AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI

1. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI AB METODOLOJİSİNE GÖRE PROJE HAZIRLAMA 18 Eylül 2013 Bursa AB Günleri Mehmet ÖMÜRBEK Uzman Yardımcısı Avrupa Birliği Bakanlığı Proje Uygulama Başkanlığı Proje Uygulama Başkanlığı

2. Sunumun İçeriği Proje Uygulama Başkanlığı

3. Proje Finansmanı Nasıl Gerçekleşir? • Ulusal veya uluslararası mali yardımlarda istenilen zamanda finansman sağlayan bir destek modeli bulunmamaktadır • Proje finansmanı PROGRAMLARA bağlıdır; destek alabilmek için PROGRAMLARIN takip edilmesi gerekir • Proje finansmanı destek sağlayan PROGRAM öncelikleri ve kriterleri çerçevesinde sağlanır • Proje finansmanı uzun soluklu bir süreçtir; kapsamlı, sabırlı ve planlı çalışma gerektir • Proje finansmanında kabul görmüş metodoloji/yöntem Proje Döngüsü Yönetimi (PDY-PCM)’dir

4. PROJE NEDİR? Belirli bir süre içinde [zaman] Belli hedeşereulaşmak için [hedef] Planlanmış faaliyetler topluluğu [faaliyet]

5. PROJE NEDİR? • Faaliyetleri belirli bir hedefe yönlendirir • Zaman ve kaynak planlamasına olanak sağlar • İzleme ve değerlendirmeye olanak sağlar • Kaynak bulunmasına yardımcı olur • Hedeşere ulaşmasının önündeki risklere ve engellere ilişkin bilgi sahibi olunmasını ve önlem alınabilmesine olanak sağlar • Fikrin anlatımını ve faaliyetlere katılımcılığı kolaylaştırır • Sonuçların sürdürülebilirliğini artırır

6. PROJE HAZIRLAMA METODOLOJİSİ Proje Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

7. Proje Döngüsü Yönetimi PROJE DÖNGÜSÜ: Bir projenin fikir olarak doğuşundan hazırlanması, analizi, onaylanması, uygulanması, izlenmesi ve değerlendirilmesine kadar geçen süreç Proje Döngüsü Yönetimi: Proje Döngüsü çerçevesinde yapılan faaliyetlerin bütününü kapsayan süreç

8. Proje Döngüsü Yönetimi Tarihsel Arka Plan: 1960’larınsonunda ABD Uluslararası Kalkınma Ajansı’nın proje planlama ve değerlendirme sistemini desteklemek için geliştirilmiştir. AB Boyutu: AB Komisyonu 1992 yılında, projetasarımı ve yönetimindekullanılanbirdiziaraçiçeren “Proje DöngüsüYönetimi” nibenimsemiştir. Amaç: Projelerintasarımveuygulanmasında hedef ve sonuç odaklı bir yaklaşımın geliştirilmesine katkıda bulunmak.

9. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Uluslararası Proje Döngüsü Örnekleri AB’de Proje Döngüsü Yönetimi PMBoK Proje Döngüsü Yönetimi Proje Uygulama Başkanlığı

10. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Proje Döngüsü Yönetiminin Aşamaları Proje Döngüsü Yönetimi İlkeleri • Proje döngüsünün her aşaması yapılandırılmış ve bilgiye dayalı bir karar • oluşturma sürecine dayalı olmak • Paydaşların karar verme mekanizmasına katılımını gözeten bir yönelimde olmak • (hedef grup yönelimli) • Proje tasarımı ve yönetiminde tutarlı ve analitik bir yaklaşım içermek • Yararların sürekli kılınmasını sağlayacak mekanizmalara sahip olmak • Entegre bir yaklaşıma ve dokümanların standartlaştırılmasına dayanmak • Bu ilkelerin gerçekleşmesi için proje planlaması ve yönetiminde kullanılan yöntem ise Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı’dır. Proje Uygulama Başkanlığı

11. Proje Döngüsünün Aşamaları • Programming Proje Fikrini Belirleme (Tanımlama) • Finansman sağlayan kurum ve kuruluşun öncelikleri ve amaçları ile uyumlu bir şekilde gerçekleştirilecek sorun analizi sonucunda proje fikrinin yöneleceği öncelik alanlarının belirlenmesi süreci. Sektörel ya da ulusal strateji dokümanları, planlar, program rehberleri gibi çeşitli dokümanlar programlama aşamasında dikkat edilmesi gereken temel bilgi kaynaklarıdır. • Identification Proje Fikrinin Analizi (Tasarlama) • Temel belgelerdeki öncelikler doğrultusunda olası proje fikirlerinin ön fizibilitelerinin yapıldığı ve uygun görülen fikirler için detaylı projelendirme kararının verildiği süreç. Bu aşamada proje teknik ve operasyonel açıdan detaylı olarak tasarlanır. • AppraisalÖndeğerlendirme ( • Tasarımı tamamlanmış olan projenin teknik, mali, ekonomik, kadın-erkek eşitliği, sosyal, kurumsal ve çevresel perspektişeraçısından tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirildiği ve proje belgeleri formatına dönüştürülerek, detaylı projelendirme çalışmalarının yapıldığı süreç Proje Uygulama Başkanlığı

12. Proje Döngüsünün Aşamaları • Financing Finansman • Ulusal veya Dış Finansör kuruluşun proje önerisine finans sağlama kararı verdiği, bu çerçevede faydalanıcı ile finansman sağlayan kuruluş arasında gerekli anlaşmanın/sözleşmenin imzalandığı süreç • Implementation Uygulama • Finansman kaynaklarının tahsis edilip, projede öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmesi aşaması. • Evaluation İzleme-Değerlendirme • Proje uygulamaları devam ederken (ara değerlendirme), proje tamamlandığında (nihai değerlendirme) ve projenin tamamlanmasından sonra hedeşerene ölçüde ulaşıldığının değerlendirildiği süreç. Finansmanı sağlayan kuruluşa sonraki yıllar için programlama aşamalarına geri besleme sağlanır. Finansmandan faydalanan kuruluşa ise yeni proje tanımlanması için imkan yaratır. Proje Uygulama Başkanlığı

13. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı • Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, 1970’lerde proje tasarımının niteliğini ve açıklığını iyileştirmek üzere geliştirilmiş bir yaklaşımdır. • Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, birincil paydaşlar dahil olmak üzere anahtar paydaşların katılımına dayalı bir süreçtir. MÇY sürecinin sonucunda ortaya çıkan proje tasarımı, Logframe (Mantıksal Çerçeve Matrisi) olarak adlandırılan bir tabloda özetlenir. • Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, aşağıdaki konularda proje tasarımı yapan ve proje yönetenlere yardımcı olur: • Proje hazırlama süreci içinde mevcut durumun analiz edilmesine • Hedeşere ulaşmada araçların mantıksal hiyerarşisini kurmaya; • Hedeşere ulaşmanın önündeki potansiyel risklerin tanımlanmasına ve • sürdürülebilir sonuçların tanımlanmasına; • Çıktıların ve sonuçların en iyi nasıl izleneceği ve değerlendirileceğine; • Projenin özetinin standart bir formatta sunulmasına; • Uygulama sırasında projenin izlenmesi ve gözden geçirilmesine Proje Uygulama Başkanlığı

14. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Yaklaşım, iki temel aşamadan oluşur. Bu aşamalar: Proje Uygulama Başkanlığı

15. Finansman Arayanlar Kuruluşlar ve Proje Döngüsü Yönetimi Tanımlama Formülasyon PROJE GELİŞTİRME VE HAZIRLAMA Proje Uygulama Başkanlığı

16. Proje Nasıl Hazırlanır? Önce Sağlam Proje Kurgusu Proje Uygulama Başkanlığı

17. Başlamadan Önce… • Finansman Sağlayan Programın İncelenmesi • Finansman desteği sağlayan Programın rehberinin/tebliğinin/yönetmeliğinin/planının incelenmesi çok önemlidir. Program öncelikleri geliştirilmek istenilen proje ile örtüşüyor mu? Proje uygulama takvimi sizin takviminizle uyuşuyor mu? Finansman sağlanacak miktar sizin proje bütçe tahmininize uyuyor mu? • Başvuru Dokümanlarının İncelenmesi • Proje finansmanı sağlayan Programlarda başvuran tüm projelerin aynı temelde değerlendirilmesi amacıyla, birbirini tamamlayan alt başlıklardan oluşan standart bir proje belgesi kullanılır. Bazıları zorunlu olmak üzere tamamlayıcı belgeler bu standart belgeye eklenir. Proje Uygulama Başkanlığı

18. Proje Kurgusu Nasıl Yapılmalı? 1. AŞAMA: ANALİZ 2. AŞAMA: PLANLAMA • Mevcut bir problemin, ondan etkilenen paydaşlarla analizi sonucunda ortaya bir PROJE KURGUSU konulması • PROJE KURGUSUNUN tüm unsurlarıyla birlikte düşünülerek standart mantıksal çerçeve tablosu hazırlanması

19. Analiz Aşaması 1. Sorun Analizi 2. Paydaş Analizi 3. Hedef Analizi 4. Strateji Analizi

20. Neden Proje Yapıyorum? 1. Sorun Analizi Mevcut durumun olumsuz yönlerinin tespit edilmesi (tercihen tüm paydaşların katılımıyla) ve bunlar arasındaki “neden-sonuç” ilişkilerinin ortaya konması.Problem Ağacıelde edilir… Proje Uygulama Başkanlığı

21. Neden Proje Yapıyorum? Problem Ağacı Proje Uygulama Başkanlığı

22. Sorun Ağacı İstanbul geneli CP’li Bireylerin aldığı hizmet yetersiz İstanbul geneli için bir model mevcut değil Aileler rehabilitasyon sürecine katılım sağlayamıyor Rehabilitasyonun desteği sürdürülebilir değil. CP’li bireylerin sosyal hayata katılımı az CP’li bireylerin aldıkları sosyal hizmet desteği yetersiz CP’li bireylerin aileleri bilgisiz CP’li bireylerin sosyal hizmetlere erişimi kısıtlı Hizmet sağlanan engellilerin takibi etkin yapılamıyor Kurumlar arası koordinasyon yok Aileler çocuklarının engeli ile barışık yaşamıyor CP’li bireylerin katılabileceği sosyal aktiviteler yetersiz Sürekli güncellenebilir ve sağlık bir veri tabanı altyapısı mevcut değil Proje Uygulama Başkanlığı

23. Projem Kimlerle İlgili? 2. Paydaş Analizi Paydaş analizi, projenin sonuçlarından doğrudan ya da dolaylı olarak, olumlu ve olumsuz etkilenecek olan, kişi, grup ve kuruluşların belirlenmesine yarar. Belirlenen paydaşların, özellikle projeyle ilişkilerini de analiz etmemizi sağlar; farklı paydaşlar arasında oluşabilecek çatışmaları da öngörmemize yarar. Ayrıca, bu sorunun çözümünden zarar görebilecek, dolayısıyla da projeye karşı çıkabilecek olanları belirlememize, bunun yanı sıra sorunun çözümünden faydalanabilecek ve çözüme katkıda bulunabilecek olan paydaşları da belirlememize katkısı olur. Paydaşların proje sürecinin farklı aşamalarına, farklı düzeylerde katılımlarını görmemize yardımcı olur. Proje Uygulama Başkanlığı

24. Projem Kimlerle İlgili? • 2. Paydaş Analizi • Temel Paydaşlar • Projeden kimler • olumlu/olumsuz etkilenmektedir? • Projeden kimler doğrudan/dolaylı • etkilenmektedir? • Proje üzerinde etkisi olan, projeye katkı sağlayabilecek kimlerdir? • Hedef Kitle kimlerden oluşmaktadır? • Nihai Faydalanıcılar kimlerdir? • Projede ortak/iştirakçi var mıdır? • Önemli Not: Sağlıklı bir projelendirme sürecinde tüm paydaşların görüşlerinin – en azından problem analizine – projeye yansıtılması gerekir. Proje Uygulama Başkanlığı

25. Neye Ulaşmak İstiyorum? 3. Hedef Analizi Problem ağacını oluşturan negatif tespitler çözüme dönüştürülür ve olumlu gerçekleşmeler - hedeşer- olarak ifade edilerek Hedef Ağacı elde edilir… Proje Uygulama Başkanlığı

26. Hedef Ağacı İstanbul geneli CP’li Bireylerin aldığı hizmetleri yeterli İstanbul geneli için bir model oluşturuldu Ailelerin rehabilitasyon sürecine katılımı sağlandı Rehabilitasyonun desteğinin sürdürülebilirliği sağlandı. CP’li bireylerin sosyal hayata katılımı sağlandı CP’li bireylerin daha fazla sosyal hizmet desteği alması sağlandı CP’li bireylerin aileleri bilgilendirildi CP’li bireylerin sosyal hizmetlere erişimi kolaylaştırıldı Hizmet sağlanan engellilerin takibinde etkinlik artırıldı. Kurumlar arası koordinasyon sağlandı. Ailelerin çocuklarının engeli ile barışık yaşamalarına destek olundu. CP’li bireylerin katılabileceği sosyal aktiviteler çeşitlendirildi Sürekli güncellenebilir ve sağlık bir veri tabanı altyapısı oluşturuldu Proje Uygulama Başkanlığı

27. Neye Ulaşmak İstiyorum? 3. Hedef Analizi Hedef Ağacı Proje Uygulama Başkanlığı

28. HEDEşERHİYERARŞİSİ Genel Hedef Ana Amaç Proje amacı Alt Amaç Beklenen sonuçlar Alt Amaç Alt Amaç Faaliyetler Alt Amaç Alt Amaç Hedeşerhiyerarşisindeki her düzeyi olabildiğince SMART hale getirmek yararlıdır. (SMART: Açık, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Amaca uygun ve Zamanı belirlenmiş)

29. Hedefime Nasıl Ulaşacağım? 4. Strateji Analizi Starteji analizi, arzu edilen hedeşereulaşmak için kullanılacak yöntemi tanımlamaktır. Strateji analizi, hangi hedeşerinproje içinde kullanılacağına ve hangi hedeşerindışarıda kalacağına karar verme sürecidir. Bu süreçte aynı zamanda projenin genel hedeşerive Proje amacı da tanımlanır.Temel kriterlere örnek: Proje Uygulama Başkanlığı

30. Hedefime Nasıl Ulaşacağım? Strateji Analizi Proje Uygulama Başkanlığı

31. Hedefime Nasıl Ulaşacağım? Strateji Analizi Proje Uygulama Başkanlığı

32. Hedefime Nasıl Ulaşacağım? Strateji Analizi Proje Uygulama Başkanlığı

33. Hedefime Nasıl Ulaşacağım? Strateji Analizi Proje Uygulama Başkanlığı

34. Stratejimiz Ne Olmalı? Buraya kadar oluşturduğunuz proje amacınız, çok genel bir ifade şeklindedir. Projenin amacı projenin süresi, yararlanacak olanların sayısı gibi daha ayrıntılı bilgileri de içermelidir. Bunun için projenin amacını SMART hale getirmek gerekir. Amacın SMART olması için aşağıdaki niteliklere sahip olması gerekir: • S - (Specific) Özgül-Belirli-Özel: Amaç özel, belirli veya somut olmalıdır. • M - (Measurable) Ölçülebilir: Nitelik veya nicelik içermelidir. • A - (Achievable) Ulaşılabilir-Gerçekleştirilebilir: Kabul edilebilir bir maliyete gerçekleştirilebilmelidir. • R - (Realistic) Gerçekçi-Uygun: Proje, yöneticilerinin yönetebilecekleri uygunlukta olmalıdır. • T - (Timely) Süreli: Amaca, sonuca ne zaman ulaşmamız gerektiğini belirtmelidir.

35. Planlama Aşaması Proje ile tam olarak gerçekleştirilemeyen ancak proje amacının hizmet ettiği genel amaçlardır. Proje kapsamında yürütülen faaliyetler ile elde edilen sonuçlara bağlı olarak ulaşılması gereken temel amaçtır. Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli fiziksel ve fiziksel olmayan kaynaklar (ihale, eğitim/seminer, inşaat, mal alımı, danışmanlık, hizmet vb.) Gerçekleştirilecek faaliyetler ile elde edilecek çıktılardır. Sonuçlar Proje amacının gerçekleşmesine hizmet eden hedeşerdir. Uygulama Araçları/Yöntemleri Proje kapsamında sonuçların elde edilmesine ve temel amacın gerçekleşmesine hizmet eden çalışmalardır. Proje Uygulama Başkanlığı

36. GENEL HEDEşER PROJENİN AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER Planlama Aşaması Mobilya sektöründe faaliyet gösteren firmamızın rekabet gücünün artırılması • Üretim süreçlerinde verimliliğin sağlanması • Ürün çeşitliğinin geliştirilmesi • Tasarıma ilişkin maliyetlerin düşürülmesi • Pazarlama altyapısının güçlendirilmesi Proje Uygulama Başkanlığı

37. Planlama Aşaması Proje ile tam olarak gerçekleştirilemeyen ancak proje amacının hizmet ettiği genel amaçlardır. Proje kapsamında yürütülen faaliyetler ile elde edilen sonuçlara bağlı olarak ulaşılması gereken temel amaçtır. Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli fiziksel ve fiziksel olmayan kaynaklar (ihale, eğitim/seminer, inşaat, mal alımı, danışmanlık, hizmet vb.) Gerçekleştirilecek faaliyetler ile elde edilecek çıktılardır. Sonuçlar Proje amacının gerçekleşmesine hizmet eden hedeşerdir. Uygulama Araçları/Yöntemleri Proje kapsamında sonuçların elde edilmesine ve temel amacın gerçekleşmesine hizmet eden çalışmalardır. Proje Uygulama Başkanlığı

38. GENEL HEDEşER PROJENİN AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER Planlama Aşaması • Hazırlık çalışmaları (proje ekibi kurulması, ön toplantılar vb.) • Üretim için gerekli yeni makinelerin temin edilmesi • Ar-Ge birimi oluşturuldu ve yeni tasarımlar gerçekleştirildi • Yeni istihdamların tamamlanması ve meslek eğitimi kurslarının düzenlenmesi • İhracat için Pazar araştırmaları • Tasarım ve Ar-Ge bölümü oluşturulması • Dış fuarlara katılım sağlanması • Ulusal medyada reklam ve pazarlama çalışmaları • Raporlamalar ve kapanış • Üretimde verimlilik ve üretim hacminde artış sağlandı • Etkin pazarlama ile içi ve dış pazarlar için satışlarda artış gerçekleşti • Yeni üretim bandı için istihdamda artış oldu • Pazarlama altyapısının güçlendirildi • Yeni ürün tasarımları ile ürünlerde çeşitlilik sağlandı Proje Uygulama Başkanlığı

39. PLANLAMA AŞAMASI • Mantıksal Çerçeve Matrisinin hazırlanması: • Genel hedef, özel hedeşer, sonuçlar ve faaliyetlerin doğrulanabilir göstergeler, doğrulama kaynakları, riskler ve varsayımlarla birlikte matrisin ilgili bölümlerine yerleştirilmesi • Faaliyet planlaması: • Faaliyetlerin sırasının ve birbirlerine bağlarının tespit edilmesi, sürelerinin belirlenmesi, kilometre taşlarının tespit edilmesi ve sorumlulukların dağıtılmasıdır. Mantıksal Çerçevenin amaç odaklı olabilmesi ve operasyonel ayrıntıların belirlenmesi için önemlidir. • Bütçeleme: • Faaliyet planından hareketle girdilerin belirlenmesi ve bütçenin hazırlanması

40. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI AB Hibelerinde Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve Matrisi Proje Uygulama Başkanlığı

41. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI PMBoK Bilgi Alanları Proje Uygulama Başkanlığı

42. Mantıksal Çerçeve Tablosu Düşey Mantık Yatay Mantık Proje Uygulama Başkanlığı

43. Önkoşullar- Riskler- Varsayımlar • Riskler: • Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümüdür. • Varsayımlar: • Projenin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir. • Önkoşullar: • Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır. Proje Uygulama Başkanlığı

44. Önkoşullar- Riskler- Varsayımlar Proje Uygulama Başkanlığı

45. Başarı Göstergeleri Projem Bittiğinde Neye Ulaşmış Olacağım? • Nedir? • Proje amaçlarını operasyonel olarak ölçebilen, performans ölçüm olanağı sağlayan ve projenin her aşamada izlenmesine olanak sağlayan araçlardır. Her bir gösterge kısaca müdahaleye ilişkin Nicelik, Nitelik, Zaman ve Yer konusunda bilgi içermelidir. • Ne İşe Yararlar? • Genel Hedefin, Proje Amacının ve Sonuçların karakteristiklerini açıklığa kavuştururlar • Projeyi daha objektif bir şekilde yönetmeyi sağlarlar • Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir baz oluştururlar Proje Uygulama Başkanlığı

46. Doğrulama KaynaklarıSonuçları nasıl ispatlarım? • Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır. • Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir. Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: • Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), • Bilgiyi kimin sağlayacağı, • Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.) Proje Uygulama Başkanlığı

47. Proje Döngüsünün Aşamaları Doğrulama Kaynakları > Sonuçları nasıl ispatlarım? • Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır. • Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir. • Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: • Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), • Bilgiyi kimin sağlayacağı, • Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.) Proje Uygulama Başkanlığı

48. Doğrulama Kaynakları > Sonuçları nasıl ispatlarım?

49. Doğrulama Kaynakları > Sonuçları nasıl ispatlarım?

50. Finansman Arayanlar Kuruluşlar ve Proje Döngüsü Yönetimi Örnek 2 Örnek 2 Proje Uygulama Başkanlığı