Datenschutz im Arbeitsverhältnis

1. Datenschutz im Arbeitsverhältnis Reinbek – 15. September 2010

2. Eingangsfall 1: Arbeitgeber A führt mit länger als 6 Wochen erkrankten Mitarbeitern grundsätzlich ein sog. Krankenrückkehrgespräch. Die Erkenntnisse aus den jeweiligen Gesprächen legt er in handschriftlichen Notizen nieder. Die nach Krankheit zurückkehrende Mitarbeiterin K gibt Auskunft, beschwert sich aber sodann beim Landesdatenschutzbeauftragten. Was hat A zu befürchten?

3. Eingangsfall 2: Arbeitgeber A hat sich eine Excel-Tabelle mit besonders förderungswürdigen Mitarbeitern angelegt. Mitarbeiter M ist dort mit verschiedenen Leistungseinschätzungen verzeichnet. Als M davon erfährt, verlangt er von A a) Auskunft über alle erfassten Daten b) Berichtigung der Eintragung bei „Zuverlässigkeit“ und c) Löschung aller übrigen Daten mangels Erforderlichkeit Hat M dahingehende Ansprüche?

4. Eingangsfall 3: Arbeitgeber A beauftragt den leitenden Angestellten L damit, die Kundendienstfahrzeuge heimlich mit GPS-Sendern auszustatten, um die Einhaltung von Pausenzeiten der Monteure überwachen zu können. L gibt den „Auftrag“ an Mitarbeiter M weiter, der ihn ausführt. Die Sache fliegt auf. Was haben A, L und M zu befürchten?

5. I. Datenschutzrechtliche Grundlagen • Neufassung des § 32 BDSG • Besondere Probleme in der Personalarbeit • Folgen von Datenschutzverstößen • Beteiligung des Betriebsrats • Datenschutzrelevante Phasen im Arbeitsverhältnis • Geplantes Beschäftigtendat

6. I. Datenschutzrechtliche Grundlagen

7. Zentrales Gesetz: BDSG • Neuregelung betreffend Beschäftigungsverhältnisse zum 01.09.2009 (§ 32 BDSG) • Schutzbereich:personenbezogene Daten natürlicher Personen • Datenschutz ist Querschnittsmaterie • weitere datenschutzrelevante Gesetze:SGB, BGB, StGB, Telekommunikationsgesetze, HGB, AO, BetrVG

8. BDSG • Grundbegriffe: • personenbezogene Daten / Betroffene • Umgang mit personenbezogenen Daten • verantwortliche Stelle • Zulässigkeit der Datenverarbeitung • Übermittlung von Daten

9. BDSG • Grundsätze: • Datenvermeidung und Datensparsamkeit • Einwilligungsmöglichkeit Betroffener • unabdingbarer Kernbereich • Schadensersatzpflicht bei Verstößen

10. Rechte der Betroffenen • Benachrichtigung (§ 33 BDSG) • Auskunft (§ 34 BDSG) • Berichtigung (§ 35 BDSG) • Sperrung (§ 35 BDSG) • Löschung (§ 35 BDSG) • Anrufung der Aufsichtsbehörden (§ 38 BDSG)

11. Verpflichtung auf das Datengeheimnis (§ 5 BDSG) • für Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten umgehen • gilt auch für das Fernmeldegeheimnis • Schriftform • gilt auch für leitende Angestellte • Auswahlrecht des Arbeitgebers

12. Datenschutzbeauftragter • Bestellungspflicht (§§ 4 f, g BDSG): • für jede verantwortliche Stelle, die personenbezogene Daten automatisiert erhebt und • in der Regel mindestens 10 Personen ständig in der automatisierten DV oder • in der Regel mindestens 20 Personen ständig in der konventionellen DV beschäftigt

13. Datenschutzbeauftragter • Aufgabe: Überwachung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften • kann Angestellter oder Externer sein • keine Selbstkontrolle (z.B. IT-Leiter) • neu: erweiterter Sonderkündigungsschutz

14. II. Neufassung des § 32 BDSG

15. § 32 BDSG – Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung für Zweckes des Beschäftigungsverhältnisses • Neuregelung zum 01.09.2009 • „Beschäftigte“ • zentrales Merkmal: Erforderlichkeit(vorher § 28 BDSG: „dienen“) • besondere Regelung bei Straftaten

16. § 32 BDSG betrifft • Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten • anlässlich Entscheidung über Begründung, für die Durchführung oder die Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen

17. BDSG nur automatisierte DV § 32 BDSG auch manuelle DV

18. Merkmal der Erforderlichkeit: • Müssen für diesen Zweck überhaupt Daten erhoben werden? • Müssen gerade diese Daten erhoben werden? • Mindestergebnis oder bestes Ergebnis? • objektiver oder individueller Maßstab?

19. Erforderlichkeit immer gegeben bei gesetzlichen Vorgaben oder Folgen gesetzlicher Vorgaben, z.B. : • Betriebliches Eingliederungsmanagement • Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz • Unfallverhütungsvorschriften • Arbeits- und Gesundheitsschutz • Pflegedokumentationen

20. Fazit: • Erforderlichkeitsfeststellung am vom Arbeitgeber verfolgten Zweck • breiter Einschätzungsspielraum • Ausscheiden nur von schlicht überflüssigen Erhebungen • faktisch eine Änderung gegenüber § 28 BDSG

21. Missglückte Regelung bei Straftaten • Vorliegen tatsächlicher Anhaltspunkte • diese sind zu dokumentieren • kein überwiegend schutzwürdiges Interesse des Beschäftigten am Ausschluss der Datennutzung • Verhältnismäßigkeitsprüfung

22. Konkrete Anhaltspunkte • Stichproben (z.B. Arbeitszeitkontrollen)? • überflüssige Innenrevision? • problematisch insbesondere wegen der Ausdehnung auch auf manuelle DV-Vorgänge • Dokumentationspflicht • ewige Aufbewahrungspflicht ./. Löschungpflicht

23. Besondere Probleme des § 32 BDSG • keine Regelungen für ausgeschiedene Mitarbeiter • ungeklärte Frage der geschäftlichen Email-Überwachung bei gestatteter Privatnutzung • Übermittlung von Daten im Konzern

24. Eingangsfall 1: Arbeitgeber A führt mit länger als 6 Wochen erkrankten Mitarbeitern grundsätzlich ein sog. Krankenrückkehrgespräch. Die Erkenntnisse aus den jeweiligen Gesprächen legt er in handschriftlichen Notizen nieder. Die nach Krankheit zurückkehrende Mitarbeiterin K gibt Auskunft, beschwert sich aber sodann beim Landesdatenschutzbeauftragten. Was hat A zu befürchten?

25. Eingangsfall 2: Arbeitgeber A hat sich eine Excel-Tabelle mit besonders förderungswürdigen Mitarbeitern angelegt. Mitarbeiter M ist dort mit verschiedenen Leistungseinschätzungen verzeichnet. Als M davon erfährt, verlangt er von A a) Auskunft über alle erfassten Daten b) Berichtigung der Eintragung bei „Zuverlässigkeit“ und c) Löschung aller übrigen Daten mangels Erforderlichkeit Hat M dahingehende Ansprüche?

26. III. Besondere Probleme in der Personalarbeit

27. Nutzung von öffentlich zugänglichen Daten • Erfassung von Krankheitsdaten • elektronische Personalakte • Erfassen von Positionsdaten (GPS)

28. Nutzung von öffentlich zugänglichen Daten • insbesondere im Zuge von Bewerbungsverfahren • eher irrelevant für laufendes Arbeitsverhältnis • grundsätzlich verwendbar (§ 28 Abs. 1 Nr. 3 BDSG) • Löschungspflicht nach Einstellungsentscheidung • AGG-veranlasste Aufbewahrung bei Ablehnung

29. Erfassung von Krankheitsdaten • im Rahmen BEM (§ 84 Abs. 2 SGB IX) zulässig • weitergehend zulässig mit Einwilligung (§ 4 a BDSG) • erforderlich insbesondere bei- Fragen der Eignung für den Arbeitsplatz- Fragen des Gesundheits- und Arbeitsschutzes- Fragen etwaiger krankheitsbedingter Kündigung • keine Auskunftspflicht bei Krankenrückkehr und BEM

30. Elektronische Personalakte • jetzt einheitlicher Maßstab wie Papierakte(§ 32 Abs. 2 BDSG) • Einwilligung (§ 4 a BDSG) weitergehend möglich • Mitbestimmungsfragen insbesondere bei Beurteilungsgrundsätzen (§ 94 BetrVG)

31. Erfassen von Positionsdaten (GPS) • Sonderregelung in § 6 c BDSG • Informationspflicht, auch über Funktionsweise • Kommunikationswege mit Datenverarbeitung müssen auf dem Gerät erkennbar sein • anderenfalls: Verwertungsverbot

32. IV. Folgen von Datenschutzverstößen

33. Folgen für den Arbeitgeber • Bußgeld- und Strafvorschriften §§ 43, 44 BDSG • evtl. Strafvorschriften nach StGB • Haftung auf Schadensersatz und Schmerzensgeld? • Presse-Echo

34. Folgen für den Arbeitnehmer • Bußgeld- und Strafvorschriften §§ 43, 44 BDSG • evtl. Strafvorschriften nach StGB • Haftung auf Schadensersatz und Schmerzensgeld? • Kündigung des Arbeitsverhältnisses

35. Eingangsfall 3: Arbeitgeber A beauftragt den leitenden Angestellten L damit, die Kundendienstfahrzeuge heimlich mit GPS-Sendern auszustatten, um die Einhaltung von Pausenzeiten der Monteure überwachen zu können. L gibt den „Auftrag“ an Mitarbeiter M weiter, der ihn ausführt. Die Sache fliegt auf. Was haben A, L und M zu befürchten?

36. V. Beteiligung des Betriebsrats

37. Überwachungsanspruch § 80 Abs. 1 S. 1 BetrVG • Auskunftsanspruch § 80 Abs. 2 BetrVG • Fragen betrieblicher Ordnung und Arbeitnehmerverhalten § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG • Technische Überwachungseinrichtungen§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

38. VI. Datenschutzrelevante Phasen im Arbeitsverhältnis

39. Bewerbungsverfahren Laufendes Arbeitsverhältnis Kündigung „Nachlauf“

40. Bewerbungsverfahren • öffentlich zugängliche Informationen • Fragerecht und Fragebögen • Löschungspflichten • AGG und Aufbewahrung

41. Laufendes Arbeitsverhältnis • Mitarbeiterkontrolle • Erfassung von Krankheitsdaten • Dokumentation von Arbeitsvorgängen • individuelle Löschungsbeurteilung

42. Kündigung

43. „Nachlauf“ • Aufbewahrungsfristen • laufende Altersteilzeit • betriebliche Altersversorgung

44. VII. Geplantes Beschäftigtendatenschutzgesetz

45. Beschäftigtendatenschutzgesetz • weitere Neuregelung betreffend Beschäftigungsverhältnisse • bislang lediglich abgestimmter Kabinettsbeschluss • ändert bzw. fügt ein: §§ 32 - 32 i BDSG • bringt wesentliche statt nur punktuelle Änderungen

46. §§ 32 - 32 i BDSG • Bewerbungsverfahren - §§ 32 - 32 b („vor Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses“) • Laufendes Beschäftigungsverhältnis - §§ 32 c - 32 e • Spezielle Maßnahmen der Überwachung - §§ 32 f – 32 i • Verfahren und Mitbestimmung - §§ 32 j - 32 l

47. Bewerbungsverfahren • § 32 BDSG n.F. – Datenerhebung im Bewerbungsverfahren • nur: Name, Anschrift, Telefonnummer, Email • weitere Daten nur für Feststellung der Eignung für die vorgesehene Tätigkeit • insbesondere fachliche und persönliche Fähigkeiten, Ausbildungsschritte, beruflicher Werdegang • nicht: AGG-relevantes, Schwerbehinderung

48. Bewerbungsverfahren • Herkunft der Daten: vom Bewerber • allgemein zugängliche Daten nur bei zuvor erfolgtem Hinweis an den Bewerber • Soziale Netzwerke: „Berufsnetzwerke“ (+) private Netzwerke (-) • bei Einwilligung des Bewerbers auch Beschaffung bei Dritten

49. Bewerbungsverfahren • § 32 a BDSG – Ärztliche Untersuchung und Eignungstests • Ärztliche Untersuchung: • nur bei wesentlichen und entscheidenden beruflichen Anforderungen zulässig • nur nach Aufklärung und Einwilligung über Art und Umfang zulässig • Weitergabe des Ergebnisses nur nach Zustimmung und nur nach Ergebnis für die künftige Tätigkeit zulässig

50. Bewerbungsverfahren • § 32 a BDSG – Ärztliche Untersuchung und Eignungstests • Eignungstests: • nur zur Eignungsfeststellung für die in Aussicht genommene Tätigkeit • nur nach Aufklärung und Einwilligung über Art und Umfang zulässig • Weitergabe des Ergebnisses nur nach Zustimmung • muss wissenschaftlich anerkannten Methoden erfolgen, wenn solche bestehen