicherte Tagespläne werden leicht verändert oder wichtige Bereiche vergessen. Bei "Unvorhergesehenem" verliert man schließlich das gesamte Tagesprogramm aus dem Gedächtnis. • Was aufgeschrieben wird, muss nicht im Kopf behalten werden. Der Kopf wird frei für die notwendigen Problemlösungen. • Das Programm ist eine Art "Selbstbefehl". Sie sind von Anfang an darauf ausgerichtet, es straff durchzuführen. • Auch wenn ein Arbeitstag nicht immer nach Plan und ohne Störungen abläuft, lohnt sich die Planung. Sie müssen nur Puffer- oder Reservezeiten aufnehmen. • Bedenken Sie: Was Sie nur im Kopf haben, können Sie weder voll durchführen noch hinterher richtig kontrollieren.

21. Ein Spaziergänger geht durch den Wald und begegnet einem Waldarbeiter, der hastig und mühselig damit beschäftigt ist, einen gefällten Baum in Abschnitte zu zersägen. Der Spaziergänger tritt näher heran, um zu sehen, warum der Holzfäller sich so abmüht, und sagt dann:"Entschuldigen Sie, aber mir ist da etwas aufgefallen: Ihre Säge ist ja total stumpf! Wollen Sie diese nicht einmal schärfen?" Darauf stöhnt der Waldarbeiter erschöpft auf: "Dafür habe ich keine Zeit - ich muss sägen!" Das R i c h t i g e tun

23. Wir verbringen die meiste Zeit damit, uns um viele relativ nebensächliche Probleme zu kümmern, statt uns auf wenige, aber wichtige Aufgaben zu konzentrieren ! • Beispiele: • 20 % der Schreibtischarbeit ermöglicht 80 % des Arbeitserfolges • 20 % der Zeitung enthalten 80 % der Nachrichten • 20 % der Fehler verursachen 80 % der vermeidbaren Kosten • 20 % der Aktien bringen 80 % der Gewinne • 20 % der Jagdtage bringen 80 % der Strecke Unstimmigkeit zwischen nebensächlichen und wichtigen Aktivitäten

24. A-B-C-Analyse Eine Wertanalyse der Zeitverwendung zeigt, dass die Anteile von sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben an der tatsächlichen Zeitverwendung nicht unbedingt ihrem Anteil am Wert aller Aufgaben entsprechen.

25. Setzen Sie Prioritäten

26. A-Aufgaben sind wichtige und nicht delegierbare Aufgaben

27. Das Eisenhower-Prinzip Sehr wichtig Sehr dringlich

28. Tagesleistungskurve beachten!

29. Abnahme der Leistungsfähigkeit bei ständig durch Störungen unterbrochenen Arbeiten Zeitverluste durch immer längere Anlaufzeiten und immer geringere Konzentration Sägeblatt - Effekt

30. Tagesstörkurve (Bürotätigkeit)

31. Leistungswerte der Konzentration im Verlauf von 60 Minuten

32. Erhalten Sie Ihre Leistungsfähigkeit Kurze Pausen (5-10 Minuten je Stunde) • vermindern die spürbare Ermüdung, • erhalten das Leistungsvermögen, • beugen (auch geistiger) Erschöpfung vor.

33. Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortung Aufgaben+Kompetenzen+Verantwortung müssen deckungsgleich sein Aufgaben Aufgaben Kompe- tenz Kompetenz Verantwortung Verantwortung

34. Vermeiden Sie "Killerphrasen" Killerphrase • Ich weiß, dass es nicht geht • Das habe ich immer so gemacht • Das habe ich ja noch nie gemacht • Das ist zu teuer B e s s e r : • Ich versuche einen Weg zu finden • Ich werde es einmal versuchsweise anders machen • Wie schnell wäre die Investition amortisiert ?

35. Den Tag positiv beginnen und beenden • Jeden Tag eine langfristige A-Aufgabe • Nur das wirklich Wesentliche tun • Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit • Leistungshochs und -tiefs berücksichtigen • Arbeitsblöcke bilden • Salami-Taktik für größere Aufgaben • Was wir nicht schaffen, das schafft uns • Killerphrasen bekämpfen, positiv denken • Zeit hat man nie, Zeit muß man sich nehmen Zehn Grundregeln

36. Gegenüber der Fähigkeit,die Arbeit eines einzigen Tagessinnvoll zu ordnen,ist alles andere im Lebenein Kinderspiel !Johann Wolfgang von Goethe

37. Versuchen Sie es trotzdem! Viel Erfolg dabei und danke für Ihre Geduld Ihr