Espaces Collaboratifs Tutoriel Déc . 2012 – ver.2.1

1. Espaces CollaboratifsTutorielDéc. 2012 – ver.2.1

2. Préambule • Ce présent tutoriel : • s’adresse à la communauté éducative dans son ensemble, • est soumis suivant les termes d’utilisation et de partage (peut être diffusé sous réserve que son contenu n’oppose aucun droit déjà existant ou contesté), • est basé et illustré, à titre d’exemple, sur l’utilisation d’un espace collaboratif mis à disposition pour la série STI2D, • est issu de la FAQ et de l’expérience de l’auteur n’engageant que lui-même. 1/22

3. Préambule Les espaces collaboratifs, mis à disposition par les services du rectorat, sont composés de services. Libre à vous de choisir lesquels vous utiliserez. Ces espaces de travail se distinguent des sites disciplinaires et assurent un complément collaboratif. Ces espaces de travail sont animés par des responsables de publications (ex : Corps d’inspection, chargés de mission, animateur pédagogique ou webmestres). La structure des EC mis à disposition est la même pour tous mais leurs contenus diffèrent selon les attentes des utilisateurs. Dans ce tutoriel, l'acronyme EC est utilisé pour désigner Espace Collaboratif 2/22

4. Comment se connecter aux Espaces collaboratif? Tout accès aux Espaces Collaboratifs requière l’utilisation des identifiants académiques : - récupérez vos identifiants académiques (ce sont les mêmes que pour Iprof, par exemple), - allez sur le site académique et sélectionner "Pédagogie "dans le menu supérieur, - entrez vos identifiants dans "Accès personnel" et vous obtenez des menus supplémentaires en haut du site vous permettant l'accès aux EC voire davantage. 3/22

5. Présentation de l’accueil Obtenir de l’aide Partager des documents Créer une contribution Programmer une collaboration Collaborer sur une contribution Compléter une "page" Echanger des idées Administration des utilisateurs Les nouveautés Votre compte Chaque légende propose un tutoriel. Cliquez sur l’une d’elles pour aller directement au service qui vous intéresse. 4/22

6. Le calendrier Programmer une collaboration Ce service vous permet de: Programmer un ou plusieurs évènements de collaborations Planifier un rendez-vous pour un travail collaboratif Vues Jour, semaine, mois Sélection des évènements Programmer un rendez-vous Icône d’ajout d’évènement 5/22

7. La fenêtre de création ci-dessous apparait… • … l’étape 1 de la création est active : vous devez entrer les informations relatives à votre événement… • … cliquer sur "Suivant " en bas à droite. 3 4 • 2 Programmer une ou plusieurs collaborations Cliquer ici Double cliquer ici 6/22

8. Cliquez sur cette option pour sélectionner nominativement vos collaborateurs un à un Cliquez sur cette option si vous voulez sélectionner un groupe de collaborateurs 7/22

9. - Choisir une ressource pour l’ajouter à l’évènement - Choisir un article de contribution de l’espace collaboratif (ou d’un autre espace) pour l’ajouter à l’évènement - Choisir un fichier de votre ordinateur 8/22

10. Vous avez la possibilité de choisir l’affectation de l’évènement à un autre espace. Par défaut, celui sur lequel vous êtes connecté. 9/22

11. Cliquer sur l’icône en haut à droite du calendrier… • … la fenêtre de création d’un rendez-vous apparait • … L’étape 1 Information est active : vous devez remplir les champs présents… • … cliquez sur "Suivant". Planifier un rendez-vous pour un travail collaboratif 1 2 3 10/22

12. … L’étape 2 du choix des dates est active : vous devez renseigner les champs présents… • … cliquez sur "Suivant". 2 3 11/22

13. … L’étape 3 du choix des participants est active où plusieurs options sont proposées : • … cliquez sur "Terminer". • Choix des membres un à un, • Choix d’un groupe, • Mode d’accès (réservé ou non). Attention à cette option, car il faut choisir le bon groupe dans une arborescence qui est assez fournie et commune à tous les sites . 1 ? L’auto –complétion du champ de saisie vous aide à chercher vos collaborateurs directement en tapant le début du nom sur "Cliquez pour ajouter une entrée"… 2 … ou faire la recherche dans l’annuaire dans une fenêtre s’ouvrant en "pop-up"… 12/22

14. La collaboration Collaborer sur une contribution Une collaboration est la possibilité donnée à plusieurs membres d'un espace collaboratif de travailler sur une contribution de façon privée. Exemple de collaboration : Editer, supprimer ou archiver la collaboration. Article(s) choisi(s) pour la collaboration Possibilité d’ajout de commentaires par les participants 13/22

15. Les étapes pour une collaboration : 1) Cliquer sur Ajouter une collaboration 2) Le formulaire de collaboration apparait dans une fenêtre séparée 3) Renseignez tous les champs disponibles. 4) Enregistrez pour fermer le formulaire. Possibilités de créer directement un Article de contribution ou une ressources pédagogique… … de choisir une publication existante. Cherchez et ajoutez un à un les participants. 14/22

16. Les contributions Créer une contribution Une contribution est un contenu très succinct que vous créez pour votre espace collaboratif (non transférable sur sites disciplinaires) pour informer, expliquer et ajouter des pièces jointes. Exemple de contributions : Ajout de contribution(s) Editer, supprimer la contribution créée Voir le contenu de la contribution Voir le contenu de l’article Commenter la contribution Pièce jointe à la contribution 15/22

17. 1) Cliquer sur «Ajouter une contribution» Création d’une contribution : 10) Pour terminer et fermer le formulaire, cliquez ici 2) Le formulaire de saisie apparait dans une fenêtre séparée 3) Saisir un titre Si un thème présent ne correspond pas au contenu de votre article, demandez à l’animateur d’en créer un. 4) Apporter un résumé 5) Choisir un thème parmi ceux existants. Par défaut le votre. Les thèmes sont des catégories créées pour vos besoins Possibilité d’ajouter une pièce jointe depuis votre ordinateur (image, texte…) 6) Saisir votre contenu dans cette zone Possibilité de choisir une publication existante 7) Pièce(s) jointe(s) à la contribution 9) Ajoutez des mots clé pour aider à la recherche. Ce sont des "tags" associés à vos thèmes. 8) Ajoutez des liens URL internes ou externes Si les mots clé proposés ne sont pas satisfaisants, demandez à l’animateur d’en créer un. 16/22

18. Les Documents partagés Partage de documents Il s’agit des fichiers que vous déposez. Exemple de dépôt : Ajout de fichier(s) Parcourir l’arborescence de l’EC Pour en savoir plus sur le partage de documents, consultez la FAQ Voir le contenu du fichier (métadonnées) Dossiers de cet EC Télécharger le fichier 17/22

19. Déposer un document : 1) Cliquez sur "Ouvrir les dossiers" 4) Cliquez sur cette icône pour uploader un fichier… …une nouvelle fenêtre s’ouvre… 2) Cliquez sur "Catégories" pour parcourir l’arborescence de l’EC … sélectionnez votre fichier puis cliquez sur "Déposer" pour fermer la fenêtre 3) Sélectionner un dossier comme destination 5) Votre fichier apparait à droite de l’arborescence 18/22

20. récupérer un document : 1) Aller dans Partage de documents Exemple de récupération de fichier : 2) Parcourir l’arborescence de l’EC 4) Cliquer le fichier sélectionné 3) Parcourir les dossiers en cliquant dessus pour faire apparaitre les fichiers associés 5) Cliquer sur l’icône flèche verte pour télécharger le fichier 19/22

21. Pages Wiki Compléter une "page" Un wiki est une page web (articles) modifiable par des participants afin d’enrichir son contenu. Qui peut créer une page Wiki? Uniquement les membres qui font partie de l'espace collaboratif. Cette restriction sur les droits permet de contrôler les publications. Service Pages Wiki Ajout d’une page Wiki Exemple de page Wiki Consulter la FAQ pour en savoir plus en raison des règles de syntaxe qui sont propres aux pages Wiki 20/22

22. Pour écrire une page Wiki, il faut respecter des règles de syntaxe particulières. 1) Cliquer sur "Ajouter une page Wiki" 2) La page d’édition s’ouvre 3) Ajouter un titre 4) Saisir votre texte entre des balises (lire la FAQ à ce sujet) 5) Pour finir et fermer la fenêtre, cliquer sur "Poster" 21/22

23. FAQ et Forum Présentation de FAQ et Forum Les FAQ (FrequentlyAsk Questions) permettent de trouver rapidement une aide à une interrogation sur un sujet donné ( ici pour le fonctionnement des EC) Les Forums servent de « boites à idées » et d’entraide. Pour créer une FAQ, cliquer sur « Ajouter une Faq » Seul un administrateur peut créer une Faq Pour créer un nouveau sujet dans le forum, cliquer sur "Ajouter un nouveau forum", puis compéter le formulaire qui s’ouvre dans une nouvelle fenêtre. 22/22