Conduite de réunion

1. Conduite de réunion Ph. Corten ULB Introduction Psychologie de Groupe 2012

2. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

3. Classification • Grands groupes • Meeting • Conférence

4. Classification • Petits groupes • Informations descendantes • Exemples • Exposé de rapports • Briefing • Exposé de décisions • Informations ascendantes • Exemple: interview de groupe • Réunion discussion/décision • Réunion négociation • Créatif ( résoudre un problème) • Conflit • Brainstorming • Exercice « Ordre du jour » • Compte rendu par X,Y,Z de l’audience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. • Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre. • Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil. • Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur. • Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association

5. Classification • Exercice « Ordre du jour » • Compte rendu par X,Y,Z de l’audience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. • Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre. • Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil. • Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur. • Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association • Exercice « Ordre du jour » • Compte rendu par X,Y,Z de l’audience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. • Info descendante • Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre • Réunion discussion • Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil • Briefing • Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur. • Intervew de groupe • Réunion discussion • Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association • Brainstorming

6. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

7. Disposition spatiale: Podium • Meeting Podium

8. Disposition spatiale: Podium • Meeting • Participation Podium

9. Disposition spatiale: Podium • Meeting • Participation • Interactions: • Emotion Podium

10. Disposition spatiale: classe • Conférence • Info descendante Estrade Orateur

11. Disposition spatiale: classe • Différence entre classe et meeting • Participation de l’audience • Accrochage individuel du regard • Réflexion > émotion

12. Disposition spatiale: classe • Conférence • Info descendante • Interactions: • Réflexion Orateur

13. Disposition spatiale: table ronde • Réunion discussion • Créatif

14. Disposition spatiale: table ronde • Réunion discussion • Créatif • Interactions: • Maximales

15. Disposition spatiale: table ronde • Condition: animateur au même niveau que participants (pas d’hiérarchie) • Rôle: facilitateur, animateur, régulateur • Intérêt: • Idées neuves, spontanéité, authenticité

16. Disposition spatiale: face à face • Négociations bilatérales

17. Disposition spatiale: face à face • Négociations bilatérales • Interactions: • Parole passe par porte paroles • N’a de sens que si on est prêt à faire des concessions • Méfiance, parano, tension

18. Disposition spatiale: table « semi-ovale »en V ou en U • Réunion discussion - décision • Info descendante (briefing) • (info ascendante) Animateur

19. Disposition spatiale: table « semi-ovale »en V ou en U • Réunion discussion - décision • Info descendante (briefing) • (info ascendante) • Interactions • Très bonnes • Animateur reste leader • Climat de confiance possible Animateur

20. Disposition de salle (Exercice) • Réunion de la commission sécurité d’une entreprise d’électricité (5 membres) pour l’étude d’incidents récents et décisions à prendre • Venue d’un prix Nobel dans votre hôpital • Formation gouvernementale. BHV francophones vs néerlandophones • Madonna à Charleroi • Audit de 6 experts indépendants devant se réunir pour échanger les conclusions d’un rapport final • Information de la direction sur les nouveaux horaires à prester

21. Disposition de salle (Exercice) Question Réponse Table ovale Classe Face à face Podium Table ronde Classe • Réunion de la commission sécurité • Prix Nobel • BHV • Madonna • Audit d’experts devant se réunir pour échanger les conclusions • Nouveaux horaires

22. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

23. Principes et règles de fonctionnement du groupe établis à l’avance. Rôle de l’animateur • L’animateur de la réunion ne doit pas être un protagoniste du débat, sinon déléguer à un co-animateur • Fait respecter l’ordre du jour, il est détenteur des règles (exemples: retards, GSM, moments de pause, votes) • Distribue la parole, donne l’occasion de parler aux timides et aux taiseux en respectant leur pudeur, relance la discussion • Fait respecter le temps de parole (éventuellement le détermine à l’avance ou use d’un co-chairman) • Gère les modes de prise de décision (unanimité? main levée vs vote secret?) • Gère un participant • irrégulier (éventuellement règles d’exclusion) • qui remet tout en question • qui critique tout ou coupe la parole … • Ouvre un groupe par les présentations mutuelles, présente un invité • …

24. Exercice: se présenter • Base: nom, prénom (âge) • Au nom de quoi on participe au groupe: • Exemple: • Diplôme, qualification • Institution… • Qualités particulières pouvant être intéressantes pour les participants (savoir se vendre !!!)

25. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

26. Conditions matérielles: Préparer la réunion • La convocation • Qui est invité • Quand et où la réunion commence • Quand elle finit • Conflits d’intérêts • Approbation du PV ou des accords précédents • Que faire si un absent conteste les décisions du PV? En aucun cas autoriser qu’il ne conteste le PV • Ordre du jour • Avoir une procédure si un point veut être ajouté. • Varia • En principe dans un varia un point non prévu peut être discuté, mais pas décidé.

27. Préparer la réunion • Ambiance • Confort suffisant (nuisances) • Boissons (sandwiches?) • Non intrusion d’un tiers pendant la réunion • Règles concernant les GSM • Disposition de la salle

28. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

29. Favoriser le moral • Pouvoir faire abstraction des pressions extérieures en soudant le groupe • Dénoncer les manœuvres d’intimidation • Renforcer les défenses collectives • Rappeler à quoi servira le travail du groupe • Ne pas tomber dans la morosité, le piétinement, l’improductivité • Rappeler les progrès réalisés

30. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

31. Qualités de l’animateur • Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe • Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire passer ses idées à tout prix) • Conscience de l’effet de ses propres attitudes • Développer et maintenir la participation • Soutenir l’attention • Développer les interactions • Etre souple dans son rôle

32. Exercice collectif (Qualités de l’animateur) Qu’est-ce qui est facile pour vous? Qu’est-ce qui est difficile pour vous?

33. Qu’est-ce qui est difficile pour vous? • Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe • Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire passer ses idées à tout prix) • Conscience de l’effet de ses propres attitudes • Développer et maintenir la participation • Soutenir l’attention • Développer les interactions • Etre souple dans son rôle