Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Tampereen ammattikorkeakoulussa Ilkka Haukijärvi, TAMK

1. Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Tampereen ammattikorkeakoulussa Ilkka Haukijärvi, TAMK Niko Sipilä & Heikki Salo, ValomoOsk.

2. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Ensimmäinen näkyvä kosketus kansallisessa KA-pilotissa • Osallistujille kehittyi alustava ymmärrys KA:sta • Pilotin jälkeen ensimmäisiä toimenpiteitä, jotka voidaan tunnistaa käynnistyneiksi KA:n myötävaikutuksesta • Resurssihaasteista johtuen KA-työ organisoitumisineen päästiin käynnistämään loppukeväällä 2013 • 2010-2013 KA:iin liittyviä konkreettisia asioita osana muuta toimintaa, pääasiassa kuvaus -tasolla • Lisäksi erit. korkeakoulujen yhteisissä ICT-hankkeissa KA (Kartturi) ollut näkyvämmin esillä kussakin kohdearkkitehtuurityössä

3. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Loppukeväällä 2013 käynnistettiin KA-työn organisoituminen ja määriteltiin kehittämisen ensimmäinen roadmap • Yhteistyössä ValomoOsk:n kanssa • Organisoituminen käynnistyi KA-työn omistajuuden ja pääarkkitehdin roolin määrittelyllä • Seuraavassa vaiheessa (kesäkuu) muodostettiin arkkitehtuuriryhmä ja määriteltiin ryhmän tehtävä • Ryhmässä edustajia ydin- ja tukitoiminnan puolelta

4. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Tietohallinnon ja kehittämisyksikön yhteistyötä, jaettu asiaomistajuus • TH:lla merkittävä rooli toiminnan jalkauttamisessa käytäntöihin • esim. projektien toteutus ja hallinta, ict-projektisalkun hallinta, ratkaisujen elinkaaren hallinta, kuvausten ylläpito, asiantuntijatuki suunnittelutyössä (esim. investointien suunnittelu) jne. • KA-työn kehittämisen koordinointivastuu ollut TAMK:n kehittämisyksiköllä, jonka muita vastuualueita ovat mm: • toiminnanohjaus ja laadunhallinta • pedagoginen kehittäminen • ammatillinen opettajankoulutus • e-oppimisen tukipalvelut ja kehittäminen

5. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Työssä on keskitytty ensimmäisessä vaiheessa pääosin hallinta- ja ohjaus -näkökulmiin • Organisoituminen • Arkkitehtuuriperiaatteiden määrittely ja hyväksyttäminen • KA-työn kytkeminen johtamisen vuosikelloon ja mittarien tunnistaminen • Kypsyystason arviointi • Osaamisen kehittämistarpeiden määrittely ja kehittämisen suunnittelu

6. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Olemassa olevien toimintamallien ja toimintalinjauksien kehittäminen • KA osaksi toiminnan suunnittelun ja ohjauksen prosesseja – strategiasta käytäntöön • TTS-suunnittelun (investoinnit, toiminnalliset tavoitteet) prosessien jatkokehitys • Vuorovaikutus-/yhteistyömekanismien kehittäminen osaksi keskeisiä suunnittelu -ja ohjausprosesseja • Projektien ja projektisalkun hallinta • Em. rinnalla lähdetty tunnistamaan nykytilan osalta ydintoimintojen pääprosesseja ja niihin liittyviä ydintietoryhmiä • Tämän jälkeen ja osittain limittäin ydintietojärjestelmien liittäminen samaan ”kuvaan”

7. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa Työn etenemisen päävaiheet 05/13 – 12/13

8. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Periaatteellisen tason ja käytännön tason yhdistäminen, arkkitehtuuriperiaatteet: • Osana periaatteiden määrittelyä tunnistettiin prosessien käytäntöjä, jotka ilmentävät periaatteen noudattamisen mukaista toimintaa • Määriteltiin organisaation em. käytäntöjen nykytila asteikolla 1-5 • 1 = ei toteudu lainkaan • 2 = toteutuu osittain ja satunnaisesti • 3 = toteutuu suurelta osin, ei ohjeistettua • 4 = toteutuu, on ohjeistettua • 5 = toteutuu täysin, arvioidaan ja kehitetään jatkuvana prosessina

9. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Pohjalla ei laajempaa tutkimusta, eikä kaikkia oleellisia käytäntöjä välttämättä ole tunnistettu • mallia testataan • prosessien käytäntöjen tunnistaminen ja kypsyyden arviointi auttanut tunnistamaan toiminnan kehittämiskohteita • Toiminnan kypsyyttä (1-5) voidaan verrata periaatteen painoarvoon/sitovuuteen (1-5) • periaatteen painoarvo vs. toiminnallinen kypsyys (kuilu) • kypsyys voi olla arvoltaan myös suurempi kuin periaatteen painoarvo • periaatteen painoarvo ei yksinään määrittele vaatimuksia toiminnan kypsyydelle • ”Beta” -versio!

10. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

11. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Dokumentointi ja työmenetelmät • Dokumentaatioympäristönä käytetty Atlassian Confluence wiki-alustaa • Jäsennetty samalla TAMKin ”arkkitehtuurikäsikirjan” rakennetta • Lopullinen sijoituspaikka todennäköisesti laatukäsikirja/Intra • Visualisoinnissa ja kuvauksissa MsOffice • Työmenetelmänä työpajat • Jokaiselle työpajalle konktreettiset tavoitteet • Fokus asioiden tekemisessä yhdessä

12. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • KA , johtaminen ja laadunhallinta • KA johtamisjärjestelmän osa • Johtamisen vuosikellolla • Mm. investointien suunnittelu ja hallinta, projektisalkun sisältöjen määrittely • KA tarjoaa yhtenäisen kehittämisen viitekehyksen ICT:n ja ”liike”toiminnan yhteiskehittämisen kokonaisuuden hallintaan • Mm. resurssien hallinta, pitkän ja lyhyen tähtäimen suunnittelu ja kehittäminen, salkun hallinta, operatiivisen tason työskentely

13. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa Strategia, johtaminen, KA-periaatteet ja tavoitetila, raha, laadunhallinta

14. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • KA , johtaminen ja laadunhallinta • KA on osa TAMKin laadunhallintaa • Laadunhallintaan liittyvät linjaukset, prosessit ja käytänteet ohjaavat KA-työtä, KA-linjausten sisältöjä ja toimintamallien kehittämistä • KA:n arviointi, kehittäminen • KA tukee laatujohtamiseen perinteisesti liitettyjen asioiden tunnistamisessa ja kehittämisessä • syötettä laatutyölle, esim. prosessinäkökulmasta • Laatutyö ja KA-työ käsi kädessä, myös vastuuroolien näkökulmasta • Laadunhallinta ja KA tiedon tuottajina

15. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • KA , johtaminen ja laadunhallinta • KA:n hallinta, toteutus ja ohjaus itsessään jatkuva kehittämisen sykli • KA :sta tärkeä osa koko organisaation jatkuvan kehittämisen sykliä • Implisiittisesti suunnittelun, toteutuksen, ohjauksen, arvioinnin ja päätöksenteon prosesseissa • Tietoa kehittämisen tueksi • KA arvioinnin kohteena ja arvioinnin välineenä • ENNEN KAIKKEA: Organisoituminen kontekstin ’KA’ ympärille ohjaa eri asiantuntijat ja päättäjät keskustelemaan toiminnan kokonaisvaltaisesta kehittämisestä ja suunnittelemaan kehittämistä YHDESSÄ, yhteisen viitekehyksen kautta ja avulla!

16. Osaamista ja osaavaa työvoimaa alueelle Strateginen ohjaus ja johtaminen, laadunhallinta ja KA Oppimistulokset Asiakkaiden tarpeet Toimintaympäristö, korkeakoulupolitiikka ja toimialan ohjaus Koulutus TKI-toiminta Tukiprosessit

17. TAMKin SISÄINEN TAVOITESUUNNITTELU Toiminnan suunnittelu Toiminnan arviointi • - TAMKin strategia ja toimeenpanosuunnitelma • OKM-tavoitesopimus • + tulosten arvioinnin pohjalta nousevat kehittämistavoitteet Tulosten analyysi TAMKin yhteiset tavoit-teet Koulutuk-sen, t&k:n ja yhteisten toimin-tojen tavoitteet Toiminta- ja talous-suunnitelma Mittarit Budjetin suunnittelu

18. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Havaintoja, jatkotyöstämisajatuksia: • KA tarjoaa yhteisen kehyksen, jonka avulla voidaan tunnistaa toiminnan kehittämisen kohteita laaja-alaisesti • IT-toiminta, laadunhallinta ja toiminnanohjaus, projektisalkun ja projektien hallinta, investointien ja hankintojen hallinta, kommunikaatio • Vahvistanut käsitystä sen asemasta johtamisjärjestelmän osana • Ylhäältä-alas -näkökulmassa korostuvat organisaation kokonaistuntemus ja strateginen ajattelu sekä johdon osallistaminen

19. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Ylätason linjausten lisäksi KA:n implementointi normaaliin toimintaan on kriittisen tärkeää onnistumisen kannalta • Nykytilan määrittelyssä hyödyllistä keskittyä ydintoiminnan näkökulmasta merkittäviin osa-alueisiin (ydinprosessit ja niiden pääprosessit, ydintieto ja ydintietojärjestelmät) • Strateginen merkittävyys rajauksena • Rajaus vaikuttaa oleellisesti abstraktiotason määrittymiseen • Yksityiskohdat kuvataan projekti- ja toteutuskohtaisesti

20. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Keskusteleva ja iteratiivinen suunnittelu ja kehittäminen tärkeää • Keskityttävä myös aktiivista vuorovaikutusta tukevien toimintakäytänteiden kehittämiseen ja käyttöönottamiseen • osaksi keskeisiä suunnittelun ja ohjauksen prosesseja • yhteistyö ydintoiminnan ja tukitoimintojen asiantuntijoiden kanssa • luodaan yhdessä laadukkaampia ja kokonaisuuden paremmin huomioivia kehittämispolkuja ja niistä johdettuja projekteja

21. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • .... • Tahoja, jotka edustavat ylätason linjauksia ja tahoja, jotka edustavat konkreettisen tason tarpeita • ylhäältä-alas ja alhaalta-ylös -näkökulmien kohtaaminen • Toiminnassa on mahdollistettava myös ketterä reagointi yllättäviin tarpeisiin • Kaiken suunnittelun ja resursoinnin sitominen vuosikelloon ei mahdollista riittävää ketteryyttä • Prosessien ja tiedon omistajuus -ajattelua edistettävä • Mitä omistajuus tarkoittaa vastuiden näkökulmasta?

22. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • Vuoden 2013 loppu - kevät 2014 – toteutettavia vaiheita: • 2013: KA-kehittämispolku 2014 – 2016 • Suunniteltujen toimintamalliuudistusten hyväksyttäminen (2013) ja käyttöönotto (k. 2014) • Yhteistyössä prosessien omistajien kanssa (esim. ICT, toiminnanohjaus, laadunhallinta, hankinnat, budjetointi) • Esimiehillä tärkeä rooli • Viestintä tulevista ja käyttöönotettavista uudistuksista • Päävastuu prosessien omistajilla

23. Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa • 2013-2014: Osaamisen (KA) kehittämissuunnitelmat ja niiden toteuttaminen • Erit. konkretiatasoTH:nasiantuntijoille • Esimiesten vastuulla koordinoida • 2013: Ydintoimintaa koskevien keskeisten kuvausten valmistuminen • Tavoitetilan viitearkkitehtuurin valmiiksi tekeminen