Le fonctionnement des conseils départementaux de l’action sociale

1. Le fonctionnement des conseils départementaux de l’action sociale

2. Sommaire Les textes de référence La composition Les attributions Le fonctionnement Le procès-verbal 3

3. Les textes de référence 1 - Textes de la fonction publique • Décret n° 82-452 du 28 mai 1982 modifié relatif aux comités techniques paritaires locaux, • Circulaire d’application du 23 avril 1999. 2 - Textes ministériels • Arrêté du 15 janvier 2002 modifié relatif à l’organisation et au fonctionnement de l’action sociale, • Circulaire d’application du 7 mai 2003, • Arrêté du 30 janvier 2004 portant approbation du règlement intérieur applicable aux conseils départementaux de l’action sociale institués au ministère de l’économie, des finances et de l’industrie. 4

4. La composition (1/5) 1. Membres titulaires (voix délibérative) : => durée du mandat 3 ans • Une nouveauté introduite par la circulaire du 7 mai 2003 : • Un membre titulaire peut également donner mandat à un autre membre titulaire si, pour des raisons impératives, il ne peut participer à la totalité des travaux du conseil. • Parité administrative : Nombre de membres déterminé selon l’implantation des services du MINEFI. • un siège attribué aux DRIRE dans les 24 départements où leur siège régional est implanté ; • un 2ème siège à la DGDDI, si ses effectifs atteignent 500 agents. • Parité syndicale : Nombre de membres par organisation syndicale fixé selon les résultats aux élections professionnelles. 5

5. La composition (2/5) Répartition des 717 sièges entre les organisations syndicales SNAT CFTC FDSU CGT CFDT UNSA FO 6 àl’issue des élections de l’année 2004

6. La composition (3/5) 2. Les suppléants •Nombre égal à celui des titulaires, • Ils ont la possibilité d’assister aux réunions, même s’ils ne remplacent pas un membre titulaire défaillant, • Ils ne disposent de voix délibérative que s’ils sont appelés à siéger en remplacement d’un représentant titulaire défaillant. 7

7. La composition (4/5) 3. Personnalités qualifiées (voix consultative) • le délégué de l’action sociale, • les assistants de service social, • les infirmiers, • les médecins de prévention, • les correspondants sociaux. • 4. Experts (n’ont pas voix délibérative) • convoqués à la demande des représentants de l’administration ou des représentants des personnels, • présents sur un ou plusieurs points inscrits à l’ordre du jour, • interviennent sur la partie des débats relative aux questions pour lesquelles leur présence est demandée. 8

8. La composition (5/5) Le président du conseil départemental 1. La désignation : • Choisi au sein de la parité administrative à la suite d’une concertationentre les membres du comité départemental des services financiers quisiègent au conseil départemental, • résultat de la consultation communiqué à la DPAEP, • avis de la direction dont relève l’intéressé, • arrêté ministériel de nomination. 2. En cas de vacance de la présidence: • Intérim de la présidence exercé par le chef de service membre du CDAS,le plus ancien dans ses fonctions au sein du département. • La durée de l’intérim est par définition limitée à une courte durée. Il estsouhaitable qu’elle ne dépasse pas deux à trois mois, compte tenu du rôleprimordial d’animation et de coordination joué par le président du CDASdans le dispositif local de l’action sociale. 9

9. Les attributions (1/1) Précisées aux articles 15 et 16 de l’arrêté du 15 janvier 2002 : Article 15 : « Le conseil départemental (…) organise et anime l’ensemble de l’action sociale dans le département. Il peut formuler des propositions tendant à un meilleur fonctionnement de l’action sociale qui sont soumises à l’examen du conseil national. Il examine l’ensemble des actions conduites sur le plan social dans le département sur la base d ’un compte rendu annuel présenté par le délégué. Il rend un avis qui est annexé au compte rendu ». Article 16 : « Dans la limite de la dotation fixée par le conseil national au titre des manifestations de solidarité et du budget d’initiative locale, le conseil départemental répartit les crédits entre les différentes actions qu’il propose de retenir. Chaque année, le délégué rend compte au conseil départemental de l’utilisation de l’ensemble des crédits consacrés à l’action sociale dans le département ». 10

10. Le fonctionnement (1/12) • 1. Introduction • 2. Convocation et information des membres • 3. Ordre du jour • 4. Déroulement des réunions : •  ouverture de la séance, •  secrétariat, •  vote, •  suspension et clôture de la séance. • 5. Facilités accordées aux membres des CDAS 11

11. Le fonctionnement (2/12) 1. Introduction a. Le conseil se réunit au moins 3 fois par an. b. Les réunions du conseil ne sont pas publiques. c. Le conseil peut créer un (ou des) groupe(s) de travail pour étudier un problème particulier. d. Chaque conseil adopte son règlement intérieur sur la base d’un règlement intérieur type fixé par arrêté ministériel. 12

12. Le fonctionnement (3/12) 2. Convocation et information des membres • la convocation et les documents de travail : 2 cas • Envoi dans un délai de 15 jours : • aux membres titulaires • aux personnalités qualifiées • Envoi dans un délai minimal de 48 heures : • aux experts Si les documents ne sont pas envoyés en même temps que les convocations : délai minimal d’envoi 8 jours. • l’information des membres suppléants : • concomitante à l’envoi des convocations, • et comprend l’indication de la date, de l’heure, du lieu et de l’ordre du jour de la réunion + les documents de travail. 13

13. Le fonctionnement (4/12) 3. Envoi par messagerie des documents  Au préalable : Aborder cette question en CDAS, avant d'envisager l'envoi électronique de la convocation et des documents de travail. Si l'ensemble des membres est favorable à ce nouveau moyen d'information, il convient d'adopter quelques précautionsd'usage.  Quelques recommandations : le corps du message doit bien identifier le service qui effectue l'envoi et à quel titre il le fait ; 1. le corps du message doit lister les pièces qui sont envoyées, et indiquer le cas échéant le nombre de pages ; 2. le service émetteur doit conserver copie des messages transmis et des accusés de réception, afin de se ménager des preuves en cas de contentieux ultérieur ; 3. la prudence commande également de doubler l'envoi d'un appel téléphonique, pour prévenir l'hypothèse d'une personne qui n'ouvrirait pas sa boîte à lettres électroniques que tous les 15 jours ; 4. plus sûr encore, il faut mieux que la convocation avertisse les destinataires d'un envoi par messagerie (chaque fois que cela sera possible), afin de prévenir l'hypothèse d'un membre du CDAS qui, bien que prévenu téléphoniquement, n'ouvrirait pas, sa boîte à lettres. 5. 14

14. Le fonctionnement (5/12) 4. Ordre du jour arrêté par le président, après consultation du délégué de l’action sociale et des organisations syndicales représentées au conseil, communiqué en même temps que les convocations, auquel sont adjointes toutes questions (relevant de lacompétence du conseil) dont l’examen est demandé par écritau président 5 jours avant la date de la réunion. Ces questions sont transmises par le président aux membres du conseil : 48 heures avant la date de la réunion, en fin de séance, des questions diverses non inscrites àl’ordre du jour peuvent être évoquées. 15

15. Le fonctionnement (6/12) 5. Déroulement des réunions • Ouverture de la séance :=> présence des trois quarts des membres du conseil. => QUORUM EST ATTEINT : TENUE DE LA REUNION Le président : 1. rappelle l’ordre du jour, 2. communique la liste des participants et leur qualité, Les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être examinées dans un ordre différent, si le conseil le décide à la majorité des membres présents ayant voix délibérative. • => A DEFAUT : 1. Envoi d’une nouvelle convocation portant sur le même ordre du jour dans un délai de 8 jours, 2. Nouvelle réunion du conseil dans un délai maximum de 15 jours, 3. Dans ce cas, le conseil siège valablement si la moitié de ses membres sont présents. 16

16. Le fonctionnement (7/12) • Le secrétariat 1. Le secrétaire est un représentant titulaire de l’administrationau sein du conseil, qui peut se faire assister, pour l’exécutiondes tâches matérielles par un agent non titulaire du conseil (quine peut être le délégué). 2. Le secrétaire adjoint est désigné sur proposition desreprésentants du personnel ayant voix délibérative. Il peutêtre soit un représentant du personnel ayant voix délibérative,soit un représentant suppléant du personnel. => Rôledu secrétaire adjoint : relire le procès-verbal, de le signer, s’il ne désire pas de modification et de le soumettre, s’il le souhaite aux autres organisations syndicales représentées au conseil. 17

17. Le fonctionnement (8/12) • Le vote 1. Son objet Seules les questions inscrites à l’ordre du jour, peuvent faire l’objet de délibérations. Dans ce cadre, tout membre présent ayant voix délibérative peut demander qu’il soit procédé à un vote sur les propositions formulées par l’administration ou des propositions émanant d’un ou plusieurs représentants du personnel ayant voix délibérative. 2. Les procédures • Avant le vote, chaque membre présent ayant voix délibérative est invité à prendre la parole. • Le droit commun : vote à main levée. • Attention : dans 2 cas vote à bulletin secret obligatoire : • à la demande d’un des membres du conseil ayant voix délibérative, • pour l’élection du délégué. 18

18. Le fonctionnement (9/12) • Le vote (suite) 2. Les procédures (suite) • les abstentions sont admises, • la voix du président n’est pas prépondérante. 3. Les résultats • Le conseil émet ses avis à la majorité des membres présents ayant voix délibérative. •  Attention : dispositif spécifique pour l’élection du délégué : • la majorité absolue est requise dès le 1er tour de scrutin, sinon : • 2ème tour de scrutin auquel participent les candidats ayant recueilli au moins 2 voix. • 3ème tour de scrutin organisé entre les 2 candidats qui ont obtenu le plus de voix. 19

19. Le fonctionnement (10/12) d. La suspension et la clôture de séance • 1. La suspension de la séance : • à l’initiative du président, • à la demande d’un membre du conseil ayant voix délibérative. • 2. La clôture de la séance prononcée par le président : • après épuisement de l’ordre du jour, • Et l’évocation des questions diverses éventuelles. 20

20. Le fonctionnement (11/12) 6. Facilités accordées aux membres des CDAS a. Les autorisations spéciales d’absence (A.S.A.) sont accordées : • Sur présentation de leur convocation : • aux représentants titulaires du personnel, • aux représentants suppléants du personnel appelés à remplacer des représentants titulaires défaillants, • aux experts convoqués par le président. • Sur présentation de la lettre du président les informant de la tenue de la réunion : • aux représentants suppléants du personnel qui souhaitent assister à la réunion mais sans avoir voix délibérative. 21

21. Le fonctionnement (12/12) 6. Facilités accordées aux membres des CDAS (suite) b. La durée de cette autorisation comprend : • la durée prévisible de la réunion, • les délais de route, • un temps égal à la durée prévisible de la réunion et au compterendu des travaux du conseil. Ce temps ne saurait être inférieurà une journée, ni excéder deux jours. • les bénéficiaires d’une autorisation spéciale d’absence sont déchargés de leurs obligations de service pendant la durée de cette autorisation. 22

22. Le procès-verbal (1/3) • Ce document est établi par le secrétaire du conseil (représentant titulaire de l’administration). • En cas de vote : le P.V. doit en indiquer le résultat et la répartitionentre l’administration et chacune des organisations syndicalesreprésentées au sein du conseil, à l’exclusion de toute indication nominative. • Signature du P.V. : par le secrétaire adjoint, le secrétaire et le président. • Transmission du P.V. : délai d’1 mois à chacun des membres, titulaires et suppléants ainsi qu’à la SDPSCT. • Approbation du P.V. : 1er point de l’ordre du jour de la réunion suivante. • P.V. : classés dans un répertoire 23

23. Le procès-verbal (2/3) Circuit d’approbation et de signature du procès-verbal Lorsque le procès-verbal est rédigé, il est soumis à l’accord : du secrétaire du conseil (un des représentants titulaires de l’administration), 1. 2. puis du président séance, enfin, le secrétaire-adjoint de séance (désigné parmi les représentants titulaires du personnel). 3. Après visa du secrétaire-adjoint, le procès-verbal est signé par le secrétaire puis par le président. Recommandation : il est souhaitable que le délégué maîtrise la circulation du procès-verbal pour les signatures afin qu’il puisse s ’assurer que le document ne comporte pas d’erreur. 24

24. Le procès-verbal (3/3) Conseils (de fond & de forme) de l’établissement des procès-verbaux : Note n° 0050 Délégation du 15 juillet 2002 Fiche technique sur la présentation et la rédaction des procès-verbaux de conseil départemental de l’action sociale  25

25. MERCI POUR VOTRE ATTENTION 26