NUAK 2012-09-25 ”Vi ska vara bra på att bli bättre” Universitets direktör Staffan Sarbäck

1. NUAK 2012-09-25 ”Vi ska vara bra på att bli bättre” Universitets direktör Staffan Sarbäck

2. Fakta LTU • Grundat 1971 5:e tekniska högskolan • Omsättning 1,5 miljarder SEK • 17 000 studenter • 1 600 anställda181 professorer 700 lärare & forskare 600doktorander* • 70 forskningsämnen fördelat på 9 starka forsknings-o innovationsområden • 61% externfinansierad forskning • 4 campusorter, snart 5 44 %Utbildning 56 %Forskning Källa årsredovisning 2011

3. Historiska beslut kopplat till dagens organisationsstruktur • 1971 - Grundinstruktionen • 1992 - Institutionsöversyn, övergripande struktur • 1997 - Två fakultetsnämnder • 2003 - Institutionsöversyn, inre organisation för såväl forskning/utbildning som administration • 2008 - Ny organisation för Verksamhetsstödet • 2011 - Ny institutionsindelning • 2011 - Ny övergripande organisation för utbildning o forskning

4. Luleå tekniska universitets övergripande organisation 2011 Universitetsstyrelsen Fakultetsnämnder Rektor Verksamhetsstöd Anställningsnämnder Sex institutioner ETS,HLV,KKL SBN,SRT,TVM

5. En effektiv och professionell administration vid LTU – Ett förändringsarbete i tre steg Varför förändring 2003 • Höga kostnader för administration, bristande effektivitet, hög sjukfrånvaro Varför förändring 2008 • Anpassning av verksamhetsstödet till universitetets verksamhet • Anpassning till förändrade krav Varför fortsatt förändring efter 2008 • Krav på ökad professionalisering • Krav på förändringar inom givna ekonomiska ramar

6. 2003 års utvecklingsarbete med syfte att • Skapa en professionellare och effektivare administration • Organisation på två nivåer • Utveckla arbetssätt och verktyg • Ökade resurser till kärnverksamheten • Förbättra arbetsmiljön

7. Övergripande förändring 2003 • Enhetlig organisation på institutionsnivå • Funktionsansvar- enhetschefer på förvaltningen • Ett ”LTU”, gemensamma rutiner, utvecklade verktyg • Kompetensutveckling, nätverk, gemensamt utvecklingsarbete • Årlig effektivisering på 12 mnkr, ca 10 %, minskning med 26 befattningar

8. Prefekt Administration 2003 - VERKSAMHETSNÄRA ADMINISTRATION - INSTITUTION ORGANISATION En sammanhållen administration Enhetlig struktur Enhetliga befattningar på alla inst En administrativ arbetsledning ARBETSSÄTT Behovsanpassat och verksamhetsnära

9. Anpassning av verksamhetsstöd 2008 Syfte: • Anpassning av verksamhetsstödet till universitetets verksamhetsvolym • Anpassning av verksamhetsstödet till förändrade krav Mål: • Reduceringar av kostnader av verksamhetsstödet motsvarande 22-24mnkr, minskning med 40 befattningar • Effektiva och kvalitetssäkrade arbetsprocesser

10. Övergripande struktur from 1 juli 2008 • För att skapa förutsättningar för flexibilitet och nyttjande av kompetens samlas allt verksamhetsstöd under en ledning • Verksamhetsstödet finns både centralt placerat och placerat på institutionerna. • För att effektivisera och kvalitetssäkra verksamhetsstödet ska arbetssättet successivt processorienteras • För att kunna göra de besparingar som krävs samt för att kunna underlätta steget mot en processorienterad organisation har verksamhetsstödet indelats i ett antal områden

11. Övergripande struktur av verksamhetsstödet Utbildning- forskningsenhet Lednings stab Biblioteket LRC Information Grants Office IT Infrastruktur Student- Service Administrativt verksamhetsstöd

12. Verksamhetsstöd institutionsnivå - 2008 Ledning verksam- hetsstöd Prefekt Admchef Administrativ grupp ORGANISATION En sammanhållen administration som stödjer en institution Fysisk placering nära verksamheten Prefekten beställare Ingår som en del i det samlade verksamhetsstödet

13. ERFARENHETER Arbetssätt • Snabb process • Starktstödfrånrektorochtydligtmål • Information, information ochåter information • Kompetentprojektledning

14. ERFARENHETER Beslutad förändringen 2008 • Lite kritik/diskussion mot förändringen • Upplevs inte, fysisk närhet har varit viktigt • Bra relation mellan administrativ chef, prefekt och enhetschef/stf fc av central betydelse

15. Erfarenheter 2008 Fördelar med nuvarande organisation: • Full kontroll över all administration/service • Enklare att jobba med kompetensförsörjning/kompetensväxling • Full kontroll över dimensionering och bemanning • Ökat engagemang i utvecklingsfrågor • Enklare att genomföra enhetliga rutiner mm • Enkelt och tydligt, inte minst för vår rektor • Har underlättat det fortsatta arbetet med processorientering

16. Fortsatt utveckling 2008- • ”För att effektivisera och kvalitetssäkra verksamhetsstödet ska arbetssättet successivt processorienteras” • Insikt i att all förändring/utveckling ska ske inom given OH-ram • Krav på fortsatt professionalisering

17. Processorientering vid LTU • Syfte • Nytta • Erfarenheter 2008-2012 • Några exempel på resultat • Utvecklingsområden 2012-

18. Processorienteringen – Syfte För att verksamheten ska generera bättre resultat, ökad effektivitet och god samverkan, använder vi ett processorienterat förbättringsarbete med fokus på helheten. ”Vi ska vara bra på att bli bättre”

19. Processorienteringen – Nytta • Att beskriva verksamheten i processer ökar möjligheterna till: • Tydliga- och kommunicerade behov och resultat • Förståelse för samband/relationer/beroenden • Samverkan och samsyn • Identifiera förbättringar, prioritera bland dem och prioritera resurserna • Bra stöd till medarbetarna i deras arbete • Effektivare verksamhet och bättre resultat

20. Erfarenheter 2008-2012 • Involverat över 300 medarbetare, 20 områden kartlagda, pågår kontinuerligt • Ett antal processer införda i verksamheten, efterlevs och förbättras • Egen processutveckling • Utvecklad/beprövad metod, stöd och verktyg, ett naturligt verktyg vid behov av översyn/dokumentation/förbättringar • Verksamhetsförankrad processarkitektur • Processtyrning • Processledaretillsätts • Samordnare processorientering & processutvecklare i ledningsstaben • Tydliga kringeffekter • Mer samverkan mellan organisatoriska funktioner • Ökad kollektiv mognad för processynsättet • Ett mer strukturerat & prioriterat förbättringsarbete

21. LTU - Processarkitektur Rekrytera studenter Utbilda studenter &doktorander Bygga varumärke Ta ut färdriktning Attrahera kompetens Nyttiggörakunskap Utveckla utbud Skapa forskningsresultat Attrahera finansiärer Säkra service Säkra Intern miljö

22. Processetableringar2008 - 2012 UTVECKLA/FÖRBÄTTRA INFÖRA KARTLÄGGA DEFINIERA Säkra service: Antagning: Utveckla utbud: Pengar IN: Synliggöra akademisk produktion: Rehabilitera medarbetare: Hantera Lokaler: Hantera Flytt: Introducera medarbetare: Rekrytera kompetens: Pengar UT: Hantera kurslitteratur: Vägledning: Tentamen: Köpa in varor och tjänster: Förse med akademiskt infomtrl: Akademisk högtid: Rekrytera studenter: Frånvaro/Löner: Upphandla:

23. Roller/Ansvar – Processorienterat förbättringsarbete Styr & möjliggör Rektor & chefer Processägare Säkrar helhet SamordnareProcessorientering Processledare Samordnar/Driver Stödjer Processutvecklare Medarbetare Förbättrar

24. Roller/Ansvar – Processorienterat förbättringsarbete Styr & möjliggör Rektor & chefer Processägare Säkrar helhet * Ständig förbättring - Förbättringsplan* Säkra prioritering & resurser* Definiera process* Tänka helhet SamordnareProcessorientering Processledare Samordnar/Driver Stödjer Processutvecklare * Planera och samordna förbättringar* Identifiera svagheter & förbättringsmöjligheter* Kommunicera & informera* Efterfråga resurser * Koordinerar processorienteringen* Stödjer med expertkompetens* Kartlägger nya processer* Utvärderar arbete och mognad* Utvecklar principer, metod mm Medarbetare Förbättrar * Arbeta enligt process och följa standard* Arbeta för samverkan* Föreslå & genomföra förbättringar

25. Utvecklingsområden 2012-- • Processorienterad informationsredovisning (Nya arkivredovisningen) • VSS verksamhetsplanering utifrån processarkitekturen • Intern styrning och kontroll utifrån ett processorienterat synsätt • Chefer inom VSS beaktar processerna vid förändringar i organisationen • Integrera processernas förbättringsarbete med verksamhetsstyrningen • Verksamhetsprocesserna som kravställare på IT stöd och förvaltning • Vidare utveckla processtyrning • Pröva processägare • En mer övergripande processledning • Tydliggöra processledarrollen • Balans mellan organisation och process (Samverkan)

26. Samlad erfarenhet 2003-2012 • Förändringsarbete är svårt, ha respekt för det • Förändringsarbete tar tid, låt det ibland också få ta tid men inte alltid • En utmaning att ”hålla grytan kokande”, skaffa en ”kampanjledare” • Tydliggör roller och uppdrag, krävs ständig påminnelse • Skapa förtroende administration - akademi • Var inte rädd för att ändra/korrigera, avdramatisera organisatorisk tillhörighet sätt processerna i fokus • Kompetensutveckling, ledarutveckling oerhört viktigt • Omvärldsspan – ”Vart blåser vindarna” • Ett Verksamhetsstöd under en ledning/linjeorganisation/processorientering en framgångsfaktor men också en stor utmaning