Proje bileşenleri durum raporu

1. Proje bileşenleri durum raporu FATİH DEMİRCAN – CUMHUR ÇEKEN

2. ESKİ DURUM Taraf Hastaneler (Satınalma, Stok, iç tüketim Tedarikçi Taraf Geri Ödeme Kurumları Tedarikçi Taraf Onay kurumu (Sağlık B.) Tedarikçi Taraf Doktorlar, hastalar Taraf Satıcılar Ürün bilgilerinin paylaşılması için Tedarikçilerle ilgili taraflar arasında iletişim Taraf Nakliyeciler

3. e-Ticaret sürecinde ortak dil Ortak Dil açıklığı sağlar

4. GELİŞTİRİLEN SİSTEM Taraf Geri Ödeme Kurumu (SGK) Taraf Hastaneler (Satınalma, Stok, iç tüketim) Tedarikçi Taraf Ulusal Bilgi Bankası Onay kurumu (Sağlık B.) Tedarikçi Taraf Gümrükler Taraf Tedarikçi Doktorlar, hastalar Taraf Kamu İhale Kurumu Taraf Nakliyeciler, Satıcılar

5. 2003 - 2009 • 2003 TİTUBB Tasarımı, Uygulamada Güçlükler • 2004 Proje başlangıcı, • 2007 SUT TİTUBB kayıt zorunluluğu • 2007 – 2009 SB, SGK faydalar • 2009 KİK-SB İhale Mevzuatı, Kayıtların artması • 2009 – 2011 Yeni İhtiyaçlar, Geliştirmeler, Yeni Uygulamalar

6. Proje bileşenleri durum raporu • Çağrı merkezi hariç 46 bileşen, • 38 bileşen tamamlandı, • Allogreft ve DBM’ler • Barkodsuz Tıbbi Cihaz takibi • Kamu hastaneleri TİTUBB Entegrasyon çalışmaları • Karar Destek Süreci Kurulması • Tedarik Sonrası Mal Teslimi Kabul Süreçleri • Diğer Yazılımlara TİTUBB'a Ulaşım Servislerinin Geliştirilmesi • Optik Bilgi Bankası, Gümrük Entegrasyonu, PGD, tamamlandı

7. Proje bileşenleri durum raporu • Çağrı Merkezi, PGD ve UTS ile ilgili bilgiler, F. Demircan • Tamamlanan işlere ait raporlar www.titubb.org da bulunmakta • Eski UBB de Firma – Bayi – Barkod sınırlamaları • Bayi bilgileri karışık, tekil değil • Bir GS1 / HIBC barkodu sadece bir firma ile eşlenebilir • Firma faaliyet bilgisi

8. Proje bileşenleri durum raporu K.1.1 Firma Bayi Bilgilerinin Genişletilmesi ; • Bayilerde firma olarak kendilerini kayıt ediyorlar, Tekillik sağlandı .

9. Proje bileşenleri durum raporu K.1.2 Akıllı Barkod; Tıbbi Cihazların üzerinde barkod ile kayıt veya arama yapılırken sistemin kabul edeceği barkod formatlarına çevirinin otamatik yapılması ile ilgili çalışmalar yapıldı . EAN -14 EAN -13 EAN - 12 EAN - 8 HIBC

10. Proje bileşenleri durum raporu K.1.4 Firma Bayi İlişkilerinin İzlenmesi • Bayiler bayilik başvurusunu elektronik olarak yapar • Firma Şehir, Tarih, ürün/ler seçerek talebi onaylar • Kurulan Firma – Bayilik ilişkisi şehir, tarih, ve ürün/ler olarak takip edilebilir

11. Proje bileşenleri durum raporu K.1.4 Firma Bayi İlişkilerinin İzlenmesi • Firma bayilerinin tarih , il , ürün bazında bayilik verebilecekleri , bir yapı geliştirildi.

12. Proje bileşenleri durum raporu K.1.5 Çoklu Barkod Firma Bayi Eşleştirmesi • Eski UBB de GS1/HIBC tek barkod - tek firma sorunu çözüldü. • İhale teklif yazılımı ile birleştirildi, • Onaylanmış bayi İhale teklif yazılımında bayisi olduğu tüm ürünleri görebilir

13. Proje bileşenleri durum raporu K.1.9 GMDN Lisansı Temini ve TİTUBB a İndirilmesi • Proje başladığından bugüne 625 GMDN Kodu tercüme edilerek sisteme eklendi • GMDN Lisansı ve sisteme aktarılması ile ilgili alt yapı çalışmaları tamamlanmış olup GMDN ile ilgili protokol imzalanması beklenmektedir. • Kategori ve CT daha detaylı listeleme sağlayacaktır.

14. Proje bileşenleri durum raporu K.2.3 İEGM – UBB Entegrasyonu için Bildirim Servisleri • İlaçların e-ihale ile alınabilmesi için İEGM ilaç veritabanı ile TİTUBB arasında entegrasyon geliştirildi, • İEGM de onaylanan bir ilacı otomatik olarak TİTUBB a aktaran fonksiyon kuruldu. • TİTUBB web ana sayfası üzerinden ‘Bilgi Bankası’ – ‘İlaç Bul’ menüsüne girerek ilaç bilgilerine ulaşım sağlandı.

15. Proje bileşenleri durum raporu

16. Proje bileşenleri durum raporu K.2.14 Optik İçin Entegrasyon • Optik bilgi bankası ile ilgili Analiz çalışmaları bitirilmiş olup yazılımsal geliştirmeler yapılmıştır. Test aşamasındadır.

17. Proje bileşenleri durum raporu K.3.2 OLAP alt yapısı • Çalışma grupları ile yapılan yapılan toplantılarda , verilere dayalı piyasa analizleri raporlama olanakları, sorgulamalar yapılabilecek OLAP (Çevrim İçi Analitik İşleme) geliştirildi. İ.K.

18. Proje bileşenleri durum raporu K.6.5 Ismarlama Tıbbi Cihaz Takibi Tıbbi Cihazların seri üretimi dışında kişiye özel ebad boy ve durumlarda üretilmiş şekline verilen isimdir.

19. Proje bileşenleri durum raporu K.6.6 Sistem İşlem Paketi • Sistem İşlem Paketi ile ilgili Ürün Sayfasından bağımsız ek bir Sistem işlem paketi oluşturuldu. • Bir veya birden fazla ürün seçebilecekleri yapı geliştirildi. • Yaratılan sistem işlem paketine sistem Üzerinde ‘SIP’ le başlayan bir numara türetilmesi mekanizması kuruldu.

20. Proje bileşenleri durum raporu http://www.titubb.org Web Adresi :

21. Proje bileşenleri durum raporu K.2.5 Portal Geliştirilmesi ve İşletilmesi • Ortak buluşma noktası, • Ortak paylaşım noktası • Ortak bir tartışma platformu, • Duyurular • Tarihçe • Ödüller • Ansiklopedi • TİTUBB Kullanıcı Dökümanları • TİTUBB Kullanıcı Videoları • Forum

22. Proje bileşenleri durum raporu Yardım Dökümanlarını 3 formatta tasarlanmıştır. • HTML Help • PDF • Web (http://212.174.130.231/TITUBBYardim/html )

23. Proje bileşenleri durum raporu K.2.11 Yaklaşık Maliyetlendirme Yazılımı • İhaleye çıkılmadan önce Tıbbi Cihaz yaklaşık maliyetin idarelerce görülebilmesine yönelik bir yazılım geliştirildi. Yaklaşık maliyet hesaplama yazılım ile İdareler tarafından girilen ihale sonuçları ‘GMDN – Branş Kodu’ arama yapılarak ‘Yıl – Çeyrek – Ay’ bazında ‘Ortalama Fiyat – Min Fiyat – Maks Fiyat’ sorgulamalarına yapabilecekleri yazılım geliştirildi.

24. Yaklaşık maliyetlendirme yazılımı

25. Proje bileşenleri durum raporu K.6.1 Uyarı Takip Sistemi Tıbbi cihazın kullanımı esnasında, cihazın performansında bozulma ve/veya uygunsuzluk, etiket bilgileri, kullanım kılavuzundaki eksikliknedeniyle hasta, kullanıcı yada üçüncü kişilerde ölüm ya da sağlık durumunda ciddi bozulma ile sonuçlanan/sonuçlanabilecek olayların bildirimi, sonrasında olayın değerlendirilmesi ve raporlanması sürecidir.

26. UYARI TAKİP SİSTEMİ TİTUBB Firma Yetkilisi TİTUBB ‘da kayıtlı Tekil Tanımlayıcı Şifresiz Bildirim/T.C. KİMLİK NO

27. Proje bileşenleri durum raporu K.6.1 Uyarı Takip Sistemi • Sistemsel olarak http://uts.iegm.gov.tr/ adresinden giriş yapılıp ilgili bildirimler gönderilebilmektedir. Sağlık Bakanlığı İlaç Eczacılık Genel Müdürlüğü 13 Ekim 2011 tarihli duyurusu ile de faaliyete kısmen geçmesi planlanmaktadır.

28. Proje bileşenleri durum raporu K.6.2 Piyasa Gözetim Denetim Denetimle görevli personel ve diğer kamu kuruluşlarının yaptıkları denetimler sonucunda ortaya çıkan ürüne ilişkin uygunsuzluklar, tüketiciler, kullanıcılar, diğer üreticiler, dağıtıcılar, diğer kamu kuruluşları ve sivil toplum örgütleri tarafından ürünün teknik düzenlemeye uygunsuzluğu ve güvensizliği konusunda yapılan ihbarlar, şikayetler ve bu çerçevede elde edilen bilgiler piyasa gözetimi ve denetimi için kullanılır.

29. Proje bileşenleri durum raporu Bu çerçevde projesel takvimde kullanıcıların herhangi bir kullanıcı veya şifreye ihtiyaç duymaksızın tüketicilerin, kullanıcıların, http://pgd.iegm.gov.tr/ adresinden, tıbbi cihazlar, Vücuda yerleştirilebilir aktif tıbbi cihazlar, vücut dışında kullanılan tıbbi tanı ürünleri , bildirimde bulunabilirler.

30. Proje bileşenleri durum raporu Sağlık Bakanlığı Merkez PGD ekibinin ürünler, tıbbi cihazlarla ilgili olarak başlatacakları Denetim Talepleri açabilecekleri bir yapı mekanizması geliştirildi. Merkez PGD ekibi aşağıdaki denetim türlerine göre Denetim talebi başlatıp, ilgili bölge denetçisine bu talep online ortam da düşmektedir.

31. PGD – DENETİM TALEP FORMU

32. Proje bileşenleri durum raporu Sağlık Bakanlığı PGD merkez tarafından yapılan denetim talepleri illerde ki denetçilerinin önüne online talep olarak düşer. Denetçi listesinden denetim başlatılacak ürün için ‘Denetim Başlat’ fonksiyonu ile denetimi başlatır.

33. PGD – denetim sonuçlandırma Sağlık Bakanlığı Taşra Denetçileri tarafından , sistem üzerinden doldurulan ‘Denetim Tutanağı’ , online olarak Merkez PGD yetkilisinin önüne düşer , PGD merkez Kullanıcısı da denetimin sonucu ile ilgili detayları karar verebilecekleri bir yapı mekanizması oluşturuldu.

34. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ

35. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ Proje kapsamında Kamu İhale Kurumu, Sosyal Güvenlik Kurumu ve Sağlık Bakanlığının ortak ve ayrı ayrı ihtiyaçlarına göre EKAP ve TİTUBB veri bankaları kapsamında çalışmakta olan çağrı merkezinin çalışma saatleri resmi çalışma günlerinde mesai saatleri içinde (09:00-12:30 – 13:30-18:00) 81 ilden herhangi bir numara eklemeden 444 0 545(EKAP) aranacak şekilde düzenlemeler yapılmış olup sistem bu haliyle faaldir. Ayrıca TİTUBB için de 0 312 266 29 92 aranacak şekilde hizmet sunmaktadır

36. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ ÇALIŞAN PROFİLİ Personel Sayısı : 18 1 Çağrı Merkezi Yöneticisi 2 Takım Lideri 15 Agent (Çağrı Merkezi Operatörü)

37. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ Hat Sayısı : 373 Tüm Türkiye Genelinde 444 0 545 numaralı Çağrı Merkezi santraline 81 ilden ulaşan harici hatlar ile birlikte 3 adet GSM operatöründen toplam 9 Adet GSM hattı ile Çağrı Merkezi hizmetleri yürütülmektedir.

38. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ Amerika'daki tüketicilerin %92'si kafalarındaki şirket imajlarını o şirketin çağrı merkezleri ile yaşadıkları deneyimlere göre belirlemektedir (Kaynak: Purdue University) Ankete katılan tüketicilerin %86'sı müşteri temsilcisi ile yapılan görüşme negatif ise o firmayı kullanmaktan vazgeçtiğini söylemiştir

39. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ İyi bir çağrı merkezinden beklenen 2 temel özellik • ULAŞABİLİRLİK • KALİTELİ HİZMET Eğer bir çağrı merkezine ulaşabilirlik kolaysa , o Çağrı merkezi ile ilgili memnuniyet üst düzeyde olmaktadır.

40. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ Ulaşılabilirlik , ile ilgili olarak projesel takvimde Çağrı Merkezinde işletiminde çağrı merkezi Kamu İhale Kurum bünyesinde oluşturulana kadar, giderek artan hizmet talebinin karşılanabilmesi ve söz konusu hizmetlerin aksamaması bakımından çağrı kapasitesinin genişletilerek hizmet alımına devam edilmesi için; mevcut çağrı merkezinin sekiz kişilik kadrosunun Aralık 2011 tarihi itibariyle kapasitem artırımı ile 18 çıkartılmıştır. Kamu İhale Kurumu tarafından devralınana kadar işlevine proje kapsamında devam etmesi planlanmaktadır.

41. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ Çağrı merkezimizde ulaşılabilirlik aşamasında sorun yaşanmamakla birlikte, kalite ile ilgili olarak da Çağrı merkezi faaliyet başlangıcı 2010 yılından bu yana Aylık olarak Tüm personellerle yapılan “Çalışma Durum Toplantılarına” ilave olarak Çağrı Merkezi Personelleri ile haftalık “Bireysel Değerlendirme Toplantısı” yapılmaya başlandı. Yapılan bu Bireysel değerlendirmeler ile “müşteri memnuniyet üst düzeyde tutulması, hızlı , doğru yönlendirme, pozitiflik, verimlilik, motivasyon alanında” artışların olması amaçlanmıştır.

42. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ ÇAĞRI SAYILARI ÇAĞRI SAYILARI AYLAR GELEN CEVAPLANAN OCAK 16323 15295 ŞUBAT 17212 16393 MART 17111 16653 NİSAN 17056 16482 MAYIS 1742117030 HAZİRAN19247 18809 TEMMUZ 17300 16765 AĞUSTOS 17761 17313 EYLÜL 18925 18107

43. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ SERVİS SEVİYESİ SERVİS SEVİYESİ AYLAR SERVİS LEVEL OCAK 88,8 ŞUBAT 97,4 MART 98,2 NİSAN 94,6 MAYIS 98,9 HAZİRAN 99,1 TEMMUZ 99,1 AĞUSTOS 99,2 EYLÜL 98,7

44. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ CEVAPLANMA ORANI (ANSWER RATE) CEVAPLANMA ORANI (ANSWER RATE) AYLAR CEVAPLANMA ORANI OCAK 93,5 ŞUBAT 95,2 MART 94,2 NİSAN 96,5 MAYIS 96,7 HAZİRAN 97,7 TEMMUZ 96,9 AĞUSTOS 99,2 EYLÜL 95,6

45. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ ORTALAMA KONUŞMA SÜRESİ ORTALAMA KONUŞMA SÜRESİ AYLAR ORTALAMA KONUŞMA SÜRESİ DK/SN OCAK 03:44 ŞUBAT 03:06 MART 02:52 NİSAN 03:14 MAYIS 03:04 HAZİRAN 03:15 TEMMUZ 03:05 AĞUSTOS 02:59 EYLÜL 03:43

46. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ Çağrı Merkezine gelen istatistikler arasında Avarage Wait Time Answer ( Ortalama bekleme cevaplanma) süresinde 00:16 sn lik bir bekleme süresi ile arayan idare ve isteklilerin Çağrı Merkezimizi Agent ına ulaştığı görülmektedir. Bu oran Çağrı Merkezleri oranları arasında iyi bir oranı ifade etmektedir.

47. EKAP – UBB ÇAĞRI MERKEZİ ‘ Çağrı Merkezlerinin önemi önümüzdeki dönemde daha da artacak teknoloji gelişse de Türk İnsanının karşısında derdini anlatabileceği gerçek bir insanı tercih ediyor ve edecek’

48. Teşekkür ederiz