Programme de soutien aux organismes communautaires (PSOC)

1. Programme de soutien aux organismes communautaires (PSOC) La reddition de comptes Nathalie Boucher, conseillère cadre aux affaires communautairesMars 2019

2. INTRODUCTION Documents de référence : • Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS). • Politique gouvernementale en matière d’action communautaire. • La reddition de comptes dans le cadre du soutien à la mission globale – Programme de soutien aux organismes communautaires (PSOC), produit par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), édité en 2007, puis révisé en 2012. • Convention de soutien financier dans le cadre du financement en soutien à la mission globale des organismes communautaires œuvrant en santé et services sociaux. • Cadre de référence pour l’application du Programme de soutien aux organismes communautaires (PSOC) dans la region du Saguenay-Lac-Saint-Jean. À noter que le présent document n’a pas pour effet de remplacer ceux mentionnés ci-haut.

3. Soutien à la mission globale La mission est considérée dans sa globalité, mais elle est détaillée par des activités de diverses natures. Le financement en soutien à la mission globale : • a pour but de permettre à l’organisme de se doter d’une organisation minimale nécessaire à la réalisation de ses objectifs : montants liés aux infrastructures de base et à la réalisation de sa mission; • est récurrent pour favoriser la stabilité de l’organisme ainsi que la qualité des activités et des services offerts; • est complémentaire à la contribution de la communauté qui témoigne de l’enracinement de l’organisme dans son milieu (contribution financière ou autre); • est déterminé en fonction des disponibilités financières du ministère ou des agences concernées (devenues CISSS et CIUSSS responsables du PSOC).

4. La reddition de comptes? La reddition de comptes est : • une occasion privilégiée pour l’organisme de démontrer ses réalisations aux bailleurs de fonds (en regard de sa mission et de ses objectifs qui sont reliés au domaine de la santé et des services sociaux – LSSSS, art. 334); • un outil pour apprécier à sa juste valeur le travail et les réalisations de l’organisme; • un processus qui permet de répondre ouvertement aux questions adressées à l’organisme par les parties intéressées; • une information disponible et accessible sur les activités et l’utilisation des fonds publics; • une réponse aux objectifs de rigueur, de souplesse et de transparence inhérents à l’administration des fonds publics; • une occasion de fournir des données qualitatives et quantitatives relativement aux activités réalisées.

5. Parlant d’activités… Une activité est une action concrète : - on peut planifier, choisir, organiser, nommer, décrire, expliquer une activité. On peut aussi participer, contribuer, être présent à une activité. On peut analyser et évaluer une activité. Enfin, on peut rendre compte et comptabiliser des activités. Présenter les différentes activités qui ont permis de réaliser la mission ne signifie pas morceler la mission globale, mais plutôt expliquer comment cette mission a été concrètement mise en œuvre au cours de l’année.

6. Donc, la reddition de comptes… • réfère aux réalisations de l’organisme au cours de l’année en termes d’activités; • suppose de faire les liens entre les objectifs de la mission et les activités, entre les activités et les besoins des personnes, entre les activités et le secteur de la santé et des services sociaux; • réfère à l’ouverture, la disponibilité et l’accessibilité de l’information, à la rigueur, la souplesse, la transparence et la valorisation du travail accompli; • signifie de fournir des données qualitatives et quantitatives relatives aux activités réalisées, ce qui est différent des objectifs à atteindre et des besoins de la population; • est une œuvre collective, qui met tout le monde à contribution, dans un partage des responsabilités, en tenant compte que les personnes sont participantes.

7. Documents prescrits • Rapport financier du dernier exercice complété, tel que présenté aux membres à l’assemblée générale annuelle (AGA), qui a eu lieu dans les trois mois suivant la fin de l’année financière, signé par deux administrateurs désignés; • Rapport d’activités annuel tel que présenté aux membres à l’AGA; • Résolution du conseil d’administration qui atteste que le rapport financier et le rapport d’activités ont été présentés aux membres au cours de l’AGA. • Procès-verbal ou extrait de procès-verbal de la dernière AGA, soit celle qui a lieu suite au dernier exercice complété; • Avis de convocation à l’assemblée générale annuelle, tel que transmis aux membres ou publicisé;

8. 6. Ordre du jour de l’AGA, tel que remis aux membres qui ont participé à l’AGA; • 7. Règlements généraux en vigueur, s’ils ont été modifiés au cours de l’année et adoptés en assemblée générale des membres, annuelle, spéciale ou extraordinaire; • 8. Lettres patentes supplémentaires, si elles ont été reçues au cours de la dernière année. • 9. Pour les regroupements, la liste des membres.

9. Procès-verbal ou extrait du procès-verbal Objectifs : témoigner du fonctionnement démocratique de l’organisme; témoigner du fait que le rapport d’activités et le rapport financier ont été présentés aux membres. Dernière assemblée générale annuelle (AGA) : celle pour laquelle l’organisme rend compte du financement du PSOC reçu du 1er avril 2018 au 31 mars 2019. Précisions sur ce qui doit être transmis : Procès-verbal adopté et signé de l’AGA de l’année financière précédente, pour laquelle l’organisme a reçu un financement du 1er avril 2017 au 31 mars 2018 (incluant les membres présents). Sinon, l’extrait de procès-verbal doit permettre d’atteindre les deux objectifs mentionnés ci haut.

10. Rapport financier Le rapport financier du dernier exercice complété doit respecter les règles suivantes, à savoir : • pour une subvention de 100 000 $ ou plus provenant du PSOC, qu’elle soit administrée par le Ministère ou par une agence, l’organisme doit fournir un rapport de mission de certification et de vérification signé par un comptable agréé ; • pour une subvention de 25 000 $ à 99 999 $ provenant du PSOC, qu’elle soit administrée par le Ministère ou par une agence, l’organisme doit fournir un rapport de mission d’examen signé par un membre d’un ordre professionnel comptable reconnu ; • pour une subvention de moins de 25 000 $ provenant du PSOC, qu’elle soit administrée par le Ministère ou par une agence, rien n’exige que le rapport financier soit accompagné d’un rapport de mission de certification et de vérification ou d’un rapport de mission d’examen.

11. Les rapports de mission d’audit, de mission d’examen et de mission de compilation sont des documents qui doivent être produits par un comptable professionnel agréé (CPA), titulaire d’un permis de comptabilité publique et qui doivent être joints aux états financiers remis par l’organisme. • Dans tous les cas, l’organisme doit produire une résolution attestant que le rapport financier a été présenté aux membres au cours de l’assemblée générale annuelle. • Le rapport financier doit être signé par deux administrateurs désignés qui étaient en poste au cours de l’année.

12. Rapport financier et convention de soutien financier • Respecter les normes comptables canadiennes pour les OBNL; • Fournir à la ou au CPA, le cas échéant, tous les renseignements et les explications nécessaires à la réalisation du mandat qui lui est confié; • Fournir tous les renseignements liés aux situations d’apparentement; • Éviter les surplus non affectés supérieurs à 25 % des dépenses annuelles par une planification appropriée et un suivi attentif des prévisions budgétaires; (par rapport aux revenus totaux) • En cas de nécessité, affecter adéquatement les surplus. Pour ce faire, vous devez fournir, à l’intérieur du rapport financier, les renseignements suffisants concernant l’affectation : résolution du CA, projet précis, échéancier, montant réaliste lié au projet en fonction des activités prévues, etc.

13. Rapport financier et vie démocratique et associative • Présenter un portrait complet, détaillé et ventilé de la situation financière de l’organisme, qui favorise une lecture facile et une présentation transparente pour les membres et pour les partenaires financiers; • Distinguer les subventions reçues (toutes les sources) pour une gestion saine et transparente, soit par une note aux états financiers ou dans l’état des résultats; • Répondre aux questions des membres en AGA qui font partie de l’organisme et qui sont des participants qui veulent comprendre pour mieux décider; • Discuter de la façon dont l’organisme prévoit éponger un déficit avec des stratégies concrètes liées aux dépenses ou aux revenus;

14. Rapport financier et LSSS • Choisir un CPA qui peut réaliser le mandat dans les délais requis, pour permettre la tenue de l’AGA et la transmission des documents de reddition de comptes, à l’intérieur des trois mois suivant la fin de l’exercice financier; • Clarifier les conditions et responsabilités de chacun pour que le rapport produit respecte les normes et les délais.

15. Rapport d’activités annuel • En premier lieu, pour donner toutes les informations aux membres auxquels il est présenté en AGA (portrait de l’organisme, lien avec la communauté, utilisation des fonds publics en lien avec la mission et les objectifs); • La lecture du rapport annuel / rapport d’activités doit permettre de comprendre facilement ce que les membres, les bénévoles, les employés, les administrateurs, la communauté, les partenaires ont fait et mis en œuvre ensemble tout au long de l’année, pour réaliser la mission; • Le rapport d’activités est une œuvre collective qui met à contribution les membres et les personnes participantes pour résumer ensemble les activités qui se sont déployées au cours de l’année. • C’est autre chose que le compte rendu de chacun des employés ou le rapport de la direction, puisque les personnes utilisatrices sont aussi des personnes qui participent, qui agissent, qui contribuent, qui décident, etc.

16. Rapport d’activités et la Convention de soutien financier La lecture du rapport d’activités doit permettre de conclure que l’organisme respecte les critères suivants : • avoir un statut d’organisme à but non lucratif; • démontrer un enracinement dans la communauté; • entretenir une vie associative et démocratique; • être libre de déterminer sa mission, ses orientations, ainsi que ses approches et ses pratiques; • avoir été constitué à l’initiative des gens de la communauté; • être dirigé par un conseil d’administration indépendant du réseau public. La lecture du rapport d’activités doit permettre de démontrer comment l’organisme tend vers les critères suivants : • poursuivre une mission sociale propre à l’organisme et qui favorise la transformation sociale; • faire preuve de pratiques citoyennes et d’approches larges axées sur la globalité de la problématique abordée.

17. Rapport d’activités et l’action communautaire Organisme de proximité : l’action communautaire est différente d’un site Web, d’une page Facebook ou d’un ensemble de documents disponibles. Organisation collective : le rapport d’activités doit faire la démonstration qu’il y a un groupe important de personnes mobilisées autour de la mission (ce n’est pas le rapport des employés qui rendent compte de leurs tâches, ni de la direction qui rend compte de sa gestion). Participantes-participants / membres / utilisateurs : les personnes dans les organismes communautaires ne sont pas des clients, ni des bénéficiaires, ni des gens à qui ont fait la charité.

18. Rapport d’activités et LSSSS (rappels) 334. Organisme communautaire : -c.a. d’utilisateurs des services ou de membres de la communauté qu’il dessert; -Activités reliées au domaine de la santé et des services sociaux. 336. Pour les personnes de la région :-Services de prévention, d’aide et de soutien, y compris des services d’hébergement temporaire; -des activités de promotion, de sensibilisation et de défense des droits et des intérêts; -de la promotion de la santé et du développement social, au niveau régional. 337. Pour l’ensemble du Québec : -de la défense des droits ou de la promotion des intérêts des personnes utilisatrices; -de la promotion du développement social, de l’amélioration des conditions de vie ou de la prévention ou de la promotion de la santé; -des activités répondant à des besoins nouveaux, utilisant des approches nouvelles; -des regroupements provinciaux d’organismes communautaires; -mandat d’assistance et d’accompagnement . 338. Reddition de comptes : -dans les trois mois suivant la fin de son année financière, -transmettre le rapport de ses activités et son rapport financier.

19. Mais encore… • Le rapport d’activités est un exercice de démonstration. • Il doit inclure tous les éléments qui permettent de faire toute la démonstration de ce qui est demandé. • Le lien entre ces trois éléments doit être clair, facile à établir, non équivoque : • mission et objectifs; • besoins de la population visée; • activités réalisées.

20. Éléments à inclure dans le rapport d’activités 1) Démonstration que les activités réalisées sont conformes aux objectifs inscrits dans les lettres patentes et que l’organisme œuvre en santé et services sociaux. Comment : • Description de chaque activité réalisée : titre-nom, objectifs poursuivis, moyens utilisés, documentation, accessibilité (mobilité réduite, langue, limitation visuelle, etc.), personnes visées (caractéristiques, besoins, nombre), publicité, durée, déroulement; • Correspondance entre les objectifs inscrits dans les lettres patentes et chaque activité réalisée, pour expliquer en quoi l’activité vient agir sur un ou des objectifs; • Explication du lien entre les activités et la mission du MSSS qui est de maintenir, d’améliorer et de restaurer la santé et le bien-être de la population québécoise en rendant accessibles un ensemble de services de santé et de services sociaux, intégrés et de qualité, contribuant ainsi au développement social et économique du Québec pour démontrer que l’organisme est en santé et services sociaux; • Participation des membres et des personnes utilisatrices à la description des activités, au lien avec les objectifs et la mission en santé et services sociaux.

21. 2) Démonstration de la contribution de la communauté à la réalisation des activités de l’organisme. • À titre d’exemple : • Présenter les activités qui ont été menées au cours de l’année pour solliciter la contribution de la communauté; • Expliquer la réponse de la communauté à ces différentes activités et les contributions obtenues; • Démontrer comment chacune de ces contributions a permis la réalisation des activités de l’organisme; • Ajouter d’autres contributions de la communauté pour la réalisation des activités, qui ne sont pas dans l’énumération, au besoin; • Inclure tous les éléments appropriés, puisqu’il n’est pas possible de présumer que l’organisme a cherché la contribution de la communauté si aucune activité à cet égard n’est mentionnée.

22. 3) Démonstration du dynamisme et de l’engagement de l’organisme dans le milieu et de la concertation avec les ressources du milieu. • Concertations et partenariats…à titre d’exemple : • Le milieu est précisé : territoire, groupe d’appartenance, caractéristiques ou besoins communs, etc.; • Le dynamisme et l’engagement se traduisent par un apport concret qui peut être identifié. À noter qu’il n’est pas question de présence, mais de dynamisme et d’engagement (implication); • La démonstration porte sur ce que l’organisme a apporté de distinct et de spécifique en se concertant et en participant dans son milieu, autrement dit: Qu’est-ce qui aurait manqué dans le milieu, dans la concertation, dans les projets collectifs, si l’organisme n’y avait pas investi du temps, des ressources, son expertise, etc.?; • Les objectifs des concertations et partenariats, les réalisations du groupe ou du milieu, le temps investi par l’organisme, les personnes impliquées, les ressources financières et matérielles utilisées, etc. sont présentés et expliqués; • À noter qu’il n’est pas possible de présumer une contribution concrète dans le milieu qui n’est pas présentée et expliquée.

23. 4) Démonstration de la réponse apportée aux besoins du milieu. • Accessibilité : horaire de la semaine et horaire de l’année, congés fériés, fermetures, etc. autre accessibilité pour répondre aux besoins : mobilité réduite, distance, limitations visuelles ou auditives, etc.; • Activités d’information, de sensibilisation, de formation : sujets, moyens, nombre d’heures, nombre de présences, retombées, activités qui en découlent, etc.; • Activités de consultation : sujets, personnes visées, nombre de personnes consultées, résultats, analyse, retombées; • Liens entre les activités réalisées et les besoins identifiés par l’organisme auxquels il a répondu durant l’année; présentation des besoins identifiés et explication du lien entre ces besoins et les activités choisies et réalisées; • Nombre de personnes rejointes en individuel par activité réalisée : titre de l’activité, nombre de personnes souhaitées et rejointes, méthode de calcul, analyse en lien avec la réponse aux besoins; • Nombre de personnes rejointes globalement par activité grand public réalisée : titre de l’activité, déroulement, moyens utilisés pour compter le nombre de personnes; analyse en lien avec la réponse aux besoins.

24. 5) Démonstration d’un fonctionnement démocratique • Assemblées générales des membres : • annuelle : le nombre de membres votants sur le nombre total de membres en règle, les autres personnes présentes (employés, partenaires...), les processus démocratiques utilisés pour l’appropriation des contenus présentés, le déroulement de l’assemblée, la prise de parole, la recherche de consensus, l’élaboration du plan d’action et des prévisions budgétaires, les discussions, l’élection des administrateurs, la liste des décisions, etc.; • spéciale : le sujet, le nombre de membres votants, les processus démocratiques utilisés, les décisions prises, les suivis qui seront apportés. • Réunions du conseil d’administration : • administrateurs : nom, coordonnées, provenance, nombre d’années d’implication, lien personnel avec la mission, motivations particulières, fonctions, etc.; • réunions : nombre, durée, résolutions adoptées, présences, documentation, processus démocratiques utilisés pour la prise de parole, l’accessibilité à l’information, la délibération, les suivis.

25. EN RÉSUMÉ La reddition de comptes : • Documents prescrits; • Rapport annuel / activités : • Démonstration que les activités réalisées sont conformes aux objectifs inscrits dans les lettres patentes et que l’organisme œuvre en santé et services sociaux. • Démonstration de la contribution de la communauté à la réalisation des activités de l’organisme. • Démonstration du dynamisme et de l’engagement de l’organisme dans le milieu et de la concertation avec les ressources du milieu. • Démonstration de la réponse apportée aux besoins du milieu. • Démonstration d’un fonctionnement démocratique.

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