Comunicare şi interacţiunea în advocacy. Construirea relaţiilor cu media

1. Comunicare şi interacţiunea în advocacy. Construirea relaţiilor cu media Sergiu Gherman Technical Assistance Workshop

2. EMITENT RECEPTOR IDEE CODIFICARE TRANSMITERE PRIMIRE DECODIFICARE INTERPRETARE ŞI INŢELEGERE FEEDBACK Comunicareaeste un proces de transmitere şi primire a informaţiei de la emitent la receptor – fapte, intenţii, atitudini, etc. – având ca scop obţinerea unei reacţii din partea interlocutorului. Procesul de comunicare Technical Assistance Workshop

3. Succesul comunicării depinde de răspunsul la următoarele întrebări: • De ce? (scopul) • Cine? (interlocutorul) • Unde si când ? (locul si contextul) • Ce ? (subiectul) • Cum ? (tonul) Technical Assistance Workshop

4. Componentele strategiei de comunicare Publicitatea corporaţiei Imaginea şi Identitatea Relaţiile cu mass- media Comunicările de marketing Componentele Strategiei de comunicare Comunicarea cu angajeţii Comunicările financiare Relaţiile cu comunitatea Acţiunile filantropice Relaţiile cu guvernarea Comunicarea în Situaţii de criză Technical Assistance Workshop

5. Strategia de comunicare a organizaţiei Strategia de Comunicare externă Strategia de Comunicare internă Strategia de comunicare a organizaţiei Technical Assistance Workshop

6. Obiectivele cheie ale comunicării interne • Dezvoltarea unor legături efective între diferitele departamente din organizaţie • Încurajarea participării, a cooperării şi a lucrului în echipă • Exploatarea sinergiilor cu sistemul de Relaţii Publice externe • Îmbunătăţirea performanţelor – atât la nivel individual, cât şi global • Îmbunătăţirea calităţii globale a actului decizional Technical Assistance Workshop

7. Instrumentele de comunicare în cadrul unei asociaţii : • Publicaţii include buletine informative, broşuri, rapoarte, studii, buletine, fluturaşi, postere, etc. • Buletinele informative / articolele privitoare la programele asociaţiei. • Broşurile prezintă modul de organizare al asociaţiei, posibilităţile de implicare si beneficiile membrilor.. • Rapoartele anuale prezintă activităţile, realizările si provocările cu care s-a confruntat asociaţia timp de un an. • Studiile si chestionarele anuale • Mail – Notificările cu privire la întâlniri sau alte informaţii prin intermediul poştei, poştei electronice. • Şedinţelele. Technical Assistance Workshop

8. Comunicarea externă dezvoltarea şi menţinerea unor relaţii bune printr-un schimb optim de informaţii cu clienţii, partenerii, furnizorii, mass-media; organizarea de manifestări, întâlniri, evenimente; realizarea şi difuzarea de materiale informative. Technical Assistance Workshop

9. Campaniile de advocacy, ca regulă, presupun o multitudine de mijloace de comunicare. Toate acestea trebuie să facă parte din strategia deadvocacy. Strategiile deadvocacy sunt de mai multe feluri: • de informare. • de colaborare. • de confruntare. Technical Assistance Workshop

10. Strategii informaţionale: • De la persoană la persoană • discuţiile între patru ochi • vizitele de lobby • întâlnirile în grup ori în comunitate • seminare, discuţii şi conferinţe • oportunităţile de exprimare în public • proteste şi demonstraţii publice • Tipărite • ziare şi reviste • jurnale, buletine, afişe, adaosuri de informaţie recentă • afişe, foi volante, reclame, acţiuni alertă, broşuri, etichete • reportaje, studii • scrisori purtătorilor de decizii • Electronice • radioul • televiziunea • programele video şi filmele • internetul Technical Assistance Workshop

11. Strategiile de informare mai pot fi divizate în: 1. Strategie de informare deschisă. • Ateliere de lucru. • Articole de opinie. • Anchete. • Sondaje. • Conferinţe de presă. 2. Strategie de informare subtilă. • Poşta directă. • Scrisori deschise difuzate în mass-media locală şi naţională. • Faxuri trimise. • E-mailuri. 3. Strategie de informare orientată către public specializat. • Studii independente. • Articole publicate în reviste de specialitate. • Mese rotunde cu implicarea liderilor din categoria respectivă. • Conferinţe ştiinţifice. • Opinii ale personalităţilor din domeniu din exteriorul ţării. 4. Strategie de informare Broadcast. • Teleconferinţe. • Talk-show-uri. • Emisiuni de largă audienţă la radio şi TV. Technical Assistance Workshop

12. Media advocacy este importantă pentru a: • ajunge în agendele politice; • face subiectul vostru vizibil şi credibil în dezbaterile politice; • informa publicul despre subiectul vostru şi soluţiile propuse; • recruta aliaţi; • schimba atitudinile şi comportamentul public; • influenţa purtătorii de decizii şi liderii de opinii; • împărtăşi politicile, programele şi dirijarea agenţiilor publice ţi private; • colecta bani pentru scopul vostru. Technical Assistance Workshop

13. Elaborarea planului de comunicare presupune: • Examinarea istoricului procesului de comunicare; • Examinarea opiniei publice actuale vis-a-vis de problema abordată şi evoluţia ei; • Examinarea situaţiei în mass media; • Elaborarea mesajului; • Testarea mesajului; • Alegerea mijloacelor de transmitere a mesajului; • Evaluarea rezultatelor. Technical Assistance Workshop

14. Detalierea treptelor cheie în mas media advocacy • Elaboraţi o listă de nume, adrese şi nr. de telefon pentru diferite agenţii de informare, pentru redactorii şi jurnaliştii lor cheie. • Compuneţi o ierarhie a acelora cu care este cel mai important să contactaţi, bazată pe evaluarea contextuală a mediei. • În cazul agenţiilor de noutăţi importante, stabiliţi relaţii cu jurnaliştii şi redactorii, pentru informarea despre progresul campaniei. • Pentru fiecare agenţie şi audienţă, să cunoaşteţi ceea ce este „demn de informat”. • Urmăriţi relatarea ştirilor şi opinia publică privitor la subiectele relevante ca să puteţi observa modul în care problema este descrisă cu trecerea timpului şi în diferite surse. • Încercaţi să preziceţi evenimentele care ar putea să vă pună în lumină subiectul. Technical Assistance Workshop

15. Informaţia de care aveţi nevoieînainte de începe relaţia cu media: • Care sunt audienţele principale? • Care este poziţia lor privitor la subiect şi soluţia propusă? • A cui este şi cine conduce organizaţia ? Există vreun departament ori vreun jurnalist special care relatează despre subiectul vostru? • Ce indivizi în interiorul mediei ar putea fi aliaţi posibili? • Care sunt opţiunile de difuzare? (Articole, editoriale, rubrici, caricaturi politice, scrisori la redacţie, dialoguri la radio, etc.) • De cât de mult timp în prealabil este nevoie pentru ca o opţiune să pătrundă în media? Technical Assistance Workshop

16. Regulile de bază: • În relaţiile cu media trebuie să fiţi încrezuţi, să nu fiţi timizi ori să ezitaţi. • Fiţi clari concişi şi simpli. • Fiţi conştienţi de capcanele întinse de jurnalişti. Unii dintre ei vor încerca să vă scoată din fire şi vă vor face să vă contraziceţi. Nu vă aprindeţi repede. Rămâneţi calm. • O regulă de aur este să spuneţi adevărul în timpul interviului. Spunând „nu” ori „nu ştiu” este mai bine decât să spuneţi o minciună, fie ea cât de mică. Technical Assistance Workshop

17. Instrumente mass media: • comunicările sau înştiinţările de presă • evenimente media: conferinţele de presă şi comunicările pentru presă • scrisori la redacţie • interviurile la televiziune ori la radio • dialogurile radio ori serialele cu caracter educaţional • talk-show - urile radio • sunetele la redacţie • întrunirile scurte media • crearea ştirilor prin organizarea evenimentelor • câştigarea susţinerii din partea redacţiei • editorialele de opinie • interviurile: ceea ce trebuie să ştiţi • producerea şi distribuirea media Technical Assistance Workshop

18. Comunicările de presă • Încredinţaţi-vă că titlul, prima propoziţie şi primul alineat merită de a fi relatate. • Primul alineat trebuie să conţină răspunsurile la 5 întrebări: • Ce se întâmplă? • Când s-a întâmplat? • Unde s-a întâmplat? • Cine este implicat şi cine relatează? • De ce este important? • Folosiţi un citat în primele două aliniate. • Folosiţi un fapt ori cifre pentru a arăta că aceasta este important • Relataţi în detalii şi exact. • Ataşaţi o foaie ce relatează mai amănunţit despre acest fapt, deoarece comunicarea nu poate fi prea lungă. Technical Assistance Workshop

19. Comunicările de presă Stilul comunicării • Folosiţi propoziţii scurte, nu mai mult de 25 de cuvinte • Folosiţi alineate ce conţin nu mai mult de două-trei propoziţii • Sa nu fie mai lungă de o foaie ori două. • Folosiţi un limbaj simplu, fără termeni. • Evitaţi abundenţa de adjective şi adverbe. • Folosiţi verbe de acţiune. • Redactaţi Technical Assistance Workshop