Forum des régions Journées Jean-Paul Chantereau Module outils informatiques

1. Forum des régionsJournées Jean-Paul ChantereauModule outils informatiques Reims 1 et 2 décembre 2012

2. L’écran se présente avec: • Tableur avec cellules • Barres de défilement • Barre de menu - Ruban Le Ruban remplace les menus tels qu’ils apparaissaient dans les anciennes versions. Les commandes sont classées en groupes logiques, lesquels sont regroupés dans des onglets. Chaque onglet a trait à un type d'activité (comme l'écriture ou la mise en forme d'une page). certains onglets ne s'affichent que lorsqu'ils sont nécessaires. Par exemple, l'onglet Outils Image apparaît uniquement lorsqu'une image est sélectionnée.

3. EXCEL • Les fichiers d'Excel = Classeurs • Lorsque vous créez un nouveau fichier, Excel ouvre un document composé de plusieurs feuilles de calcul. Pour cette raison on dénomme les fichiers Excel Classeurs. Chacune de ces feuilles est composée de 256 colonnes et 65536 lignes (ce qui fait un total de 16'777'216 cellules !)

4. La feuille de calcul La feuille de calcul est le document principal d'un tableur. Dans la feuille de calcul vous allez saisir les données, les formules, faire la mise en forme, et utiliser les différents outils mis à disposition dans Excel. • renommer une feuille: double-clic sur . Supprimer une feuille: définitif

5. Dans l’ordre: • La saisie se fait « au kilomètre » c'est-à-dire sans mise en forme de texte (gras, italique, souligné,…) ou de nombre (séparateur des milliers,…). • La mise en forme se fait ultérieurement grâce aux outils disponibles dans les onglets du ruban. DONC: 1- structurer l’espace de travail 2- remplir le tableur 3- utilisation des calculs 4- mettre en page pour le confort visuel et/ou l’impression

6. Sélectionner des colonnes ou lignes entières: Sélectionner des plages de cellules non adjacentes (sélection multiple): touche CTRL Plage de cellules cliquer sur une cellule et de glisser sur les cellules adjacentes qui se mettent en surbrillance. même sélection en cliquant sur la première cellule et, tout en appuyant sur la touche Maj (ou Shift), sur la dernière cellule en bas à droite de la sélection.NB. La première cellule sélectionnée reste blanche mais elle fait bien sûr partie de la sélection. Avant tout: Sélectionner des cellules sur lesquelles on travaille

7. Travailler sur une cellule sélectionnée ou une plage sélectionnée • Soit saisie • Soit clic droit • Soit dans le ruban ou barre de menu

8. saisir du texte • vous devez sélectionner une cellule active. • Vous pouvez directement saisir les données qui s'inscrivent dans la cellule choisie et s'affichent également dans la barre des formules. • Pour terminer la saisie dans une cellule, vous devez la valider soit en cliquant sur le bouton "Valider", e pour annuler la saisie sur le bouton "Annuler". • ou en pressant la touche "Entrée" du clavier

9. 1- structurer l’espace de travailles colonnes et les lignes -Clic droit sur la colonne ou la ligne puis « insérer » (ajoute une ligne ou une colonne AVANT) - Supprimer des colonnes

10. rendre cet espace confortable avant le remplissage • Gérer la taille des cellules • Ca dépasse… le texte déborde dans les colonnes adjacentes, à condition qu'elles ne soient pas occupées • Modifier la taille des colonnes ou lignes avec le curseur dans la barre d’en-tete de colonne ou de ligne • Ou faire un renvoi automatique à la ligne: durant la frappe utiliser les touches ALT + ENTREE, ou cocher l'option Renvoyer à la ligne automatiquement dans le menu Format / Cellule / Alignement

11. Une icône en bas à droite ajoute des séparateurs de pages si on envisage une impression • Il est possible de masquer des lignes ou des colonnes entières. Ceci permet d'occulter le contenu de celles-ci sans devoir les supprimer. Une ligne ou colonne masquée a simplement une largeur ou hauteur égale à zéro. la lettre de la colonne ou le numéro de la ligne masquée n'est plus affichée dans les en-têtes de ligne ou colonnes. Pour masquer une ou plusieurs colonnes, vous devez les sélectionner et ensuite à l'aide du menu Format/Colonne et choisir la commande Masquer. • Pour faire afficher une colonne ou une ligne, il faut sélectionner les colonnes adjacentes et cliquer sur la commande Afficher dans le menu Format/Colonne. La procédure est analogique pour les lignes. • Masquer et afficher une feuille • Figer les volets

12. Les différents types de données:Les données qu'on peut saisir dansExcel peuvent être classées en plusieurs types : Le texteBudget 1998 Les chiffres125.45 Les dates 12/9/97 Les pourcentages 2% Les formules=D3+D4 : attention 2 affichages differents Notez que les chiffres, dates et formules s'alignent à droite de la cellule, pendant que le texte s'aligne par défaut toujours à gauche de la cellule. 2 - La saisie du tableur

13. vous devez sélectionner une cellule active. • Vous pouvez directement saisir les données qui s'inscrivent dans la cellule choisie et s'affichent également dans la barre des formules. • Pour terminer la saisie dans une cellule, vous devez la valider soit en cliquant sur le bouton "Valider", e pour annuler la saisie sur le bouton "Annuler". • ou en pressant la touche "Entrée" du clavier

14. Saisir des données • Toujours sélectionner la cellule ou la plage de travail puis clic droit ou ruban • Copier : Copier-coller / ctrl C ctrl V / presse papier ATTENTION PIEGE DES FORMULES! • Effacer des données • Supprimer: à éviter Faites donc attention à ne pas confondre la commande Supprimer avec Effacer. Supprimer correspond à couper la cellule, qui sera remplacée par une cellule adjacente, ce qui pourrait modifier la structure d'un tableau existant

15. 3- Les Formules • La barre de formule(extensible en 2010) • Barre: formule cellule: résultat • Le principe: la fonction, la plage • ne pas oublier de valider • Toutes les formules se retrouvent avec fx

16. La somme simple (SOMME) • Il existe deux façons de faire. • Additionner des cases qui se suivent (une colonne ou une rangée)=SOMME(première case:dernière case) dans la case où vous souhaitez voir apparaître le résultat. Le logiciel le fait de lui-même de manière logique (Variante: Cette formule permet aussi d'additionner tous les chiffres contenus dans un cadre particulier (sur plusieurs colonnes et plusieurs rangées), en prenant pour première case celle la plus "en haut à gauche", et comme dernière case celle la plus "en bas à droite« ) • additionner des cases individuellement (sans relation)=SOMME(case1;case2;case3;case4) dans la case où vous souhaitez voir apparaître le résultat.

17. La moyenne (MOYENNE) • très simple à obtenir avec la formule suivante : =MOYENNE(plage_cellules)- La plage_cellules représente la plage de cellules contenant les données chiffrées où chercher avec :=MOYENNE(A1:A6)

18. Le maximum et le minimum (MAX et MIN) • Dans une trop large gamme de données, il peut être fastidieux de chercher le plus grand ou le plus petit résultat chiffré. • Heureusement, Excel a une formule pour chercher à votre place. Elle est très simple à appliquer puisqu'elle s'affiche de la façon suivante: =MAX(plage_cellules) =MIN(plage_cellules)- • La plage_cellules représente la plage de cellules contenant les données chiffrées où chercher. • Variante: vous pouvez appliquer la recherche à plusieurs plages de cellules. Les formules deviennent alors: =MAX(plage_cellules1;plage_cellules2) =MIN(plage_cellules1;plage_cellules2)

19. La fonction =NB.SI(B1:B7;«non») • Cette formule permet de compter le nombre de cellules non vides correspondant au critère désiré. • Voici sa syntaxe : • =NB.SI(Plage avec : ; Critère entre quillemets) • Plage est la plage de cellules sur laquelle on va chercher le nombre de cellules correspondant au critère désiré,Critère désigne le choix retenu, nombre ou texte. • Exemple : Dans le tableau ci-dessous on désire compter le nombre de réponses "oui". En A10 on écrit la formule suivante : • =NB.SI(B1:B7;"oui") • Le résultat donne : 4 La formule du CP!!

20. PIEGE : Copier des formules En principe on copie et on déplace les formules de la même façon que les données (Copier et coller), cependant le fait de copier et de coller une formule avec la commande Coller permet de copier la formule en décalant les lignes et colonnes Attention, si les formules indiquent vers des cellules vides ou contenant du texte ou des données erronées, les résultats sera nul, un message d'erreur ou carrément faux. Pour copier seulement les résultats provenant de formules sur un autre emplacement, vous devrez utiliser la commande Edition/Collage spécial, qui vous permet de choisir ce que vous aimeriez coller Les références absolues - Fonction F4

21. La somme en fonction d'un critère déterminé (SOMME.SI) • NB: Cette fonction n'est disponible que dans Excel 2007 et versions plus récentes. • il peut être pénible de retrouver tous les éléments identiques pour les additionner un par un. Pour cela, on peut demander à Excel de retrouver toutes ces cases spécifiques et d'en faire la somme grâce à la formule =SOMME.SI(plage_cellules;"critère";somme_plage)- Le "critère" est la condition à chercher dans le tableau- La plage_cellules est la plage de cellules contenant le critère à retenir- La somme_plage est la plage de cellules où se trouvent les nombres à additionner.Démonstration par l'exemple:Dans cet exemple, le critère à rechercher est "rouge". • Pour calculer le nombre de "rouge" uniquement, inscrivez dans la case de votre choix la formule suivante: =SOMME.SI(B1:B5;"rouge";A1:A5).

22. somme en fonction de plusieurs critères (SOMME.SI.ENS) • Un tableau peut comporter de multiples informations. Excel peut additionner des données chiffrées en fonction de plusieurs critères grâce à une formule spéciale: =SOMME.SI.ENS(somme_plage;plage_critère1;critère1;plage_critère2;critère2;….)- La somme_plage est la plage de cellules où se trouvent les nombres à additionner.- La plage_critère1 représente la plage de cellules contenant les données sur le premier critère, la plage_critère2 étant bien entendu associé au second critère, et ainsi de suite.- Le critère1 est le premier critère à chercher dans le tableau, etc.

23. La formule =NBVAL() • Cette fonction compte le nombre de cellules non vides à l'intérieur d'une plage de cellules spécifiée. On peut l'utiliser, par exemple, pour connaître le nombre de personnes contenues dans une liste. • Voici sa syntaxe : • =NBVAL(plage_de_cellules) • plage_de_cellules peut concerner plusieurs cellules contiguës ou dispersées. • Exemple : Dans le tableau suivant on cherche le nombre de noms figurant dans la liste. En A11 on écrit la formule suivante (volontairement on prendra une plage plus grande que celle contenant les noms) : • =NBVAL(A1:A10)

24. 4- La mise en forme des données Le choix pour la mise en forme dans Excel est très vaste. Cependant le principe est relativement simple. Avant de mettre en forme des données il faut impérativement sélectionner les cellules respectives. Ensuite il suffit de choisir les options de mise en forme souhaitées (p. ex. Police Arial Gras italique taille 14 en Rouge avec un fond jaune comme motif) . • Soit avec Menu contextuel avec mini-barre d'outils d'excel 2007 Par un clic droit • Soit avec le ruban ou la barre de menu • OU plus simple: La mise en forme automatique Avec la commande Mise en forme automatiqueen choisissant parmi une série de mises en formes préétablies

25. Trier et filtrer • Vous avez conçu, par exemple, un tableau dans Excel comportant une liste de noms, prénoms et date d’entrée dans l’entreprise. • Vous pouvez trier les données de ce tableau en fonction du (ou des critères) désirés. • Pour ce faire, vous allez utiliser les outils correspondants : • A/ Si vous souhaitez trier ce tableau dans l’ordre croissant des dates d’entrée dans l’entreprise : • Cliquez sur une cellule de la colonne comportant les dates d’entrée (cette cellule doit comporter des données), • Cliquez sur l’option « Trier de A à Z » (tri croissant). • B/ Si vous souhaitez trier ce tableau dans l’ordre décroissant des dates d’entrée dans l’entreprise : • Cliquez sur une cellule de la colonne comportant les dates d’entrée (cette cellule doit comporter des données), • Cliquer sur l’option « Trier de Z à A » (tri décroissant). • C/ Si le tri porte sur 2 critères ou plus • Pour opérer un tri alphabétique du tableau ci-dessus, vous allez être confronté au problème d'homonymie de deux salariés. Si l’on effectue un tri uniquement sur les noms de famille, VALOIR Alain restera positionné sous VALOIR Julien. • Pour trier en même temps sur le nom de famille et sur le prénom, vous devez utiliser l’option « Tri personnalisé »

26. Imprimer une feuille Excel • Il est indispensable, avant d'imprimer, de vérifier l'aspect final du document que vous venez de créer. Cette vérification s'obtient Bouton Office. • L'écran suivant apparaît : • Le nombre total de pages, que comporte le document, s'affiche en bas à gauche de l'écran dans la barre d'état. • Le curseur est remplacé dans l'aperçu par une loupe. Cette loupe remplace l’onglet ZOOM. Pour agrandir une partie de l'aperçu, amenez le curseur à l'endroit désiré et cliquez sur le bouton gauche de la souris. Pour revenir à l'aperçu normal, cliquez de nouveau sur le bouton gauche de la souris. La loupe est plus précise que le bouton ZOOM. • Si l'aperçu ne s'avère pas concluant, il faut modifier le document (onglet Fermer l’aperçu) ou préparer la mise en page (onglet Mise en page). • Une icône en bas à droite ajoute des séparateurs • Pour imprimer une partie seulement d'une feuille vous pouvez également définir une Zone d'impression.

27. Les autres fonctions utilesastuces

28. Pour répercuter le mot Janvier sur l'ensemble du bloc de cellules sélectionné, vous devez utiliser la touche raccourci CTRL + ENTREE Faire une saisie multiple • :

29. Rechercher (+/- remplacer) des données dans une feuille • L'option "Respecter la casse" signifie qu'on cherche seulement les mots écrits de la même manière (attention aux min-maj). • L'option "Cellule entière" indique à Excel que le mot recherché doit correspondre aux caractères tapés. • Remplacer des données

30. Après avoir copié des données, en les collant avec l'option "Coller" Excel colle le contenu des cellules copiés. Ceci est très pratique et permet de copier facilement des formules pour les réutiliser ailleurs. Cependant dans certains cas il est nécessaire de pouvoir coller les résultats des formules ou simplement le format. Dans ce cas il faut faire appel à la commande "Collage spécial..." du menu Édition Collage spécial

31. Recopier des données • Pour recopier rapidement des données ou des formules vous pouvez faire appel à la commande Recopier dans le menu Edition, ou simplement à la souris. • La commande "Recopier" dans le menu édition • Avant d'utiliser la commande Recopier, il faut d'abord sélectionner la donnée ou la formule ainsi que la plage de cellules sur laquelle on veut recopier. Dans notre exemple nous voulons recopier le prix pour toutes les quantités: • Ensuite vous ouvrez le menu Édition et sélectionnez Recopier;Cliquez sur la commande En Bas • La recopie incrémentée

32. Exercice sur le tableur « DEMO EXCEL » • EXERCICE en Excel : questionnaire AAA • Ouvrez un tableur excel • créez un court tableur Excel de 5 colonnes ; structurant votre tableau avec les colonnes : sexe, age, diabète, hypertension artérielle, diamètre (en mm), AAA suivi depuis (en années), autre localisation • ajustez la largeur des colonnes • remplissez 5 lignes de patients • insérez une formule simple • copiez cette formule sur une autre colonne • Masquer une colonne • Cherchez le nombre de « oui » ou de « non » sur la colonne de votre choix • Transformer la mise en forme à votre convenance • - sauvegardez - .