ZGP Abendforum 5. November 2013

1. ZGP Abendforum 5. November 2013 Peter Zurfluh ZurfluhHRConsulting.ch

2. Agenda Zurfluh HR Consulting Begrüssung durch Barbara Aeschlimann, Leiterin HR E&Y, Vorstandsmitglied ZGP Vorstellung Zurfluh HR Consulting Wie komme ich dazu am Forum eine Meinung zu vertreten 2 Min.Forumsinhalt Präsentation 45 Min.Wie aus Aschenputtel eine Managerin wird Fragen 8 Min.

3. Informationen zum Referenten Fast 30 Jahre im HR Umfeld tätig Filialleiter Stellenvermittlung, Unternehmensberater SAP HR, Leiter Personaladministration Seit 2013 selbständiger Unternehmer Beratung Personaladministration, HR Projektleitung, Interim Management Zurfluh HR Consulting Peter Zurfluh, Inhaber

4. Forumsinhalt Die Personaladministration als Teil der Wertschöpfung oder «Wie aus Aschenputtel eine Managerin wird!» Zurfluh HR Consulting

5. Ist die Aschenputtel-Karriere auch etwas für Sie! Quelle: http://erlebnisseminare.wordpress.com/marchentherapie/ Zurfluh HR Consulting

6. Wichtig, aber nicht hier…. Zurfluh HR Consulting Es gibt noch mehr Wertschöpfer und Werterhalter im Unternehmen Wir gehen auf diese Fälle nicht ein!

7. Um was geht’s Kompetenz Qualität Wissen Wahrheit Fairness Vertrauen Statistik Kennzahlen Information Gehalt Spesen Information Mitarbeiter Management Externe Steuern Sozialversicherung Information Zurfluh HR Consulting

8. Was wäre wenn…. Zurfluh HR Consulting … es keine Personaladministration gäbe?

9. Was wäre wenn…. Externe Sicht Interne Sicht Keine Lohnzahlung Kein Bonus, Überzeitzahlung, …. keine Anfragen für Dokumente Keine Unfallversicherung, KTG Keine Sozialversicherung / PK Keine ….. • Keine Quellensteuer • Keine Lohnbuchhaltung • Keine Statistiken • Keinen Geschäftsbericht • Keine AHV Kontrolle • Keine Bestätigungen für Ausbildungen Daraus folgt….. Zurfluh HR Consulting

10. Was wäre wenn…. ….. eine Personaladministration ist nötig, aber bitte optimiert! Externe Sicht Lösungsmöglichkeit Elektronisches Lohnmeldeverfahren ELM Outsourcing, Treuhänder Automatisieren, Delegieren Outsourcen, Verbinden Treuhänder Macht Extern Beauftragte Lohnbuchhaltung Employee Self Service ESS • Keine Quellensteuer • Keine Lohnbuchhaltung • Keine Statistiken • Keinen Geschäftsbericht • Keine AHV Kontrolle • Keine Bestätigungen für Ausbildungen Zurfluh HR Consulting

11. Was wäre wenn…. Interne Sicht Lösungsmöglichkeit Freiwilligenarbeit Abschaffen ESS, Outsourcing, Treuhänder Privatisieren, alles Halt wie früher vor der AHV Daraus folgt aber auch….. Alles hat seine Grenzen! • Keine Lohnzahlung • Kein Bonus, Überzeitzahlung • Keine Anfragen für Dokumente • Keine Unfallversicherung, KTG • Keine Sozialversicherung / PK • Keine ….. Zurfluh HR Consulting

12. Was wäre wenn…. MIS, Data Warehouse Outsourcing Treuhand Statistik Kennzahlen Information Gehalt Spesen Information Mitarbeiter Management Externe Steuern Sozialversicherung Information ELM Managen der Aufgaben Zurfluh HR Consulting

13. Was wäre wenn…. Zurfluh HR Consulting

14. Was wäre wenn….. Wer es am besten, günstigsten macht, soll es tun! Zurfluh HR Consulting

15. Strategie WIKI ........ Somit gibt es in Unternehmen für jedes seiner Geschäftsfelder eine eigene Strategie, die durch die Gesamtstrategie (Unternehmensstrategie) zusammengehalten wird Zurfluh HR Consulting

16. Braucht die Administration eine Strategie? Zurfluh HR Consulting Beispiele für die Strategieausrichtung der HR Administration Wir stellen die Qualität sicher Wir arbeiten Wertschöpfend Wir optimieren unsere Tätigkeiten dauernd

17. HR Admin Strategie Zurfluh HR Consulting • Fazit aus vorherigem Beispiel • Qualität geht vor Kosten • Tätigkeiten werden wo immer möglich und sinnvoll automatisiert • Es werden nur verlangte Dienstleistungen erbracht • Alle Arbeiten unterliegen einer Priorisierung (Gesetz, Massenverarbeitung, Einzelgeschäfte,…. oder Wichtig / Dringlich nach Eisenhower) • Arbeiten werden auf der tiefsten Stufe erledigt • Arbeit wird dort erledigt wo sie erstmals anfällt oder wo sie am günstigsten abgearbeitet werden kann

18. die Administration braucht eine Strategie! Zurfluh HR Consulting Wie sieht Ihre Strategie für die HR Administration aus? Und kennen Ihre (HR) Mitarbeitenden diese auch?

19. Grosse und kleine Strategen… Zurfluh HR Consulting

20. Zeit und Geld oderZeit ist Geld Zurfluh HR Consulting

21. Zeit und Geld Gesagt: «Ja, Chef.» Gedacht: «Wie fange ich das bloss an?» Zurfluh HR Consulting «Machen Sie ihren Laden schneller, effizienter mit höherer Qualität und weniger Personal. Und natürlich auch tieferen Kosten!»

22. Zeit und Geld Zurfluh HR Consulting Erster Schritt

23. Zeit und Geld Zurfluh HR Consulting Zweiter Schritt

24. Zeit und Geld Zurfluh HR Consulting Was sind nun die Optimierungsmöglichkeiten? Callcenter HR Mehr Computertechnik besser ausgebildetes Personal einfachere Strukturen eingehaltene Reglemente zentralisieren von Verarbeitungen Outsourcing ……

25. Zeit und Geld Zurfluh HR Consulting Was sind nun die Optimierungsmöglichkeiten? Ein Beispiel: Sie erhalten jeden Tag dutzende von E-Mails. E-Mails nur einmal im Tag lesen! Triage anwenden: Delegieren, sofort antworten, in Kalender schieben, löschen (Ordner Ablage)

26. Zeit und Geld Werbung, Spam Löschen Sofort antworten Wichtig und kurz In Ordner schieben Info ablegen Weiterleiten Delegation In Kalender schieben Später planen Zurfluh HR Consulting Wie sieht das in einem einfachen Prozessablauf aus?

27. Zeit und Geld Werbung, Spam Löschen Sofort antworten Wichtig und kurz In Ordner schieben Info ablegen Weiterleiten Delegation In Kalender schieben Später planen Archiv Action Zurfluh HR Consulting Wie sieht optimiert aus?

28. Beispiele Wertschöpfung Zurfluh HR Consulting • Bewerberprozess zeitnah • Dokumentenerstellung idealerweise webbasiert • Kennzahlen und Statistiken standardisiert • «Was ist der Name wert?» • Diese Liste kann man fast beliebig verlängern….

29. Beispiele Kosteneinsparungen Zurfluh HR Consulting • Gehaltsabrechnungen via e-Mail • Absenzmanagementsysteme • Nice tohave wird abgestellt • AHV Revisionen zeigen Fehler rückwirkend, besser vorausschauend handeln • Auch diese Liste kann man fast beliebig verlängern….

30. Elektronische Tools Zurfluh HR Consulting

31. Elektronische Tools Personal-akte Mensch oder Maschine? Zurfluh HR Consulting

32. Technischer Support Audittools zur Validierung von Schnittstellendaten Scann Center Kreditkartendaten einlesen SBB Billette Zeit und Spesen Buch-haltung Webbasierte Rentenberechnung für Mitarbeitende PK Personaldaten Kurs-anbieter Grafische Aufbereitung Organigramm Talent-management Hotel, Reise Personalakte, Versand, KPI, …. Performance Mgt. Bewerber Tool Versicher-ungen Leistungsmessung mit Parametern und Zielabgleich monatlich Office Test, Schnittstellen Zurfluh HR Consulting

33. Technischer Support Scann Center Zeit und Spesen Buch-haltung PK Personaldaten Kurs-anbieter Talent-management Hotel, Reise Performance Mgt. Bewerber Tool Versicher-ungen Zurfluh HR Consulting

34. Technischer Support • Aber muss es denn immer gleich so komplex sein? Zurfluh HR Consulting

35. Technischer Support • 4 Beispiele: MS SharePoint Gehaltsabrechnung via E-Mail Excel / Pivot Zurfluh HR Consulting

36. Technischer Support Zurfluh HR Consulting Zusammenfassung Elektronische Helfer steigern die Qualität und Verarbeitungsgeschwindigkeit Gefahr: Kosten Nutzen stimmt nicht mit dem Verkaufsgespräch / Erwartungen überein Die Reihenfolge der Optimierung ist wichtig. Arbeitsplatz und menschliche Fähigkeiten, Prozesse und Abläufe der Organisation und dann erst die Systeme.

37. Elektronische Helfer, so nicht… Quelle: Die Drei ??? Kids und du, 8, Angriff der Roboter Zurfluh HR Consulting

38. Nutzen für Andere Zurfluh HR Consulting

39. Nutzen für andere Zurfluh HR Consulting Viele interne und externe Stellen profitieren von der Personaladministration! Wichtig ist jetzt aber zu bestimmen, welche Tätigkeiten Wertschöpfend oder zumindest Werterhaltend sind! Von der Betrachtung ausgenommen sind gesetzliche Vorgaben.

40. Nutzen für andere Intern extern Steueramt, Lohnausweis und QSt. Ausgleichskasse / FAK, Prämieninkasse BfS, Lohn und Quartalsstatistik Versicherungen, UVG und KTG Kreditkartenunternehmen, Stammdaten CC Journalisten, Kennzahlen, und Sachverhalte Gerichte und Polizei, Personendaten Universitäten und Praktikanten, Umfragen Verbände, Mitgliederwerbung ……. • GL, Zahlen für Entscheide • Buchhaltung , Detailinformationen SV • Marketing, Kennzahlen • Vorgesetzte, Statistiken • Eventmanagement, Regionale Verteilung • Case Management, Details zur Person • HR BP, Jubiläen und ähnliches • Sicherheit, geprüfte Daten für Ein-Austritt • …… Beides ist nicht abschliessend und sehr Firmenspezifisch…. Zurfluh HR Consulting

41. Zurfluh HR Consulting «Tue Gutes und sprich darüber….»

42. Einstieg Outsourcing Zurfluh HR Consulting

43. Einstieg Outsourcing Befürchtungen Zurfluh HR Consulting So nicht, oder?

44. Vor und Nachteile Outsourcing • + • Kostenersparnis • Qualitäts- und • Effizienzsteigerung • Steuerliche Vorteile • Strategische Partnerschaften • Risikoverlagerung • - • Abhängigkeiten (Risiko) • Betriebsklima • Austritt keyplayer / Knowhow Verlust • Restaufwand Management und Fehlerhandling • Datenschutz Zurfluh HR Consulting

45. Formen von Outsourcing Inland Ausland Nearshoring Offshoring / Farshoring Begriffsvielfalt • Outsourcing • Onshoring • Homesourcing • BPO und BAO • Insourcing / • Backsourcing Zusätzlich gibt es weitere Begriffe von Firmen wie Accenture, Cap Gemini, EDS, Deutsche Bank Und Sonderformen wie Out of Life Outsourcing oder On Site Management Zurfluh HR Consulting

46. Beachten beim Outsourcing Was ist wichtig • Nur ab Sekundärfunktionen auslagern • Stabile Prozesse • Outsourcing Strategie muss vorliegen • Risikoanalyse Prozesse, Anbieter und Intern • Vertragsform und Inhalte geklärt (SLA bereit) • Vertrauensvolle Partnerschaften • Es muss günstiger werden, oder mehr bringen Zurfluh HR Consulting

47. Bereitschaft zu Outsourcing Wie weiss ich ob ich für Outsourcing bereit bin?Von «Bridge Global IT» • Habe ich ein wirkliches Problem, welches ich durch Outsourcing lösen kann? • Habe ich dokumentierte Abläufe? • Habe ich das richtige Management im Einsatz? • Ist mein Unternehmen stabil und ehrgeizig? Zurfluh HR Consulting

48. Grundlagen Outsourcing Was darf’s denn Kosten? (Ulrich Schönenberger, Prozessexcellenz im HR Management) Bündelung, Standard, Zentralisierung, Automatisierung,…. 100 % 20% 80% 5% 8% 67% Outsourcing Management Istkosten Max. Servicepreis nach Optimierung Projektkosten Zurfluh HR Consulting

49. Outsourcing aus Sicht Anbieter Beispiel von Payroll Outsourcing «Kosten sind gleich, aber man hat weniger Sorgen!» Marek Dutkiewicz, CEO HR Campus Zurfluh HR Consulting

50. Informationen Outsourcing ebooks Zurfluh HR Consulting Internet Wikipedia