UE304a: cours n°1 Gestion Traditionnelle des Documents

1. UE304a: cours n°1Gestion Traditionnelle des Documents Promo. Licence 2 : UE complémentaires en documentation Par : Sahbi SIDHOM MCF. Université Nancy 2 Equipe de recherche SITE – LORIA sahbi.sidhom@loria.fr

2.  Gestion traditionnelle des documents Objectifs et fonctions du service documentation Qui ? Fait quoi ? Où ? Quand ? Comment et Pourquoi ?

3. Aspects du cours : • Bibliothèque , Document ( Où ? ) ( Quoi ? ) • Objectifs et fonctions du service documentation; ( Comment et le pourquoi ? ) • Collecte et diffusion de l'information ; ( Quand ? ) • Gestion dans une bibliothèque, un centre doc., une médiathèque ; ( Fait quoi ? ) • Gestion de l'information spécialisée : de l’ IDE (Information et Documentation d‘Entreprise) à l’ IE (Intelligence Économique). (Qui ? )

4. Évaluations : • Projet / Groupe de travail • Thèmes successifs % cours • Exposé / Groupe de travail • Date d’évaluation : 6 nov. 2006

5. I. Bibliothèque ( Où ? )

6. Types de bibliothèques • Bibliothèque départementale de prêt • Bibliothèque numérique • Bibliothèque municipale • Bibliothèque municipale à vocation régionale • Bibliothèque municipale classée • Bibliothèque nationale • Bibliothèque publique • Bibliothèque universitaire • Centre de documentation et d’information

7. 1.Bibliothèque départementale de prêt • les BDP sont créées progressivement à partir de 1945; • Les BDP sont au nombre de 96 depuis 1982 et sont maintenant présentes dans tous les départements français. • Placées sous l'autorité des Conseils généraux des départements depuis 1986. • Mission : les BDP ont pour mission de constituer et d'aider un réseau de bibliothèques publiques dans les communes de moins de 10 000 habitants. Dans les petites villes, ces bibliothèques sont gérées par des professionnels, mais dans la majorité des villages, ce sont des bénévoles qui s'en occupent. • Les BDP aident les bibliothèques des communes en dispensant conseils et formation à leurs équipes et en leur prêtant des livres et d'autres documents, en complément de leurs collections propres. • Le concept de BDP est typiquement français, bien que généralement considérées comme des bibliothèques publiques, les BDP ne sont généralement pas directement ouvertes au public.

8. 2. Bibliothèque numérique • Une bibliothèque numérique (en ligne et/ou électronique) est un ensemble d'écrits numérisés et accessibles (…) à distance (via l'Internet). • Plutôt que de « supports », il est préférable de parler de formats, de compression, d'encodage (pour la vidéo et le son) ainsi que de type de numérisation (mode texte ou mode image). • Mission : Ce nouveau mode de diffusion et de conservation présente de nombreux avantages en terme de durée et de qualité de conservation, de communication ( bibliothèque-usagers ou bibliothèque-autres ). • Il faut distinguer les bibliothèques qui mettent en ligne des images numérisées des pages des livres originaux (Gallica en est un exemple) et celles qui mettent en ligne le texte lui-même (comme le Projet Gutenberg). • Exemple : Le 14 décembre 2004, la société Google trouvait un accord avec quatre bibliothèques américaines et une britannique pour mettre en ligne leur contenu sous forme lisible et utilisable. • La Bibliothèque nationale de France a suscité en réponse le projet de Bibliothèque numérique européenne.

9. 3. Bibliothèque municipale • Une bibliothèque municipale est une bibliothèque publique dépendant d'une commune. • Mission : Les bibliothèques municipales accueillent le public pour la consultation sur place (en général gratuitement) et pour le prêt à domicile (qui nécessite souvent une inscription payante) de livres, de documents sonores ou vidéos. • Elles proposent de plus en plus souvent des accès à internet et organisent des manifestations culturelles, comme des expositions ou des rencontres avec des écrivains. Certaines utilisent des bibliobus. • Les bibliothèques municipales les plus anciennes possèdent des collections patrimoniales. Cinquante-quatre d'entre elles sont des bibliothèques municipales classées, dont une partie des collections appartient à l'État et qui sont dirigées par un fonctionnaire d'État. • Les bibliothèques municipales construites depuis les années 1980 sont parfois appelées médiathèques, sans qu'on puisse toutefois généraliser le rapport entre cette appellation et la présence de médias autres que le livre.

10. 3.1. Bibliothèque municipale classée : • En France, certaines bibliothèques municipales sont dites classées (BMC) ou " de première catégorie ". Ce classement des bibliothèques municipales est prévu par la loi du 20 juillet1931 relative au régime des bibliothèques publiques des villes et de leur personnel. • Le statut des bibliothèques municipales classées a été précisé par le décret du 29 avril1933 relatif au classement et au régime des bibliothèques municipales de 1e catégorie. Les dispositions de ce décret sont toujours en vigueur. • Mission :En fait, les BMC répondent à au moins une des caractéristiques suivantes : • gérer des fonds documentaires appartenant à l'État, provenant essentiellement des confiscations révolutionnaires, mais aussi de dépôts effectués par le gouvernement, surtout au XIXe siècle et, dans certains cas, de fonds ecclésiastiques conservés par l'État après la loi de séparation de 1905 ; • posséder en propre des fonds précieux, souvent anciens ; • desservir une population importante. • Le système de BMC existe encore mais il pourrait être mis en cause avec le développement de la décentralisation.

11. 3.2. Bibliothèque municipale à vocation régionale : • En France, une bibliothèque municipale à vocation régionale (généralement abrégé en BMVR) est une bibliothèque municipale qui répond à des critères spécifiques : • Elle doit être implantée dans une commune d’au moins 100 000 habitants et • Elle doit posséder un fonds de livres imprimés de plus de 250 000 volumes. • L'établissement doit programmer une construction ou extension de locaux d’au moins 10 000 m2 et, au moins en « théorie », participer à l’élaboration d’un projet de coopération régionale. • Mission : La BMVR propose une collection de documents multisupports et une utilisation des nouveaux moyens de communication. • En « pratique », les BMVR ont surtout un programme initié par l'État pour financer la construction de bibliothèques centrales modernes dans douze grandes villes qui en étaient encore dépourvues au milieu des années 1990.

12. 4. Bibliothèque nationale • Une bibliothèque nationale est une bibliothèque créée par l’ état, principalement pour conserver et cataloguer la production éditoriale nationale. • Elle accroît généralement ses collections par dépôt légal, en exemple la BnF (collections du patrimoine), l’INA (archives audiovisuelles nationales), etc. • Mission : propose une collection de documents multiformes et multisupports et une utilisation des nouveaux moyens de communication à l’échelle nationale, régionale et internationale.

13. 5. Bibliothèque publique • Le concept de bibliothèque publique est d'origne anglo-saxone (public library). Il a été importé en France au début du XXe siècle par Eugène Morel, qui parlait à l'époque de librairie publique. • Si la quasit-totalité des bibliothèques publiques françaises sont des services dépendants de collectivités territoriales, il existe dans le monde anglo-saxon et au Québec des bibliothèques publiques financées par des fondations privées. • Les bibliothèques publiques en France sont diverses. • Mission : propose une collection de documents multiformes et multisupports et une utilisation des nouveaux moyens de communication à l’échelle nationale et régionale.

14. 5.1. Bibliothèque publique d'information • La Bibliothèque publique d'information (BPI), à Paris, située dans le Centre Georges Pompidou, est un établissement public sous tutelle du Ministère chargé de la culture. • Elle est ouverte à tous, elle est réservée à la consultation sur place.

15. 5.2. Bibliothèques municipales ou intercommunales • Les bibliothèques municipales ou intercommunales, dépendent des communes ou groupements de communes concernés. • Elles sont ouvertes à tous et permettent la consultation sur place et le prêt à domicile. • Certaines conservent des collections patrimoniales. Lors de l'introduction vers 1982 des enregistrements de documents audiovisuels dans les bibliothèques municipales,- il s'agissait à l'époque de cassettes au format Betacam et surtout au format VHS. • Le terme de médiathèque a été utilisé pour marquer l'extension de leur activité. Il est depuis couramment et officiellement employé par de nombreuses villes et même Départements.

16. 5.3. Bibliothèques départementales de prêt • Les bibliothèques départementales de prêt (BDP), dépendent des conseils généraux des départements. • Ce sont principalement des services d'aides aux petites bibliothèques municipales. • Dans les plus petites communes rurales, les bibliothèques aidées par la BDP sont gérées par des bénévoles qu'on appelle aussi bibliothécaires volontaires.

17. 6. Bibliothèque universitaire • Une bibliothèque universitaire (BU) est une bibliothèque rattachée à une université. Les documents et les services présents dans la bibliothèque universitaire peuvent ainsi servir à la double mission des universités, l'enseignement et la recherche. • Si la définition de base est simple, il faut noter : • que dans de nombreuses universités, la bibliothèque universitaire coexiste avec d'autres bibliothèques rattachées à une faculté, une Unité de formation et de recherche (UFR), un laboratoire, un centre de recherche ou un institut ; • qu'une même bibliothèque peut être utilisée par plusieurs universités, on parle alors de bibliothèque interuniversitaire (BIU). • que certaines bibliothèques peuvent avoir une double fonction, bibliothèque publique et bibliothèque universitaire.

18. 6.1. Missions • L'activité traditionnelle de ces bibliothèques se poursuit : • acquisitions d'ouvrages imprimés, • abonnements, • traitement intellectuel et matériel des collections, • conservation, • prêt et • communication des documents. • Toutefois, la documentation électronique prend un poids croissant dans l'activité du personnel et le budget des bibliothèques universitaires. Celles-ci assurent donc de plus en plus d'autres missions : • activités culturelles : organisation de colloques, expositions... • services d'aide aux usagers • formation des usagers à la recherche documentaire • développement de services en ligne et de bibliothèques virtuelles.

19. 6.2. BU en France • Sauf exception, chacune des universités françaises a au moins une bibliothèque universitaire. Le décret 85-694 du 4 juillet1985 sur les services de la documentation des établissements d'enseignement supérieur relevant du ministère de l'Éducation nationale, prévoit dans chaque université la constitution d'un Service commun de documentation (SCD), manifestant la volonté de fédérer tous les espaces documentaires de l'université, ce qui est parfois plus théorique que réel. • Le SCD regroupe : • des bibliothèques intégrées : le personnel, les documents et les moyens financiers relèvent directement du SCD. • des bibliothèques associées : sont gérées par les UFR, les instituts ou les centres de recherche. • Le SCD est placé sous l'autorité du président de l'université, il est dirigé par un directeur qui a généralement le grade de conservateur des bibliothèques et administré par un conseil de la documentation.

20. 6.3. BU aux États-Unis d'Amérique • Les universités américaines sont réputées pour leurs bibliothèques universitaires de qualité. • Les plus importantes d'entre elles, datant en général de la période coloniale, ont accumulée d'importantes collections. • Elles emploient plusieurs centaines de personnes et leurs fonds atteignent la taille de ceux de la Bibliothèque nationale de France.

21. 7.Centre de documentation et d’information • Les collèges et lycéesfrançais sont dotés officiellement de centres de documentation et d'information (CDI) depuis 1977. • La notion de centre remplace alors la notion de service, mettant ainsi le document au centre de la pédagogie et non au service de celle-ci. • Un CDI est animé par un professeur documentaliste (éventuellement deux, rarement plus) recruté par un CAPES depuis 1989. Ce professeur documentaliste a plusieurs missions, notamment celle de former les élèves à la recherche documentaire. • Le documentaliste est responsable du fonds documentaire, de sa gestion, de son enrichissement, de sa diffusion…

22. Travail à faire : projet.a • Faire un choix d’un type de bibliothèque • Retrouver ce type sur Internet • Déterminer les caractéristiques et les spécificités de cette bibliothèque  Travail en groupe  Ce travail constitue la partie a. du projet d’évaluation