KIRKLARELİ MERKEZ İLÇE RESMİ YAZIŞMA KURALLARI SUNUM TASLAĞI

1. KIRKLARELİ MERKEZ İLÇE RESMİ YAZIŞMA KURALLARI SUNUM TASLAĞI FAALİYETİN ADI: ……………FAALİYET TARİHİ: ……….FAALİYET YERİ: …………..GÖREVLİLER: …………….. Kırklareli Anadolu Ticaret Meslek ve Ticaret Meslek Lisesi Müdürlüğü * 2005

2. Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

3. AMAÇ Bu yönetmeliğin amacı; Resmi yazışma kurallarını belirlemek bilgi ve belge alış verişinin sağlıklı, hızlı güvenli biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

4. Bu Yönetmelikte geçen; • Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi, • Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri, • Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

5. Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini, • Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, • Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, • Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı

6. Güvenli elektronik imza: • İmza sahibine bağlı olan, • sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan , • nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak • imza sahibinin kimliğinin ve belgede sonradan herhangibir • değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan • elektronik imzayı, ifade eder

7. Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. • Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır.

8. Faksla yapılan yazışmalarda • Hemen işlem yapılabilirancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

9. Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.

10. Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler . Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.

11. Nüsha sayısı • Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az (2) iki nüsha olarak düzenlenir.

12. Belge boyutu • Resmî yazışmalarda • A4 (210x297 mm) veya • A5 (210x148 mm) • boyutunda kağıt kullanılır.

13. Yazı tipi ve karakter boyutu • Bilgisayarla yazılan yazılarda • " Times New Roman" yazı tipi ve • 12 karakter boyutunun • kullanılması esastır. • Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

14. Başlık • Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. • Bu bölümde amblem de yer alabilir. • Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

15. İlk satıra "T.C." kısaltması,İkinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerleÜçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adıküçük harflerle ortalanarak yazılır.BAŞLIKTA YER ALAN BİLGİLER ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ. T.C. BAŞBAKANLIK Devlet Personel Başkanlığı

16. T.C. KIRKLARELİ VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü T.C. KIRKLARELİ VALİLİĞİ MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ Şehit Asım İlköğretim Okulu Müdürlüğü T.C. KIRKLARELİ VALİLİĞİ MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ T.C. TRAKYA ÜNİVERSİTESİ EDİRNE MESLEK YÜKSEKOKULU İKTİSADİ PROGRAMLAR BÖLÜM BAŞKANLIĞI

17. Bölge Müdürlüklerinde ise Bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır T.C. BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI Karayolları Genel Müdürlüğü 4.Bölge Müdürlüğü

18. Sayı ve Evrak Kayıt Numarası • Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir • Başlık ile sayı arasında iki aralık bulunur. • Yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır T.C. BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI Karayolları Genel Müdürlüğü 4.Bölge Müdürlüğü • . • . Sayı:

19. Sayı: İfadesinden sonra kod numarası verilir. • Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası yazılır. • Dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır • Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. Sayı:B .08.4.MEM.202-148-694/253 Yasama ,Yürütme Yargı Kodu Kurum evrak kayıt no Kurum Kodu Dosya No

20. YAZIŞMALARDAKİ KOD DAĞILIMI B . 02 . 0 . PPG . 0 . 12 - 383 -258/427 Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

21. Tarih: Yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı gösterir. Tarih bölümü, rakamla, kısaltma yapılmaksızın gün, ay ve yıl aralarına (/) işareti konularak yazılır. Sayı ile aynı hizada olmak üzere yazılır. Yazı alanının en sağında yer alır.

22. 15/03/2005  • 15/Mart/2005  • 15.03.2005  • 15,03,2005 

23. Yazının Konusu • Sayının bir aralık altına yazılır. • “Konu:” yan başlığından sonra bir boşluk verilerek yazılır. • "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde , kısa ve özlü bir ifade ile yazılır.

24. "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde kısa ve özlü yazılır. T.C. BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI Karayolları Genel Müdürlüğü 4.Bölge Müdürlüğü • . • . • Sayı: ……… …/…/…. • Konu: ………………………….

25. GÖNDERİLEN MAKAM • Resmi yazının gönderildiği kurum, kuruluş veya kişi ile bunların bulundukları yer belirtilmektedir. • Konu başlığından sonra yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık boşluk verilir. • Kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. • Yazının gönderildiği yere ilişkin diğer hususlar küçük harfle ve parantez içinde ikinci satıra yazılır. 2 veya 4 boşluk bırakılır.

26. Yazının gönderileceği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar; parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. KIRKLARELİ VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü)

27. Kuruluş dışına gönderilen yazılarda , gerekiyorsayazının gideceği yerin adresi küçük harflerlebaşlığın ilk satırı hizasına, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtiliir.

28. Kişilere yazılan yazılarda “Sayın” kelimesinden sonra Ad küçük Soyadı büyük Unvan küçük harflerle yazılır.

29. İLGİ • Gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. • Bir satırı geçerse “ilgi” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. • İlgide , “…..… tarihli ve…... Sayılı” ibaresi kullanılır.

30. “İlgi”de yazının sayısı , kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. “İlgi” tarih sırasına göre yazılır. “İlgi” birden fazla makamın yazısına karşılık veya önceki yazılarla ilgiliyse bunların hepsi belirtilir.

31. METİN, İlgiden sonra başlayıp “imza” ya kadar süren kısımdır. İlginin son satırından itibaren 2 aralık,İlgi yoksa gönderilen yerden itibaren 3 aralık bırakılır.

32. Metindeki kelime aralarında,nokta , virgül gibi yazı unsurları arasında Bir (1) vuruş boşluk bırakılır. Paragraf başına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmazsa bir satır boşluk bırakılır. .

33. Metin içindeki sayılar Rakamla veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar Rakam ile yazıldıktan sonra parantez içinde yazı ile de yazılabilir. Büyük sayılarda gruplar arasına nokta (.) kullanılır. Kesirleri ayırmak için virgül (,) işareti kullanılır.

34. BÜYÜK SAYILAR YAZILIRKEN NOKTA (.) KULLANILIR

35. Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için virgül ( , ) kullanılır. Yüzyirmibeş tam yüzde onaltı 125,16

36. RESMİ YAZI • Alt makamlara “Rica ederim.” • Üst ve ayni düzey makamlara “Arz ederim.” • Üst ve alt makamlara dağılımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve rica ederim” biçiminde bitirilir.

37. İMZA ;Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazılır. Makam sahibinin adı ve soyadı yazı alanının en sağında yer alır. İmza ad ve soyadın üzerinde yer alır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

38. Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, • Birinci satıra İmzalayanın ADI-SOYADI • İkinci satıra YETKİYİ VEREN MAKAM • Üçüncü satıra İMZALAYAN MAKAMIN ÜNVANI Yazılır.

39. Yazının vekaleten imzalanması durumunda BİRİNCİ SATIRA ; İMZALAYANIN ADI-SOYADI İKİNCİ SATIRA ; VEKALET BIRAKAN MAKAM YAZILIR.

40. YAZININ İKİ YETKİLİ TARAFINDAN İMZALANMASI DURUMUNDA ÜST MAKAM SAHİBİNİN ADI VE İMZASI SAĞ TARAFTA BULUNUR. İmza İmza Peyami ŞEN Ahmet BEYAZ Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdür

41. Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumundaÜst makam sahibinin adı ve imzası solda olmak üzere , yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.

42. ONAY GEREKLİ YAZILARIN İLGİLİ BİRİM TARAFINDAN TEKLİF EDİLMESİ,YETKİLİ MAKAM TARAFINDAN ONAYLANMASIDIR • Yazı onaya sunulurken; • imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. • “OLUR” un altında onay tarihi bulunur. • Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı – soyadı ve altına ünvanı yazılır.

43. YAZIYI TEKLİF EDEN BİRİM İLE ONAY MAKAMI ARASINDA MAKAMLAR VARSABUNLARDAN ONAY MAKAMINA EN YAKIN YETKİLİ“Uygun görüşle arz ederim”İFADESİ İLE ONAYA KATILIR. Bu ifadede , teklif edilen birim ile Onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

44. ELEKTRONİK ORTAMDA HAZIRLANAN YAZIYA ONAY VERECEK YETKİLİ KİŞİ YAZIYI ELEKTRONİK İMZASI İLE İMZALAR.

45. YAZININ EKLERİ • İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılır. • Yazı alanının sol tarafına “EK/EKLER” ifadesi kullanılarak altına yazılır. • Birden fazla ek varsa numaralandırılır. • Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

46. YAZI EKLERİNİN DAĞITIMDA BAZI YERLERE GÖNDERİLMEDİĞİ DURUMDA • “Ek konulmadı” • “Ek …. Konulmadı” • Yada “ Ek ….. Konuldu” • şeklinde ifade kullanılır.

48. Eklerden sonra , uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının sol tarafına yazılır. Ek yoksa ; Dağıtım “Ekler” in yerine yazılır. DAĞITIM Yazıların GEREĞİ ve BİLGİ VERMEK İÇİNGönderildiği yerleri belirten kısımdır.

49. GEREĞİ bölümüne ; yazının gereğini yerine getirecek olanlar BİLGİ bölümüne ; yazı ile ilgili bilgilendirilmek istenenler PROTOKOL sırasına uygun olarak yazılır. “Bilgi” kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan “DAĞITIM” başlığının altına yazılır.

50. DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Başbakanlığa Cumhurbaşkanlığı Genel sekreterliği “Bilgi” kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan “DAĞITIM” başlığının altına yazılır. DAĞITIM: 81 İl Valiliğine