Elektronisk offentlig upphandling

1. Elektronisk offentlig upphandling K�pares och leverant�rers m�jligheter idag Vad menar vi med e-ink�p? E-ink�p kan omfatta hela ink�psprocessen elektroniskt Kerstin Wiss Holmdahl Upphandlingsdagarna 2009

2. 2 Inf�rande av e-ink�p St�d f�r hela upphandlingsprocessen

3. 3 Inf�rande av e-ink�p De delarna �r ocks� viktiga och med IT-st�d kan de underl�ttas E-ink�psl�sningar( e-upphandling och e-handel) ger idag merv�rden ut�ver sj�lva upphandlingsprocessen och avropsprocessen, s�som avtalsspridning, uppf�ljningar mm Oavsett var det finns organisatoriskt kan dessa uppgifter l�ttare utf�ras idag Ta del av de l�sningar som finns p� marknaden

4. 4 Inf�rande av e-ink�p K�pares m�jligheter har idag d�rf�r avsev�rt f�rb�ttrats f�r att - planera upphandlingar - genomf�ra upphandlingar - f�rse verksamhetsansvariga med avtalen - g�ra avrop effektivt mot ramavtalen - styra s� att r�tt ink�p g�rs - matcha fakturor mot ordrarna/avropen - f�lja upp leveransf�rm�ga, kvalitet mm erh�lla statistik fr�n avropen

5. 5 Inf�rande av e-ink�p Det talas idag mycket om e-fakturering. E-fakturering ger f�rdelar men de st�rsta vinsterna ligger fortfarande p� att styra ink�pen r�tt Det kvittar om fakturan �r elektronisk om den �r baserad p� ett felaktigt ink�p! Det �r med andra ord dags att ta tag i de strategiska ink�psfr�gorna, varav IT-st�d �r ett verktyg f�r effektivitet, styrning och ramavtalstrohet.

6. 6 Inf�rande av e-ink�p Har vi idag r�d att -betala mer f�r ink�psprocessen �n vi beh�ver? -betala mer f�r fakturahanteringsprocessen �n vi beh�ver? Och: framf�rallt betala mer f�r v�ra varor och tj�nster �n vad vi beh�ver/r�tteligen ska enligt ing�ngna ramavtal?

7. 7 Nyttan av e-handel Genom en process�versyn ser man hur vi arbetar nu och hur vi kan f�rb�ttra. Genom en stark styrning av vilka som best�ller och hur det ska styras till r�tt leverant�rer uppn�s ramavtalstrohet och bra, �r�tt� priser. Genom ITst�d kan ramavtalstroheten m�tas p� artikelniv�, dvs att inte enbart r�tt leverant�r utan �ven r�tt produkter och tj�nster avropas. Mycket kan allts� g�ras, men genom ITst�det /e-handelsl�sningarna n�r vi hela v�gen fram!

8. 8

9. 9 Inf�rande av e-ink�p Leverant�rerna d�? Vilka m�jligheter finns f�r er? -Upphandlingen elektroniskt. Att ge in anbud elektroniskt via webbbaserad l�sning spar tid och underl�ttar; exempel: -om alla skallkrav inte �r ifyllda informeras ni om det! -tiderna f�rkortas om elektroniskt. -l�tt att ta del av aktuella upphandlingar mm

10. 10 Inf�rande av e-ink�p -Avropsprocessen/best�llningarna elektroniskt Enklare att ta emot ordrar/best�llningar elektroniskt Ordrarna kan kopplas till lagersystem s� att saldo erh�lls, ordersvar ges, plockning av varor kan p�b�rjas Ordrarna kan generera elektronisk faktura som s�nds snabbare, vilket ger Snabbare cash flow e-uppkoppling st�rker aff�rsrelationen med k�paren Och om k�paren styr sina ink�p elektroniskt mot ing�ngna ramavtal inneb�r det att ni f�r de best�llningar ni �r ber�ttigade till!

11. 11 E-handel; �ven ett s�tt att st�rka f�retagen Offentlig sektor upphandlar i Sverige f�r ca 350 miljarder per �r. De som ger anbud enligt v�ra krav b�r vi naturligtvis handla av. E-handel ger kommunens/landstingens anst�llda en m�jlighet att hitta r�tt leverant�rer. Leverant�rer som kan IT och e-handel kan �ven utvecklas sj�lva; n� st�rre marknader, effektivisera egna rutiner mm Sm� och medelstora f�retag kan l�ttare samverka f�r att kunna delta i offentliga upphandlingar i st�rre utstr�ckning.

12. 12 Varf�r �r det r�tt tid nu att inf�ra e-handel just nu? Erfarenheter har vunnits- ta del av dem! Standarder finns p� plats och IT-l�sningarna fungerar v�l ! Standarden f�r e-handel; SFTI, har kompletterats med �ven �enklare e-handel� och e-fakturering, Svefakturan och Sveordern. Mer inf�randest�d finns; b�de handledningar, utbildningar och information, samverkan och erfarenhetsn�tverk och erfarna e-handelsprojektledare som delar med sig av sin kunskap. Och: Statens nya satsning ger f�rdelar �ven f�r kommuner och landsting genom att fler varu-och tj�nsteleverant�rer kommer att klara av e-handel och e-fakturering!

13. 13 Helhet av e-handel beh�vs-detta finns idag inom SFTI Enhetligt gr�nssnitt mot anv�ndaren

14. 14 E-upphandling och e-handel Aktuellt just nu inom SFTI (Single Face To Industry- samverkan ESV och SKL) �kad satsning p� implementering och marknadsf�ring av Sveordern �kade kontakter med VAN-leverant�rer och banker kring kommunikationsfr�gor, samtrafikavtal, tekniska kuvert mm Fortsatt arbete kring sekretessfr�gor vid e-handel Katalogfr�gan p� agendan; hur ska leverant�rers pris-och sortiment b�st finnas i elektronisk form?

15. 15 Hur st�djer vi e-upphandlingsprocessen? F�r er som arbetar i kommuner,landsting och myndigheter: Vi forts�tter att arbeta med standardisering Och st�d i olika former f�r inf�randet i kommuner och landsting (handledningar mm) Ta del av erfarenheterna och l�na tv� eh-projektledare (Anna-Karin Wahlstr�m, Eskilstuna kommun och Per Carlsson, Sigtuna kommun)som vi l�nat in till SKL. Anm�l till SKL intresse f�r det Vi st�djer g�rna n�tverk och Vi kan bist� i projekt och vid leverant�rstr�ffar lokalt och regionalt (bjud in de leverant�rer ni vill b�rja med) Samverka med andra kommuner och landsting Ta del av ekonomiskt st�d fr�n NUTEK:s HIT-projekt vid ert leverant�rsanslutningsarbete. Och eSamverkan finns p� plats inom ramen f�r detta.

16. 16 Hur st�djer vi e-upphandlingsprocessen? F�r er som �r leverant�rer? Ta del av n�sta upphandling elektroniskt Finns fr�gor, dra er inte f�r att st�lla dem! Ta del av hur ni kan svara upp mot att ta ordrar elektroniskt och skicka fakturor elektroniskt Det finns idag goda, prisv�rda l�sningar p� marknaden

17. 17 Avslutningsvis:Utvecklingen av e-handeln. Vad har vi l�rt oss? Det interna arbetet �r grunden f�r inf�randet! D�refter b�rjar leverant�rsanslutningen; ha respekt att den kr�ver sin insats! Beslut p� ledningsniv� avg�rande f�r legitimitet, f�rankring och erforderliga resurser. F�rstudie med m�l och tidplan viktigt. Inf�randet med projekt och ledning, process�versyn (vem g�r vad, idag och sen?) - IT-l�sning och support - Utbildning och uppf�ljning - Anslutning av olika f�rvaltningar (allt fr�n att g� igenom abonnemang mm till �ndringar i attestreglementen)

18. 18 E-upphandling och e-handel Politiskt r�tt att b�rja nu; EU �kommissionens 2010 m�l att 100 procnet av upphandlingen �r 2010 varav h�lften i praktiken, under tr�skelv�rdena. M�len kommer ej att uppn�s, men nya m�l ska s�ttas. F�r att uppn� m�len kr�vs satsningar att st�dja inf�randet. Kammarkollegiet f�r ny roll, SKL satsar vidare ,gemensamt arbete kring standard f�r upphandlingsprocessen under utvecklande (�ven om vi i Sverige redan har goda l�sningar, �r det viktigt att delta och att dessa harmoniseras). M�let �r att st�rka den inre marknaden och med upphandlingar �ver gr�nserna

19. 19 V�lkomna med fr�gor och synpunkter! Kerstin Wiss Holmdahl Sveriges Kommuner och Landsting Kerstin.wiss.holmdahl@skl.se 08-452 79 87, 070-548 96 86 SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se www.ehandel.skl.se www.svefaktura.se