ANT’box La gestion collaborative de documents et de connaissances Au service d’actions de veille

1. ANT’box La gestion collaborative de documents et de connaissances Au service d’actions de veille

2. Origine : les référentiels de connaissances (CEA de Marcoule – JM Penalva) • Sources de réflexion • La modélisation de systèmes complexes « Sagace » • Le partage des réflexions sur ces modèles • La formalisation de la connaissance • L’accessibilité à l’information => S’appuyer sur des modèles et des réflexions théoriques pour partager simplement des informations et capitaliser des savoirs (vision pragmatique)

3. La modélisation de systèmes complexes (Sagace) Système complexe = association d’éléments dont émergent des propriétés non contenues dans les parties. Sagace = Modélisation par points de vue permettant de s’interroger sur un système et d’appréhender sa complexité • Besoin de partager les réflexions autour des modèles • Besoin de disposer de visions d’ensemble

4. La formalisation des connaissances • Démarches « de référence » : Rex, Mksm , Sagace, Langages formels (Onera, CEA), … • Notion de cogniticien intermédiaire, formalisateur, • Notion de langages automatiquement exploitables. Démarche choisie : formalisation permettant une implémentation exploitable par un humain non spécialiste. Définition : Connaissance (élémentaire) = Information contextualisée Implémentation : Connaissance (élémentaire) = Texte (titre, contenu – court et informel), signé, daté, relié Contexte : signature, date, liens … Fondamental pour l’exploitabilité !

5. L’accessibilité à l’information Principe directeur : La simplicité à l’alimentation ET à la recherche Alimentation : moindre effort, pas de qualification obligatoire, le non-classement pour mieux capitaliser (ne rien perdre) et mieux partager (trouver !) Recherche : langage courant crosslingue pour trouver sans connaissances (compétences) spécifiques et de manière pertinente. Basé sur une indexation linguistique automatique et intégrale de tous les contenus versés, enrichi de quelques méta-données automatiques

6. L’enjeu La valorisation des informations non structurées • Problématique • 40 % du temps est passé à manipuler du document (Gartner) • L’information est l’actif majeur des entreprises .. (négligé ?) • L’amélioration de l’accès à l’information (81%) et le partage des informations (78%) sont les principaux enjeux actuels des entreprises, suivi par la traçabilité Caractéristiques Volume trop important pour être traité sans outil Volume trop important et trop diversifié pour être organisé de manière raisonnablement accessible par tous Manque de temps des contributeurs pour organiser le contenu (classer, qualifier, ..) Besoin d’accéder à l’information rapidement, sans compétences particulières ni connaissance sur l’organisation du contenu => Valoriser le capital cognitifde l’entreprise

7. Comment rendre l’information simplement accessible ? Par une simple question en langage courant ! Exemple : Production de lait en Chine

8. Réponse à une question : exemple

9. Peuplement : exemple

10. Fonctions principales Alimentation => sans contraintes => modalités et sources multiples Bénéfice attendu => richesse du contenu • Recherche • langage naturel • crosslinguisme Bénéficeattendu : => pertinence et gain de temps, (aucune compétence requise)

11. Fonctions complémentaires • Enrichissements • diffusion • réactions, échanges • traçabilité • Consultations - navigations • graphe de liens • tableaux de bord • critères de filtrage Bénéfice attendu => dynamique du contenu Bénéfice attendu => Accessibilité du contenu

12. Illustration par deux cas d’usage (1) Veille concurrentielle Suivi des projets et actions de ses concurrents • Collecte d’informations (documents, notes, plans, photos, ..) • Typage spécifique de ces informations : Produit et Concurrent • Analyse et synthèses à usage de la Direction Stratégique • Traçabilité des sources Tableau de bord

13. Illustration par deux cas d’usage (2) Veille prospective : aide à la décision régulière • Collecte d’informations au fil de l’eau • Typage spécifique de ces informations : Zone géographique ET « Facteur clé » • Analyse de ces informations en réunion • Décisions stratégiques en réunion : orientation de la production à venir • Suivi (traçabilité) dans le temps de ces décisions

14. Autres cas d’usage • Suivi de projet(s) • Recueil d’informations • Suivi des réunions, décisions • Capitalisation de connaissances • Hypothèses, Avis, .. • Décisions • Suivi d’évènements • Recueil d’informations • Suivi des échanges • Mise en conformité réglementaire • Partage des informations en temps « réel » • Traçabilité des décisions (arguments) • Valorisation effective des actifs numériques de toute nature…

15. Compléments • Contextes d’exploitation • PME à forte expertise • Instituts, Agences et laboratoires de recherche • Regroupements d’équipes projets • Services de grands groupes • Application opérationnelle • Installation et déploiement immédiat • Adaptée aux collectifs « à taille humaine » Prestations • Installations et mise en œuvre • Accompagnement méthodologique • Développements informatiques complémentaires

16. Bénéfices • Réduction des risques de perte d’informations cruciales, vitales ! • Ne pas perdre de temps à trouver l’information utile (gain) • Disponibilitépermanente des informations • Protection de l’information de manière simple, précise et sûre • Capitalisation au fil de l’eau, sans effort, des savoirs et expertises vitaux pour l'organisation • Suivi, traçabilité de l'évolution des informations, constitution d'historiques d'argumentaires, de choix, de décisions, … • Accélération des processus de décision, amélioration de leur qualité • Renforcement de la dynamique et de la cohésion d’équipe par la communication, l'échange et le travail asynchrone • Intégration des nouveaux arrivants grandement facilitée • Réutilisation de l'existant, gain de productivité, ne pas refaire ! • Intégration simple à la bureautique usuelle Avec la Box, rien ne se perd, tout est accessible et exploitable !

17. Merci pour votre attention Contact : pascal.sei@antinno.fr