Offentlig upphandling

1. Offentlig upphandling • Laboratoriemedicinsk samverkan • i Uppsala-Örebroregionen • Björn Larsson

2. Disposition • Om Konkurrensverket • Principerna • Upphandlingsprocessen • Statistik • Ramavtal • Vanliga frågeställningar • Nya direktiv

4. Konkurrensverkets uppgifter (urval) • 2 § Konkurrensverket ska verka för […] en effektiv offentlig upphandling till nytta för det allmänna och marknadens aktörer. • 3 § Konkurrensverketärtillsynsmyndighetöver den offentligaupphandlingeniSverige. • 8 § Konkurrensverket ska i lämplig omfattning informera allmänheten om tillämpningen av […] upphandlingslagarna samt Europeiska unionens upphandlingsregler.

5. Uppgifter • Lagtillämpning, tillsyn och stöd • Förbättringsåtgärder • Kunskap • Forskning • Internationellt arbete • Samverkan

6. Lagar • Lagarna om offentlig upphandling • Lagen om valfrihetssystem • Konkurrenslagen • Artiklarna 101 and 102 i EUF-fördraget • Transparenslagen • KOS

7. Konkurrensverkets tillsyn • Fokus på otillåtna direktupphandlingar • Särskild vikt ska läggas vid talan om upphandlingsskadeavgift • Tillsynsbeslut och allmän upplysning

8. Upphandlingsstöd • All upphandlingsstödjande verksamhet flyttas till Konkurrensverket från den 1 juli 2014 • Fokus på kompetenshöjande insatser inom • regelverk och rättspraxis, • effektiv upphandling; i synnerhet uppföljning, • hur utvärdera leverantörsprestationer inför kommande upphandlingar, • innovation, miljö och sociala hänsyn

9. Upphandlingsstöd • Konflikt mellan tillsyn och stöd? • Upphandlare har hittills inte dragit sig för att kontakta Konkurrensverket av rädsla för eventuella tillsynsåtgärder • Under 2013 hanterade Konkurrensverket cirka 7000 förfrågningar om upphandling, vilket var mer än dubbelt så många som hanterades av Kammarkollegiets upphandlingsstöd och Miljöstyrningsrådet tillsammans

10. Regelverkets omfattning • Procedurregler för det offentligas inköp av varor, tjänster och byggentreprenader • Kommuner, landsting, statliga myndigheter, offentligt styrda organ m. fl. • Tre lagar, LOU, LUF och LUFS • Andra lagar (LOV) och förordningar för speciella områden • Upphandlingsskadeavgift (böter) • Överprövning till förvaltningsdomstol

11. Varför upphandla? • säkerställa fri rörlighet för varor, tjänster, personer och kapital på EU:s inre marknad • upphandlande myndigheter och enheter ska på ett öppet sätt utnyttja konkurrensen • tillvarata det offentligas medel på bästa möjliga sätt

12. Principerna • För all offentlig upphandling gäller att vissa grundläggande EU-rättsliga principer måste iakttas. Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska därför tolkas mot bakgrund av dessa principer.

13. Likabehandlingsprincipen • Alla leverantörer ska ges samma förutsättningar att delta i upphandlingen • Alla leverantörer måste få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag • Upphandlaren får inte acceptera ett för sent inkommet anbud, eftersom samma regler och tidsfrister ska gälla alla

14. Icke-diskrimineringsprincipen • Ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet (exempelvis medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland) • Ej tillåtet med krav som endast svenska företag känner till eller kan klara. Det gäller även då den upphandlande myndigheten inte förväntar sig att några utländska leverantörer ska lämna anbud • Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen

15. Proportionalitetsprincipen • Krav och villkor i en upphandling ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Den upphandlande myndigheten får inte gå utöver vad som är nödvändigt för den aktuella upphandlingen • Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är minst belastande för leverantören

16. Transparensprincipen • Upphandlingar ska präglas av öppenhet (transparens) och förutsebarhet • Inte tillåtet att till exempel lägga till nya viktningskoefficienter och liknande efter anbudsöppningen • Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav och villkor som ställs • Upphandlingen ska annonseras offentligt • Leverantörer som deltagit ska informeras om resultatet

17. Principen om ömsesidigt erkännande • Intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder • Varor som är lagliga i ett medlemsland får inte vägras tillträde till andra medlemsländers marknader

18. Upphandlingsprocessen • Förberedelsen • Verksamhetsbehov uppstår • Förstudie • Val av förfarande • Öppet, selektivt, förenklat/urvalsförfarande • Övriga förfaranden (endast undantagssituationer)

19. Upphandlingsprocessen • Genomförandet • Förfrågningsunderlag inkl avtalsutkast • Teknisk specifikation • Krav på leverantören • Särskilda kontraktsvillkor (miljö- och sociala krav) • Annonsera (52 dagar, kortas oftast ned till 40)

20. Upphandlingsprocessen • Frågor • Öppning av anbud • Rättelse m.m.

21. Upphandlingsprocessen • Första steget i sållningen: • Uteslutning av leverantörer • Obligatoriska och frivilliga uteslutningsgrunder • Leverantörskvalificering • Uppfyller leverantören de obligatoriska krav som ställts?

22. Upphandlingsprocessen • Andra steget: • Utvärdering av anbud • Krav på föremålet för upphandlingen • Tilldelningskriterier

23. Upphandlingsprocessen • Tilldelningsbeslut meddelas alla anbudsgivare • Avtalsspärr tio dagar – förbud för den upphandlande myndigheten att ingå avtal, eftersom • Anbudsgivarna behöver skälig tid (tio dagar) för att bedöma om ansökan om överprövning ska lämnas in

24. Upphandlingsprocessen • Överprövning • Tidsödande? En process tar 1,9 månader i förvaltningsrätten • Statistik finns, men ta höjd för risken att fastna • Framförhållning viktig

25. Statistik • Ca 20 000 upphandlingar genomfördes år 2012 • 94 % avsåg förenklat eller öppet förfarande • 30 % av alla upphandlingar avser ramavtal • 37 % av landstingens upphandlingar avser ramavtal

26. Statistik • Under 2012 blev 7 % av alla annonserade upphandlingar överprövade. • Upphandlingar med öppet förfarande blev överprövade i 13 % av fallen, medan • Förenklat förfarande överprövades i 5 % av fallen.

27. Statistik • Stockholms läns landsting fick 34 % av sina upphandlingar överprövade • Region Skåne 15 % • VGR 15 %

28. Statistik • Den långsiktiga trenden är att antalet överprövningar ökar • År 2012 anhängiggjordes 3 265 överprövningsärenden i förvaltningsrätterna • Det innebär inte att 3 265 unika upphandlingar överprövades

29. Statistik • Handläggningstiden i FR är 1,9 månader • Leverantörer får bifall i ca 37 % av de mål som sakprövas i förvaltningsrätterna • Det motsvarar ca 2,6 % av det totala antalet genomförda upphandlingar under år 2012

30. Ramavtal • Avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod • Huvudregel – ramavtals löptid kan maximalt vara fyra år (inklusive options- och förlängningsklausuler) om det inte finns särskilda skäl • Upphandlingsförfarandet vid ramavtal förändras inte • Förfrågningsunderlagets utformning och hur ramavtalet ska användas beror på typen av ramavtal

31. Ramavtal – alla villkor fastställda • Villkoren får inte ändras vid avrop • Kontakta först den ramavtalsleverantör som har plats 1 i rangordningen (om flera leverantörer) • Leverantör 1 har leveransskyldighet. Om nr 1 ändå inte kan leverera, kontakta nr 2 osv • Ska framgå av förfrågningsunderlaget under vilka förutsättningar man kan frångå rangordningen

32. Ramavtal – alla villkor fastställda • Kontraktstilldelning sker omedelbart i samband med avrop • Ingen skyldighet att informera samtliga leverantörer på ramavtalet om att avrop sker och att kontrakt tilldelats

33. Ramavtal – förnyad konkurrensutsättning • Ny skriftlig inbjudan till ramavtalsleverantörerna att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet • Villkor får preciseras och kompletteras – dock inga nya krav och villkor! • Tidsfrist – tillräcklig, med hänsyn till avropets art och omfattning • Kontrakt, inte ramavtal i ramavtalet • Kontraktets längd – olika beroende på ramavtal

34. Förnyad konkurrensutsättning • Sekretess råder precis som vid en upphandling • 19 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen • Tilldelningsbeslut ska kommuniceras med alla som svarat på avropet • 9 kap. 9 § LOU • Frivillig avtalsspärr – skydd mot ogiltighetstalan • 16 kap. 15 § LOU • Söndagsregeln • lag (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid

35. Ramavtal – komboavtal • Att från ett och samma ramavtal tillämpa både rangordning och förnyad konkurrensutsättning som tilldelningsmodeller • Måste vara förenligt med LOU:s principer om bl.a. likabehandling och transparens • Förfrågningsunderlaget måste ange tydliga villkor för vilken tilldelningsmodell som ska användas, det får inte uppkomma en situation där båda modellerna skulle kunna komma att tillämpas

36. Vanliga frågor Om en återförsäljare är partner till leverantörer på olika ramavtal, kan man då teckna ett enda leveransavtal som avser avrop från fler än ett ramavtal? • Nej eftersom det är olika upphandlingar. Kan vi direktupphandla om vi inte överskrider direktupphandlingsgränsen för ett år, trots att det finns ramavtal på det vi tänkte köpa? Måste vi göra en avstegsanmälan? • Finns ett ramavtal är man bunden att avropa från det oavsett om det enskilda avropet avser ett litet belopp.

37. Vanliga frågor Om inte alla ramavtalsleverantörer har efterfrågad vara/tjänst kan man då gå direkt till den som har detta på ett rangordnat ramavtal? • Det måste framgår av ramavtalet när man får frångå rangordningen. Det är myndigheten som har bevisbördan. Vårt ramavtal håller på att löpa ut efter fyra år och den pågående upphandlingen är överprövad. Kan vi förlänga vårt ramavtal? • Nej en överprövning utgör inte särskilda skäl för att förlänga ramavtalet efter fyra år. (KR Stockholm mål 5609 - - 5629-10)

38. Vanliga frågor Vi vill lägga till nya tilldelningskriterier vid vårt avrop i den förnyade konkurrensutsättningen – får vi det? • Ja man kan använda andra tilldelningskriterier vid den förnyade konkurrensutsättningen än de som användes vid upphandlingen av själva ramavtalet. Det är t.ex. fullt möjligt att vid ett avrop tilldela kontrakt efter en utvärdering av enbart kvalitetskriterier och i ett annat avrop tilldela kontrakt endast på tilldelningskriteriet lägsta pris. Observera att de tilldelningskriterier som får användas vid avrop måste framgå i förfrågningsunderlaget och ramavtalet.

39. Vanliga frågor Vi ska göra ett avrop genom förnyad konkurrensutsättning, värde ca 12 000 sek. Är det så att man vid förnyad konkurrensutsättning på ett ramavtal alltid ska vänta 10 dagar efter att ha meddelat tilldelningsbeslut? • Nej man kan tilldela kontrakt direkt efter tilldelningsbeslutet, men vid osäkerhet eller för att undvika en ogiltighetstalan rekommenderas man att iaktta den frivilliga avtalsspärren.

40. Vanliga frågor Vi har fattat tilldelningsbeslut och valt att iaktta en avtalsspärr på 10 dagar men sista dagen infaller på en söndag - så när kan vi då teckna kontrakt? • Man kan tidigast teckna kontraktet på tisdagen. Söndagsregeln innebär att om den sista dagen att vidta en åtgärd infaller på en lördag, söndag eller helgdag förlängs avtalsspärren till och med nästkommande vardag. Kan vi teckna kontrakt trots att vi använt oss av en frivillig avtalsspärr? • Nej det vore olyckligt eftersom kontraktet kan komma att ogiltigförklaras av domstol. Har man bestämt sig för avtalsspärr måste den löpa ut innan kontrakt ingås.

41. Vanliga frågor Vårt pågående kontrakt har ogiltigförklarats efter 4 månader – vad händer nu? • Ni eller er kontraktspart kan inte längre fullgöra kontraktet. Detta innebär att om förpliktelser i kontraktet helt eller delvis har uppfyllts ska prestationerna återgå. I praktiken innebär detta att det som redan fysiskt är levererat ska återställas till leverantören. Om detta inte är möjligt ska förmögenhetsläget återställas dvs. parterna ska ekonomiskt vara i samma läge som innan kontrakt tecknades.

42. Nya direktiv på gång • Mål: • Att förenkla förfarandena till förmån för alla ekonomiska aktörer • Att främja de små och medelstora företagens deltagande • Att garantera bästa möjliga resultat när det gäller förhållandet mellan kvalitet och pris • Att utnyttja offentliga medel på ett effektivt och öppet sätt

43. Nya direktiv på gång • ”Slut på det lägsta prisets diktatur” • Marc Tarabella, EU-parlamentariker, föredragande • ”Man kan inte sitta i en kommun och upphandla städtjänster från ett företag som inte ser till att man följer kollektivavtal” • Marita Ulvskog, SVT 17 jan 2014 • Är det fritt fram att upphandla svenskt kött?

44. Nya direktiv på gång • Lägsta pris kommer att kunna utgöra det enda tilldelningskriteriet även framgent • Kollektivavtal kommer inte att kunna krävas i någon större utsträckning än i nuläget • Svenskproducerat? Man kan beakta livscykelkostnader, i vilka t.ex. kostnader för utsläpp av växthusgaser får ingå, om de kan fastställas och kontrolleras

45. Nya direktiv på gång • I principiellt hänseende har ingenting förändrats på något väsentligt sätt • Likabehandling • Icke-diskriminering • Ömsesidigt erkännande • Gäller även framgent

46. Nya direktiv på gång • Ramavtal • Tydligare när det gäller vem som får avropa från ramavtal – man måste vara tydligt angiven som part från början • Komboavtal regleras uttryckligen

47. Nya direktiv på gång • Större dynamik vid avrop av bl.a. hjälpmedel • Ramavtal med alla villkor fastställda:Vid kontraktstilldelning från ramavtal avseende varor eller tjänster som är avsedda att användas av fysiska personer, får kriterierna för att välja leverantör innefatta de berörda personernas behov eller val.

48. Slut • Tack för att ni lyssnade!