Elektroniske arkiv Avlevering/Deponering

1. Elektroniske arkiv Avlevering/Deponering Geir Utmo Arkivar IKT eArkivsamarbeidet

2. Arkivforskrifta § 5 -1 • ”Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) eller etter organ som har avslutta verksemda si (avslutta arkiv) skal avleverast til arkivdepot.”

3. Riksarkivaren uttaler: "Inntil vår tid har det stått som mer eller mindre gitt at arkiver akkumulerer og bevarer seg selv. Overgangen til elektronisk arkivering gjør bildet et helt annet. Elektronisk arkivert informasjon er informasjon som går naturlig til grunne etter få år hvis det ikke gjøres noe aktivt for å bevare den.”

4. Kvifor er det slik? • Elektronisk informasjon er lagra som (digital) kode. Den må lesast, tolkast og konverterast vha. verktøy som kan lesa denne koden. Som oftast berre det verktøyet som koden vart produsert i. • Kontinuerlege teknologiskifter stengjer oss trinnvis ute frå informasjon som vart produsert vha. eldre verktøy • Dersom elektronisk informasjon blir bevart i sin originale, form, vil den bli utilgjengeleg for oss etter få år - på det utstyr vi bruker då.

5. Døme på uleseleg kode

6. C

7. Sentrale spørsmål • Er det i det heile tatt slik at ei IT-utvikling som synast å bidra til auka effektivitet og produktivitet overalt ellers i samfunnet, berre medfører komplikasjoner når det gjeld å bevare informasjon for ettertida? • Kan teknologien true informasjonsfridomen og tilgang til rettsdokumentasjon?

8. Kan vi ikkje bevara det opprinnelege produksjonsmiljøet? • Arkiver som levande teknologimuseer • Ta vare på alle generasjonar av hardware og software • Vi ønsker ikkje å være avhengig gammeldags teknologi for å finne fram i historisk informasjon i framtida

9. System vs. format • Format • Papirformat: Bok, brev, bilete, tidsskrift m.m. • Elektronisk filformat: .doc, .jpg, .mpg, .html m.m. • System • Papirsystem: Bibliotek, arkiv • Elektronisk system: Samling av formater (dokumentformat/filformat) og metadata om disse • Ofte implementert som ein database med tilhøyrande filregister

10. Proprietære format vs. Opne format • Proprietære format er lukka • ”Property” – nokon sin eiendom • Vi har ikkje tilgang til dokumentasjonen av formatet • Vi må kjøpe verktøy av leverandøren, for å kunne tolke formatet og lese innhaldet • Opne format • Vi har fri tilgang til beskrivelsene av formatet • Vi kan derfor forstå innhaldet uten å være avhengig av eit spesifikt verktøy

11. Problemet er: • Formatet på informasjon vil vere avgjerande om vi kan lese og forstå den i framtida • Vi må forstå korleis formatet er bygd opp, for å kunne lesa informasjonen. • For å kunne forstå formatet må vi ha en beskrivelse av det • Eksempel: RTF-dokument(Rich Text Format)

12. Utfordring! • Informasjon vert lagra i proprietære system og i format med kort levetid • Dersom vi ikke føretek oss noko, vil bevaringsverdig informasjon verte uleseleg etter relativt kort tid (10 år + - ) • Ettersom stadig meir informasjon vert lagra elektronisk, er dette problemet aukane • Trugar rettssikkerheita til befolkninga og svekker det offentlige sin dokumentasjonsevne

13. LØYSINGAR FOR BEVARING • I Norge nyttar ein migrering som strategi • Informasjon i proprietære systemer og format vert migrert (konvertert) til opne format godkjent av riksarkivaren • Slike format vil ha ei betydeleg lengre levetid, og er ikkje verktøyavhengige

14. Kartlegging av datamodell

15. Migrering av informasjon frå elektroniske systemer • Når vi migrerer informasjon fra systemer mister vi mykje metadata; • Dei opprinnelege skjermbilda • All programlogikk i systemet • Datastruktur (opprinneleg definert i databasesystemet) • For at informasjon skal være forståeleg (i sin migrerte form) må vi utarbeide metadata som erstatter opprinnelege metadata i systemet

16. Migreringsstrategi Produksjonsmiljø Arkivpakke/avlevering brukergrensesnitt Metadata applikasjonslogikk Innhald (opne format – xml) DB Dokument (arkivformat)

17. Kva metadata har vi behov for? • Strukturelle metadata • Primærnøklar, framandnøklar, datatyper, feltlengder m.m. • Kontekstuelle metadata - Kva dataene dokumenterer • Arkivskapar, mål og meining, omfang, periode, produksjonsmiljø, tilgangskriterie m.m. • Opphav og prosesserings metadata • Informasjonen sitt opphav og arkivet/arkivdepotet si handsaming av dataene over tid, for å holda dei lesbare og tilgjengelege. • Stabilitetsbekreftende metadata • Dokumentere dataene sin integritet.

18. Aktuelle standarder for metadata • Nasjonale standarder • Noark 4 avleveringsstandard • ADDMML (Archives Data Description and Manipulation Language) • Internasjonale standarder • ISAD-G (International Standard Archival Description) • OAIS (Open Archival Information System) ISO-14721

19. Metadata – internasjonale std. • OAIS – Reference model for an Open Archival Information System • ”Et OAIS er et arkiv, bestående av en organisasjon, mennesker og systemer som har ansvar for å bevare og tilgjengeliggjøre informasjon.”

20. Informasjonspakke= Innhald+metadata Bevaringsplanlegging Forvaltning og vedlikehald Brukar Arkivskapar Aksesjon (Ingest) Tilgang Leveranseinformasjon (SIP) Formidlingsinformasjon (DIP) Arkivinformasjon (AIP) Administrasjon Depottjeneste

21. Metoder for uttrekk etter ALF • Generell metode for databaser • Kartlegging • Migrering • Produksjon av metadata • Egen metode for Koark, Noark4, (Noark5?), (NoarkX?) • Det vert produsert ein eigen NoarkX base for avlevering.

22. Tilgjengeleggjerning av arkiverte data • Dei arkiverte dataene er tilrettelagt for framtidig framfinning/prosessering • Dataene er lagra i opne format (verktøy og teknologi uavhengig) • Dataene er dokumentert, og dokumentasjonen er lagra i opne format • Korleis kan vi søke/finne fram i arkiverte data? • Pr. i dag finnes det ikkje ferdigutvikla verktøy for administrasjon av og søking i arkiverte data

23. OpenARMS • Verktøy for bruk til dokumentasjon av arkiv • Produksjon av arkivpakker • Vedlikehald av arkivpakker • Søk i arkivpakker • SKAL BLI! • Første versjon ferdig vår/sommar 2007 • Offentleg finansiert

24. Brukarar • Interkommunale arkivinstitusjonar • Byarkiv • Alle andre (Gratis) • OpenARMS er meint som eit ekspertverktøy

25. Kva er vitsen? • Tilgjengeligheit • Digital informasjon kan være tilgjengeleg for alle, samstundes • Effektive søk • Søkbare elektroniske arkiv • Sikring • Backup på fleire fysiske medium og lokasjoner • Potensielle effektiviseringsgevinster • Automatisera avleveringsprosessen • Eit sentralt nasjonalt datalager • Innsyn for privatpersoner, forskarar m.m. gjennom portal (til dømes minside)

26. Oppsummering • Bevaring av elektronisk informasjon er ein kontinuerleg prosess • Bevaring av elektronisk informasjon er i all hovedsak eit format problem • Konvertering til opne format og opne standarder løyser utfordringane knytt til proprietære format. Bruk av åpne std. og format i produksjonsmiljøet

27. KVA NO? • Kartlegging av elektroniske arkiv og fagsystem. • Bevaringsvurdering. • Produksjon av råmateriale (dump og kopi). • Produksjon av arkivpakker. • Testing. • Tilgjengeleggjering.

28. Vi har nokre utfordringar men andre har det tross alt verre

29. HOVEDBUDSKAP!! • Når eit arkiv eller fagsystem (også elektroniske) ikkje lenger er i dagleg bruk, eller de omorganiserer (også når de tar det i bruk) GJE MELDING TIL FYLKESARKIVET

30. BONUS

31. E-post eller mangel på e-post ”Vi er i ferd med å tre inn i en digital mørketid. Våre etterkommere vil se på vår tidsepoke som en periode da vi ikke gjorde annet enn å maile som gale til hverandre..” (fra NRK Shrødingers katt)

32. Emoticons el. smileys • Emoticons/ smileys har sidan 80-tallet vore brukt i elektronisk post, news og IRC for å uttrykka følelser • I skriftleg kommunikasjon vert kun 50% av bodskapen formidla - kroppsspråk. • Emoticons kan være viktig for å hindre misforståelser • Lesa ved å rotere teksten 90%

33. Eksempel :-) I'm happy (-: I'm a lefty ;-) I'm winking :-( I'm sad :-| I'm frowning :-o I'm yelling/shocked ~~:-[ I'm flaming mad :-$ Money talks :-P I'm sticking out my tongue.. :-@ I'm swearing a blue streak :-{}… I have a big mouth

34. ~~:-[

35. Døme på langtidslagring av verdens største arkiv