SPIS S trateško p laniranje i nformacijskih s ustava

1. Sveučilište u Zagrebu FOI Varaždin Poslijediplomski znanstveni studij Informacijske znanosti Menadžment poslovnih sustava SPISStrateško planiranjeinformacijskih sustava Prof. Dr. Sc. Josip Brumec Varaždin, siječanj 2006. godine.

2. TEME ZA PROMIŠLJANJE STRATEŠKI PLAN ORGANIZACIJE STRATEŠKI PLAN INFORMACIJSKOG SUSTAVA PLAN MJERENJA PERFORMANSI

3. 1. Tko smo, što smo, što sada radimo i zašto? 2.Što želimo biti i raditi u budućnosti i zašto? “As-Is” stanje Strateški plan “To-Be” vizija CILJ MJERA CILJNA VRIJEDNOST AKCIJA Što je strateški plan ? • Strategija: odlučivanje o rasporedu i načinu korištenja sveukupnih resursa poduzeća • Strateško planiranje: usklađivanje resursa poduzeća s čimbenicima iz okoline Kroz strateško planiranje organizacija mora odgovoriti na tri pitanja: 3. Kako ćemo stići iz sadašnjosti u budućnost ? Instrumenti za učinkovitu kontrolu provedbe.

4. Zašto strateško planiranje IS/IT ? • Skupo ulaganje • 2% (teška industrija) do 8% (burza) od UP • investicijski paradoks, svega 20% izvedenih IS-a potpuno uspješno • Kritično/strateško za mnoge organizacije • Strateško oružje • konkurentska prednost, porast produktivnosti, novi načini organizacije i upravljanja, razvoj novih poslova • Ima utjecaj na sve razine upravljanja • Zavisi o mnogo čimbenika • konkurencija, dobavljači, potrošači, proizvodna tehnologija, namještenici, poslovni partneri, državni propisi itd. • IS ne postoji sam za sebe • Traži drugačije upravljanje razvojem

5. Definicija strateškog planiranja IS-a • Strategija: odlučivanje o rasporedu i načinu korištenja sveukupnih resursa poduzeća • Strateško planiranje: usklađivanje resursa poduzeća s čimbenicima iz okoline • Strateško planiranje IS-a (SPIS): dugoročno planiranje korisnih učinaka IS-a i upotrebe IT u poslovanju, a u sklopu strateškog planiranja razvoja poslovnog sustava kao cjeline.

6. ŠTO SE POSTIŽE STRATEŠKIM PLANIRANJEM? Kroz proces strateškog planiranja, organizacije mogu: • Istražiti okruženje u kojem postoje i djeluju • Istražiti čimbenike i trendove koji utječu na način poslovanja • Pronaći najpovoljniji oblik za zadovoljavanje zakonskih i ostalih pravnih ograničenja u kojima djeluju • Ispuniti svoju misiju • Postići zadane strateške ciljeve • Odrediti načine za ispunjavanje svojih ciljeva reinženjeringom: misije, razine proizvoda i usluga, cijena i financija, managementa ili cijele organizacije Da bi bilo učinkovito, strateško planiranje mora biti: • akcijski orjentirano • povezano s taktičkim i operativnim planiranjem.

7. IZGOVORI ZA NEPROVEDBU STRATEŠKOG PLANIRANJA • Nemamo potporu vodstva - Razmišljajte strateški kako dobiti njihovu potporu, usmjeravajući se na jedan cilj! • Planiranje na duge rokove je nesigurno - Naravno, ali je ipak sigurnije od neplaniranja! • Mi smo preveliki (premali) za strategijsko planiranje - Ako mogu Američka mornarica i male privatne firme imati koristi, veličina nije opravdani razlog! • Ne znamo gdje bi počeli - Možete početi bilo gdje, jer je su potrebe za promjenama toliko prisutne u organizaciji, da ćete spoznati kako ste o većini problema već neformalno razgovarali! • Već smo to uradili prije nekoliko godina - Uvjeti poslovanja se mijenjaju, svake godine treba planirati za razdoblje od 3-5 godina! • Uspješni smo i nemamo problema - Ako je tako, zaista morate biti pažljivi, jer ništa ne priziva neuspjeh kao ogroman “uspjeh”.

8. KORACI U PROCESU STRATEGIJSKOG PLANIRANJA 1. Poticanje dogovora o procesu strategijskog planiranja 2. Pojašnjavanje zakonskih okvira u kojima djeluje organizacija 3. Potpora i razumijevanje zainteresiranih 4. Procjena unutrašnjih Snaga (Strengths) i Slabosti (Weaknesses) te vanjskih Mogućnosti (Opportunities) i Prijetnji (Threats) - SWOT 5. Identifikacija i određenje strateških ciljeva 6. Definiranje strategije za upravljanje dostizanjem ciljeva 7. Ponovno razmatranje i prilagođavanje strateškog plana 8. Utvrđivanje efektivne organizacijske vizije za budućnost 9. Razvoj učinkovitog procesa uvođenja promjena 10. Ponovna procjena strategije i strategijskog planiranja

9. 2. Alternativne budućnosti 3. Spektar budućnosti 4. Potpuna neizvjesnost 1. Dovoljno jasna budućnost 1 2 ? 3 Jedna prognoza dovoljno precizna za odrediti budućnost Cijeli rang mogućih ishoda, bez scenarija Nema temelja za predviđanje budućnosti Nekoliko mogućih ishoda koji definiraju buduć. • Analiza odluka • Teorija igara • Modeli ocjene • izbora • Tehnološko • predviđanje • Planiranje • scenarija • Prepoznavanje • uzoraka • Nelinearni dinamički • modeli Tradicionalno strategijsko planiranje STRATEGIJSKO PLANIRANJE I NESIGURNOST Nakon najbolje moguće SWOT analize, ostaje rezidualna nesigurnost. Četiri su razine rezidualne nesigurnosti: Razine nesigurnosti: Što je moguće znati? Analitički alati:

10. Zadrži pravo na igru Oblikuj budućnost Prilagodi se budućnosti Investiraj dovoljno da ostaneš u igri, ali izbjegavaj velike odluke Pobijedi kroz brzinu i fleksibilnost u prepoznavanju mogućnosti postojećeg tržišta Igraj vodeću ulogu u postavljanju standarda i kreiranju zahtjeva STRATEGIJSKO PLANIRANJE I NESIGURNOST Nakon sučeljavanja s razinom nesigurnosti, treba zauzeti strateški stav. Tri su moguća strateška stava.

11. Određivanje razine nesigurnosti Zauzimanje strateškog stava Pokretanje akcije Urađena analiza SkWkOkTk Rezidualna nesigurnost STRATEGIJSKO PLANIRANJE I NESIGURNOST S0 W0 Strateški Plan As-Is stanje (0) To-Be stanje (N) ... ... Faza k Faza N-1 Faza 2 Faza 1 O0 T0 Ž. Dobrović, THE STRATEGIC PLANING, Information Resource Management College, USA, 1998.

12. STRATEŠKI PLAN INFORMACIJSKOG SUSTAVA STRATEŠKI PLAN ORGANIZACIJE STRATEŠKI PLAN INFORMACIJSKOG SUSTAVA

13. Najbolja tehnologija Najbolja tehnologija Najbolja tehnologija Promjena sadržaja strateškog planiranja U prošlosti Danas U budućnosti Najniži troškovi Najniži troškovi Najkraće vrijeme SPIS mora pratiti ove promjene u strateškom planiranju poduzeća !

14. Odnos poslovne, IS i IT strategije Poslovna strategija Kamo ide poslovanje i zašto ? Utjecaj IT - Postavlja i mijenja ciljeve - Donosi poslovne odluke Podrška poslovanju Smjernice za poslovanje IS strategija Što je za to potrebno ? - Polazi od poslovanja - Bavi se aplikacijama Tehnološka infrastruktura Potrebe i prioriteti IT strategija Kako to ostvariti ? - Polazi od aktivnosti - Bavi se tehnologijom

15. OPERATIVNI STRATEŠKI POTPORNI Procjena značaja IS-a 1 - Cementna industrija 2 - Strojogradnja 3 - Osiguranje 4- Zračni promet IS o kojem zavisi uspjeh tekućeg poslovanja IS koji kritičan za poslovnu strategiju u budućnosti VELIKA 2 4 Ovisnost djelovanja o IS/IT IZGLEDNI IS koji je koristan, ali nije kritičan za poslovni uspjeh IS koji bi mogao utjecati na uspjeh budućeg poslovanja MALA 1 3 NIZAK VISOK Utjecaj IS/IT na poslovni rezultat (Ward, Griffiths, 1996.)

16. - Sastavnice - Upravljanje zalihama - Upravljanje nalozima - Dugovanja & potraživanja - CAD za proizvode - BP o radnicima i kupcima - Upravljanje narudžbama - Veza s dobavljačima - MRP II - Predviđanje prodaje & analiza tržišta - Analiza profitabilnosti OPERATIVNI STRATEŠKI POTPORNI IZGLEDNI - Praćenje radnog vremena - Kontrola rashoda - Knjigovodstvo - Obračun plaća - CAD za tlocrt pogona - EDI sa veletrgovcima - Planiranje radne snage - DSS - ES za dijagnostiku grešaka - Obrada dokumenata Značaj IS-a za proizvodno poduzeće

17. STRATEŠKI POTPORNI IZGLEDNI Značaj IS-a za banku - Štednja građana - Poslovanje po žiro računima - Poslovanje po tekućim računima ? ? ? - Investicijski fondovi - Emisija vrijednosnica - Platni promet - Analiza profitabilnosti ulaganja ? ? ? OPERATIVNI - Praćenje radnog vremena - Kontrola rashoda - Knjigovodstvo - Obračun plaća ? ? ? - Samouslužno bankarstvo - Homebanking ? ? ?

18. Organizacijska zrelost i planiranje IS/IT (Earl-ov model) Faza 1 Faza 2 Faza 3 Faza 4 Faza 5 Definiranje poslovnih potreba Detaljno planiranje IS-a Procjena strateške prednosti Veza sa strategijom poslovanja Projektiranje aplikacija Glavni posao Postizanje poslovnih učinaka Integracija IS i poslovnih strategija Pridobivanje poslovodstva Usaglašavanje prioriteta Usklađivanje aplikacija Ključni ciljevi Ponuda informacijskih tehnologija Usaglašeno: korisnici, pos- lovodstvo i IT Inicijator planiranja Više poslovodstvo Korisnici i IT zajedno Poslovodstvo i korisnici Uravnoteženo “Top-down” i “Bottom-up” Poduzetnički -korisničke inovacije Razvoj “Bottom-up” Analiza “Top-down” Pristup planiranju Više metoda istovremeno Planiranje vođeno tehnologijom Planiranje vođeno metodama Planiranje vođeno troškovima Planiranje po poslovnim ciljevima Planiranje po strateškim ciljevima Opća značajka

19. OPERATIVNI STRATEŠKI Faza 1 Faza 2 POTPORNI IZGLEDNI Faze planiranja i značaj IS-a Faza 4 Faza 5 Faza 3

20. Vanjsko poslovno okruženje Unutarnje poslovno okruženje Unutarnje IS/IT okruženje Vanjsko IS/IT okruženje Strateško planiranje IS/IT Strategija up- ravljanja IS/IT Strategija razvoja IS-a Strategija odabira IT Temeljna arhitektura IS-a Modeli i matrice Formalizacija postupaka za SPIS Pristupi, metode i tehnike za SPIS Strukturne i objektne metodike za PIS

21. Definicije IS-a • Deskriptivna • definira entitet koji postoji, a određuje njegova funkcionalna svojstva: • IS je skup opreme i postupaka za prikupljanje, pohranjivanje i obradu podataka te pretraživanje i distribuciju informacija; • Genetička • opisuje zašto neki entitet postoji i kako je nastao • Genetička definicija IS-a ???

22. Odlučivanje No Ip Io Io Upravljanje Np Nr Ia Ii U I Okruženje Izvođenje Okruženje Is Genetička definicija IS-a

23. Organizacijski sustav i njegovi procesi ORGANIZACIJSKI SUSTAV DRUŠTVENI SUSTAV TEHNIČKI SUSTAV TEHNOLOŠKI SUSTAV = + + + OKOLINA Razine funkcija organizacijskog sustava Ciljevi informacijskog podsustava - procesi osnovne djelatnosti Povećanje produktivnosti rada IZVOĐENJE - organiziranje, praćenje uspješnosti, otklanjanje smetnji Povećanje učinkovitosti sustava UPRAVLJANJE - postavljanje poslovnih ciljeva Osiguranje stabilnosti rasta i razvoja ODLUČIVANJE

24. Odnos organizacijskog sustava i njegovog informacijskog podsustava OS- Svaki organizacijski sustav ima svoj informacijski (pod)sustav MP - IS je model poslovne tehnologije nekog organizacijskog sustava IS - IS ne postoji sam za sebe, on je uvijek dio nekog organizacijskog sustava IS OS MP

25. Taksonomija i klasifikacija IS-a Informacijski sustav fakturiranja Informacijski sustav proizvodnje Informacijski sustav elektrane ? Mnoštvo različitih klasifikacija ! Za projektante je najprikladnije promatrati informacijske sustave: - prema razini koju sustav podržava, - prema vrsti procesa i - prema stupnju uključenosti računala.

26. Razina uključenosti tehnologije (t) Računalo sa bazom znanja 3 JIT Računalo sa bazom podataka 2 RIS MRP I Klasične tehnologije 1 Razina procesa (r) 1 2 3 Determinirani procesi očekivanog slijeda Izvođenje Upravljanje Odlučivanje ES 1 Determinirani procesi slučajnog slijeda AI 2 Inventivni tip procesa Klasični MIS Za banke (ocjena kreditne sposobnosti): 3 Vrsta procesa (v) Rv,r,t=[3,2,2] Genetička taksonomija IS-a

27. Za izgraditi IS treba ... - razumjeti poslovni sustav - istražiti ponašanje sustava u radu - poznavati procese na svim razinama - poznavati informacijske tehnologije - moći preustrojiti organizacijski sustav - izabrati optimalnu tehničku potporu

28. Izgraditi IS znači još i ... - projektirati i izvesti programe IS-a - uskladiti programe s poslovanjem - funkcionalno i ekonomski optimirati IS - uvesti novi IS i školovati korisnike - zaštititi IS tijekom rada - pratiti uspješnost korištenja IS-a

29. I II III IV V VI Nolan-ova paradigma: faze • Analizira informatičku zrelost tijekom vremena • Prepoznaje šest razvojnih faza • I Uvođenje • II Proširenje • III Upravljanje • IVPovezivanje • VSređivanje • VI Zrelost • Implicira evolutivni razvoj

30. Nolan: odnos troškova i učinaka Učinak Trošak Vrijeme I II III IV V VI

31. Nolan-značajke faza Svojstva Opisne vrijednosti svojstava Pojedinačni, rutinski i zahtjevni poslovi Nova područja Dokumenti- ranje uz primjenu BP Prerada, uz primjenu BP Cjelovite baze podataka Za profit i potporu odlučivanju APLIKACIJE Specijaliza- cija i učenje Programeri pitaju korisnike Suradnja sa srednjom razinom Projektni timovi, vođena de- centralizacija Distribuirani podatkovni i HW-resursi Informacije postaju resurs ORGANI- ZACIJA Slabo Nikakvo Odozgo. ali formalno Komisije, briga o razvoju Interesno ulaganje Strateško planiranje PLANIRANJE I UPRAVLJANJE “Ne smetaj” Površni interes Preuzimaju odgovornost za podatke Svijest o odgovornosti Stvarna odgovornost korisnika Podijeljena odgovornost KORISNICI I II III IV V VI

32. Kupiti ili razvijati IS ? • Kupnjom APP kupuje se i poslovna tehnologija, koja je bila predložak za njezin razvoj ! AKOje kupljena APP vlastite PT ONDA vlastitu PT prilagođavati kupljenoj APPili kupljenu APP prilagođavati vlastitoj PT INAČE neuspjeh. • Razumno je razmotriti kupnju gotovih rješenja, osobito za razinu izvođenja, ali treba planirati njihovo kreativno uvezivanje u cjelinu i prilagođavanje vlastitoj poslovnoj tehnologiji !

33. Pojam životnog i razvojnog ciklusa IS-a Strateškoplaniranje * Životni i razvojni ciklus IS-a je širi pojam od životnog ciklusa PS-a ! * Razvoj IS-a počinje od ciljeva PS-a ! SI PU AFS Uv OA PS MPr MPo

34. Sustavni pristup izgradnji IS-a • IS je model poslovne tehnologije organizacijskog sustava • Podaci su resurs poslovnog sustava • Temelj razmatranja su poslovni procesi, kao nepromjenljivi dio poslovne tehnologije • IS se izgrađuje integracijom podsustava na osnovu zajedničkih podataka • Informacije za upravljanje i odlučivanje se izvode na temelju zbivanja na razini izvođenja

35. Metoda, tehnika, metodika i pristup razvoju IS-a Pristupi razvoju ... Prototipni Evolucijski Metode i tehnike (notacije) Linearni Dijagram dekomp. Matrični prikazi DTP ERA Dijagram stanja ... IE SSADM OMT SPIS ... Metodike Značaj pravilnog izbora M - P - N !

36. Vanjsko poslovno okruženje Unutarnje poslovno okruženje Unutarnje IS/IT okruženje Vanjsko IS/IT okruženje Strateško planiranje IS/IT Strategija up- ravljanja IS/IT Strategija razvoja IS-a Strategija odabira IT Temeljna arhitektura IS-a Modeli i matrice Formalizacija postupaka za SPIS Pristupi, metode i tehnike za SPIS Strukturne i objektne metodike za PIS

37. Pregled metodika za strateško planiranje IS-a • Klasične, opće poslovne (npr. BSP) • dobre ali složene za primjenu bez CASE-alata • Klasične strukturne (npr. SSADM) • detaljne, neke od njih popraćene CASE-alatima • Podatkovno usmjerene (npr. Oracle-ov skup metoda pod nazivom CASE*Method) • Objektno usmjerene (npr. OMT) • Kombinirane - danas dominantne

38. Modeliranje procesa: Dijagram tijeka podataka DTP: odnos podsustava IS-a (arhitektura IS-a) kontekstna razina DTP viših razina Fizički DTP Logički DTP Modeliranje podataka EVA model Martin-ova notacija Chen-ova notacija Relacijski model ključevi i vanjski ključevi formalna i pragmatička normalizacija Strukturne metodike upotrebljive za SPIS Formalizirani oblik za sporazumijevanje projektanata i poslovnih stručnjaka !

39. SPIS - Ciljevi • Razviti - u suradnji sa poslovodstvom: • skup modela, • preporuka i • usaglašeni plan provedbe • koji će prikazati potrebe organizacije, uzimajući u obzir: • organizacijska, • financijska i • tehnička ograničenja ŠTO treba uraditi, a ne KAKO to uraditi!

40. SPIS - Očekivani rezultati • Sažetak preporuka poslovodstva, a posebno: poslovna strategija i ciljevi, prioriteti, ograničenja, zakonski okvir, KFU; • Postojeća organizacija i poslovna tehnologija; • Prijedlog promjena u organizaciji; • Nova poslovna tehnologija, usklađena s strategijom i ciljevima, koja uzima u obzira potencijale suvremenih ICT; • Osnovna arhitektura novog IS-a; • Detaljni model procesa i model aktivnosti; • Model podataka i funkcijske specifikacije za aplikacije; • Model resursa (HW, SW, komunikacije, znanje)i • Plan realizacije po fazama (vrijeme, troškovi, resursi). • Dokument (tender): Strateški plan razvoja IS-a za ... XY Osnovni projekt i izvedbeni zahtjevi SPIS

41. CILJ SPIS - Scenarij provedbe UPUTE RAZGOVOR SKICA ODZIV KONSOLIDACIJA PLAN PROVEDBE IZVJEŠTAJ

42. Ponavljanje intervjua Ponavljanje odziva Prihvaćanje strategije A100 A140 A20 A30 A40 A50 A60 A70 A80 A110 A120 A130 A90 A10 SPIS - Aktivnosti A10-Vođenje i administracijaprojekta A20-Prihvaćanjeuputa i načina rada A30-Plan SPIS-a A40-Prikupljanje informacija, intervjui A50-Izrada modela poslovanja A60-Priprema sastanka za odziv A70-Održavanje sastanka za odziv A80-Sređivanje rezultata odzivnog sastanka A90-Dokumentiranje modela poslovanja A100-Izrada osnovne arhitekture IS-a A110-Izrada plana daljnjeg razvoja IS-a A120-Priprema usmenog izviješća A130-Izviještavanje poslovodstva A140-Izrada pisanog izviješća

43. SPIS-metode i tehnike (1) • SWOT-analiza • Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats • procjena učinaka nove IT • procjena sposobnosti poduzeća da prihvati nove IT • BCG-matrica • McFarlan, Boston Consulting Group • procjena važnosti IS-a • procjena značaja IT • primjeri u prethodnom tekstu

44. SPIS-metode i tehnike (2) • 5F-model • Five forces model, Porter i Millar • procjena učinaka novog IS-a na povećanje tržišne konkurentnosti i razvojne stabilnosti poduzeća • ispituje se 5 čimbenika: • novi proizvod, • promjena odnosa sa dobavljačima, • pridobivanje kupaca, • svladavanje nastupne barijere za tržište i • promjena osnove za konkurenciju s tržišnim takmacima

45. SPIS-metode i tehnike (3) • Value chain model(Porter) • podjela na osnovne i potporne funkcije • procjena doprinosa funkcije, i njezinog IPS-a, na stvaranje novih tržišnih vrijednosti Administracija i infrastruktura Upravljanje ljudskim resursima Razvoj proizvoda i proizvodnih tehnologija Pribavljanje ulaznih resursa ULAZNA LOGISTIKA PRERADA IZLAZNA LOGISTIKA PRODAJA SERVIS

46. SPIS-metode i tehnike (4) • BSP-analiza(IBM) • matrični prikaz poslovne tehnologije • Procesi / Klase podataka • temeljna arhitektura novog IS-a • Simulacija poslovnog sustava (ARIS) • simulacijski model od blokova koji predstavljaju procese • procjena učinaka novog IS-a i korištene IT na simulacijskom modelu

47. SPIS-metode i tehnike (5) • Evolucijski model (Nolan) • procjenjuje se stanje IS-a i sposobnost poduzeća da prihvati nove IT • određuje se optimalno vrijeme novog ulaganja u IT • Analiza kritičnih faktora uspjeha (Rockart) • utvrđuju se kritični faktori uspjeha poslovne strategije • određuju se ključne poslovne odluke i informacije za njihovo donošenje za sve razine upravljanja

48. SPIS-metode i tehnike (6) • Ends-means analysis • za svaki se proces određuju zahtijevani izlazi (Ends) i potrebni ulazi (Means) te informacije za postizanje potrebne djelotvornosti rada (efficiency) i učinkovitosti poslovanja (effectiveness) Ulazi Izlazi Poslovni proces Povratna veza-djelotvornost Povratna veza-učinkovitost

49. SPIS-metode i tehnike (7) • Preustroj poslovne tehnologije (PPT) • Business Process Reengineering (Hammer&Champy) • temeljito preispitivanje i korjenito preoblikovanje poslovnih procesa, kako bi se najbrže i najjeftinije došlo do proizvoda koji zadovoljava potrebe kupca Upravljanje promjenama Procesno promišljanje Procesno organiziranje Usmjerenje prema kupcima PPT Upravljanje procesima Kvantificiranje ciljeva Uporaba referentnih znanja Temeljiti preustroj

50. PIS – metode, tehnike i koncept primjene