1 / 36

POSLOVANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM IN MINIMALNE ZAHTEVE ZA E-POSLOVANJE V ŠOLSTVU

POSLOVANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM IN MINIMALNE ZAHTEVE ZA E-POSLOVANJE V ŠOLSTVU. NAČELA. SELEKTIVNOST Veliko količini dokumentov Selekcija, kaj je pomembno in kaj ne UREJENOST IN PREGLEDNOST Organizirati delo Primernost prostorov, omar Uporaba tehnične opreme. NAČELA.

iniko
Download Presentation

POSLOVANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM IN MINIMALNE ZAHTEVE ZA E-POSLOVANJE V ŠOLSTVU

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. POSLOVANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM IN MINIMALNE ZAHTEVE ZA E-POSLOVANJE V ŠOLSTVU

  2. NAČELA • SELEKTIVNOST • Veliko količini dokumentov • Selekcija, kaj je pomembno in kaj ne • UREJENOST IN PREGLEDNOST • Organizirati delo • Primernost prostorov, omar • Uporaba tehnične opreme

  3. NAČELA • DOSTOPNOST GRADIVA • Dostopnost v primeru odsotnosti • ZANESLJIVOST • Urejenost s prepisom • Poznati predpis in ga uresničevati • ZAMENLJIVOST • PREPROSTOST

  4. NAČELA • EKSPEDITIVNOST • Delati hitro in ažurno • Sproti in pravočasno • Enostavne stvari rešimo še isti dan • Odraz uspešnih podjetij/uprave • EKONOMIČNOST • Premišljen nakup tehnične opreme • Standardizirati čimveč opravil

  5. NAČELA • VARNOST DOKUMENTARNEGAGRADIVA • Zavarovati (izgubo, uničenjem, zlorabo) • Dopustnost uničenja (predstojnikova navodila oziroma na podlagi predpisa) • Primernost prostora (vlaga, prah, sončna svetloba)

  6. 1. P RAVNE PODLAGE • Zakon o splošnem upravnem postopku (Ur.l.RS, št.24/2006-Upb) • Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS 20/2005, 106/2005, 30/2006 IN 86/2006) • Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/2005)

  7. OSNOVNI POJMI 1. POJEM DOKUMENTA • Glede na obliko • v fizični obliki • v elektronski obliki • Po izvoru • lasten dokument • izhodni dokument • vhodni dokument • priloga

  8. OSNOVNI POJMI 2.ZADEVA • Je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo 3. DOSJE • Je celota več dokumentov ali zadeva različne vsebine, ki zadeva isto fizično ali pravno osebo, oziroma dokumentov ali zadev enake vsebine, ki zadeva različne fizične ali pravne osebe

  9. OSNOVNI POJMI 4. SPREJEMNI PROSTOR • Je uradni prostor organa, ki je namenjen splošnemu poslovanju s strankami in v katerem organ sprejema pisne vloge strank, vodi knjigo pripomb in pohval ter v katerem lahko stranke dobijo obrazec vlog in splošne informacija o upravnih storitvah

  10. OSNOVNI POJMI 5. GLAVNA PISARNA • Dolžnost organizirati glavno pisarno • Upravljaje z dokumentarnim gradivo • naloge sprejemne prostora • Evidentiranje zadeva, dosjejev in dokumentov • Vodenje in skrb za pravilno in enotno vodenje evidenc • Odpravništvo • Skrb za varovanje dokumentarnega gradiva

  11. OSNOVNI POJMI 1.UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM • Vsako delo dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom, tako da je mogoče kasneje: • Pregledovati • Preverjati pravilnost • Preverjati pravočasnost

  12. OSNOVNI POJMI • Preverjati kakovost izvajanja • Dokazovati dejstva • Ohraniti zapise za znanost in kulturo ali za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb

  13. OSNOVNI POJMI 2. USTREZEN ZAPIS • Posamezni dokument • Zaznamek • Pisarniška odredba

  14. OSNOVNI POJMI 3. EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA • Temeljna evidenca • podlaga vsem drugim evidencam • Način vodenja

  15. PREJEMNA ŠTAMPIJKA • Pojem • Predpisana oblika • Predpisan način uporabe • Na katere dokumente se odtisne • Na kakšen način • Dokazni pomen prejemne štampiljke

  16. SPREJEM POŠTE POJEM POŠTE • Vsakršen prejeti dokument • Prepoznan kot berljivo sporočilo • V takšnem stanju, da je možno reproducirati (fizični nosilec podatkov) • V elektronski obliki • Pomemben za poslovanje organa

  17. SPREJEM POŠTE • Kdo? Pooblaščeni javni uslužbenec • Naloge ob prevzemu pošte (v okvire glavne pisarne) • Različni postopki pri sprejemu pošte v fizični obliki in pri sprejemu pošte v elektronski obliki • Postopek s poškodovano pošto • Potrjevanje sprejema pošte

  18. ODPIRANJE POŠTE • Katere pošte se sploh ne odpira • Odpiranje pošte v el. Obliki • Odpiranje pošte označena s stopnjo tajnosti • Pazljivost pri odpiranju pošte

  19. ODPIRANJE POŠTE PREPOVED ODPIRANJA POŠTE • Ovojnica z navedbo osebne vročitve. • Pošte, ki je naslovljena na drug organ, fizično ali pravno osebo

  20. RAVNANJE S PRILOGAMI • Obveznost priložiti pisemske ovojnice k prejetemu dokumentu • Priloge (denar ali vrednotnice) • Priloge (CD, disketa) • Obvezno evidentiranje teh vsebin na prejemni štampiljki

  21. RAZVRŠČANJE 1.KLASIFIKACIJSKI ZNAK • Številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov • Samo številčni znaki (največ 5 mestno število znakov) • Ne smejo vsebovati črk • Ne smejo vsebovati rimskih številk • Zapisani kot zaporedje številk, brez vmesnih znakov

  22. RAZVRŠČANJE 2. ŠTEVILKA ZADEVE • Evidenčna oznaka zadeve sestavljena iz: • Klasifikacijskega znaka • Zaporedna številka zadeve v okviru klasifikacijskega znaka • Vse štiri številke letnice leta, v katerem je zadeva nastala • PRIMER: 061-774/2006 • Uredba dopušča, da se za številko zadeve v oklepaju pripiše še signirni znak

  23. RAZVRŠČANJE 3. ŠTEVILKA DOKUMENTA Evidenčna oznaka dokumenta • Sestavljena iz: • Številke zadeve • Zaporedne številke vhodnega, izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve • PRIMER: 061-774/2006-2

  24. EVIDENTIRANJE • VLOGA DOKUMENTA • Odpre novo zadevo • Nadaljuje obstoječo zadevo • Zaključi zadevo • Naloge glavne pisarne ob prejemu dokumenta • dokument nadaljuje obstoječo zadevo • dokument odpre novo zadevo

  25. EVIDENTIRANJE 1. EVIDENTIRANJE LASTNIH DOKUMENTOV • Tisti javni uslužbenec, ki začne nalogo opravljati • Tisti, ki novo nalogo naloži drugemu javnemu uslužbencu

  26. EVIDENTIRANJE 2. EVIDENTIRANJE IZHODNIH DOKUMENTOV • Tisti javni uslužbenec, ki zadevo rešuje • Glavna pisarna 3. EVIDENTIRANJE VHODNIH DOKUMENTOV • Fizični dokument (Glavna pisarna) • Dokument v elektronski obliki

  27. EVIDENTIRANJE 4. NEEVIDENČNO GRADIVO • Se neevidentira • Mora biti določeno, katero je to

  28. OVOJ ZADEVE • Predpisana vsebina • Kdaj ni potreben

  29. ovoj zadeve

  30. PISARNIŠKE ODREDBE 1. POJEM • Je napotilo za poslovanje za dokumentarnim gradivom 2. VRSTE • Rokovnik + datum, ko poteče rok za rešitev • Rešeno + datum

  31. PISARNIŠKE ODREDBE 3. NAČINI VODENJA ROKOVNIKA • V fizični obliki • V elektronski obliki 4. DOLŽNOST SPREMLJANJA ROKOVNIKA • Glavna pisarna /posamezni javni uslužbenec • Skrbi, da zadeve, ki jim rok rešitev poteče, vrne v reševanje

  32. HRAMBA ZBIRKE • Zbirke nerešenih zadev • Tekoča zbirka • Stalna zbirka 1. ZBIRKA NEREŠNIH ZADEV • Hrani se pri javnem uslužbencu ali v glavni pisarni

  33. HRAMBA 2. TEKOČA ZBIRKA • Vsebuje rešene zadeve • Rok hrambe posamezne zadeve v tej zbirki (2 leti) • Izločiti nepotrebno gradivo • Naloga glavne pisarne • Praviloma v glavni pisarni

  34. HRAMBA 3. STALNA ZBIRKA • Ločeno od tekoče zbirke • Po izteku dveh let v tekoči zbirki • Naloga glavne pisarne • Hramba do izteka roka hrambe ali do izročitve pristojnemu arhivu

  35. E-POSLOVANJE • MINIMALNE ZAHTEVE ZA E-POSLOVANJE • Določene v 75.čl. Uredbe • Ločen elektronski poštni nabiralnik • Zavračanje nezaželjene pošte • Usmerjanje vhodnih dokumentov • Samodejno potrjevanje pošte

  36. E-POSLOVANJE • Elektronsko določanje statusov • Določanje stanj zadev preko pisarniških odredb • Vloga MJU pri tem E – NASLOV: Robert.lainscek@gov.si

More Related