Perencanaan dan Pengendalian Proyek mercubuana.ac.id

1. Perencanaan dan Pengendalian Proyek http://www.mercubuana.ac.id =================================================== == MODUL 10 PENGENDALIAN BIAYA DAN JADWAL PROYEK Fungsi dan proses pengendalian yang dilanjutkan dengan teknik dan metode pemantauan dan pengendalian yang dianggap efektif untuk kegiatan yang membentuk proyek telah dibahas pada modul sebelumnya. Semua ini dimaksudkan sebagi persiapan pengendalian sepanjang siklus proyek, baik di kantor pusat maupun di lapangan. Maksud pengendalian adalah mengusahakan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan perencanaan, maka aspek dan objek pengendalian sama dengan perencanaan. Jadi berbagai macam kegiatan di kantor pusat dan lapangan yang telah direncanakan harus dipantau dan dikendalikan implementasinya agar hasilnya sesuai dengan ssasaran yang telah ditentukan. Sistematika pengendalian biaya dan jadwal yang akan dibahas di modul ini adalah pertama-tama mengelompokkannya menjadi pengendalian di kantor pusat dan lapangan lokasi proyek. Kemudian membaginya menjadi pengendalian engineering, pengadaan, dan konstruksi. Aspek-aspek yang harus dipantau dan dikendalikan adalag biaya, jam-orang, dan jadwal. Pengendalian engineering dan pengadaan dimasukkan sebagai pengendalian kantor pusat karena pekerjaan tersebut sebagian besar dilakukan di kantor pusat pemilik atau kontraktor, sedangkan pekerjaan pengendalian konstruksi dan subkontrak termasuk ke dalam kegiatan lapangan. A. Suasana yang Mendukung Telah disebutkan bahwa pengendalian biaya dan jadwal bertujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan apa yang telah direncanakan, yaitu sesuai dengan anggaran dan jadwal induk. Hal ini antara lain diusahakan dengan jalan menumbuhkan suasana yang mendukung sebagai syarat tercapainya maksud pengendalian di lingkungan proyek dengan cara-cara berikut :  Menciptakan sikap sadar akan anggaran dan jadwal. Ini berarti meminta semua pihak penyelenggara proyek menyadari bagaimana dampak kegiatan yang dilakukan terhadap biaya dan jadwal.  Meminimalkan biaya proyek dengan melihat kegiatan-kegiatan apa saja yang biayanya bisa dihemat. Selain itu juga mengusahakan penggunaan atau pemilihan waktu (jadwal) yang paling efisien dan ekonomis bagi penyelesaian setiap pekerjaan

2. Perencanaan dan Pengendalian Proyek http://www.mercubuana.ac.id =================================================== == Pengendalian biaya dapat dikelompokkan menjadi biaya per area, seperti biaya kantor pusat dan lapangan, atau biaya jenis pekerjaan, seperti biaya engineering, pembelian, dan konstruksi. B. Pengendalian Penggunaan Jam-Orang Sama halnya dengan pengendalian biaya, pengendalian penggunaan jam-orang dikelompokkan menjadi pengendalian penggunaan per area atau per jenis pekerjaan. C. Pengendalian Waktu (Jadwal) Dalam hal ini objek pengendalian amat ekstensif. Hendaknya dipilih jadwal pekerjaan yang bersifat kritis. Pertama-tama perencanaan penyusunan jadwal induk, selanjutnya diperinci menjadi komponen-komponennya yang bersifat kritis yaitu, milestone. Jumlah milestone tergantung dari jenis proyek dan pertimbangan pengelola proyek. Masing-masing kegiatan, seperti engineering, pengadaan material, dan konstruksi mempunyai kegiatan yang bersifat kritis dan dapat dijadikan milestone. D. Pengendalian Kinerja dan Produktivitas Memantau dan mengendalikan biaya atau jadwal secara terpisah tidak dapat memberikan penjelasan perihal kinerja suatu pekerjaan pada saat pelaporan. Misalnya, walaupun suatu pekerjaan lebih cepat dari jadwal, belum tentu hal ini merupakan tanda yang menggembirakan, sebab ada kemungkinan biaya yang dipakai untuk melaksanakan pekerjaan tersebut melebihi anggaran per unitnya. Ini menunjukkan penggunaan biaya yang tidak efisien dan berarti kinerja pekerjaan berada dibawah standar yang ditentukan, sehingga dapat berakibat proyek tidak terselesaikan karena kehabisan dana. Untuk menghindari kemungkinan terjadinya hal-hal demikian, maka dalam kegiatan pengendalian proyek diperlukan pula pemantauan dan analisis kinerja pekerjaan pada saat pelaporan. E. Pengendalian Prosedur Pengendalian ini bermaksud mengkaji apakah kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang ada. Jadi yang dilihat bukan saja pencapaian sasaran proyek tetapi juga diteliti apakah cara-cara pencapaiannya telah mengikuti prosedur dan peraturan yang berlaku secara efisien. Kegiatan ini dikenal sebagai audit. Bagi proyek-proyek pemerintah yang dibiayai oleh APBN, disamping dilakukan oleh audit internal (inspektorat) perusahaan, juga dilakukan oleh BPKP, BPK dan KPK.

3. Perencanaan dan Pengendalian Proyek http://www.mercubuana.ac.id =================================================== ==  Menghindari adanya rancangan yang berlebihan (overdesign), baik dari segi kualitas maupun kuantitas;  Memakai pendekatan berdasarkan prinsip optimasi desain; serta  Sejauh mungkin menerapkan metode rekayasa nilai. Usaha ini dilakukan sejak dari awal kegiatan desain engineering. Dalam pada itu, pada waktu-waktu tertentu pimpinan perusahaan dan mereka yang bersangkutan dengan proyek akan menerima laporan mengenai situasi atau status terakhir perkembangan proyek, terutama dalam aspek biaya. Gambar 10-1 menunjukkan hubungan antara siklus proyek dengan potensi hasil kegiatan pengendalian biaya. Dari gambar tersebut terlihat bahwa:  Potensi hasil yang optimal akan dicapai pada awal kegiatan proyek, yaitu pada tahap konseptual;  Potensi akan menurun terus, sampai proyek berakhir. Menjelang penyelesaian proyek, biaya pengendalian naik sesuai dengan meningkatnya kegiatan pengendalian, seperti inspeksi, testing, dan uji coba peralatan. Infinite A Potensi optimal Potensi menurun dengan cepat B Biaya pengendalian naik C D E F Tahap Implementasi Fisik Tahap Konseptual Tahap PP/Definisi A–B C–D E–F Desain-engineering konseptual Desain-engineering pendahuluan Desain-engineering terinci potensi hasil pengendalian biaya biaya pengendalian Gambar 10-1 Potensi hasil pengendalian biaya selama siklus proyek 10.3. PENGENDALIAN TAHAP PP/DEFINISI Seperti yang akan dibahas atau terdapat pada bagian implementasi proyek E- MK, terlihat berbagai macam kegiatan yang dilakukan pada tahap ini. Sebagai contoh, untuk proyek E-MK non industri dikerjakan :  Neraca dan bagan arus;