Ülevaade kahest SAP tarkvara lahendusest Tallinnas ja Eesti riigis.

1. Ülevaade kahest SAP tarkvara lahendusestTallinnas ja Eesti riigis. Marge Lepp 24.11.2010

2. Andmeid SAP kohta • SAP - äri- ehk majandustarkvarade liider maailmas • Sünniaasta 1972 • Looja ja omanik Saksa IT firma SAP AG (peamaja Walldorf ‘s ) • Kliente üle 92 000 enam kui 120 riigis • Rakendatud keskmistes (ca 2500 töötajat) ja üleilmsetes korporatsioonides, (suurem osas - eraettevõtted, väiksem osa avaliku sektori organisatsioonid • Eestis rakendatud 52-s avaliku sektori ja 49-s erasektori asutuses

3. Isiklik töölaud Kinnisvara haldus Ühendus teiste süsteemidega läbi interneti Workplace RE Business Connector Korporatsiooni finantsjuhtimine CFM SAP R/3 FINANTS LOGISTIKA Ümbritsev keskkond EH&S EC MM FI SEM Juhtimise süsteem SD PP Logistika planeerimine Ja optimeerimine CO IM APO PS TM PM/ CS TR- CM Reiside korraldus/ Travel Management HR SRM CRM Online Store MarketSet Personali- juhtimine KM BW Kliendisuhete ihaldus Teadmiste juhtimine Andmeladu mySAPBusinessSuite funktsionaalsed moodulid 2004 Hankijasuhete haldus

4. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERPTAKE YOUR BUSINESS TO THE NEXT LEVEL • ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP • TAKE YOUR BUSINESS TO THE NEXT LEVEL • The enterprise resource planning (ERP) functionality in SAP Business All-in-One software is designed to meet the needs of midsize companies or small businesses and is based on the industry-leading SAP ERP application. • Features include: • Accounting and financials – Create accurate financial statements and integrate all operative transactions throughout the company. • Sales and service – Meet customer demands, support the entire order-to-cash process, and provide after-sales support. • Procurement and logistics execution – Control costs and manage the full sourcing and procurement cycle. • Inventory management – Track the quantity, value, and movement of inventory in real time. • Human capital management – Manage staffing change and streamline payroll processes. • Product development and manufacturing – Improve the product life-cycle process and manufacturing operations. • Reporting and analytics – Plan, measure, and control organizational processes. • Corporate services – Lower administrative costs; increase transparency of operations; and improve adherence to corporate, legal, and regulatory requirements.

5. SAP moodulite integreeritus CO MMOstutellimused HR Personali juhtimine CO-CCAKulukohad CO-IOASisemised tellimused FI FI-APOstureskontro FI-AAPõhivarad CO-PCToote arvutus TR Treasury FI-GLPearaamat CO-ABCTegevusanalüüs FM Eelarve- ehk Fondijuhtimine FI-ARMüügireskontro CO-PCATuluüksused CO-PATasuvusanalüüs SDMüügitellimused

6. SAP juurutamisega seotud suuremad Eesti avaliku sektori projektid • Tallinna linna finantsjuhtimise mudeli (FJM) rakendamise ja finantsjuhtimise infosüsteemi (FIS) loomise projekt (2004 – 2007). • Rahandusministeeriumi tugiteenuste tsentraliseerimise (TUTSE) projekt (2010 – 2013).

7. Projekt: Tallinna linna finantsjuhtimise mudeli ehk FJM rakendamine ja Finantsjuhtimise infosüsteem ehk FIS loomine

8. Tallinna linna Volikogu otsus, aug.2002 • Rakendada Tallinna linnas uus finantsjuhtimise mudel (FJM), mille • raamatupidamine vastab rahvusvahelistele standarditele; • eelarvestamine on toote- ja tekkepõhine; • ressursijuhtimine toetab põhitegevust ning tagab rahavoogude ja likviidsuse efektiivse juhtimise; • finantsorganisatsioon on tsentraliseeritud ja optimeeritud; • vastutus tulemuste saavutamise eest linnaorganisatsiooni eri tasanditel on selgelt määratud. • Luua Tallinna linna FJM-ile vastav integreeritud finantsjuhtimise infosüsteemi (FIS)

9. Tallinna FIS projekti äriprotsessid jaSAP ERP moodulid

10. FIS organisatsiooniline ulatus Finantsteenistus 4 ametit 20 ametiasutust, sh 8 linnaosavalitsust Grupp A – kokku 45 asutust Grupp B – kokku 234 asutust 25 allasutust 230 allasutust 10

11. Tallinna FIS projektiga saavutatud väärtused

12. Projekt: Riigi tugiteenuste tsentraliseerimine ehk TUTSE

13. Valitsuse poolt seatud strateegilised eesmärgid • TUTSE - Rahandusministeeriumi poolt juhitav riigiasutuste tugiteenuste tsentraliseerimise projekt, mida teostatakse valitsuskabineti 29.12.2009 otsuse alusel. http://www.fin.ee/?id=101002, • Strateegilised eesmärgid Tugitegevuste tööprotsessid on stardardiseeritud, baseeruvad tänapäevastel infotehnoloogilistel lahendustel ning tagavad efektiivsuse ja jätkusuutlikkuse • Standardiseeritud töökorraldus • Ühtne infosüsteem • Andmete ühekordne sisestus infosüsteemi • Elektrooniliste dokumentide kasutamine tugitegevuste tööprotsessides ja töötajate iseteenindus

14. Valitsuse otsus, dets. 2009http://www.fin.ee/tugiteenused • viia vastavalt Rahandusministeeriumi poolt esitatud ajakavale hiljemalt 2013. a lõpuks kõik riigiasutused üle ühisele finants- ning personali- ja palgaarvestuse infosüsteemile (SAP); • juurutada vastavates arvestuse valdkondades e-arved ja muud e-dokumendid ning veebipõhine aruandlussüsteem; • liidestada asutuste põhitegevuse infosüsteemid ühtse finants- ning personali- ja palgaarvestuse infosüsteemiga; • rakendada valitsemis- ja haldusalade siseselt finantsarvestuse ning personali- ja palgaarvestuse toimemudel, mis baseerub vastavate funktsioonide jaotamisel asutuste ning valitsemisala keskse teenuse osutaja vahel;

15. TUTSE projekti äriprotsessid jaSAP ERP moodulid

16. Valitsemisala organisatsiooni üldmudel ja toimemudel Toimemudel kirjeldab funktsioonide jaotuse asutuste ja VTÜ vahel ning põhineb ühtsel standardil TOIMEMUDEL

17. Toimemudel

18. TUTSE IT lahenduse üldine arhitektuurInfovahetus VTÜ ja asutuste vahel - e-arved, muud e-dokumendid • Valitsemisala Aasutused • Ministeerium • Amet • …. • Kool • Valitsemisala B asutused • Muuseum • kogu • …. • Teater info info E-arvete menetlusveeb, Muud e-dokumendid (portaal eesti.ee ), Aruandlusveeb dokument info dokument DHS DHS SAP Muuseum Amet Ministeerium Raamatukogu info info Valitsemisala A teenindusüksus Valitsemisala B teenindusüksus

19. E-arvete juurutamineKaks lahendust Teenuse pakkuja - operaatorfirma (1) RM: Arvete haldusteenus digitaliseerimine, menetlemine ja edastamine SAP-i, arhiveerimine • Asutus Arved • Arvete halduskeskus (AHK) Konteerimise info Rp. kanne • SAP

20. Arvete haldusteenusÜldine IT lahenduse arhitektuur XML arve (+PDF) Hankijad Kontod SAP Makse DVK Digitaliseerimisteenus PDF arve XML arve (+PDF) Konteering OCR Menetlus (veebikeskkond) Paber arve Menetlusteenus Skännimine

21. E-arvete juurutamine Kaks lahendust • Arendused 5-le erinevale DHS-ile. • Finantseerijad - RIA ja asutused. Arved • DVK • Asutus • DHS • SAP menetlemine (2) RIA: e-arved dokumendihaldussüsteemis Arved sisestatakse asutuse dokumendihalduse süsteemi, kus nad menetletakse ja saadetakse edasi SAP-i. Sisestamine toimub käsitsi või elektrooniliselt dokumendivahetuse keskkonna kaudu.

22. Muude e-dokumentide juurutamine • Asutus • eesti.ee portaal • SAP • Muud e-dokumendid ja iseteeninduskeskkond info vahetuseks asutuse ja VTÜ vahel luuakse eesti.ee portaalis keskkond, kuhu sisestatud info jõuab automaatselt SAPi ja SAP-s olev info kuvatakse portaali keskkonnas. Portaalis toimub ka info menetlemine. Portaali kasutajad on asutuste töötajad – nii reatöötajad kui erineva astme juhid. .

23. Veebipõhine aruandlus • Asutus • Asutus • Aruannete keskkond • SAP • Veebipõhised aruanded asutuste infovajaduse rahuldamiseks • SAP ERP-s (operatiivsüsteem) olevad aruandluseks vajalikud andmed laaditakse aruandluse andmebaasi. • Aruandluse andmebaasi peal töötav aruandluskeskkond (BusinessObjects) on paindlik ning aruanded on kättesaadavad asutuste kõigile volitatud töötajatele.

24. TUTSE verstapostid 2010 2011 2012- 2013 VTÜ ja SAP I grupp . Arvete haldusteenuse riigihange. Puhkuse ajakava pilootprojekt. Veebipõhised aruanded I et. VTÜ ja SAP IV –VI grupp. Arvete haldusteenuse rakendamine II Iseteenindus-portaali arendamine ja rakendamine IV-VI gr. asutustes. VTÜ ja SAP II -III grupp. Arvete haldus-teenuse rakendamine I. Iseteenindus-portaali riigihange ja arendamine Iseteenindus-portaali rakendamine I-III gr. asutustes Veebipõhised aruanded II et.

25. TUTSE projekti staatus SAP ja VTÜ • RaM – kõik teostatud • JuM - SAP rakendatud, personali toimemudel piloteeritud, täies mahus VTÜ alates 01.01.2011 • Maanteeamet ja 4 piirkondlikku maanteeametit – kõigi personali- ja palgaarvestus SAP-s, finants SAP-s MNT-l. • MKM ülejäänud asutuste osas toimuvad ettevalmistustööd ja üleminek toimub 01.01.2011, sh nii SAP kui keskne teenindusüksus. • SiM valitsemisalas toimuvad Päästeameti ettevalmistustööd üleminekuks 01.01.2011. • Riigikohus - ettevalmistustöö käib üleviimiseks alates 01.01.2011. • Alustatud on ettevalmistustega PõM ja KuM valitsemisalas.

26. TUTSE projekti staatus Arendusprojektid • e-arved RM: Arvete haldusteenus: riigihange käimas RIA: e-arved DHS-s: lahendust erinevate DHS-de kaupa realiseeritakse. • Muud e-dokumendid ja iseteenindusportaal • Lõppemas pilootprojekt puhkuse ajakava koostamiseks ja menetlemiseks iseteenindusportaalis. Tulemust katsetatakse RM-s • Toimub iseteenindusportaali muude teenusvaldkondade spetsifitseerimine. Valmis on varadega toimuvate tehingute spetsifikatsioon. • Veebipõhine aruandlus • Teostatud pilootprojekt, tulemusi kasutavad JuM valitsemisala asutused. • Realiseerimisel 23 finants– ja personali/palgaarvestuse valdkonna aruannet.

27. Tänan!