E-forvaltning og offentlighet

1. E-forvaltning og offentlighet Dag Wiese Schartum

2. Utgangspunkter • De grunnleggende prinsippene om offentlighet og publicatiolegis gjelder selvsagt fullt ut også innen elektronisk forvaltning • I den grad teknologien gjør det enklere eller viktigere med offentlighet, kan den være argument for å skjerpe kravene til offentlighet • Kan virke inn på plikten/retten til å gi/få innsyn mv • Kan innebære endrede vurderinger av hvorledes prinsippet om meroffentlighet skal praktiseres (innen ”kan-området”) • Den rettslige reguleringen gjør bruk av ulike virkemidler • Bestemmelser som forutsetter at dokumenter og opplysninger finnes (særlig innsynsrett, informasjonsplikt); • Bestemmelser som gir plikt til å produsere dokumentasjon (jf. f.eks. dokumentasjonskravet i pofkap. 2) • Bestemmelser som gir rett til å få kunnskap, uavhengig av skriftlig grunnlag (f.eks. generelt innsyn etter pol § 18 • … og regulerer på ulike felt/nivå • Generell lovgivning (offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven; jf også grl § 100 femte ledd) • Særlovgivning som unntar og supplerer ift generell lovgivning • Enkelte regler gjelder spesielt for elektroniske dokumenter og opplysninger • Viktige bestemmelser for offentlighet i e-forvaltning finnes i forskrift • Rettsreglene suppleres av politiske dokumenter som ikke er rettslig forpliktende, men som konkret kan ha betydning ved fortolkning av rettsreglene (Digitaliseringsprogrammet, Kommunikasjonspolitikken, IT-arkitekturprinsippet om åpenhet)

3. Bestemmelser i offentleglova og –forskriften med spesiell relevans for e-forvaltning • Dokumentbegrepet og saklig virkeområde (§ 4, jf § 3) • Innsynsretter etter loven er i stor grad knyttet til ”saksdokument” • ”Dokument” og ”saksdokument” er vidt definert, og vil trolig også omfatte programkode • Databaseinnsyn (§ 9) ”§ 9.Rett til å krevje innsyn i ei samanstilling frå databasar Alle kan krevje innsyn i ei samanstilling av opplysningar som er elektronisk lagra i databasane til organet dersom samanstillinga kan gjerast med enkle framgangsmåtar. ” • Innebærer sammenstilling av maskinlesbare opplysninger som forvaltningsorganet har • Gjelder i den utstrekning forvaltningsorganet har programvare som gjør sammenstillingen enkel (men ingen plikt til å ikke gjøre mer komplekse søk og sammenstillinger) • Gjelder både ved krav til forvaltningen og etter forvaltningens eget tiltak • Forutsetter at opplysningene som skal sammenstilles ikke er underlagt taushetsplikt • Forutsetter at resultatet av sammenstillingen ikke har et innhold som er underlagt taushetsplikt • Resultatet av sammenstillingen er i seg selv et dokument som er gjenstand for innsyn etter lovens øvrige bestemmelser

4. Plikt til å tilgjengeliggjøre journal på nettet, offl §10 første ledd og forskriften §6 ”§ 6.Tilgjengeleggjering av journalar på Internett Følgjande organ som fører elektronisk journal, skal gjere journalen tilgjengeleg for ålmenta på Internett: a) alle departementa og Statsministerens kontor b) alle dei statlege direktorata som har heile landet som verkeområde c) alle dei statlege tilsyna som har heile landet som verkeområde, og d) fylkesmennene” • Utelatelse og unntakshjemmel skal gå tydelig fram av journalen dersom opplysninger ikke tas med i journalen i samsvar med arkivforskrifta § 2-7 andre ledd (lovbestemt taushetsplikt mv) • Blir et dokument helt eller delvis unnatatt fra innsyn, kan journalen innehalde opplysning om dette i form av fullstendig unntakshjemmel og med opplysning om unntaket gjelder hele eller deler av dokumentet • Journalen kan ikkje inneholde opplysninger som det er forbudt å gjøre tilgjengelig på Internett etter § 7 i forskriften (se neste bilde) • Det skal ikke være mulig å få treff på personnavn i journalopplysninger som er eldre enn ett år

5. Adgang til å tilgjengeliggjøre saksdokumenter på nettet, offl §10 andre ledd og forskriften §7 ”§ 7.Tilgjengeleggjering av dokument på Internett Organ som er omfatta av offentleglova, kan gjere dokument tilgjengelege for ålmenta på Internett. Følgjande skal ikkje gjerast tilgjengeleg på Internett: • opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov • opplysningar som det kan gjerast unntak frå innsyn for etter § 9 i forskrifta her • opplysningar som nemnde i personopplysningslova § 2 nr. 8 d) fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarande funksjon e) opplysningar om lønn og godtgjering til fysiske personar, med unntak for opplysningar om lønn og godtgjering til personar i leiande stillingar i det offentlege og i leiande stillingar eller i styret i sjølvstendige rettssubjekt f) materiale som ein tredjepart har immaterielle rettar til, med unntak for slikt materiale som er nemnd i § 5 fyrste ledd andre punktum og for materiale der rettshavaren samtykkjer til at materialet blir gjort tilgjengeleg. Organ som gjer dokument tilgjengeleg for ålmenta på Internett, skal opplyse kva for kriterium som ligg til grunn for utvalet av dokument.” Bl.a familiesaker Jf pol § 12 Jf. utvalgskriterier i Schartum 2012 søknadar, argumentasjonsskriv, høyringsfråsegner og liknande vanleg materiale som blir sendt inn i samband med ei sak

6. Innsynsretter for alle etter pol § 18 første ledd • Gjelder for allmennheten • Gir rett til å få vite hva slags behandling av personopplysninger som skjer • For hver behandling har alle krav på de opplysningene som er angitt i bestemmelsen (a – f), uavhengig av om disse er nedskrevet • Slikt innsyn skal være skriftlig (§ 24), gratis (§ 17) og skje uten ugrunn opphold og innen 30 dager (§ 16) • Kan ikke kreve legitimasjon når innsynsretten gjelder for alle (jf § 24)

7. Individuelle bestemmelser om åpenhet i personopplysningsloven med spesiell betydning for e-forvaltning • Individuelt innsyn etter pol § 18 annet og tredje ledd • Informasjonsplikt for behandlingsansvarlige ved innsamling av opplysninger fra den registrerte (§ 19) • Informasjonsplikt for behandlingsansvarlige ved innsamling av opplysninger fra andre enn den registrerte (§ 20) • Informasjon ved bruk av personprofiler (§ 21) • Begrunnelse for avgjørelser som i vesentlig grad er automatisert (§ 22) • Felles unntaksregler i pol § 23 for alle bestemmelser som gir rett til informasjon