Kontraktmanagement und Leistungsvereinbarungen als Instrumente des New Public Management

1. Kontraktmanagement undLeistungsvereinbarungenals Instrumente desNew Public Management Referat von Arndt Rometsch, 17.12.2001

2. Aufbau des Staatswesens in der Schweiz(aus einem Bericht des Finanzdepartements Kanton Basel-Stadt, 27.April 2000)

3. Was ist ein Kontrakt bzw. eine Leistungsvereinbarung? • zeitlich begrenzte Vereinbarungen zwischen Regierung und verwaltungsinternen bzw. externen Leistungserbringern, • sowie zwischen Verwaltung und externen Leistungserbringern über, • zu erbringende Leistungen und die dafür zur Verfügung gestellten Mittel. • speziell Leistungsvereinbarungen: • sämtliche Aufträge, Kontrakte und Vereinbarungen, die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung zwischen Politik, Verwaltungsführung, Verwaltungseinheiten und Dritten regeln. Sie konkretisieren die übergeordneten und operativen Ziele, die zu erbringenden Leistungen und die dafür zur Verfügung gestellten Mittel (Globalbudget). (nach Schedler/Proeller, NPM, 2000)

4. Allgemeine Leistungsvorgaben: • Übergeordnete Ziele und gesellschaftlicher Auftrag für die Verwaltungsstelle • Daraus abgeleitete Hauptaufgabenfelder mit Zielen und zu erreichende Wirkungen • Allgemeine Grundsätze zur Aufgabenerfüllung • bezüglich fachlicher oder internationaler Stellung • Leistungsverhalten • Qualitätsansprüchen • Kosten- und Kundenorientierung

5. Was ist Kontraktmanagement? • bisherige Steuerung: • geprägt durch hierarchische und auf Einzelanweisungen beruhende Beziehungsmuster • Ausführungen der einzelnen Bereiche sind eingeengt durch zahllose Detailregelungen • fehlende Vorgaben der Verwaltungsspitze • klärende Mitarbeitergespräche existieren so gut wie gar nicht • Steuerung durch Kontraktmanagement: • Steuerung über Zielvereinbarungen, die von der Zielplanung bis zur Kontrolle der Zielerreichung reicht. • wie Begriff „Kontrakt“ andeutet schließen Führungsebene und Arbeitsebene Verträge über Ressourcenüberlassung gegen Leistungsversprechen ab. • keine Beschränkung der Kontrakte auf Schnittstelle Politik und Verwaltung, sondern auf allen Hierarchieebenen. • kein rechtsverbindlicher Vertrag, sondern nur eine verbindliche Zielabsprache über einen festgelegten Zeitraum. (KGSt Bericht 5, 1998)

6. Verwaltungssteuerung durch Kontraktmanagement • Die Trennung in einen strategischen (politischen) und operativen (administrativen) Bereich erfordert neue Kommunikationsformen zwischen Politik und Verwaltung. • Kontrakte sind Leistungsvereinbarungen zwischen Politik und Verwaltung bzw. zunächst zwischen Parlamenten und Regierungen („politischer Kontrakt“). • In weiterer Folge zwischen Regierungen und den Verwaltungseinheiten („Verwaltungskontrakt“). • Die Interaktion zwischen Politik und Verwaltung durch Kontraktmanagement (Lang, 1996, 35) stellt zudem die Basis für ein kooperatives Handeln im öffentlichen Sektor dar. Hier wird schon deutlich, dass „Verhandlungen“ das nunmehr wichtigste Element der Verwaltungssteuerung durch die Politik darstellen (Lang, 1996, 35). (aus Politische Systeme und NPM, Mag. A. Mühlböck, 2001)

7. Merkmale der Unterscheidung zu üblichen Verwaltungsweisungen • Nur die zu erreichenden Ziele und die Indikatoren nach denen die Zielerreichung gemessen wird. • Verzicht auf Ergebnisweg • Sachplanung verknüpft mit Finanzplanung • Gültig für eine im voraus bestimmte Dauer • Abänderungen müssen neu erörtert werden und in der Finanzplanung angepasst werden.

8. Besser: Ziel- und Ergebnissteuerung durch Vereinbarung von Leistungs- und Finanzzielen kontraktbezogene(s) Controlling und Berichterstattung Leitgedanke zur Steuerung: Statt: Einzelanweisungen, Verfahrenkontrolle und hierarchische Eingriffe nachträgliche, punktuelle Kontrollen (aus KGSt Bericht 4, 1998)

9. Drei Kernelemente des Kontraktmanagements • Im Kontraktmanagement werden die zu erstellenden Leistungen und Produkte nach Quantität und Qualität (Leistungsziele) und das hierfür benötigte Budget (Finanzziele) festgelegt. • Entscheidend ist, dass die Vereinbarung nur eine ergebnisorientierte Handlungsorientierung für alle Beteiligten darstellt, ohne eine genaue Zielverfolgung vorzuschreiben. • Dadurch sollen Freiheiten für dezentrale Einheiten geschaffen werden • Durch das Vereinbarungselement können sich beide Kontraktpartner einbringen. • Es erfolgt kein “Befehl von oben”, sondern ein gemeinsames Aushandeln der Zielelemente. • Steuerungselement. • Festgelegte Zielvereinbarungen können nur dadurch gesteuert werden, dass die übergeordneten Einheiten die steuerungsrelevanten Informationen bereitgestellt bekommen.

10. Ursachen für Informationsdefizite • Verwaltung hält Dinge nicht für berichtenswert, die interessant sind. • Verwaltung hält Dinge für wichtig, die nicht interessant sind. • Verwaltung hat keine Datenerhebung. • Verwaltung kann nicht wissen was von Bedeutung ist. (KGSt-Handbuch, 49-50)

11. Im Neuen Steuerungsmodell • Verwaltung soll und muss entscheiden (nach aktueller Rechtslage), was „wichtige Dinge” sind. • im Neuen Steuerungsmodell sollen diese „Dinge” unaufgefordert, regelmäßig, zeitnah und präzise ermittelt werden. Folge: Verwaltung kann aufgrund von Kontrakten tätig werden, die abgeschlossen werden. (KGSt-Handbuch, 50)

12. Vorteile für Verwaltungsspitze bzw. politische Führung • Entscheidungsorientierte Information durch Kontraktmanagement und Berichtswesen Bisheriges Problem: Keine rechtzeitige, umfassende, knappe und präzise Berichterstattung an Auftraggeber!

13. Vorteile von Kontrakten • Je genauer die Vorstellungen über die von der Verwaltung zu erbringenden Leistungen im Kontrakt konkretisiert sind, desto eher ist sichergestellt, dass die Vorstellungen auch verwirklicht werden. • Kontrakte können auch während der ganzen Vertragszeit verändert und neu abgeschlossen werden. • Reaktionen auf veränderte Bedingungen können durch Anpassung der Kontrakte erfolgen. • Durch Kontraktmanagement wird die partnerschaftliche Zusammenarbeit von Politik und Verwaltung gefördert, da der Prozess der Zielfindung, der Produktorientierung und der Ressourcenplanung nur durch Mitwirken der Entscheidungsträger von Politik und Verwaltung gelingen kann. • Kosten- und Leistungstransparenz. Laut KGSt Bericht (Kontraktmanagement, 1998, 14) zeigen erste Erfahrungen, dass die dezentralen Einheiten der Verwaltungen „bereits im Prozess der Kontraktverhandlungen in verstärktem Maße ergebnisbezogen über die zu erstellenden Verwaltungsleistungen nachdenken und zudem ein verstärktes Gesamtinteresse für ihren Bereich entwickeln.” • Für den reibungslosen Ablauf des Kontraktmanagements müssen alle Phasen durch ein Controlling unterstützt werden.

14. Notwendige Qualifikation für Kontraktmanagement • Notwendigkeit von Fachleuten, die einen Stab bilden, um Kontrakte auszuarbeiten. • Diese Kompetenz ist heute in aller Regel nicht vorhanden. • externe Spezialisten (z.B. für Qualitätsbeurteilung) • Vorteil wäre, dass länderübergreifendes Benchmarking möglich ist.

15. Produktinformationen von Verwaltung • Um einen Auftrag über zu erbringende Leistungen (Produkte) abschließen zu können, muss die Verwaltung berichten: • welche Leistungen sie erbringen kann • in welcher Qualität sie erbracht werden sollen • für wen die Leistungen bestimmt sind • was die Leistungen kosten • dass der vereinbarte Preis angemessen ist • und warum die Leistungen (aus Sicht der Verwaltung) wichtig sind • Außerdem verpflichtet sich die Verwaltung zu regelmäßigen Berichten: • inwieweit die Leistungen erbracht worden sind • Umfang der Beanspruchung der Leistungen • welche Hindernisse eventuell bei der Leistungserbringung aufgetreten sind • Basis der Kontrakte sind umfassende Informationen über das gesamte Leistungsspektrum der Kommune / Verwaltung.

16. Zusammenfassung: • Bisher: Verwaltung kann nicht wissen, was von Bedeutung ist. • Im Neuen Steuerungsmodell: „Wichtige Dinge“ sollen unaufgefordert, regelmäßig, zeitnah und präzise ermittelt werden. • Leitgedanke des NSM: Das Treffen von Absprachen über Leistungs- und Finanzziele, sowie den zu beachtenden Handlungsrahmen zwischen Politik und Verwaltung bzw. innerhalb der Verwaltung. • Aufgabe der Politik festzulegen, welche Produkte und welche Leistungsstandards bzw. Qualitätsstandards sie erwartet. • Für Herstellung der Produkte wird ein Budget aufgestellt. • Ziel von Verhandlungen ist das Einvernehmen über die zu erbringenden Leistungen und das dafür bereitzustellende Budget. • Basis der Kontrakte sind umfassende Informationen über das gesamte Leistungsspektrum der Kommune / Verwaltung. • Durch regelmäßige Berichte und ihre Auswertung im Rahmen des Controlling werden Leistungsvereinbarungen ständig überprüft. • Kontrakte sollen Effektivität und Effizienz der Verwaltungssteuerung steigern.