COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

1. COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL Prof. Rudy de Barros Ahrens www.rudybarros.com.br

2. Comunicação O que é ??? O oxigênio das relações interpessoais Tornar comum compartilhar: LATIM = COMMUNICARE • Idéias, • Elogios, • Críticas • Sugestões • etc. Como você acha que as pessoas recebem as suas palavras ?

3. COMUNICAÇÃO = PERCEPÇÃO

4. Processo da Comunicação Intenção (linguagem do Conflito ou da Cooperação?) Interpretação (Inferências) MENSAGEM (Canal) EMISSOR RECEPTOR Intenção (linguagem do Conflito ou da Cooperação?) Interpretação (Inferências) FEEDBACK / RESPOSTA

5. Comportamentos mais comuns do receptor que dificultam a comunicação • Avaliação prematura • Escuta Seletiva • Escuta Parcial • Preconceitos e estereótipos • Comportamento Defensivo

6. Barreiras à Comunicação 1 – A complexidade da mensagem: Uma das características do receptor é ter uma capacidade limitada para compreender e reter a informação. Donde resulta que quanto maior for a complexidade da mensagem maior a probabilidade de que a mensagem: • Perca parte da informação • Seja distorcida • Sejam acrescentadas outras informações

7. Barreiras à Comunicação 2 – O canal: O canal utilizado pode igualmente constituir uma barreira á comunicação. A retenção da informação varia consoante os órgãos dos sentidos que a recebem. Assim: Retemos cerca de: 20% do que ouvimos 30% do que vemos 50% do que vemos e ouvimos em simultâneo 70 % do que vemos, ouvimos e discutimos 3- Quadro de referências: Cada um de nós possui um quadro de referências próprio, isto é, uma experiência acumulada ao longo do tempo, a qual é diferente de todas as outras pessoas. 4– Papeis desempenhados: O facto de sabermos que determinada pessoa, que deseja comunicar connosco, tem um elevado estatuto social, poderá constituir uma barreira na comunicação. Da mesma forma, estar a desempenhar o papel de aluno, professor, têm influência na maneira de estar e nos comportamentos de cada um.

8. Barreiras à Comunicação 5 – Ruído: O ruído é também uma barreira á comunicação, visto que dificulta a transmissão e a recepção da informação. 6 - O código: Para que a comunicação seja eficaz, é necessário que o código utilizado pelo emissor seja descodificado pelo receptor. A não compreensão do código impede a comunicação eficaz. 7 – Contexto: O desconhecimento do contexto pode constituir também uma barreira á comunicação. Com efeito, todos nós já nos confrontámos com situações de comunicação em grupo em que, por desconhecimento do contexto, nos é difícil ou mesmo impossível, descodificar a mensagem. 8 - Estado de saúde / fadiga: Quando estamos doentes ou muito cansados, a capacidade de atenção ou de concentração que damos á comunicação diminui, limitando desta forma a comunicação.

9. Barreiras à Comunicação 9 - Desmotivação: Significa que de certo modo damos mais atenção aquilo que nos interessa, que nos desperta a curiosidade, ou nos dá prazer, ou seja, damos mais atenção aquilo que nos motiva, daí que a Desmotivação funcione também como uma barreira á comunicação. 10 – Personalidade: Se tememos alguém, porque a nossa experiência anterior se apresentou prejudicial e negativa, evitamos enfrentá-la ou tendemos a interpretar qualquer mensagem ou pedido de comunicação sua, como perigosa para nós. Quando determinada situação nos afectou de forma negativa, tendemos, por uma questão de integridade psicológica, a evitar falar do assunto.

11. “Dar e Receber o Feedback” É um processo de AJUDA quando avaliamos uma pessoa ou um grupo, no intuito: • Otimizar seu potencial; • Aprimorar seu desempenho.

12. O FEEDBACK EFICAZ Contribui para melhorar o seu desempenho e as relações interpessoais, mas para isto precisa ser: • DESCRITIVO ao invés de avaliador; • ESPECÍFICO ao invés de geral; • COMPATÍVEL COM AS NECESSIDADES do Emissor e Receptor; • DIRIGIDO PARA COMPORTAMENTOS MUTÁVEIS do Receptor; • SOLICITADO ao invés de imposto; • OPORTUNO – LOGO APÓS A OCORRÊNCIA do comportamento; • ESCLARECIDO PARA ASSEGURAR A COMUNICAÇÃO ADEQUADA.

13. Dificuldades para DAR o Feedback • Medo de chocar o receptor; • Receio de receber críticas ou punição; • Ser mal interpretado; • Não saber como falar; • Desconhecimento total de como tratar o assunto.

14. Dificuldades para RECEBER o Feedback • Receio de admitir erros cometidos para outro ou para si próprio; • Falta de confiança em quem está fornecendo o feedback; • Receio de perder a imagem ou status conquistados; • Medo do auto-conhecimento.

15. Feedback x Velhos Paradigmas • “Não elogia, que estraga!” • “Se você acertou, não fez mais nada que sua obrigação”; • “Mas será que até isso tem que ser dito? (ele tinha obrigação de saber)”; • “Tadinho, ele ficaria “tãão” chateado”.

16. Feedback Guia prático para fornecimento de feedbacks produtivos

17. Linguagem Verbal ESCRITA E ORAL • Utilização de vocabulário adequado • Alguns cuidados • Gírias/palavrões • Erros/vícios de linguagem • Assuntos polêmicos • Falta de objetividade

18. Linguagem não verbal • A voz volume/velocidade/expressividade • Corpo (imagem) cabeça, braços e postura • Empatia • Vontade/intenção • Atitudes (física e mental) • Zona espacial (distância entre as pessoas) • Sentimentos (medo, raiva, tristeza, alegria)

20. Escuta ativa Você, realmente, SABE OUVIR ???? Tipos mais comuns de OUVINTES: • Passivo • Agressivo • ATIVO - EMPÁTICO E RECEPTIVO • Mais alto nível de ATENÇÃO; • Sentimentos do Outro e na Mensagem; A SOLUÇÃO É ADQUIRIR HABILIDADE DA ESCUTA ATIVA

21. Qual deles você acredita ser na maior parte do seu tempo ? AGRESSIVO: caracterizado pela necessidade de dominar o outro. É rude, intimidativo, impõe idéias, desrespeito, intolerante, autoritário, deprecia o outro. Não ouve/interrompe. Arrogante, carrancudo, nervoso. PASSIVO-AGRESSIVO: comportamento misto, auto-afirmação, manipulador, humor irritante, lacônico, exasperado, sarcástico, chantagem emocio-nal, depressivo. PASSIVO: caracterizado por não querer desagradar o outro. (Subestima-se) dificuldade em dizer NÃO”, foge dos conflitos, confuso, vítima, não encara os problemas. ASSERTIVO: Constrói relações eficazes, bom negociador. È autêntico, direto, expressão de idéias/sentimentos Empático, honesto, voz firme, ouvinte, descontraído,

22. Reuniões Eficazes Tipos mais comum de REUNIÕES: • INFORMATIVAS: transmitir dados, metas, resultados e informações importantes; • NEGÓCIOS OU DE ATENDIMENTO: ter certeza e convocar todos os envolvidos com a situação (todos os níveis); • PARTICIPATIVA OU DE TOMADA DE DECISÃO: objetividade, com oportunidade que todos os participantes expressem as suas idéias.

23. Condução de Reuniões com Assertividade • ESTEJA PREPARADO(A): ensaie e pratique; – Use Recursos Audio-Visuais Adequados; -- Identifique o tipo de reunião; • SEJA CLARO(A): evite linguagem técnica ou jargãos, não seja vago(a) – fale de acordo com os interlocutores; • SEJA OBJETIVO(A): reduza as questões complicadas e longas, sem no entanto, simplicar demais e faltar informações; • TENHA ENTUSIASMO: com auto-confiança e bom humor em sua mensagem; • SEJA NATURAL: seja você mesmo(a) ASSERTIVO/A.

24. Empatia Colocar-se dentro da Visão do Outro, com os valores dele. Explorar o interesse; Saber ouvir. Explorar o contato visual e facial; Compartilhar informação; Postura de receptividade; Respeito e dedicação ao outro; Cuidado com as diferenças individuais. Elimine os exageros (estrelato) e cuidado com o abuso do poder.