Projeto Básico de Capacitação do Plano de Segurança de Pernambuco

1. Projeto Básico de Capacitação do Plano de Segurança de Pernambuco Curso de Gerenciamento de Projetos Recife, Março de 2004

2. Instrutor Alexandre LunaCelular: (0xx81) 9111-2185alexluna@tompsontech.com.br Rua Djalma Farias, 365 - 6º andar Torreão - Recife - PE CEP 52.030-190 Fone/Fax: (0xx81) 3242-4114 / 3242-4258 www.tompsontech.com.br

3. Plano de Vôo Tarde: 13:30h às 17:30h – 2 Blocos com Intervalo de 15 minutos Noite: 18:00h às 22:00h – 2 Blocos com Intervalo de 15 minutos

4. Aula 01

5. Falem um pouco de vocês... • Apresentem-se: • Nome; • Setor; • Função; • Expectativa sobre o Curso. • Registrar as Expectativas em Categorias... • Trabalhar as expectativas.

6. Registrar Expectativas

7. Fundamentos de Gestão de Projetos Parte I

8. Motivação • O aprendizado de Gestão de Projetos vai muito além do entendimento do uso de Softwares para tal; • Qualquer Software para Gestão de Projetos, vem auxiliar, como Ferramenta, as atividades relacionadas a esta Disciplina; • Exemplo de Softwares de Gestão de Projetos: • MicroSoft-Project* (www.microsoft.com), • Primavera-Enterprise Project Management (www.primavera.com), • Clarify-PMS (www.clarify.com.br), • Dentre outros...

9. Amplitude da Gestão de Projetos • Atinge todos os níveis da Organização; • Pode envolver pequena quantidade de pessoas ou milhares delas; • Pode levar menos de um dia ou vários anos; • Muitas vezes extrapolam as fronteiras da Organização, atingindo: Fornecedores, Clientes, Parceiros e Governo; • Na maioria das vezes faz parte da estratégia de negócios das Organização.

10. Características dos Projetos

11. O que é um Projeto? • Um empreendimentonão repetitivo... • ... caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos ... • ... com início, meio e fim ... • ... que se destina a atingir um objetivoclaro e definido ... • ... sendo conduzido por pessoas ... • ... dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade ... Ricardo Vianna Vargas O que não é um Projeto? • Instalação de uma nova Planta Industrial; • Administração de uma Lanchonete; • Reestruturação de um determinado Setor da Empresa; • Elaboração de um Plano de Marketing e Publicidade; • Cotação de Preços pela Web; • Lançamento de um Produto/Serviço; • Desenvolvimento de um Software; • Construção de uma Casa; • Licitação Pública; • Realização de uma Viagem;

12. Áreas de Aplicabilidade dos Projetos Praticamente TODAS as áreas do Conhecimento Humano Podemos destacar: • Engenharia e Construção Civil; • Estratégia Militar; • Segurança Pública; • Administração de Empresas; • Marketing e Publicidade; • Pesquisa e Desenvolvimento; • Indústria; • A vida pessoal de cada um...

13. Programas, Projetos e Subprojetos

14. Características de um Projeto Bem Sucedido É o Projeto que é realizado conforme planejado. • CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS*: • Ser concluído dentro do TEMPO previsto; • Ser concluído dentro do ORÇAMENTO previsto; • Ter utilizado os RECURSOS (materiais, equipamentos e pessoas) eficientemente, sem desperdício; • Ter atingido a QUALIDADE e a PERFORMANCE desejada. • CARACTERÍSTICAS ORGANIZACIONAIS: • Ter sido concluído com o mínimo de alterações em seu ESCOPO; • Ter sido ACEITO sem restrições pelo Cliente; • Ter sido empreendido sem que ocorressem interrupção ou prejuízo nas ATIVIDADES NORMAIS da organização; • Não ter modificado ou agredido a CULTURA da Organização. * Estas Características devem ser de fácil controle, tratando-se de quantidades mensuráveis

15. Gerenciamento de Projetos

16. O que é Gerenciamento de Projeto? “O Gerenciamento de Projetos é a aplicação de CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS eTÉCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o balanceamento de”: • Escopo, tempo, custo e qualidade; • Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou não definidos); • Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam do projeto direta ou indiretamente.

17. Benefícios do Gerenciamento de Projeto - I • Evitar surpresas durante a execução dos trabalhos; • Permite desenvolver diferenciais competitivos e novas técnicas, em função de toda a metodologia estar estruturada; • Antecipa situações desfavoráveis, para que ações preventivas e corretivas possam ser tomadas antecipadamente ao problema; • Disponibiliza os orçamentos antes do início dos gastos;

18. Benefícios do Gerenciamento de Projeto - II • Agiliza decisões, em função da estruturação das ações; • Aumenta o controle gerencial de todas as fases, em função do detalhamento realizado; • Aumenta a capacidade de adequação do projeto à possíveis mudanças de ESCOPO; • Otimiza a alocação de pessoas, equipamentos e materiais; • Documenta e facilita as estimativas para futuros Projetos.

19. Por Obstáculos Naturais: Mudança na Estrutura Organizacional da Empresa; Riscos Elevados no Meio Ambiente; Mudanças na Tecnologia; Evolução nos Preços e Prazos; Complexidade encontrada no Projeto. Por Falhas Gerenciais: Metas e Objetivos mal estabelecidos, ou não claros; Projeto inclui muitas atividades e pouco tempo; Estimativas financeiras pobres e incompletas; Projeto baseado em dados insuficientes ou inadequados; Projeto não teve um “único Gestor”, mas vários, criando círculos de poder paralelos; Projeto baseado apenas em “Experiências Empíricas” o “feeling”; Não foi destinado tempo para estimativas e planejamento; Não se conhecia as necessidades de: pessoal, equipamentos e materiais; Não se conhecia os pontos-chave do projeto; A Equipe não possuía a “expertise” necessária para execução do Projeto; Não foram estabelecidos padrões de trabalho. Por que um Projeto Falha?

20. E aí...? O que fazer? • Cabe ao Gerente do Projeto e à sua Equipe controlar as possibilidades de insucessos mencionadas; • Evitar a concretização do pensamento de Kerzner: “Gerenciamento é a arte de criar a ilusão de que todos os resultados obtidos pelo projeto foram previamente previstos e planejados, quando na realidade, não passaram de uma seqüência absurda de pura sorte.”

21. Modelo de Kerzner e Lewis Fatores de Influência de Projetos • P – Performance; • C – Custo; • T – Tempo; • E – Escopo; P = f(C,T,E) C = f(P,T,E) T = f(P,C,E) • O Projeto é constituído de três pilares, dependentes entre si: P, C e T. • Os Recursos estão no centro, pois exercem influência direta nos três fatores. • Apenas após a definição do Escopo as três variáveis podem ser relacionadas entre si.

22. Orientações práticas • Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execução. • A gerência dessas variáveis é feita sob o ponto de vista de um modelo matemático, onde se admite que a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais. • Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável TEMPO acarretará em um incremento na variável CUSTO ou implicará na alteração de alguma especificação do produto (variável PERFORMANCE). • Além disso, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo. • Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo das variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto.

23. Ciclo de Vida de um Projeto

24. Ciclo de Vida Comum • Todo Projeto tem um Ciclo de Vida característico, em função de sua natureza, seu escopo, início e término; • A natureza deste ciclo varia, em cada caso; • Porém alguns conjuntos de atividades podem ser encontradas em todos tipo de projetos, são eles: • Nível de Esforço; • Probabilidade de Sucesso; • Capacidade de Adequação; • Custo de Correção.

25. Máximo Esforço Tempo Nível de Esforço

26. Sucesso na Conclusão Riscos Intensidade Tempo Probabilidade de Sucesso

27. Capacidade de Adequação Tempo Capacidade de Adequação

28. Custo de Correção Tempo Custo de Correção

29. Fases de um Projeto

30. Os Ciclos de Vida • As fases de um projeto normalmente definem: • Qual é o trabalho técnico que deve ser realizado; • Quem deve estar envolvido. • A quantidade das Fases de um Projeto pode variar de entre 4 e 9 fases, em função de sua natureza. • Para efeito didático, iremos considerar as seis fases características, abaixo: • Fase de Definição; • Fase Estratégica; • Fase de Planejamento Operacional; • Fase de Execução; • Fase de Controle; • Fase de Finalização.

31. Fases Características do Ciclo de Vida de um Projeto

32. Afinal o que é Backlog?

33. 1. Fase de Definição • É a Fase Inicial do Projeto; • Quando uma determinada “necessidade” ou “oportunidade” é identificada; • Este “fato motivador” é transformado em um “problema estruturado” a ser resolvido pelo projeto; • Nesta fase a MISSÃO e o OBJETIVO do Projeto são definidos.

34. 1. Fase de Definição O que é OBJETIVO do Projeto? • É a representação formal daquilo que se pretende atingir com o término do projeto. • Geralmente é definido por verbos de ação; • Parâmetros numéricos de tempo, custo e performance devem estar descritos. • Exemplo: “Nosso objetivo é montar em Petrolina, uma filial da Empresa com toda a infra-estrutura da matriz, dentro de um prazo máximo de 18 meses e um custo total de R$200.000,00.”

35. 1. Fase de Definição O que é MISSÃO do Projeto? • É tudo aquilo que está oculto no objetivo... • Isto é, é a razão de ser do projeto, o benefício gerado por ele. • É de difícil mensuração, pois representa (na maioria das vezes) um sentimento da Organização. Exemplo: Se o objetivo definido é: ”construir uma casa”, a missão poderá ser: “ter uma residência confortável e segura para minha família e amigos”. • Qual poderia ser a MISSÃO do Objetivo definido anteriormente?

36. 1. Fase de Definição O que é ESCOPO do Projeto? • É a definição de tudo que o Projeto “irá“ e “não irá“ fazer. • Ele representa o “limite” entre o Projeto e a Organização. • Identifica o que será significativamente alterado pelo Projeto e o que não sofrerá influência alguma do Projeto. • O Escopo identifica a “abrangência” do Projeto. • Exemplo: (Considerando apenas alguns aspectos do objetivo definido) “...se o escritório da filial terá edificação construída, comprada ou alugada pela Organização... se os computadores utilizados no escritório serão: adquiridos à vista, através de leasing ou alugados... etc.”

37. 2. Fase Estratégica • É a Fase responsável por identificar e selecionar as melhores “formas de condução” para o Projeto; • Responder a questão: “Como iremos fazer isso?” • Geração de “Alternativas viáveis”, estudo do impacto de cada uma, são realizadas; • Enfim é feita a escolha da melhor alternativa.

38. 2. Fase Estratégica Fatores a serem considerados para Criação das Alternativas • Fatores Ambientais: • Tecnologia; • Economia; • Governo; • Localização Geográfica; • Sociedade. • Fatores Organizacionais: • Experiência dos Profissionais; • Relações de Trabalho; • Disponibilidade Física de Recursos; • Experiência no tipo de Projeto a ser desenvolvido; • Imagem da Empresa; • Atitude da alta gerência; • Moral dos Funcionários; • Posicionamento do Marketing; • Comprometimento da Organização com o Projeto; • Expectativas dos Envolvidos.

39. 2. Fase Estratégica Para cada Alternativa... • Estimar PERFORMANCE, CUSTO, TEMPO e ESCOPO; • Estimar RISCOS, CONSEQÜÊNCIAS e ADEQUAÇÃO À CULTURA DA ORGANIZAÇÃO; • Elaborar: • Análise de SWOT; • Tabela de Risco e Contingência; • Diagrama de Causa e Efeito; • Árvore de Probabilidades; • Arquivar Alternativas como Estimativas no Livro do Projeto.

40. 2. Fase Estratégica O que é Risco? • Representa “perigo” ou “possibilidade de perigo”, que pode ser gerado pela alternativa durante a sua implantação; • Ocorrem durante o projeto, nunca após; • Podem ser previsíveis, ou não; • No caso de Riscos não previsíveis, deve-se trabalhar com a distribuição probabilística para que se faça a estimativa.

41. 2. Fase Estratégica E Conseqüência? • São os fatos negativos que o projeto pode gerar após a sua conclusão. • Exemplos: • Demissões, • Impactos ambientais, • Impactos na mídia, • Retaliações de fornecedores, clientes e/ou outros envolvidos. • Etc.

42. 2. Fase Estratégica Como assim: Adequação à Cultura da Organização? • Significa verificar se a Alternativa está “dentro do contexto cultural vigente” na Organização e no Mercado. • Alternativas que propõe um “choque cultural” devem merecer atenção especial.

43. 2. Fase Estratégica Análise SWOT

44. 2. Fase Estratégica Tabela de Risco e Contingência

45. Modelo de Diagrama Causa e Efeito (Espinha de Peixe) 2. Fase Estratégica Diagrama de Causa e Efeito • Identifica as possíveis “modalidades” de “causas”, para um determinado RISCO encontrado.

46. 2. Fase Estratégica Árvore de Probabilidades • Analisa a probabilidade de cada RISCO ocorrer; • Dentro de cada Risco analisa-se a probabilidade de SUB-RISCOS, etc. • Tem o objetivo de detalhar todos os riscos inerentes à ALTERNATIVA e suas probabilidades.

47. 2. Fase Estratégica Arquivando Alternativas - I

48. 2. Fase Estratégica Arquivando Alternativas - II

49. 2. Fase Estratégica Arquivando Alternativas - III

50. 2. Fase Estratégica Selecionar Alternativa mais Adequada • Diversos mecanismos podem ser utilizados na seleção da melhor alternativa. • O “Modelo de Pontuação e Ponderação” consiste em atribuir notas de 0 a 4 para cada alternativa, em cada fator analisado. • Todos os fatores recebem um peso relativo a sua importância no Projeto, normalmente variável de 1 a 3. • O Total de pontos de cada Alternativa é calculada através de Média Ponderada.