Jak usprawnić realizację zadań administracji publicznej

1. „e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w Urzędach Marszałkowskich Województw Wielkopolskiego i Kujawsko-Pomorskiego” Jak usprawnić realizację zadań administracji publicznej za pomocą metod i narzędzi informatycznych - studium przypadku Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko – Pomorskiego Grzegorz Fiuk

2. Agenda • Obsługa korespondencji w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego • Projekty społeczeństwa informacyjnego: • PO KL 5.2.1 - „e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w Urzędach Marszałkowskich WW i K-P” • PO KL 5.2.1 - Mapowanie kompetencji oraz wzrost poziomu kultury etycznej, wiedzy i umiejętności urzędników poprzez metodę blended-learning i studia podyplomowe • RPO 4.1 - „Platforma Zunifikowanej Komunikacji wraz z Systemem Archiwizacji Danych” • RPO 4.2 - „Infostrada Kujaw i Pomorza – usługi w zakresie e-Administracji i Informacji Przestrzennej”; • RPO 4.2 - „e-Usługi, e-Organizacja pakiet rozwiązań informatycznych dla jed. organ. Województwa Kujawsko-Pomorskiego” • RPO 4.2 – „Realizacja systemu innowacyjnej edukacji w WK-P poprzez zbudowanie systemu dystrybucji treści edukacyjnych” • RPO 4.1 - „Budowa szerokopasmowej infrastruktury radiowej sieci dostępowej wraz z infrastrukturą towarzyszącą dla WK-P” • Kierunki rozwoju systemów informatycznych w UM WK-P do roku 2020 • Kanały komunikacji elektronicznej - wyzwania przyszłości

3. Historia rozwoju obsługa korespondencji w Urzędzie Marszałkowskim WK-P Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w liczbach Liczba pracowników: ………………993 Liczba lokalizacji: ……………………..10 Liczba punktów podawczych: …….2 Liczba użytkowników systemu EZD: 1080 pracownicy: …………………………..…. 993 staż: …………………………………….……. 35 praktyka studencka: …....………….…. 9 umowy zlecenia: …………………….… 14 umowy zastępstwo: ……………….... 29

4. Obszary wykorzystania systemu EZD w UM WK-P • prowadzenie rejestru przesyłek wpływających • prowadzenie spisów spraw • wykonywanie dekretacji • wykonywanie akceptacji, poprzez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym • prowadzenie w systemie EZD rejestrów i ewidencji: • rejestr delegacji • rejestr umów • rejestr Zarządzeń Marszałka od 2008r. • gromadzenie przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw • kalendarze (pracownika, biura, wydziału, departamentu, rezerwacje sal) • repozytorium dokumentów • generowanie metryk spraw • Informacja o pracowniku (telefon, biuro, pokój, kontakt)

5. Etapy wdrożenia • 2006 – Analiza potrzeb i wybór systemu wspomagającego obieg spraw i dokumentów • III kw. 2006 – zakup 300 licencji systemu Mdok • 2007 – zakup kolejnych 236 licencji systemu Mdok • 2007-2008 – wdrożenie systemu i szkolenia dla części pracowników, • 24 październik 2008 - Zarządzenie nr 60/2008 dot. uruchomienia elektronicznego systemu obiegu spraw • III-IV kw. 2009 – wdrożenie systemu znakowania kodami kreskowymi • 2 czerwiec 2011– Zarządzenie nr 22/2011 w sprawie powołania Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD • XI 2011 - I 2012 – szkolenia stanowiskowe obejmujące wszystkie departamenty • IV – IX 2012 – uruchomienie platformy e-learning ze szkoleniami dla pracowników oraz włączenie szkolenia do planu służby przygotowawczej (projekt „Mocne kadry”) • V 2012 - Uruchomienie punktu informacyjno-podawczego • I 2013 - Formularze wskazujące wersję elektroniczną jako nadrzędną (wniosek urlopowy, wniosek o nadanie dostępu do zasobów informatycznych, wniosek o wydanie telefonu służbowego, wniosek o nadgodziny) • kwiecień 2014 r. – zakup 414 licencji do Mdok,

6. Statystyki Statystyki dla dokumentów Statystyki dla spraw Liczba zarejestrowanych dokumentów Liczba założonych spraw wrzesień 2014 maj 2014 wrzesień 2014

7. Scenariusz wykorzystywania kodów kreskowych • Znakowanie kodami kreskowymi dla pism w sprawach dot. dofinansowania z RPO 2007-2013 • Kod kreskowy ma informacje o znaku sprawy (jedna sprawa dla wniosku dof. przez cały okres realizacji) • Każda sprawa EZD wymusza uzupełnienie danych o koordynatorze/opiekunie projektu oraz strony sprawy • Po otrzymaniu dofinansowania beneficjent wraz z pierwszym pismem otrzymuje zestaw naklejek z kodami • Beneficjent zostaje pouczony o konieczności znakowania wszystkich pism w przedmiotowej sprawie • Pracownik kancelarii podczas rejestrowania pisma przychodzącego skanuje kod kreskowy • System EZD automatycznie wyświetla informacje o koordynatorze/opiekunie projektu oraz stronie sprawy, • Pracownik kancelarii dokonuje dekretacji wersji elektronicznej bezpośrednio do wskazanego pracownika • Pracownik otrzymuje informację w systemie EZD o wpływie dokumentu • Wersję tradycyjną odbiera właściwy sekretariatu z kancelarii (w określonych godzinach) • Pracownik odbiera z sekretariatu pismo i dołącza je do akt sprawy

8. Kody kreskowe Przed wdrożeniem Po wdrożeniu

9. „e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w UM WW i WK-P” (1) Cele: • Wzrost elektronizacji usług i wymiany korespondencji oraz podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników UMWK-P i UMWW i mieszkańców 2 województw w tym zakresie • Podniesienie świadomości obywateli oraz promocja wzrostu wykorzystania elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST objęte wsparciem • Podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników samorządowych w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia elektronicznych usług publicznych • Wzrost wymiany korespondencji elektronicznej wysyłanej przez urzędy • Wzrost liczby elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST za pomocą platformy ePUAP • Wdrożenie lub modernizacja rozwiązań informatycznych: dziedzinowego systemu informatycznego wspierającego świadczenie samorządowych usług publicznych, umożliwiającego świadczenie w sposób zautomatyzowany minimum jednej elektronicznej usługi publicznej za pomocą ePUAP

10. „e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w UM WW i WK-P” (2) • Kampania reklamowa promująca e-usługi na e-PUAP (wykorzystanie mediów: TV i radio regionalne, billboardy, telebimy, artykuły w prasie lokalnej i portalach internetowych) • Opracowanie szkoleń stacjonarnych z zakresu e-Usług • Szkolenia stacjonarne (np. „Nowe standardy w zakresie informatyzacji podmiotów publicznych w KPA i KC”) • Zmapowanie i optymalizacja referencyjnych procesów samorządowych (90 procesów) • Raport z mapowania i optymalizacji procesów w celu ich implementacji w EZD i przygotowania e-Usług • Opracowanie 30 e-Usług na ePUAP (po 15 na każdy urząd marszałkowski) • Zakup urzędomatu umożliwiającego złożenie dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej • Zakup nowych licencji do systemu EZD • Rozbudowa systemu EZD o nowe funkcjonalności (integracja z ePUAP) • Digitalizacja aktów prawnych dla Systemu Informacji Prawnej – zakup wyszukiwarki aktów prawnych • Zakup systemu do archiwizacji dokumentacji elektronicznej

11. Mapowanie kompetencji oraz wzrost poziomu kultury etycznej, wiedzy i umiejętności urzędników poprzez metodę blended-learning i studia podyplomowe (1) • Wdrożenie systemu mapowania luk kompetencyjnych • Wdrożenie systemu szkoleń dla metody blended-learning • Udział pracowników w studiach podyplomowych • Udział pracowników w szkoleniach ogólnych i specjalistycznych • Stworzenie i funkcjonowanie systemu redaktorów BIP • Stosowanie kodeksu etycznego w UM • Udział pracowników w kursach specjalistycznych PO KL 5.2.1; wartość projektu 3.7 mln zł; okres realizacji: 1.04.2010 – 31.03.2012

12. Mapowanie kompetencji oraz wzrost poziomu kultury etycznej, wiedzy i umiejętności urzędników poprzez metodę blended-learning i studia podyplomowe (2) System mapowania luk kompetencyjnych • Struktura organizacyjna i kartoteka osobowa • Zarządzanie kwalifikacjami • Zarządzanie kompetencjami • Zarządzanie efektywnością • Zarządzanie szkoleniami: • analizy potrzeb szkoleniowych • planowania szkoleń • badania efektywności szkoleń • Integracja z systemem kadrowym w zakresiewymiany danych pomiędzy systemami • Realizacja oceny pracowniczej poprzez system System szkoleń dla metody blended-learning • LMS w oparciu o platformę Moodle • Integracja LMS <-> mHR <-> FK • Włączenie szkoleń do programu służby przygotowawczej • 12 szkoleń w wersji podstawowej i rozszerzonej • Ilość grup szkoleniowych: 130 • Ilość uczestników: 1950 • Narzędzia wspomagające szkolenie metodą e-learning: • chat z ekspertem • forum • repozytorium dokumentów • e-mail

13. Platforma Zunifikowanej Komunikacjiwraz z Systemem Archiwizacji Danych (1) • Zapewnienie sprawnego świadczenia przez Urząd, w pełni transakcyjnych elektronicznych usług na rzecz społeczeństwa; • Wzrost dostępności i bezpieczeństwa zasobów danych oraz informacji publicznej; • Usprawnienie systemów oraz procesów zarządzania województwem; • Wzrost efektywności oraz usprawnienie pracy Urzędu Marszałkowskiego w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej; • Usprawnienie wewnętrznych procesów administracji i zarządzania w oparciu o ICT • Rozwój telekomunikacyjnych usług głosowych (telefonii VoIP) w obrębie jednostek samorządu publicznego i jednostek podległych. RPO WK-P 4.1; wartość projektu: 8.5 mln zł; okres realizacji: 1.06.2013 – 30.06.2015

14. Platforma Zunifikowanej Komunikacjiwraz z Systemem Archiwizacji Danych (2) • Zakup systemu komunikacyjnego obsługującego telefonię VoIP, konferencje wideo, pracę grupową, komunikator wewnątrz-urzędowy, • Zakup aparatów telefonicznych dla użytkowników telefonii VoIP (700 szt.) • Mobilne zestawy do wideokonferencji wraz z terminalami rejestracją wideokonferencji • Zakup i wdrożenie systemu pocztowego dla 1050 stanowisk wraz z aktualizacją oprogramowania na stanowiskach oraz systemem ochrony poczty • Zakup komputerów (204 sztuki) umożliwiających korzystanie z wdrożonych technologii • Budowa bezprzewodowej sieci komputerowej dla wszystkich budynków Urzędu • System archiwizacji danych • Rozbudowa infrastruktury serwerowej • Szkolenia dla pracowników z wdrożonych technologii

15. „Infostrada Kujaw i Pomorza – usługi w zakresie e-Administracji i Informacji Przestrzennej” • e-Administracja: • Informacyjny Portal Regionalny • Cyfrowy Urząd • systemy dziedzinowe • elektroniczny obieg dokumentów • workflow - systemy wymiany danych z jednostkami organizacyjnymi • komunikacja (telefonia IP, poczta, komunikatory) • System Informacji Przestrzennej • szkolenia • infrastruktura (sprzęt i oprogramowanie) dla poziomu regionalnego i JST RPO WK-P 4.2; wartość projektu: 42 mln zł; okres realizacji: 2010 -2015

16. „e-Usługi, e-Organizacja pakiet rozwiązań informatycznych dla jednostkach organ. WK-P” • e-Zdrowie • modernizacja infrastruktury LAN w szpitalach • diagnostyka obrazowa (RIS/PACS i CR) • informatyzacja szpitali (HIS oraz serwery) • rozwiązanie regionalne e-Zdrowie (EHR) • e-Edukacja • infrastruktura (m.in. tablice interaktywne) • platforma e-Learning • stacjonarne i mobilne pracownie dydaktyczne • treści edukacyjne • e-Kultura • digitalizacja treści • portal • infrastruktura RPO WK-P 4.2; wartość projektu: 105 mln zł; okres realizacji: 2010-2015

17. „Realizacja systemu innowacyjnej edukacji w WK-P poprzez zbudowanie systemu dystrybucji treści edukacyjnych” • Udział 539 szkół podstawowych publicznych (509) i niepublicznych (30) • Zakup 2127 zestawów tablic interaktywnych: • 2019 szt. dla 509 publicznych szkół podstawowych • 108 szt. dla 30 niepublicznych szkół podstawowych • Budowa systemu dystrybucji treści edukacyjnych, umożliwiającego publikowanie treści • Stworzenie materiałów edukacyjnych za pomocą nowoczesnych narzędzi multimedialnych • Korzystanie przez uczniów i nauczycieli z usług elektronicznych dostępnych na portalu „Kujawsko-Pomorska Platforma Edukacyjna” Kontynuacja projektu e-Usługi - e- Organizacja – pakiet rozwiązań informatycznych dla jednostek organizacyjnych województwa kujawsko-pomorskiego” w części dotyczącej e-Edukacji RPO WK-P 4.2; wartość projektu: 23,3 mln zł; okres realizacji: 2014-2015

18. „Budowa szerokopasmowej infrastruktury radiowej sieci dostępowej wraz z infrastrukturą towarzyszącą dla WK-P” • budowa infrastruktury pasywnej, w tym budowa stacji bazowych, przyłączy światłowodowych, modernizacja pomieszczeń na potrzeby centrum zarządzania i monitorowania sieci • budowa infrastruktury aktywnej dla radiowej sieci transportowej, wyposażenie stacji bazowych w siłownie 48VDC, zakup serwerów, monitorowanie i zarządzanie, integracja z infrastrukturą istniejącą K-PSI; • budowa infrastruktury aktywnej. Radiowa sieć dostępowa, zakup urządzeń Hot-Spot, zakup i wdrożenie centralnego systemu zarządzania, integracja z infrastrukturą istniejąca K-PSI; • budowa infrastruktury aktywnej, adaptacja lokalizacji wskazanych szpitali na potrzeby uruchomienia połączeń radiowych . Radiowa sieć transmisyjna dla szpitali, integracja z infrastrukturą istniejącą K-PSI. Kontynuacja projektu ZPORR – Kujawsko-Pomorska Sieć Teleinformatyczna 76 mln zł, 2004-2008r RPO WK-P 4.2; wartość projektu: 33,2 mln zł; okres realizacji: 2013-2015

19. Kierunki rozwoju systemów informatycznych 2020 Uchwała Zarządu WK-P z dnia 22 stycznia 2014 r. w sprawie ustalenia kierunków rozwoju systemów informatycznych do roku 2020

20. Rozwój aplikacji do 2020 2020 2017 RPO 2014-2020 • JPWI – II Etap: • wszystkie procesy odzwierciedlone na platformie • integracja z zewnętrznymi systemami • wszystkie dane umieszczone w jednej, spójnej bazie danych • monitoring wszystkich procesów (w tym budżetowych) • integracja z systemem BI 2015 RPO 2014-2020 • JPWI – I Etap: • wdrożony system typu Framework • implementacja wybranych procesów wewnątrz urzędowych • integracja z posiadanymi systemami • migracja danych z aktualnych systemów na platformę (JPWI) • dostęp do aplikacji niezależny od platformy UMWK-P • Projekt: • stworzenie projektu i harmonogramu dojścia do Jednolitej Platformy Wymiany Informacji (JPWI) • opracowanie dokumentacji API (wymiany informacji pomiędzy aplikacjami) • analiza biznesowa LSI dla RPO 2014-2020 2013 • Liczne rozdzielone aplikacje dziedzinowe: • powielone dane • brak jednego punktuwprowadzania danych • brak integracji • brak spójności danych • osobne logowanie

21. Kanały komunikacji elektronicznej - wyzwania przyszłości ? jeszcze niedawno tylko komputer i laptop dzisiaj także tablet, telefon (fablet) wkrótce telewizja hybrydowa przyszłość

22. Dziękuję za uwagę Grzegorz Fiuk