1 / 73

TEKNIK KOMUNIKASI YANG EFEKTIF BAGI INTERNAL AUDITOR

TEKNIK KOMUNIKASI YANG EFEKTIF BAGI INTERNAL AUDITOR. Nurharyanto, Ak. MM.CRMP.CFrA.CA. Agenda. Latar Belakang - Pengertian , & Konsep Komunikasi Audit Pendekatan , Metodologi Komunikasi Audit dan Mekanisme Membangun Hubungan dengan Pihak Auditee

hmilligan
Download Presentation

TEKNIK KOMUNIKASI YANG EFEKTIF BAGI INTERNAL AUDITOR

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. TEKNIK KOMUNIKASI YANG EFEKTIF BAGI INTERNAL AUDITOR Nurharyanto, Ak. MM.CRMP.CFrA.CA

  2. Agenda • LatarBelakang - Pengertian, & KonsepKomunikasi Audit • Pendekatan, MetodologiKomunikasi Audit danMekanismeMembangunHubungandenganPihakAuditee • Teknik Komunikasi Audit yang Efektif, Komunikatif, Persuasif dan PengelolaanKonflikDalamRangkaMeningkatkanKepuasanPenggunamelalui CSS • Diskusi, Simulasi dan StudiKasus

  3. 1. LATAR BELAKANG, PENGERTIAN DAN KONSEP KOMUNIKASI DALAM AUDIT

  4. A. LATAR BELAKANG Pergeseran Peran Auditor Watch Dog Konsultan & Katalis

  5. A. LATAR BELAKANG Aktivitas audit internal dirancang untuk:

  6. Mission dan definisiInternal Audit • “Meningkatkandanmelindunginilai-nilaiOrganisasimelaluipenugasanberdasarkanrisiko, jaminanpenilaian yang obyektif, saran perbaikan, danmendalam.” • Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization's operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes.

  7. 10 PrinsipUtama • Melaksanakanpenugasanberdasarkanintegritas. • Melaksanakanpenugasanberdasarkankompetensidandidasarkanpadakehati-hatianprofesional. • Obyektif dan bebaspengaruh (independen). • Sejalandenganstrategi, tujuan, danrisikoorganisasi. • Diletakkanpadastruktur yang tepatdenganSumberdaya yang memadai. • Menunjukkankualitasdanpengembanganberkelanjutan. • Mampuberkomunikasisecaraefektif. • Memberikanjaminankeyakinanberdasarkanrisiko. • Mendalam, proaktif, danfokusmasaakandatang. • Mendorongpeningkatanorganisasi.

  8. " The Auditor "Elbert Hubbard - The Buyer - 1922 Auditor itumanusiaabadpertengahan: kusut, masam, pintar, dingin, pasif, pandanganmatanyasptikanhiu, sopandlmberbicaratapitakresponsif, kalemtapikakusepertibatubata, selerahumornyarendah. Untungnyamerekatidakpernahberanakpinak, dansebagianbesardarimerekasudahada di neraka The typical auditor is a man past middle age, spare and wrinkled, intelligent, cold , passive, noncommittal, with eyes like codfish, polite in contact, but at the t same time unresponsive, calm and as damnably composed as a concrete post or plaster of parish cast; a human petrification with heart of feldspar and without charm, minus bowels, passion or sense of humor. Happily, they never reproduce , and all of them finally go to hell.

  9. "THE AUDITORS"William G Phillips-IIA - June 70 Auditor adalah orang-orang yang cantik, cerdas, hangat, dapat menempatkan dirinya dan memahami persoalan, sopan dalam berinteraksi serta suka menolong. Pada saat yang sama bersikap objektif, tenang dalammenghadapi krisis. Merekajugaberhati “emas”, ceria dalam berteman, memiliki kecerdasan yang tinggidalam menganalisa bisnis danmemiliki selera humor yang tinggi. Mereka mampumembimbingmelatih orang secarabaikdan mereka semua akanberada di surga.

  10. Communications and interpersonal skills are much MORE important THAN technical skills. We can be bright, we can be highly qualified and trained, but if we cannot get on well with people and influence the to change we will be a waste of space as a safety leader’ KemampuanKomunikasi dan keterampilan interpersonal jauh LEBIH PENTING daripadaketerampilan teknis. Kita bisa menjadi cemerlang, kita dapat sangat berkualitas dan terlatih, tetapi jika kita tidak bisa bergaul denganbaik dengan orang-orang dan mempengaruhi untuk suatuperubahan, makakitaakan membuangkesempatan sebagai pemimpin keselamatan George Robitham TEORI KOMUNIKASI

  11. DefinisiKomunikasi Komunikasiadalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain Komunikasimenciptakansalingpercayadanmemungkinkanandamembangunjembatanpsikologisterhadapseseorang. (David J. Lieberman Ph.d) 85% KESUKSESAN berkaitansecaralangsungdengankemampuankomunikasidanketerampilanmembinahubungan.

  12. Ketrampilandalamkomunikasi MenurutmorphopsychologistdangrafologisMartine Tardy padasaatterjadinyakomunikasiKata-katahanyamemilikiperansebanyak7%,Intonasisuaramemainkanperansebesar38%dan yang paling besarperaninidiambilolehPosturTubuhkitayaitugerakan, ekspresiwajah,penampilanfisikyaitu55%.

  13. KomunikasiEfektif Adalahkomunikasi yang berhasilmencapaisasarandengan feedback (respon) yang sesuaidengantujuanindividuberkomunikasi. Indikatorkomunikasiefektif Openess: Adanyaketerbukaan Supportiveness:Salingmendukung Positiviness : Bersikappositif Emphaty: Memahamiperasaan Equality:Kesetaraan

  14. Komunikasi yang harusdihindari Yang harusdihindari : • Mengevaluasi • Mencecar • Memberi label • Menyuruh • mengancam

  15. MENGAPA KITA BERKOMUNIKASI ? • Orang suksesumumnyatahusiapadirinya, danmerekamengetahuikelebihandanapakekuranganpadadirinya • Standard Profesi Internal Auditing par 260 - Internal auditor harusmemilikikeahliandalamberhubungandenganauditeedanmampuberkomunikasisecaraefektif.

  16. KITA BERBEDA • Setiap orang berbeda • Beda Sifat • Beda Karakter • Beda potensidiri • Bahkan yang terlahirkembar identic pun, bisamemilikikarakter yang berbeda • Gaya komunikasiadalahsalahsatubentukperbedaanantarindividu

  17. KENAPA AUDITOR HARUS PAHAM GAYA KOMUNIKASI • PotensiKonflik • MempersulitKesepakatan MANFAAT KOMUNIKASI (dalam audit): • Memperoleh data daninformasi • Mengendalikandanmengkoordinasikegiatan • Meningkatkanmutu audit • Memperbaikicitra auditor – 50 DaftarPraktikBuruk Auditor Dimata Auditee (link)

  18. http://bit.ly/polling-dikti Siapakah Kita

  19. 2. PENDEKATAN, METODOLOGI DAN MEKANISME MEMBANGUN HUBUNGAN DENGAN AUDITEE PersiapanKomunikasi MengekspresikanDiriSecaraEfektif Membangunhubungandengan orang lain (Wawancara)

  20. Interpersonal Skill – SyaratKompetensi Internal Auditor • Keterampilanuntukmengenalidanmeresponsecaralayakperasaan, sikapdanperilaku, motivasisertakeinginan orang lain • Bagaimanakitamampumembangunhubungan yang harmonisdenganmemahamidanmerespon orang lain (persepsi)

  21. PersiapanKomunikasi • Memilikikeyakinanberkomunikasi • Membangunkonsepdiripositif – “sayabisa” • Melepaskanketegangandankecemasan • Persiapan yang baik (penguasaanmateri) • Hadirkansuasanahati yang gembira • Bernafasdalam-dalam

  22. EkspresiDirisecaraEfektif Ekspresidiri : caramengungkapkansuasanahati, emosi, danpikirankedalam kata-kata, bahasatubuh, ekspresiwajah, danpenampilan Efektifjikasemuaitumencerminkansuasanahati, emosi, danpikirankita Agar efektifdiperlukan: • Ketulusan • Kejujuran • Keterbukaan • Spontanitas

  23. PenguasaanBudaya - Psikologi

  24. PemahamanPolaHidup • Manusiamakluk yang bersosial / berkelompok • Manusiamakluk yang berfikirdanberperasaan • Manusiamakluk yang bertujuanhidup • Manusiamakluk yang bertanggungjawab • Manusiamempunyaibakatalam yang berbeda • Manusiamempunyaikaraktertersendiri • Manusiatidakada yang sama

  25. BENTUK TEKNIK KOMUNIKASI AUDIT • Wawancara • DaftarPertanyaan (Kuesioner) • Konfirmasi • Data Terbuka • Presentasi • Rapat • LaporanHasil Audit

  26. KOMUNIKASI NON VERBAL • Setiapbentukperilakumanusia yang langsungdapatdiamatioleh orang lain danmengandunginformasitertentutentangsipengirimataupelakunya.

  27. Komunikasi Nonverbal • Postural : sikaptubuh • Gestural : gerakananggotatubuh • Bau-bauan • Suara : volume, intonasi, jeda • EkspresiWajah : sedih, gembira, kecewa, antusiasdll • Jarak : jauh, dekat, sedang. • Kontak Mata • Cara Berpakaian • Sentuhanataurabaan

  28. Komunikasi tidak Efektif • Bertele-tele • Malu-malu • Marah-marah • Maksud yg disampaikan tidak jelas • Maksud atau pesan tersembunyi • Nonverbal • Satu arah • Tidak responsif • Tidak nyambung • Tidak terbuka

  29. KUESIONER Kuesionerdapatdigunakanapabila: • Dibutuhkan data kuantitatif • KendalaJarak yang berjauhan

  30. KONFIRMASI • Memintapenegasandenganpihakketigamengenaisuatu data atauinformasi, sehingga auditor akanmeyakinikebenarandariangka-angkapembukuan, bukti-buktipengeluaranmaupunbukti-buktipenerimaandanbukti-buktilainnya

  31. DATA TERBUKA • Data terbukamemungkinkan auditor mengumpulkaninformasiantarpribadidalamsuatupertemuanataulebih • Data terbukalebihmenghematwaktu, tenagadanbiaya • Kelemahan: • Melibatkan orang-orang yang dapatbersikaptidakjujur • Anggota yang tidakdominancenderungdiamdantidakmemberikankontribusi

  32. FAKTOR PENTING DALAM KOMUNIKASI • Manusia (perbedaan/keunikan) • HambatanKomunikasi Cirifisik(ras/sukubangsa) Konsepdiri (sayapemalu) Keyakinan (benarvssalah) Kepribadian(introvrtvsextrovrt) Sikapdanperilaku Komunikator/komunikan Kode-kodeygdigunakan Salurankomunikasi Situasikomunikasi

  33. 3. TEKNIK KOMUNIKASI AUDIT Komunikasi intern dalamsatutim Komunikasiantara auditor denganauditan Komunikasi auditor denganpihak lain yang terkait

  34. TIGA ASPEK RETORIK PLATO • Pertama, sebagai auditor harussanggupmenunjukkankepada auditee bahwakitamemilikipengetahuanluas, kepribadianterpercaya, status terhormat(PRINSIP ETHOS) • Kedua, kitaharusmampumengkomunikasikanperasaan, emosi, harapan, kebencian, dan kasihsayang (PRINSIP PHATOS) • Ketiga, kitaharusdapatmeyakinkan auditee denganmenunjukkanbukti, fakta, evidensi, dan argumentasi (PRINSIP LOGOS)

  35. Pengembangan prinsip ethos – phatos -- logos berkaitan dengan aspek utama komunikasi, yaitu aspek verbal dan nonverbal • Prinsip ethos – pahtos – logos pada da-sarnya dapat diterapkan dalam segala situasi komunikasi • Penerapan prinsip tersebut tetap harus memperhatikan elemen dasar komunikasi

  36. PengaturanPesan • Disesuaikandenganurutan motif (motive sequence) dariprosesberpikirmanusia, yaitu: • Perhatian (attention) • Kebutuhan (need) • Pemuasan (satisfication) • Visualisasi (visualisation) • Tindakan (action)

  37. PERNYATAAN PENTING Apabilainginmempengaruhiorang lain, rebutlahperhatiannya, selanjutnyabangkitkankebutuhannya, berikanpetunjukbagaimanacaramemenuhi (memuaskankebutuhannya), gambarkandalampikirannyakeuntungandankerugian yang diperoleh, danakhirnyadoronglahiauntukbertindak

  38. PRINSIP KOMUNIKASI EFEKTIF • DirumuskandalamkonsepkataREACH, yang berartimerengkuhataumeraih • Respect = sikaphormatdanmenghargai • Empathy = pahamsituasiorang lain • Audible = dapatdidengar/dimengerti • Clarity = kejelasan • Humble = rendahhati

  39. RESPECT • Sikap hormat dan menghargai lawan bicara • Pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting • Sikap respect akan membuka kemungki-nan terjalinnya komunikasi • Samuel Johnson: there will be no RES-PECT without TRUST, and there is no TRUST without INTEGRITY

  40. EMPHATY • Kemampuan untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi orang lain • Kemampuan untuk mendengar dan bersikap reseptif atau siap menerima masukan/umpan balik • Kita perlu mengerti dan memahami dengan cermat kondisi lawan bicara • Empati akan memudahkan kita memilih cara dan sikap yang tepat agar penerima pesan mudah diterima

  41. AUDIBLE • Pesan dapat didengar dan dimengerti • Kunci utama agar pesan bersifat audible: a) susun pesan sesederhana mungkin b) fokus pada informasi penting c) gunakan ilustrasi/analogi utk memperjelas d) taruhlah perhatian pada fasilitas yang ada dan lingkungan di sekitar Anda e) selalu menyiapkan rencana (pesan) cadangan

  42. CLARITY • Pesan harus jelas sehingga tidak menim-bulkan multiinterpretasi • Berkaitan dengan kualitas suara • Berkaitan dengan pilihan bahasa (kata, kalimat) yang kita gunakan • Berkaitan dengan pengorganisasian ide (pesan)

  43. HUMBLE • Adalah sikap rendah hati • Merupakan unsur yang terkait dengan prinsip pertama (respect) • Rendah hati akan memunculkan sikap menghormati orang lain • Rendah hati versus rendah diri

  44. TEAM WORK • Prinsip komunikasi di atas juga berlaku untuk komunikasi dalam/antarkelompok • Komponen penting dalam membangun organisasi (teamwork) yaitu komunikasi yang efektif dalam team • TEAM: akronim dari Together Everyone Achieve More” • Kondisi tersebut akan menghadirkan sinergi

  45. EFEKTIVITAS KOMUNIKASI FIELD OF EXPERIENCE FRAME OF REFEREN

  46. KOMUNIKASI INTERN DALAM SATU TIM AUDIT • Perilaku Yang PerluDiperhatikan • TahapPerencanaan Audit • SelamaPelaksanaan Audit • PenyiapanKonsepLaporanHasil Audit

  47. FILOSOFI ANGSA

  48. KOMUNIKASI PADA TAHAP PERENCANAAN AUDIT • Auditor Penyeliamemberikanpengarahanmengenai audit yang baik, bagaimanamenjalinhubungandenganauditanmaupunpihakterkaitlainnya • Auditor PenyeliaMemberikanmotivasikepadatimmengenailangkah-langkah audit yang ditempuh • Auditor Penyelia, ketuatimdananggotatimmenyamakanpersepsi • Ketuatimmembagitugaskepadaanggotatim yang dituangkandalambentuk audit program

  49. KOMUNIKASI PADA TAHAP PELAKSANAAN AUDIT • Melaksanakan program kerja audit • Identifikasipermasalahan yang ditemukan • Mengatasimasalah yang dijumpai

  50. KOMUNIKASI PADA TAHAP PENYELESAIAN AUDIT • Mencapai kata sepakatmengenaitemuan audit • Memperolehtanggapandanpersetujuan final • Memastikan KKA disusunsecaramemadai

More Related