Controlling a gyakorlatban

1. Magyar Controlling Egyesület Controlling a gyakorlatban MCS Management & Controlling-Service Vezetési Tanácsadó Kft. 1138 Budapest, Babér u. 5., Tel: 452-3795 www.mcskft.hu, mcskft@mcskft.hu Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Gyimesi Gábor

2. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Néhány szó a téma választáshoz • Cél • Fontosabb controlling és audit eljárások, módszerek eszközök bemutatása a EU pályázatok rendszerén keresztül • Aktualitás, kapcsolódás • EU pályázatok, projektek • belső ellenőrzés • controlling elemek (folyamatok, eszközök, módszerek) • Előzmények • Bartha Szilvia: Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere, EDIS (MCE konferencia, 2003.04.24-25) Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

3. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Alapelemek: EU tervezési ciklusa EU tervezési periódus – 7 év Működés Éves terv Éves terv Éves terv Éves terv Éves terv Éves terv Éves terv „Fejlesztések” SzakpolitikákEhhez kapcsolódóan az EU Alapok Nemzeti Fejlesztési Terv és ehhez kapcsolódóan a KTK (Közösségi Támogatási Keret) Programok Prioritások Intézkedések Projektek Komponensek Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

4. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Szakpolitika – program –projekt ciklusa SzakpolitikákEhhez kapcsolódóan az EU Alapok Program ciklus Programozás Projekt ciklus Azonosítás Értékelés Programozás Értékelés Azonosítás Program végrehajtás Bevezetés Helyzetfelmérés Finanszírozás Bevezetés Helyzetfelmérés Finanszírozás Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

5. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Program végrehajtás elemei Prioritások ProgramFelelős hatóságLebonyolító ügynökség Kifizető ügynökség Monitoring Bizottság Projekt„Fejlesztési ügynökök” Intézkedés (projekt, támogatás) Költségvetés Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

6. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban • Controlling aspektus • program ciklus menedzsment • logframe módszer • monitoring • mutatószámok Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

7. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban • Projektötletek relevanciájának, megvalósíthatóságának izsgálata • Szektoriális, tematikus Elő-Megvalósíthatósági Tanulmány elkészítése • Koherencia vizsgálat a projekt / program és az ország stratégiai céljai között • Szektoriális és nemzeti szintű vizsgálat a problémák, prioritások azonosítására, kooperáció megalapozásához • Többéves „National Indicative Programme” elkészítése az eredmény, amely az ország stratégiai tervén alapul Programozás Értékelés Azonosítás Bevezetés Helyzetfelmérés • Releváns projektötletek tervekké fejlesztése • A projektötlet részletes specifikációjában a haszonélvezők és az érintettek vesznek részt • Implementációs, tevékenység és erőforrás terv készítése szükséges • Eredmény: Megvalósíthatósági Tanulmány Finanszírozás Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

8. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban • Objektív, célok mennyire teljesültek • Hatékonyság, hatásosság, relevancia • Projekt alatt, utána, később • Függetlenség, hitelesség, hasznosság, haszonélvezők bevonása Programozás Értékelés Azonosítás Bevezetés Helyzetfelmérés • Implementáció kezdődhet ha a projektet megtervezték és a pénzügyi támogatás biztosított • Monitoring: hatékony kontroll, hogy a célelérés közben a meghatározott keretek között maradjon a projekt; vezetés és döntéshozatal számára az információk szisztematikus és folyamatos gyűjtése és vizsgálata • Reporting: haladás vizsgálata a célok megvalósulásának tükrében Finanszírozás • Bizottság állítja össze a pénzügyi ajánlatot, döntés születik, hogy a projektet finanszírozzák-e • El kell, hogy készüljön a végleges pénzügyi ajánlat • Az EC és a partnerország aláírt megállapodása szükséges Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

9. Jövő Jelen Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Logical Framework Approach (Logframe) • eszköz a projekttervezéshez és a projekt menedzsmenthez • technika egy adott szituáció / helyzet azonosítására és analizálására, illetve olyan célok és tevékenységek definiálására, melyeket a szituáció javításához, a kívánt állapot eléréséhez szükségesek • kulcsfontosságú management monitoring eszköz a bevezetés és értékelés szakaszában, de a program ciklus menedzsment minden fázisában elengedhetetlen szerepet tölt be • iteratív folyamat, mely a létező szituáció alapos elemzésével kezdődik, ami alapot szolgáltat a későbbi tervezéshez Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

10. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Logframe megközelítés Elemzési fázis Tervezési fázis • Logframe projekt / program struktúra definiálása, belső logikájának tesztelése, célok mérhetővé tétele, szükséges eszközök és költségek meghatározása • Tevékenység ütemezésa tevékenységek sorrendjének és függelmi viszonyának, átfutási idők, mérföldkövek, felelősök megadása • Erőforrás ütemezésa Tevékenység ütemezésből levezetve inputok és budget megadása • Stakeholder analízis stkaeholderek, illetve a projekteredmények ‘haszonélvezőinek’ azonosítása, definiálni, hogy kinek a problémája lesz a jövőbeli beavatkozásokkal megoldva • Probléma analízisa kulcs problémák, lehetőségek és veszélyek azonosítása, ok-okozati összefüggések meghatározása • Cél elemzésazonosított problémákból a célok levezetése, ‘means to ends’ kapcsolat meghatározása • Stratégia analíziskülönböző stratégiák azonosítása a kívánt célok eléréséhez, a legmegfelelőbb stratégia(ák) kiválasztása, a fő célok meghatározása (Általános célkitűzések, A projekt célja) Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

11. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Logikai keretmátrix – program beavatkozás logikája Hatások Átfogó célok Program célok Eredmények Specifikus célok Output Operatív célok Input Program beavatkozások Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

12. Általános célkitűzések Általános célkitűzések Általános célkitűzések A projekt célja A projekt célja A projekt célja Eredmények Eredmények Eredmények Tevékenységek Tevékenységek Tevékenységek Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Logikai keretmátrix – program szint PROJEKT KOMPONENS PROGRAM Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

13. Támogatási logika (Intervention Logic) Objektíven alátámasztható eredményességi mutatók (Objectively Verifiable Indicators) Az eredmények igazolásá- nak forrásai és eszközei (Sources of Verification) Feltevések, feltételek (Assumptions) Átfogó célkítűzések (Overall Objectives) A projekt célja (Project/Programme Purpose) Eredmények (Results) Intézkedés (Activities) Eszközök (Means) Költségek (Cost) Előfeltevések (Pre-conditions) Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Logikai keretmátrix – projekt szint • Miért van szükség a projektre? • Mi a projekt elvárt célja? • Hogy lehet ezt elérni? • Mely külső faktorok lényegesek a siker szempontjából? • Hol találhatóak azok az információk, melyek a projekt sikerességéhez szükségesek? • Milyen eszközök szükségesek? • Mekkorák a projektköltségek? • Milyen előfeltevésekkel kell megbirkózni a projekt indítása előtt? Megvalósulásra gyakorolt hatás Tartalmi kapcsolat Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

14. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Logikai keretmátrix -példa Logframe példa az SZVP-2003-2 számú GKM pályázat alapján az MCSKft-re, mint pályázóra vonatkozóan Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

15. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Program értékelési folyamat Hatás Szükségletek Eredmény Célok Inputok Működés Outputok Érvényesség Hatékonyság Hatásosság Hasznosság és fenntarthatóság Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

16. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Hatásosság és hatékonyság mutatói Mutató Hatásosság Hatékonyság Output összehasonlítása a költségekkel Tényleges / tervezett output Pénzügyi / fizikai output Operatív cél Tényleges / tervezett eredmény Eredmény összehasonlítása a költségekkel Specifikus cél Eredmény Tényleges / tervezett hatás Hatás összehasonlítása a költségekkel Átfogó cél Hatás Példa: Alap infrastruktúra Hatás:új vagy megőrzött állások bruttó/nettó száma 2 év után Beavatkozási terület:KKV-k által igénybevett szolgáltatások és alkalmazások (elektronikus kereskedelem és tranzakciók, oktatás és szakképzés, üzleti kapcsolatok kialakítása) Output:IT-vel kapcsolatos szolgáltatásokat nyújtó újonnan alapított cégek száma Eredmény:a létrejövő szolgáltatásokhoz hozzáférő KKV-k száma IT szolgáltatásokat nyújtó KKV-k száma Internet hozzáférés száma hívókörzetenként Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

17. Értékelés Monitoring Audit Mit? Hatásosság, hatékonyság, relevancia, azaz fennállnak-e a program indításához hozzájáruló körülmények, eredmé- nyesség, hatékonyság, hatás Hatásosság, hatékonyság, szisztematikus vezetői tevékenység Pénzügyi területek, hatékonyság, jó vezetés Hogyan? Mély elemzés Gyors és folyamatos vizsgálat Pénzügyi vizsgálat Kik? Külső értékelők Belső és külső értékelők Külső, hivatásos értékelők Mikor? Egy-kétszer, a projekt végén vagy később Rendszeresen, évente többször Implementáció előtt vagy után Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Értékelés – Monitoring - Audit Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

18. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Monitoring alap lépései Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

19. Fókuszterületek Riporttípusok Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Reporting • Inception Report a projekt indítását követően (1-3 hónapon belül) • Progress Report-ok a projekt implementáció folyamán, rendszerint negyed- vagy félévente • Annual Report-ok • Final Report a projekt befejezése után • Projekt környezet • Projekt teljesítmény a célokkal és tervekkel összehasonlítva • Kockázatok és feltevések • Folyamatos ‘karbantartás’ • Javaslatok és részletezett munka tervek és budget a következő implementációs periódusra Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

20. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban • Audit aspektus • Rendszer audit, audit trail • Kockázat alapú ellenőrzés Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

21. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Audit rendszer elemei • Működési Kézikönyv • Audit Trail • Ellenőrzési módszerek • Belső ellenőrzés intézmény rendszere • Információs rendszer Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

22. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Audit fókusza Saját működés Programok működése Saját (programokon kívüli) működési folyamatok Saját (programokon kívüli) gazdálkodás Programokhoz kapcsolódó szervezetek, folyamatok Projektek Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

23. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Működési Kézikönyv, audit trail • Célja, tartalmánál fogva kettős • Összefoglalás, szabályozás: biztosítani a a résztvevő munkatársak számára az összes olyan útmutatást, amely a feladataik szervezett, reprodukálható és hiteles, a vonatkozó előírások szigorú betartása melletti elvégzéséhez szükséges • Felügyelet támogatása: vezetés, külső ellenőrző szerv Működési Kézikönyv • A pénzügyi és megvalósítási folyamatok megfelelő leírását nyújtja a folyamatok kezdetétől azok befejezéséig; • Kiemelten mutatja a folyamatba épített ellenőrzési pontokat, amelyek a hibák és szabálytalanságok minimalizálását szolgálják, valamint az ellenőrzések végrehajtásáért viselt felelősségeket; • Biztosítja a költségek, kiadások ellenőrizhetőségét; • Dokumentációja folyamatábrákból és szöveges leírásokból áll, amely biztosítja a rendszer áttekintését és megértését. Audit trail definíció, értelmezés: Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

24. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Lehetséges audit trail eszközök Check-listák használata 4 szem elv Felelősségek szétválasztása Audit trail eszközök Ellenjegyzés Automatikus szoftver ell. Szigorú számadású biz. Előzetes kritérium rendszer Rendszeres összevetések Független értékelők Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

25. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Kockázat alapú belső ellenőrzés tervezés 1. lépés: Kritikus folyamatok azonosítása Folyamatok • Vizsgálati fókusz: • - fókusz 1 • fókusz 2 • fókusz n M A K A M MK K A K A AM A K K A A Intézményi célok Összegzés 2. lépés: Folyamatonkénti kockázat értékelés - Kockázatok azonosítása - Kockázatok értékelése: hatás és bekövetkezés valószínűsége - Ellenőrzési pontok azonosítása Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

26. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban 5 %-os ellenőrzési szabály • Az összprojekt-érték min. 5%-nak megfelelő értékű projektet kell bevonni az ellenőrzésbe • Teljeskörű ellenőrzés szükséges • Szabályszerűségi- és rendszerellenőrzést is kell végezni • A vizsgálandó projektek kiválasztása kockázatelemzés alapján történik, reprezentatív kritériumok figyelembevételével Kockázat elemzési fókuszok Kockázati arány Terület, bonyolultság (szakmai) Terület (módszertani) Ellenőrzési tervek Tényadatok Támogatás mértéke Tulajdonos típusa Projekt időtartama Méret Projektben résztvevők száma Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

27. Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban Források • Strukturális Alapok Képzési Program, Bankárképző • Project Cycle Management manual, EuropeAid Cooperation Office • www.europa.eu.int/comm/budget Külön köszönet Bartha Szilviának a Pénzügyminisztérium NAO Iroda belső ellenőrzési munkatársának konzultációs támogatásért Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.