INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCION COMUNAL Y PARTICIPACION CIUDADANA DE CUNDINAMARCA GERENTE: JORGE EMILIO REY ÁNGEL

1. INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCION COMUNAL Y PARTICIPACION CIUDADANA DE CUNDINAMARCA GERENTE: JORGE EMILIO REY ÁNGEL SUBGERENTE: LUISA FERNANDA AGUIRRE HERRERA

2. ELECCIONES COMUNALES JUNTAS DE ACCION COMUNAL Y JUNTAS DE VIVIENDA COMUNITARIA LEY 743 DEL 2002, DECRETO 2350 DEL 2003 y DECRETO 890 DE 2008

3. CALENDARIO ELECCIONES COMUNALES ORGANISMOELECCIÓN INIC. PERIODOTERMINACIÓN Junta de Acción Comunal: ABRIL 29/2012 JULIO 1/2012 JUNIO 30/2016 Junta de Vivienda Comunitaria: ABRIL 29/2012 JULIO 1/2012 JUNIO 30/20016 Asociación Comunal de Juntas: JULIO 29/2012 SEPT-1/2012 AGOST 31/2016 Federación Comunal: SEP. 30/2012 NOV. 1/2012 OCT 31/2016 Confederación Comunal: NOV. 25/2012 ENERO 1/ 2013 DICIEM. 31/2016

4. ¿Qué es una Junta de Acción Comunal (JAC)? Es un grupo de personas que se organiza para realizar acciones en beneficio de los habitantes. Es una organización social, cívica y comunitaria, de naturaleza solidaria, sin ánimo de lucro, de carácter privado, autónoma, con personería jurídica y patrimonio propio. Esta organización existe en un territorio delimitado que puede ser una parte de un barrio, un barrio completo, un grupo de barrios o una vereda. 2. ¿Qué es una Junta de Vivienda Comunitaria y quienes la conforman? Es una organización comunal conformada por familias, con el propósito de adelantar programas de mejoramiento o de autoconstrucción de vivienda. Se constituye con mínimo 10 familias.

5. Pasos, requisitos y procedimientos que se deben seguir para la elección de los Dignatarios.

6. PRIMERA ETAPA. 1o- Las elecciones se deben realizar el día domingo 29 de abril del 2012, y solamente están obligadas a elegir Dignatarios las Juntas de Acción Comunal y Juntas de Vivienda Comunitaria que tengan personería Jurídica. 2o- Deben tener al día los libros de Actas y Afiliados con el registro de la Entidad que ejercía la Inspección, Control y Vigilancia en el momento del reconocimiento como persona jurídica, ó en su defecto el Instituto Departamental de Acción Comunal y Participación Ciudadana de Cundinamarca.

7. 3o- Como las nuevas disposiciones facultan a los organismos de primer grado, (Juntas de Acción Comunal y Juntas de Vivienda Comunitaria) para hacer la elección con base en la Ley 743 y el Decreto 2350, obligatoriamente debe citarse a una Asamblea General previa (preparatoria) 15 días antes de la elección (Art. 27 de la Ley 743 de 2002),para determinar las reglas de juego que se tendrán en cuenta para este proceso. 4o- Antes de la Asamblea preparatoria se deben tener los Estatutos aprobados, lo mismo que el libro de afiliados al día con los afiliados o familias inscritos activos. Este ejercicio se adelantará realizando la depuración del libro, observando lo establecido en el Artículo 5o y 6o del Decreto 2350 del 2003.

8. Asamblea preparatoria: tiene las siguientes funciones, entre otras. • -Elegir y posesionar el tribunal de garantías que estará integrado por tres (3) afiliados a la misma Junta, quienes no deben aspirar, ni ser dignatarios, (artículo 31 Parágrafo 1 de la Ley 743 del 2002). • -Definir el sistema de postulación a los cargos, si es por Planchas o por Listas, sin perjuicio de desconocer lo establecido en los Estatutos de la Junta. • Definir el sistema de elección: Por Asamblea o por Delegados (Art. 27 literales a) y b) de la Ley 743 del 2002). • Definir el número y nombre de las comisiones de trabajo • Definir el plazo, hora y lugar para presentar las planchas o listas. • Definir la fecha del cierre del libro de afiliados. (Art. 6o. Resolución 110 de 1996). • Acordar el sitio, hora de inicio y cierre de la votación, en caso de elección Directa. (art.70 Resol. 0749). • Determinar si la elección de los coordinadores a las Comisiones de Trabajo se realiza una vez se elijan los demás dignatarios, es decir, separadamente con el grupo de inscritos en cada comisión. • En caso de empate en uno o más cargos entre dos o más planchas, se buscará acuerdos para dirimirlo aprobado en la Asamblea preparatoria. • En el momento en que no se reciban las planchas o listas, o por circunstancias de fuerza mayor, se debe determinar ante que Dignatario se presenta la Plancha, con observancia del tribunal de garantías

9. Cómo se hace la depuración o actualización del libro de afiliados. La Comisión de Convivencia y Conciliación de la JAC o de V.C, tendrá la competencia para “declarar la pérdida de calidad de afiliado sin que ello constituya sanción, por fallecimiento, cambio de residencia por fuera de territorio de la Junta o por algún impedimento (Art. 25 de la Ley 743)” Una vez se haya cumplido esta función por la Comisión de Convivencia y Conciliación de la Junta de Acción Comunal, o Junta de Vivienda Comunitaria y mediante un fallo o acta suscrita por los Conciliadores, la secretaria(o) de la Junta elaborará un nuevo rayado con todas las casillas y procederá a transcribir (anotar) los datos de cada afiliado, iniciando en orden cronológico numérico y fecha de afiliación

10. Rayado libro de afiliados

11. Terminada esta actualización, la secretaria anunciará por los medios más adecuados, para que se afilien a la Junta quienes no lo estén y quieran participar en el proceso de elección del 29 de Abril del 2012. Esta inscripción se realizará acudiendo a la secretaria de la junta, con el documento de identificación (tarjeta o cédula), siempre y cuando cumpla con los requisitos de Ley, (artículo 5o. Decreto 2350 del 2003). No se recomienda adelantar esta afiliación acudiendo directamente casa por casa.

12. Funciones del tribunal de Garantías, entre otras. a)- Revisar que el libro de Actas y Afiliados esté registrado. b)-Verificar conjuntamente con el secretario de la Junta, que las planchas o listas se presenten durante el tiempo acordado en la Asamblea preparatoria y que llenen los requisitos de Ley. c)- Organizar y disponer con el secretario toda la logística y elementos necesarios para la realización de las elecciones. d)- Garantizar el libre ejercicio del voto y plena transparencia del proceso para los diferentes grupos y aspirantes. e)- Firmar junto con el secretario, el Acta de elección. f)- Las demás que le asigne la Asamblea, siempre y cuando que no estén en contra a las normas legales.

13. Requisitos para afiliarse a la Junta de Acción Comunal Artículo 5o Decreto 2350 del 20 de Agosto de 2003 a)- Ser persona natural b)- Residir en el territorio de la Junta c)- Tener más de 14 años d)- No estar incurso en ninguna causal de impedimento de las contempladas en el artículo 25 de la Ley 743 de 2002. e)- Poseer documento de identificación. Es de aclarar que las personas que no residan (vivan) dentro del territorio de la junta no podrán afiliarse, salvo si cumplen lo establecido en el Parágrafo del Art. 5o Decreto 2350 del 2003. La fecha para el cierre del libro de afiliados se establecerá en la Asamblea preparatoria.

14. Requisitos para ser elegido en los cargos de: Presidente, Vicepresidente, Tesorero, Fiscal, Conciliadores y Coordinador Empresarial. 1 – Estar afiliado a la JAC o J V C. 2 – Tener cédula de ciudadanía 3- No tener parentesco familiar dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil, cónyuges o compañeros permanentes (unión libre continua), después de dos años de convivencia. Para los cargos de Coordinador de las Comisiones de trabajo y Secretario no es requisito ser mayor de edad. NOTA: Se recomiendaque en la Asamblea Preparatoria de la Junta se determine por mayoría que los aspirantes al cargo de Presidente, presenten programa de trabajo a realizar durante los 4 años de su periodo.

15. INCOMPATIBILIDADES • Parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad. • Padre o madre con su hijo o hija - • Abuelo o abuela con su nieto o nieta • Bisabuelo o bisabuela con su biznieto o biznieta • Hermanos y hermanas • Tío o tía con su sobrina o sobrino • Primos y primas • Tío abuelo o tía abuela con su sobrino nieto o sobrina nieta. • Parientes hasta el segundo grado de afinidad • Suegro o suegra con el yerno o nuera • Cuñados • Padre o madre del suegro o suegra con el yerno o nuera • Padrastro o madrastra con hijastro o hijastra • Padrastro o madrastra con los hijos del hijastro o hijastra. • Parientes en primer grado civil (adopción) • Padre o madre adoptante con hijo o hija adoptivos. • Cónyuges: Son aquellas personas que han contraído matrimonio siempre que esté vigente, (católico o civil). • Compañeros permanentes: Son las personas que, sin haber contraído matrimonio, hacen vida marital,(unión libre continua por más de dos años).

16. Requisitos para ser Delegado a Asojuntas. Artículo 8o del Decreto 2350 de 2003. a)-Ser afiliado a un organismo de Acción Comunal b)-Ser elegido como tal por el órgano competente del organismo comunal, de conformidad con sus estatutos. c)- Las demás que establezcan los estatutos. Requisitos para afiliarse a una junta de vivienda comunitaria Artículo 6o. del Decreto 2350 de 2003. Para afiliarse a una Junta de Vivienda Comunitaria se requiere que ningún miembro del núcleo familiar sea propietario de vivienda. Parágrafo: Al interior de la Junta de Vivienda Comunitaria cada familia designará un representante de entre sus miembros, con derecho a voz y voto.

17. SEGUNDA ETAPA Qué es una plancha Es un documento que contiene: La lista de los candidatos antecedida de los cargos La firma e identificación de cada candidato El nombre y la firma de quienes presentan la plancha (mínimo 5) Qué es una lista: Es la relación de personasque inscriben su nombre,identificación y firma que aspiran a los diferentes cargos. La diferencia entre plancha y lista es que La plancha lleva el nombre del cargo antecedido al nombre del candidato. En esta etapa se inicia la presentación e inscripción de planchas o listas de candidatos a ser elegidos. NOTA: Con la vigencia de la Ley 743 del 2002, desaparece la postulación nominal, es decir cargo por cargo. Se debe aplicar lo establecido en el Artículo 31 Parágrafo 2. de la ley antes citada, (..De todas maneras la asignación de cargos será por cuociente...).

18. BLOQUES DE UNA PLANCHA (cinco) BLOQUE No.1.- DIRECTIVA. La Integran el Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Secretario(a). BLOQUE No. 2.- COMISIONES DE TRABAJO (mínimo 3 comisiones) BLOQUE No. 3. FISCALIA BLOQUE No. 4.- DELEGADOS ASOJUNTAS (Lo integran 3 delegados que pueden ser Dignatarios a la vez). BLOQUE No. 5.- COMISION DE CONVIVENCIA Y CONCILIACION (está integrada por 3 personas afiliadas a la Junta y que conozcan los Estatutos y normas comunales).

19. MODELO DE PLANCHA PLANCHA No.____________ PERIODO 2012 – 2016 JUNTA ACCION COMUNAL_____________________ P.J. No ____________ BLOQUE No. 1 DIRECTIVA CARGO NOMBRES Y APELLIDO CÉDULA FIRMA PRESIDENTE _____________________________________ ___________________________ ___________________________________ VICEPRESIDENTE ____________________________________ ___________________________ ___________________________________ TESORERO ____________________________________ ___________________________ ___________________________________ SECRETARIO _______________________ ______________ ________________ BLOQUE NO. 2 COMISIONES DE TRABAJO COMISION DE : ___________________________________ Coordinador _____________________________________ ___________________________ ___________________________________ C0MISION DE:___________________________________ Coordinador _____________________________________ ___________________________ ___________________________________ COMISION DE : __________________________________ Coordinador _____________________________________ ___________________________ ___________________________________ BLOQUE No. 3 FISCALIA FISCAL _____________________________________ ___________________________ ___________________________________ BLOQUE No. 4 DELEGADOS ASOJUNTAS DELEGADO 1 _____________________________________ ___________________________ ___________________________________ DELEGADO 2 _____________________________________ ___________________________ ___________________________________ DELEGADO 3 _____________________________________ ___________________________ ___________________________________ BLOQUE No. 5 COMISION CONVIVENCIA Y CONCILIACION CONCILIADOR 1 _____________________________________ ___________________________ ___________________________________ C0NCILIADOR 2 _____________________________________ ___________________________ ___________________________________ CONCILIADOR 3 _____________________________________ ___________________________ ___________________________________ Fecha de Presentación: ________________________________________   Presentada por: _____________________________________c.c.No.___________________ ______________________________________c.c.No.___________________ ______________________________________c.c.No.___________________

20. TERCERA ETAPA La convocatoria para la elección, será ordenada por el Presidente y comunicada por el Secretaria(o) a través de los medios de información más adecuados, cumpliendo lo establecido en los estatutos, que debe ser por medio de carteleras (5) en los sitios más concurridos. • Se recomienda que el día de la elección, de 15 a 30 minutos antes de la hora fijada, se presenten el Presidente, la secretaria(o) y el Tribunal en el sitio de la reunión, con los documentos y demás elementos necesarios: Salón disponible, sillas, papelógrafo o tablero, marcadores, papeletas (votos), urnas, libros de actas y afiliados, papelería, formatos de actas, cinta pegante etc. Las planchas o listas se fijarán en lugar visible dentro del salón o recinto donde se desarrollará la Asamblea. Para la elección, se elegirá un Presidente ad-hoc el cual no puede ser candidato y actuará como secretario el que esté en la junta, y que no esté como candidata(o) a un cargo. En caso contrario se elegirá uno AD-HOC.

21. Presentación de Planchas o Listas Esta se realizará dentro de los términos establecidos en la Asamblea preparatoria y se hará ante la secretaria de la Junta y el Tribunal de Garantías ( se recomienda que sea el día antesde la elección). La revisión del contenido de las mismas, debe adelantarse por parte del Tribunal de Garantías y en caso de no llenar los requisitos, tomará las decisiones pertinentes y ajustadas a la Ley. Antes de que se venza el tiempo de inscripción de planchas, estas pueden ser corregidas o modificadas. El número de la plancha o listas se dará de acuerdo al orden de presentación. La plancha debe estar respaldada por cinco (5) afiliados como mínimo quienes la firmarán con su número de cédula o tarjeta de identificación.

22. El Presidente una vez posesionado instalará la Asamblea y ordenará a la secretaria llamar a lista y verificar el quórum. Qué es Quórum:Es el número mínimo de afiliados que se requiere para tomar decisiones válidas. Quórum que se debe aplicar. De conformidad con el artículo 29 de la Ley 743 del 2002, se debe tener en cuenta los siguientes quórum. Deliberatorio: No se podrá abrir sesiones ni deliberar con no menos del 20% de los afiliados. Decisorio (art.29 literal b) Ley 743 de 2002). A la hora citada se instalará la Asamblea válidamente con la presencia de por lo menos la mitad más uno de los afiliados. Si a la hora señalada no hay la mitad más uno de los afiliados, se podrá reunir una hora más tarde y el quórum se conformará con el 30% de los afiliados. En caso de no realizar la elección de Dignatarios el día 29 de Abril, sin justa causa, se aplicará las sanciones establecidas en el Parágrafo 1 del artículo 32, Ley 743, o su desafiliación o suspensión del registro.

23. Planchas y votos. • Ejemplo: Supongamos que una Junta de Acción Comunal tiene registrados en el libro respectivo 75 afiliados, pero se presentan 45 al llamado a lista. Se puede proceder con la elección porque se cumple con el QUORUM decisorio. • Sigamos imaginando que se procedió a la votación en secreto y que arrojó los siguientes resultados: • La plancha 1 obtuvo 15 votos y la plancha 2, 25 votos. Se presentaron 3 votos en blanco y 2 votos nulos.

24. Bloque uno: Mesa directiva Plancha No. 1 Cargo Nombre No. cédula Firma Presidente Fabio Olarte T. 15.395.035 Vicepresidente Ester Villa M. 21.620.308 Tesorero Octavio Flórez H. 8.325.688 Secretaria María Toborda S. 70.833.121 Plancha No. 2 Cargo Nombre No. cédula Firma Presidente Esperanza Cuartas V. 21.626.031 Vicepresidente José M. Hernández 42621305 Tesorero Sonia Bustamante 22.031.205 Secretaria Gilberto Arias B. 15.376.320

25. Para definir los cargos y sus responsables se procede a definir el cuociente electoral (número de votos que se necesita para tener derecho a un cargo). De los 45 afiliados que votaron se consideran como votos válidos 43, (los votos nulos no se tienen en cuenta). Dividimos los 43 votos por el número de cargos a proveer, para este caso (Mesa Directiva) cuatro (4) cargos. El resultado del cuociente electoral es de 10. Luego se toma el resultado de la plancha que más votos alcanzó, o sea la número 2 con 25 votos. 25 lo dividimos por 10 (cuociente electoral), dando como resultado que tiene derecho a los 2 primeros cargos o sea al de Presidente y Vicepresidente, quedando con un residuo de 5.

26. Se continúa con la plancha que le sigue en votos o sea la No. 2 que obtuvo 15 votos; estos los divido por 10 que es el cuociente electoral. El resultado es que tiene derecho a un cargo, o sea al tercero (Tesorero), con un residuo también de 5. Queda pendiente por definir a cuál plancha le corresponde el cuarto cargo (secretario), que no se alcanzó a elegir por cuociente electoral. Entonces se le asignaría a la plancha que tiene el mayor residuo, pero como ambas planchas tienen igual residuo (5) empate, se define de acuerdo a lo establecido en la Asamblea preparatoria (empate). Resultado final: La mesa directiva queda integrada por el presidente y vicepresidente de la plancha No. 2 (Esperanza Cuartas y José M. Hernández). El tesorero de la plancha No.1 (Octavio Flórez H.) y el secretario se define de acuerdo a lo concertado en la Preparatoria.

27. SE PUEDE CONCLUIR: Igual procedimiento se hará con cada uno de los bloques, exceptuando el de la fiscalía que se define por el mayor número de votos, porque solo tiene un integrante.(MAYORÍA SIMPLE). Si se presentan a la vez los candidatos para los cinco (5) bloques, (art. 31 Parágrafo 2 de la Ley 743 del 2002), a los votantes se les debe dar la oportunidad de poder votar por cada uno de ellos por separado, implementando igual número de urnas para la votación. Otra alternativa es que cada voto tenga diseñadas las cinco casillas para votar (una por bloque).

28. El tiempo de votación será mínimo de 4 horas. Su duración y horario será determinado en la Asamblea Preparatoria. El afiliado que aspire a ser elegido, puede postularse únicamente para un cargo y en una sola plancha o lista. En caso que aparezca en dos o más planchas o listas firmando, el Tribunal de Garantías anulará esta inscripción. Si firma únicamente en una plancha y aparece el nombre en dos o más, se anulan los renglones.

29. ES MUY IMPORTANTE TENER ENCUENTA: • En el sistema por planchas, de acuerdo con la votación y resultados por el cuociente electoral y sus residuos, se asigna y respeta el cargo con sus respectivos candidatos de acuerdo con el orden de presentación. • En el sistema por listas, sólo se postulan los candidatos de acuerdo con el número de cargos a proveer por bloque, quedando elegidos los que ocupan los primeros renglones respectivamente.   • LAS VENTAJAS DE ELEGIR POR ESTOS DOS SISTEMAS. • Se propician espacios de concertación y de transparencia. • Se originan procesos de participación que son autónomos y democráticos, • Las minorías pueden tener su representación, de acuerdo con la votación, en cada uno de los órganos que hacen parte del organismo comunal. • Existe mayor autonomía para que el afiliado tome decisiones mediante voto secreto.

30. QUINTA ETAPA Día de la elección- Domingo 29 de Abril del 2012.-SIN JUSTA causa NO se puede cambiar la fecha de la elección, como el sitio de la Asamblea. Terminado el proceso de elección, el secretario(a) de la Asamblea diligenciará el formato de Acta que se entregó, con todos los datos exactos y en letra legible. El Acta será firmada por el Tribunal de garantías,el secretario y el Presidentede la Asamblea. El acta junto con el listado de los afiliados asistentes a la Asamblea, se deben enviar al Presidente de Asojuntas, dentro de los 15 días siguientes a la elección , para que éste mediante relación y carta remisoria al señor Gerente del Instituto Departamental de Acción Comunal, Dr. JORGE EMILIO REY ÁNGEL, envíe todas las actas de las Juntas de Acción Comunal y Juntas de Vivienda de su municipio, para el registro de los elegidos para el periodo 2012-2016.

31. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ENTREGAR DESPUES DE LAS ELECCIONES • 1- Oficio dirigido a Instituto Departamental de Acción Comunal solicitando la inscripción de los nuevos dignatarios elegidos. • 2. Copia del acta de la Asamblea preparatoria con la elección del Tribunal de Garantías, Presidente y Secretario Ac-Doc. • 3.Copia del Acta de Asamblea de elección de dignatarios, firmada por el presidente, el secretario y el tribunal de garantías, adjuntando los siguientes documentos: • Resultado de la elección de dignatarios de cada bloque, con sus respectivos nombres, identificación, dirección, teléfono y/o correo electrónico. • Copia de la planilla de escrutinios generales, firmada por el presidente, secretario y el tribunal de garantías. • 4.Copia de las planchas o listas que se presentaron. • 5.Copia del registro de votantes, con nombre, número de identificación, teléfono, comisión de trabajo y firma.