Przygotowanie i weryfikacja wniosku o płatność (wybrane aspekty finansowe)

1. Przygotowanie i weryfikacja wniosku o płatność (wybrane aspekty finansowe) Warszawa, 16 grudnia 2008

2. Szkolenie jest współfinansowane ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

3. Weryfikacja finansowa przez IW wniosku o płatność dotyczy sprawdzenia części finansowej wniosku o płatność oraz załączonych dokumentów pod względem finansowym obejmuje sprawdzenie w szczególności: • zgodności informacji zamieszczonych w tabelach finansowych wniosku o płatność z dokumentami towarzyszącymi, • poprawności rachunkowej tabel finansowych wniosku o płatność, • czy dokument załączony do wniosku o płatność nie został w tym samym zakresie przedstawiony do refundacji w ramach PO IiŚ (dotyczy obligatoryjnie 100 % dokumentów załączonych do wniosku o płatność).

4. Zasady przekazywania środków • Łączne dofinansowanie przekazane beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95 % maksymalnej kwoty dofinansowania. • Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana po akceptacji przez IW wniosku o płatność końcową. • Pierwszy wniosek o płatność beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie 90 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. Dla projektów zaawansowanych finansowo - zgodnie z zaleceniem MRR - należy złożyć wniosek niezwłocznie po podpisaniu umowy o dofinansowanie. • IW weryfikuje wniosek o płatność oraz załączone dokumenty w ciągu 60 dni od dnia ich otrzymania.

5. Wypłata dofinansowania następuje w możliwie najkrótszym terminie, po akceptacji przez IW złożonego przez beneficjenta wniosku o płatność, pod warunkiem dostępności środków na rachunku IW. Wniosek Beneficjenta o płatność • Wzór wraz z Instrukcją wypełniania określony w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości POIiŚ (projekt nowego dokumentu – „Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko”). • Wniosek o płatność składany jest co najmniej raz na trzy miesiące, w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego.

6. Wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 30 dni przed upływem okresu kwalifikowania wydatków (zgodnie z umową). • Wniosek składany jest jednym egzemplarzu w wersji papierowej i elektronicznej. • Do wniosku załączane są kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. • Wersja elektroniczna wniosku o płatność obejmuje jedynie formularz wniosku i nie obejmuje załączników do wniosku (z wyłączeniem sytuacji, w której do wniosku zamiast dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków beneficjent dołącza zestawienie takich dokumentów), które mogą zostać przedłożone wyłącznie w wersji papierowej.

7. Brak poniesionych wydatków nie zwalnia beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku w części dotyczącej postępu rzeczowego (części sprawozdawczej wniosku). Wniosek o płatność służy: • rozliczaniu środków otrzymanych wcześniej, tj. transzy zaliczki z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze zaliczki, • wnioskowaniu o refundację poniesionych wydatków, • rozliczeniu wydatków poniesionych (dot. państwowych jednostek budżetowych i wydatków poniesionych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta), • przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (beneficjent wypełnia wówczas poz. 1-5 oraz 12-20 wniosku).

8. Wniosek może służyć kilku wymienionym wyżej funkcjom, np. beneficjent może złożyć jeden wniosek o płatność pośrednią oraz zaliczkową. • Obecny kształt umowy/decyzji o dofinansowanie dopuszcza dowolność w zakresie kolejności rodzajów płatności, jakie dokonywane będą na rzecz beneficjenta w trakcie realizacji projektu.

9. Formularz wniosku o płatność (pozycje 1-11) • Wniosek za okres od do • W przypadku pierwszego wniosku o płatność w polu „od” wpisuje się początkową datę kwalifikowalności wydatków zapisaną w umowie o dofinansowanie. • Wniosek powinien obejmować pełne okresy miesięcy kalendarzowych, z wyjątkiem pierwszego wniosku o płatność. • Szare pola wniosku wypełniane są przez IW. W projekcie Zaleceń w zakresie wniosku o płatność przewidziane są trzy możliwe sytuacje dot. początkowej daty pierwszego wniosku o płatność: • data umowy • data kwalifkowalności wydatków (jeśli jest wcześniejsza niż data zawarcia umowy)

10. data rozpoczęcia realizacji zadania określonego w Harmonogramie realizacji projektu (jeśli jest wcześniejsza niż obie ww. daty) 2.Dane beneficjenta 3. Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 4. Priorytet, Działanie, Fundusz, z którego dofinansowany jest projekt 5. Nazwa projektu • Płatność (zaliczkowa/pośrednia/końcowa). W przypadku, gdy wniosek beneficjenta stanowi jedynie rozliczeniu przekazanej zaliczki lub służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu, należy wykreślić wszystkie trzy wskazane rodzaje płatności, gdyż beneficjent nie wnioskuje o przyznanie żadnej płatności.

11. 7. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem- suma wartości wykazanych w tabeli 9 (w kolumnie 8). 8. Wnioskowana kwota • W przypadku refundacji poniesionych wydatków - iloczyn kwoty wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem oraz poziomu dofinansowania projektu wynikającego z umowy o dofinansowanie, • Kwota powyższa powinna zostać zaokrąglona w dół do dwóch miejsc po przecinku, aby nie doszło do przekroczenia ww. poziomu dofinansowania, • Jeśli wniosek dotyczy rozliczenia transzy zaliczki i jednocześnie wnioskowaniu o kolejną transzę w pkt 8 należy wpisać wartość kolejnej transzy zaliczki zgodnie z Planem wystąpień o środki dotacji rozwojowej

12. Punkt 8 nie jest wypełniany jeśli: • wniosek dotyczy wyłącznie rozliczenia otrzymania zaliczki, • wniosek służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu. Wydatki przedstawione przez Beneficjenta refundowane są wg stopy określonej dla właściwego działania POIiŚ (dla działania 1.1 – 85 %) - do momentu osiągnięcia maksymalnej kwoty wydatków kwalifikowanych, określonej w umowie. Zasada „luki finansowej” określa maksymalny poziom wydatków kwalifikowalnych na poziomie projektu, a nie na poziomie poszczególnych zadań.

13. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem • Nr dokumentu • Nr księgowy lub ewidencyjny • Data wystawienia dokumentu • Data zapłaty • Jeżeli płatność była dokonana w więcej niż jednym terminie należy podać wszystkie daty lub daty graniczne; • Jeżeli pracownik pobrał zaliczkę za zakupy i zapłacił gotówką - w kolumnie jako datę zapłaty należy wpisać datę zapłaty gotówką, a nie daty rozliczenia zaliczki (faktura będzie zawierała zapis o zapłacie gotówką i datę zapłaty).

14. Jeżeli w ww. przypadku konieczna była dodatkowa płatność gotówką - już nie z przyznanej zaliczki, a ze środków własnych pracownika - w kolumnie 4 należy wpisać dwie daty - datę zapłaty gotówką oraz datę rozliczenia zaliczki. • W przypadku delegacji, jako datę zapłaty należy wpisać datę wypłaty zaliczki (jeśli była pobierana) oraz datę rozliczenia delegacji. 5. Nazwa towaru lub usługi Opis towaru/usługi powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie, jakiej usługi/towaru dana pozycja dotyczy. W przypadku wielu pozycji zawartych w fakturze możliwe jest podanie łącznego dla tych pozycji rodzaju asortymentu.

15. 6. Kwota dokumentu brutto Kwota tożsama z kwotą łączną, na jaką opiewa przedmiotowy dokument, nawet jeśli w kwocie tej zawierają się wydatki poniesione w ramach innego projektu czy też programu operacyjnego lub w ogóle nie związane z żadnym projektem. 7. Kwota dokumentu netto • Różnica pomiędzy wartościami w kolumnie 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku VAT. • Jeśli dokument dotyczy wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych w kolumnie 6 i 7 należy wykazać łącznie ww. kwotę wydatków związanych z projektem.

16. 8. Kwota wydatków kwalifikowalnych Wydatki kwalifikowalne, związane z projektem, rozliczane danym wnioskiem o płatność. 9. W tym VAT • Należy podać kwotę VAT zawartą w wydatkach uwzględnionych w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. • W przypadku niekwalifikowalności VAT należy wpisać „0”. 10. Kategoria wydatku. • Należy podać kategorię lub podkategorię wydatku z listy określonej w Instrukcji wniosku o płatność.

17. Jeśli dany dowód księgowy zawiera wydatki z kilku kategorii lub kilku podkategorii, to w kolumnie 10 należy wymienić wszystkie dotyczące go kategorie i podkategorie wraz z kwotami wydatku kwalifikowanego w odniesieniu do każdej podkategorii. • W przypadku, gdy wydatek dotyczy opłat, należy jednocześnie zamieścić dopisek „opłata”. • Wszystkie kategorie wydatków powinny być interpretowane w kontekście postanowień Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ. • Suma poniesionych wydatków, zadeklarowanych w kolejnych wnioskach o płatność, w ramach tych kategorii, które występują w załączniku do umowy o dofinansowanie pn. Opis projektu, nie może przekraczać odpowiednich limitów.

18. Dla deklarowanych wydatków osobowych lub bezosobowych (wynikających z umów cywilno – prawnych: zleceń i o dzieło) należy podać w odpowiednich kolumnach (pozostałe kolumny wypełniane jak wyżej): -graniczne daty dokonania płatności (tj. najwcześniejsza i najpóźniejszą); - wartość dokumentu; • kolumny 7 (kwota netto) i 9 (VAT) pozostają niewypełnione (należy wpisać 0). • Faktury korygujące również powinny być ujmowane w zestawieniu dokumentów (ze znakiem „minus” , jeśli na podstawie tej faktury została pomniejszona należność dla wykonawcy) lub ze znakiem „plus” (jeśli na podstawie tej faktury została zwiększona należność dla wykonawcy).

19. W zestawieniu nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowanych. • Jeżeli beneficjent nie rozlicza faktur (a chciałby np. wydatkować wkład własny na początku realizacji projektu), nie powinien tych wydatków ujmować we wniosku o płatność. • Dla ułatwienia procesu weryfikacji wniosku o płatność zaleca się, aby kolejny nr pozycji pod którą ujęto wydatek w tabeli 9 nanieść na pierwszym dowodzie załączanym do wniosku i potwierdzającym poniesienie wydatku.

20. Okres sprawozdawczy nie jest tożsamy z okresem ponoszenia wydatków. • W przypadku wydatków poniesionych w danym okresie sprawozdawczym, które nie zostały ujęte we wniosku o płatność za ten okres (np. z powodu przeoczenia przez beneficjenta lub konieczności przedstawienia dodatkowych dokumentów potwierdzających prawidłowość operacji, np. operatu szacunkowego), można je ująć we wniosku o płatność za inny okres sprawozdawczy (zaleca się, by były ujmowane w ostatnich wierszach zestawienia nr 9).

21. W sytuacji gdy faktura zapłacona została po ostatnim dniu okresu sprawozdawczego (w okresie 14 dni na złożenie wniosku), określonego jako ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, ale wystawiono ją w okresie sprawozdawczym, w celu przyspieszenia dokonywania płatności, można ją uwzględnić we wniosku o płatność za okres, kiedy została wystawiona. • Warunek - wydatki muszą być poniesione w okresie kwalifikowania wydatków. Nie jest to dopuszczalne jednakże w przypadku wydatków ponoszonych pod koniec roku.

22. Deklarowanie ponownie tych samych wydatków • Co do zasady beneficjent nie może zadeklarować w kolejnym wniosku o płatność tych samych wydatków, które już raz zostały uznane za kwalifikowane. • Zasada ta nie dotyczy jednak wydatków, które zostały uznane za niekwalifikowane na etapie weryfikacji wniosku o płatność, były we wcześniejszych wnioskach deklarowane jako niekwalifikowalne lub zostały wstrzymane przez IW na etapie weryfikacji wniosku o płatność. W takiej sytuacji beneficjent może ponownie załączyć dane wydatki do kolejnego wniosku o płatność. • Należy je wówczas opatrzyć odpowiednim odnośnikiem i komentarzem pod tabelą - np. „wydatek był deklarowany we wniosku o płatność za okres … Wydatek na tamtym etapie został uznany za niekwalifikowany/Wydatek na tamtym etapie nie mógł być zadeklarowany jako kwalifikowalny”.

23. Faktury w walutach obcych W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN, jako wydatek kwalifikowany należy uznać wartość faktury z dnia dokonania płatności, tj. faktyczny rozchód środków pieniężnych odzwierciedlony w księgach rachunkowych beneficjenta (podrozdział 5.4 pkt 13 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ). Przykład: Beneficjent otrzymał fakturę z dn. 30 maja 2009 r. na kwotę 100 000 euro. Wycenił zobowiązanie po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień operacji – wartość faktury wyniosła 445 880 PLN. Beneficjent dokonał zapłaty tej faktury w dniu 15 czerwca 2009 r. – faktyczny wydatek wyniósł 464 100 PLN i jest wyższy niż wycena faktury w księgach rachunkowych. W tym przypadku za kwalifikowaną należy uznać kwotę 464 100 PLN.

24. W takim przypadku dane na opisie faktury mogą różnić się od kwot wykazanych w zestawieniu, jeśli kurs po którym je zaksięgowano był inny niż kurs wg którego dokonano płatności. Wartość podatku VAT pozostaje niezmieniona. 10. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność. • Należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu (w rozumieniu Rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11.07.2006r., ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR oraz FS), jaki beneficjent uzyskał w okresie: - w przypadku pierwszego wniosku o płatność, w którym beneficjent rozlicza zaliczkę: okres od otrzymania zaliczki do końca okresu za jaki składany jest wniosek o płatność,

25. w przypadku kolejnych wniosków o płatność - okres od ostatniego wniosku o płatność, w którym beneficjent rozliczał zaliczkę, wnioskował o zaliczkę lub refundację do końca okresu za jaki składany jest wniosek o płatność. • Zgodnie z Wytycznymi „Dochody incydentalne”, jak również kary umowne nie są traktowane jako dochody w rozumieniu ww. rozporządzenia ogólnego, ponieważ nie są wynikiem działalności operacyjnej projektu. • Należy wskazać wyłącznie te rzeczywiście uzyskane dochody brutto, które nie zostały uwzględnione na etapie szacowania poziomu dofinansowania (wyliczania luki finansowej) przed podpisaniem umowy o dofinansowaniu.

26. W punkcie 10 należy wykazywać także wysokość odsetek bankowych narosłych od kwot dotacji rozwojowej, przekazanej beneficjentowi w formie zaliczki. • Zgodnie z Wytycznymi ws. trybu dokonywania płatności i rozliczeń przychód z odsetek bankowych narosłych od kwot dotacji rozwojowej przekazanej beneficjentowi w formie zaliczki pomniejsza płatność na rzecz beneficjenta. • Dochodem nie są odsetki bankowe od środków otrzymanych w formie refundacji. • Punkt 10 wniosku nie jest wypełniany w przypadku, gdy wniosek beneficjenta służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu. W takiej sytuacji należy wpisać 0. 11.

27. 11. Finansowanie wydatków z pożyczek Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI) • Dla projektów, dla których ma to zastosowanie, należy wskazać kwotę wydatków objętych wnioskiem, które zostały sfinansowane z pożyczki Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI). • W pozostałych przypadkach należy wpisać „nie dotyczy”.

28. Podpisy i potwierdzanie za zgodność z oryginałem • Wniosek na ostatniej stronie podpisuje i pieczętuje osoba wskazana w karcie wzorów podpisów. Kartę wzorów podpisów beneficjent powinien złożyć wraz z pierwszym wnioskiem o płatność (format karty jest dowolny, może go określić IW). Karta może zawierać przykładowo również podpisy osób potwierdzających dokumenty za zgodność z oryginałem. • W przypadku konieczności zmiany informacji zawartych w tej karcie beneficjent przedstawia jej aktualizację wraz z wnioskiem o płatność, od którego ta aktualizacja będzie obowiązywała. • Dodatkowo wniosek należy parafować na każdej stronie. • Kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem poprzez przynajmniej czytelny podpis (imię i nazwisko) lub parafę osoby dokonującej potwierdzenia. W przypadku parafy, osoba taka powinna zostać umieszczona na karcie wzorów podpisów.

29. Dokonywanie poprawek i uzupełnień wniosku o płatność • Zgodnie z Wytycznymi w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń Ministra Rozwoju Regionalnego instytucja weryfikująca wniosek może poprawiać lub uzupełniać następujące błędy stwierdzone w tym wniosku: • oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe w zestawieniu dokumentów; • oczywiste omyłki w opisie załączonych kserokopii dokumentów; • oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe w innych punktach wniosku.

30. Sposób nanoszenia poprawek: Poprawka powinna być dokonana przez jednokrotne skreślenie błędnej treści, wpisanie nad/obok treści właściwej, postawienie parafy wraz z datą. • Każdorazowo przed dokonaniem jakichkolwiek poprawek lub uzupełnień, w przypadku jeśli wniosek mógłby być zaakceptowany i występują w nim błędy, które będą mogły zostać dokonane przez IW, powinna ona upewnić się poprzez kontakt (mailowy lub pisemny), że poprawki są prawidłowe. • W przypadku uzyskania potwierdzenia odpowiednie adnotacje powinny zostać naniesione na liście sprawdzającej w IW, a następnie możliwe są dwa sposoby postępowania: -

31. - poprawki są naniesione na wniosku otrzymanym przez IW, a kopia skorygowanego wniosku (potwierdzona za zgodność z oryginałem) przekazywana jest do beneficjenta wraz z informacją dotyczącą zatwierdzenia; • poprawki naniesione są na wniosku otrzymanym przez instytucję weryfikującą oraz kopii wniosku posiadanej przez beneficjenta; możliwa jest sytuacja, aby beneficjent dokonał poprawek/uzupełnień na formularzu wniosku w siedzibie instytucji. Dla ułatwienia - osoba dokonująca tych poprawek/uzupełnień powinna widnieć na karcie wzorów podpisów. • Poprawiona powinna zostać również wersja elektroniczna wniosku.

32. Jeśli wniosek zawiera zarówno błędy, które mogłyby zostać poprawione przez IW, jak i błędy uniemożliwiające autoryzację wniosku, beneficjent proszony jest o poprawę wszystkich stwierdzonych błędów. Przykłady omyłek „oczywistych” • literówki; • pomyłka w numerze wniosku o płatność IPII, • błąd w sumie, błąd w kwocie brutto, netto lub VAT pojedynczego dokumentu, • do faktury o danym numerze przypisano zły numer księgowy/ewidencyjny, • podano błędną datę w kolumnie 3 i 4 - w stosunku do tego co wynika z załączonej dokumentacji,

33. błędna informacja w jednym z pkt 3-7; w sytuacji gdy informacja w więcej niż jednym punkcie jest nieprawidłowa (tzn. podane dane dla innego programu operacyjnego) istnieje podejrzenie, że wniosek może nie dotyczyć PO IiŚ, • wpisanie danych niezgodnych z umową o dofinansowanie (np.: wartość bazowa wskaźnika), • błędy rachunkowe wynikające z tabel zawierających dane finansowe, • w tym np.: kwota w pkt 7 wniosku jest różna od sumy ogółem w pkt 8 zestawienia wydatków, • nieprawidłowo obliczono kwotę w pkt 8 (jeśli wnioskowano o refundację).

34. Przykłady omyłek „nieoczywistych” - w opisie dokumentu podano prawidłowy nr projektu, ale błędny tytuł lub odwrotnie, • w opisie dokumentu w ogóle nie zawarto informacji na temat projektu, • kwota wydatku ujęta w zestawieniu różni się od ujętej w załączonym dokumencie - tzn. jest od niej niższa, a w opisie dokumentu nie ma informacji, iż stwierdzona różnica jest niekwalifikowalna, • w opisie projektu podano błędną kategorię wydatku lub pozycję budżetu.

35. Wybrane zagadnienia dot. dokumentowania wydatków • Na potrzeby realizacji projektu beneficjent musi prowadzić odrębny system księgowy albo zapewnić odpowiedni osobny kod księgowy dla wszystkich operacji dot. projektu (zarówno dla wydatków kwalifikowanych, jak i niekwalifikowanych) • W polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną dla potrzeb projektu, ewidencję księgową. • Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając pozyskiwanie danych do sprawozdań.

36. Realizacja projektu podlega systematycznej kontroli finansowej. Wynikiem takiej kontroli jest następnie poświadczenie przez poszczególne instytucje systemu, że deklaracje wydatków kwalifikowanych są właściwe i wynikają z systemów rachunkowości opartych na sprawdzalnych dokumentach. • W przypadku faktur lub innych dowodów księgowych, które tylko w części dotyczą realizowanego projektu, ustalony klucz podziału z uzasadnieniem stanowi obowiązkową dokumentację pomocniczą.

37. Za kwalifikowany uznaje się jedynie wydatek faktycznie poniesiony, tj. wydatek faktycznie zrealizowany w znaczeniu kasowym (jako rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy beneficjenta lub innego podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych). Jedynym wyjątkiem od powyższej zasady jest wkład niepieniężny oraz amortyzacja.

38. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku • faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty. Przez dokument o równoważnej wartości dowodowej należy rozumieć każdy dokument potwierdzający, że zapis księgowy podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie wykonanych zgodnie z ustawą o rachunkowości. W szczególności dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu może być dokument księgowy lub wyciąg z ksiąg rachunkowych, odzwierciedlający wysokość poniesionych kosztów, potwierdzony przez upoważnione osoby. Nie jest możliwe rozliczanie wydatku na podstawie faktur pro - forma (możliwe - na podstawie duplikatu faktury).

39. Dowód zapłaty stanowi: • wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wypłaty lub tzw. historia rachunku. Dokonując płatności na rzecz wykonawców w tytule przelewu powinno się podać albo numer kontraktu (umowy) zawartego z wykonawcą, z tytułu którego dokonywana jest płatność albo nr faktury (lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej), z tytułu której dokonywana jest płatność. Jest to niezbędne dla celów przyporządkowania kopii wyciągów bankowych (lub historii rachunków) do odpowiednich faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej). Jeżeli na dokumencie potwierdzającym dokonanie zapłaty nie widnieje kurs walutowy, należy załączyć dodatkowy dokument zawierający taką informację - dotyczy płatności za faktury wyrażone w walucie innej niż PLN.

40. polecenia przelewu, przyjęte przez bank do realizacji - jako dokument uzupełniający do wyciągu bankowego, jeżeli na wyciągu tym nie podano szczegółów płatności. Na przelewie powinien być podany albo numer kontraktu (umowy) zawartego z wykonawcą albo numer faktury. Nie jest konieczne załączanie pełnego wyciągu bankowego, zwłaszcza jeśli jest on obszerny. Można załączyć pierwszą stronę wyciągu oraz stronę z zaksięgowanym wydatkiem.

41. w przypadku płatności gotówkowych jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowejnależy rozumieć: - fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem „zapłacono gotówką” lub - dokument „Kasa przyjmie” (KP) lub „Kasa wypłaci” (KW) - zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, bądź cel wydatkowania środków, którego KP/KW dotyczy oraz wskazujący datę dokonania płatności wraz z raportem kasowym zawierającym odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, którego KP/KW dotyczy oraz wskazującym datę dokonania płatności. Jeżeli nie jest możliwe aby KP/KW zawierały odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, w opisie faktury konieczne jest zamieszczenie informacji o numerach KP/KW.

42. Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku elektronicznego opatrzonego formułą „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (tj. Dz.U z 2002 r. Nr 72, poz 665 z późn. zm.). Nie wymaga podpisu ani stempla” uznawane są za oryginały i nie ma konieczności ich potwierdzania za zgodność oryginałem.

43. Wkład niepieniężny Beneficjent we wniosku o płatność może również zadeklarować do refundacji (w 85 %) wkład niepieniężny w realizację przedsięwzięcia (nieruchomości, urządzenia lub materiały, ekspertyzy, nieodpłatna praca wolontariuszy). Nie trzeba wówczas przedstawiać dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku (np. wyciągu bankowego). W tym przypadku dokumentami potwierdzającymi wartość wkładu niepieniężnego, niezbędnymi do przedłożenia razem z wnioskiem o płatność są: • w przypadku nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego do nieruchomości: - dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych odzwierciedlające wysokość poniesionych kosztów, potwierdzone przez upoważnione osoby,

44. - operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę, określający wartość rynkowej nieruchomości lub wartości prawa użytkowania wieczystego nieruchomości. Podstawowym dokumentem, który określa wysokość wkładu niepieniężnego w postaci nieruchomości jest dokument księgowy. Operat szacunkowy jest dokumentem pomocniczym, określającym wartość rynkową nieruchomości. W przypadku, gdy dokument księgowy opiewa na wyższą wartość niż operat szacunkowy należy zadeklarować jako wkład niepieniężny kwotę do wysokości określonej w operacie, jeśli ww. wartość z dokumentu księgowego jest niższa niż w operacie szacunkowym należy zadeklarować jako kwalifikowaną kwotę do wysokości określonej w dokumencie księgowym.

45. Jeżeli beneficjent poniósł wydatek na nieruchomości bądź sprzęt (urządzenia) w okresie kwalifikowania wydatków nie powinien deklarować tego jako wkład niepieniężny, ale jako zwykły wydatek. Wkład niepieniężny powinien dotyczyć zasadniczo sytuacji, w której beneficjent poniósł wydatek na nabycie nieruchomości bądź sprzętu przed rozpoczęciem okresu kwalifikowania wydatków dla POIiŚ lub sytuacji, w której beneficjent nabył prawo do sprzętu w innej drodze niż poprzez zakup (np. kompensata należności wniesienie aportem itp.), a zatem nie może zadeklarować go jako wydatek kwalifikowany.

46. Dokumentowanie amortyzacji • Tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi, np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego). Odpisy amortyzacyjne, żeby mogły być kwalifikowane powinny być liczone zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.

47. Przykład ujęcia we wnioskach o płatność odpisów amortyzacyjnych dotyczących zakupu przenośnych środków trwałych nie zainstalowanych na stałe w projekcie: Zakup sprzętu komputerowego, wartość netto 10 000 zł, w tym 7 000 zł - środki trwałe, 3 000 - odpis jednorazowy (wyposażenie). W pierwszym wniosku o płatność w kolumnie 8 w tabeli 9 zostanie wykazana kwota 3 000 zł + wartość odpisów amortyzacyjnych za dany okres, potwierdzona, dokumentami PK. W drugim wniosku o płatność kwota odpisów amortyzacyjnych za okres objęty drugim wnioskiem itd. Właściwym postępowaniem jest również np. ujęcie wszystkich PK dotyczących odpisów amortyzacyjnych we wniosku o płatność końcową lub we wniosku o płatność pośrednią w tym okresie, w którym sprzęt zostanie całkowicie zamortyzowany. Koszty związane z amortyzacją nie mogą być przedstawione w celu rozliczenia zaliczki, gdyż w tym przypadku nie nastąpiło faktyczne wykorzystanie środków poprzez ich wydatkowanie.

48. Dokumentowanie zakupu środków trwałych W przypadku zakupu środków trwałych do wniosków o płatność należy dołączyć: - faktury (lub równoważny dokument księgowy), • dokumenty potwierdzające zapłatę, • protokoły odbioru, • dokumenty OT. Zasadniczo zawsze należy odrębnie dokumentować wykonanie zamówienia protokołem odbioru. Wymóg podpisania protokołu odbioru nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów, podnoszenie kwalifikacji).

49. W ww. przypadku beneficjent jest zobowiązany uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie na potwierdzenie zawarcia umowy dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. W przypadku zakupu środków trwałych w budowie wydatki są kwalifikowane pod warunkiem: • przyjęcia danego środka trwałego do ewidencji środków trwałych • wydatek ten będzie traktowany jako inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości beneficjenta. Dopiero po przyjęciu środka trwałego do ewidencji środków trwałych wydatki z nim związane powinny być ujmowane we wnioskach o płatność.

50. Dokumentowanie wydatków na wygrodzenia Wydatki osobowe, tj. koszty wynagrodzenia (wszystkich składników wynagrodzenia) pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo mianowania, ponoszone przez pracodawcę, za okres, w którym pracownik wykonywał pracę związaną z projektem, w tym regulaminowych dodatków, nagród oraz premii) mogą stanowić wydatek kwalifikowalny w przypadku nowych pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby przygotowania bądź realizacji projektu lub w przypadku pisemnego oddelegowania wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań związanych z przygotowaniem lub realizacją projektu.